| 标题 | 浅谈新时期民办高校档案的数字化管理与应用 |
| 范文 | 摘 要 作为高校开展教学活动、科研项目，从事人事管理等活动的重要记录，高校档案在其发展过程中的作用举足轻重，这也是衡量高校管理能力的关键指标。当前，随着民办高校的蓬勃发展，各种类型的档案资料越来越多，档案管理难度也逐渐增大。新时期，随着信息化、互联网技术的不断升级，为民办高校档案的数字化管理提供了新的思路和方向。本文对新时期民办高校档案数字化管理存在的问题进行研究，提出了对应的措施和建议。 关键词 民办高校 档案 数字化管理 措施 中图分类号：G271文献标识码：A 0引言 随着科学技术的不断发展和进步，数字化办公模式逐渐走进人们的视野，数字化档案管理应时而生。电子计算机、互联网技术的蓬勃发展代替了传统利用纸质文件进行信息和数据传递的工作进程。档案信息在高校各个部门之间广泛应用，利用互联网共享机制使得档案信息在各部门之间传递的速度不断提升。本文对新时期民办高校数字化档案管理存在的问题进行分析，提出对应的解决措施，希望对民办高校的档案管理工作有所助益。 1民办高校档案数字化管理应该遵守的原則 1.1经济性原则 在民办高校档案数字化管理过程中首先应该遵守经济性原则。就是在可以圆满完成民办高校档案数字化管理和应用任务的前期下，利用较少的资金完成档案数字化管理工作。由于民办高校的资金来源相对有限。所以，在档案数字化管理过程中，要坚持节约原则，避免浪费学校经济资源。 1.2要突出重点 在高校档案需要管理的内容较多，数量较大。将所有档案转成电子数据，这项工作的任务量巨大。当前，民办高校从事档案管理的工作人员并不多，数字化工作很难在短时间内完成。所以，要求高校档案人员在答案数字化过程中，需要对所有档案进行分析和整理，选择重要的，其余档案可在日后逐渐整理。 1.3保证数据的安全性 档案数据的安全性是档案数字化管理的重中之重。由于互联网的不确定性，导致民办高校档案数字化管理的风险增加。所以，高校必须重视在档案数字化管理过程中对数据安全的保护，在档案数字化管理的各个过程包括输入、存储、传输、使用、查看等各个环节，都要预防外来病毒的侵入，放置档案丢失和盗取，所以学校要加强安全防范意识。 2民办高校档案数字化管理存在的问题 2.1资金投入不足 通常民办高校的资金来源渠道相对较少，而且资金一般都会用于学校科研和教学工作，在档案数字化管理上的投入很少。资金的缺乏导致档案数字化管理所需要的的软件和硬件设备无法得到完善，很多设施早已老化，这种情况肯定会影响民办高校档案数字化管理的进程。 2.2数据库建设相对落后 当前，我国很多民办高校的档案管理部门都建立了自己的档案数据库，但是档案数据库建设仍然存在一些问题。比如数据库规模较小，整体功能不完善，数据类型比较单一。而且很多数据库都是题录数据库，没有全文数据库和多媒体数据库，形式的单一性不能满足用户的需求。 2.3缺少统一的数字化标准 标准化体系建设是开展民办高校档案数字化管理的基础。当前，我国高校开展档案数字化管理工作的标准是国家档案局出台的《中华人民共和国档案行业标准—纸质档案数字化技术规范》，但是没有为高校档案数字化建立实施细则。由于缺少统一的标准，导致在档案数字化过程中很可能出现档案丢失、损坏或者内容改变的事情发生，破坏了档案的真实性和安全性。 2.4档案管理人员专业技术能力欠缺 在民办高校档案数字化的过程中，对档案管理人员的档案专业知识和计算机能力水平都有很高的要求。但是在调研走访中发现，很多民办高校的档案管理人员都是从其他岗位转岗来的，有的缺少档案专业知识的积累，有的则对计算机知识能力掌握不足，这在一定程度上限制了民办高校档案数字化管理工作的进行。 3民办高校档案数字化管理的措施和建议 3.1提高领导对档案数字化的重视 民办高校领导对档案数字化管理工作的重视程度，是影响高校档案数字化管理的关键。可以将档案数字化进程纳入学校信息化整体发展的规划之中，形成统一的系统。民办高校领导要顺应时代发展，利用新想法，结合自身情况，大胆创新，不断创新和完善档案数字化管理意识。 3.2建立健全档案数字化管理标准体系 建立健全档案数字化管理标准体系建设，可以有效推动民办高校档案数字化管理进程。民办高校档案管理部门应该根据国家、行业标准，结合学校的实际情况制定档案数字化管理标准和规范，使得档案信息从采集、建立、存储到查看等各个环节都有理可依、有章可循。 3.3加强档案数字化管理的安全防护 在计算机和互联网技术快速发展的基础上，为档案数字化资源的保护提供了更为安全的保障。要不断完善安全系统，利用各种先进的技术手段对档案数字化设备进行加固，包括加密设计、防病毒入侵技术等;另一方面，加强对电子档案的备份，特别是重要的电子档案数据，使用不同介质进行备份，确保电子档案可以长久使用。 3.4注重专业技术人才的培养和专业技术能力的提升 专业技术人才在民办高校档案数字化管理中的作用是非常巨大的。所以，民办高校必须注重对专业技术人才的培养。档案管理部门应该招聘对口的专业技术人才，他们不但对档案管理专业知识了然于心，还能熟悉操作电子计算机，从而带动整个部门对新技术的学习。加强对现有人员进行培养和考核，制定相应的考核管理办法，将数字化技术能力与职称相关联，促进档案管理人员对新技术的学习。 作者简介;谭柳林（1985-），女，汉族，广西南宁人，档案科副科长，本科，研究方向：档案管理。 参考文献 [1] 张萌.浅析数字化技术在高校档案管理中的应用[J].电脑知识与技术，2019，15（34）：3-4. [2] 胡彬.高校档案的数字化管理体系建构和应用[J].兰台内外，2019（32）：9-10. |
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