| 标题 | 会计电算化环境下的财务档案管理探析 |
| 范文 | 赵勇怀 【摘? 要】随着信息技术的不断发展传统的财务档案管理方式已经不适应当前时代的发展，财务档案管理的信息化成为必然趋势。基于信息技术发展的背景下，会计电算化得到越来越广泛的运用，财务档案管理应当改变传统的模式。在会计电算化的基础上加以创新和发展，这样才能适应新时代的要求。本文浅要地分析了会计电算化的特点，并提出了完善会计电算化环境下的财务档案管理的有效路径，以期为优化新时期财务档案管理提供思考。 【关键词】会计电算化;财务;档案管理 【中图分类号】F232????? 【文献标识码】A????? 【文章编号】1672-3783（2019）01-0243-01 会计电算化作为一种新型的会计管理模式，相较于传统的模式有着无可比拟的优势，它是伴随着信息科学技术的发展而产生发展的，目前广泛地运用于社会各领域中。将会计电算化运用于财务档案管理中能够极大地提高管理的水平和效率。但在新时期会计电算化背景下的财务档案管理还存在一些问题，需要对会计电算化及财务档案管理的特征进行深入分析，并加以改进，从而优化财务档案管理工作。 1 会计电算化及会计档案管理的特点 1.1 会计电算化的特点 会计电算化是在计算机信息技术的发展基础上产生和发展起来的，是指会计核算工作中运用信息技术来达到优化效果。将计算机信息技术运用于会计核算的各个环节，如记账、报账、算账、会计信息处理和档案管理等，可以传统的手工模式，不仅节省了人力、物力和财力，还提高了会计核算相关工作和档案管理等工作的效率，也是会计核算和财务管理的过程和结果更加具有精准性和规范性。首先会计电算化革新了数据信息处理的方式，会计电算化使财务核算实现了人机交互的新模式，在这种模式下可以直接将原始数据输入系统的核算机制，再通过软件自带的程序引导来处理会计分录，最后数据信息的审核、修改确认都可以通过这个机制进行，使确认过的数据信息打印出来生成相关的报表。其次，会计电算化推动了财务档案的信息化管理，改变了传统的财务档案的纸质保存形式，将财务档案转化为数据信息储存于信息平台，不仅有利于信息化的管理，便于搜索查询，节省了空间和时间，而且信息化的加密管理使得财务档案的保存更加安全，避免随意的修改和泄露。但必须要做好财务档案数据信息平台的安全防护工作，确保信息安全。 1.2 会计电算化背景下的财务档案管理的特点 首先具有内容和领域的拓展性。会计档案管理包括了各种会计核算材料，如会计凭证、会计账簿、會计报表等信息资料。电算化会计档案具有更加广泛的内容，不仅包括存储各种凭证、账簿及报表等的软件程序或是其他存储介质，还包括各种会计文档和会计资料，以及打印输出的各种纸质会计资料，会计电算化系统所包含的各种系统软件、程序以及文档资料都属于电算化会计档案的范畴。会计电算化是在计算机信息技术的基础上实现的，即是运用计算机信息技术，电算化财务档案管理的数据存储范围和领域更加广泛，数据信息存储的量也更大。 其次，电算化的财务档案管理具有较强的依赖性和载体的特殊性，会计档案不仅以纸质版的凭证、账簿和报表之内的资料形式存在，还以磁盘、光盘的形式存在，其中包括正在使用的档案资料，还包括作为备份的档案资料。而就以光盘、磁盘等存储介质形式存在的财务档案需要更加可靠的储存环境，确保其不遭受客观环境因素的影响而损坏。会计电算化背景下的财务档案管理以信息化的管理方式存在则更具有科学性和真实有效性。 最后在会计电算化背景下的财务档案管理具有共享性和易修改性。通过计算机信息平台，不仅利于会计日常的查询、统计核算和报表制作等工作，还可以实现财务档案资料之间的交流共享，实现会计核算工作中数据信息交流交换。但同时，基于计算机信息平台上的财务档案资料易于修改，因此要加强数据信息平台的安全防护工作。 2 完善会计电算化背景下财务档案管理的有效路径 2.1 健全财务档案管理的软硬件设施 在会计电算化背景下，要提升财务档案管理的质量和水平，必须要加强档案管理的软硬件基础设施的建设。一方面对于财务档案管理的软件要选择功能更加完备且更具有可操作性的，在确认了其功能的完备性后，要定期对所选择使用的管理软件进行维护和保养，做好软件的安全防护工作，为电算化的财务档案管理营造一个更加安全的运行环境。另一方面对于财务档案管理的硬件基础设施的建设上，要引进相关的先进设备，如激光打印机和喷墨打印机等，使财务的纸质档案载体质量得到提升，同时为了确保纸质的财务档案能够更加完整、安全的保存下来，需要为纸质档案的存放选择一个更加适宜的环境，包括适宜的温度和清洁度。 2.2 提高财务档案管理工作人员的专业素养 会计电算化背景下的财务档案管理属于人机交互模式，因此管理工作人员的专业素养在财务档案管理中就显得尤为重要。首先，在档案管理中要根据管理工作的具体职责来划分明确的工作岗位，并明确岗位人员的工作职责，使每一个工作人员对自己的职责范围明熟于心，更加复杂地工作。其次，要定期对档案管理人员进行相关专业知识和相关技能的培训，从而提高财务档案管理的质量和水平。 2.3 建立健全电算化财务档案管理制度 在会计电算化的背景下，为了提高财务档案管理的水平，需要一个完善的财务档案管理制度和机制。一方面对于纸质档案的管理，要形成一个完善的立卷归档制度，管理人员对于一切会计凭证、账簿以及报表等都要及时打印，根据相关部门的规定及时进行归类立卷归档，形成完备的额纸质档案，并确保完好的储存。 3 结束语 总之，在计算机信息技术迅速发展的新时代，要加快财务档案管理的电算化发展，在基于电算化的背景下，不断对财务档案管理进行创新。通过加强软硬件基础设施的建设，提高管理人员的专业素养以及完善的管理制度，来完善和优化电算化财务档案管理。 参考文献 [1]?? 韩剑尔.加强会计电算化环境下事业单位会计档案管理[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017（00）：214-217. [2]?? 滕庆祥.探析会计电算化条件下的企业财务档案管理[J].现代商业，2017（35）：147- 148. [3]?? 袁琳.基于会计电算化下的财务档案管理分析[J].现代经济信息，2017（15）：237. [4]?? 董乐晶.会计电算化背景下的财务档案管理探讨[J].办公室业务，2016（05）：116. |
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