| 标题 | 医院文书档案管理的现状及改进措施探讨 |
| 范文 | 摘要：本文针对医院文书档案管理存在的问题，给出了医院文书档案管理工作的改进措施，医院需要制定完善的文书管理制度、制定完善的档案归档制度、档案管理部门需要加强与职能部门的沟通，从而实现文书管理工作和档案归档的有效结合，并积极开展医院文书档案管理信息化建设，提高医院文书档案管理水平。 关键词：医院? ?文书档案? ?档案归档 医院文书档案具备显著的保密性及规范性特征，再加上医疗责任到举证制度的实施，医院需要保障文书档案的真实性及完整性。但是在实际的医院文书档案管理工作中，存在文书格式不规范、文书质量偏低以及工作人员缺乏文书归档意识等问题，文书档案的信息化水平普遍偏低，导致医院文书档案出现缺失，对医院的可持续发展造成不利影响。因此，对于医院文书档案管理的分析是很必要的。 一、医院文书档案管理的现状 （一）文书管理工作和档案归档存在脱节 对于医院文书档案管理而言，文书管理工作和档案归档工作的衔接是其基础，会对文书档案管理工作质量产生直接的影响。在实际的医院文书档案管理工组中，文书管理工作及档案归档工作存在较为严重的脱节现象，该问题主要由以下几方面体现： 第一，文书格式不规范，常见的文书格式不规范问题包括发文不具备签发审核，导致归档文件不完整;文书中应用的主题词引用错误;文书字迹模糊难以辨认;文书文件排序装订不满足标准要求以及文书附件缺失等问题。 第二，缺乏对文书质量的重视，医院文书涉及到患者的病历及隐私等信息，具备较强的特殊性，还能够用来进行医疗行为鉴定，所以医院在进行文书档案管理时，明确规定的文书归档的数量。但是在实际文书档案管理工作中，需要归档的文书数量非常多，工作人员的工作强度相对较大，难以保障文书档案的质量。 第三，不具备文书档案归档意识，医院中存在一定数量的特殊文书档案，如医疗设备添置的过程文书、医院小修的施工图纸等档案资料，由于这类文书档案资料不会为医院带来显著的经济效益，所以大部分医院的档案管理人员都缺乏文书档案归档意识，导致医院文书档案出现缺失。 （二）缺乏对文书管理信息化发展缓慢 在实际的医院运行中，档案管理人员需要将医院的临床记录、医嘱信息以及护理记录等数据信息进行整合，并形成相应的文书，医院数据中心会进行文书的流转，为各科室应用文书提供便利，在完成患者临床信息共享之后，文书会进行归档，转变为文书档案。但是在文书形成到文书归档的过程中，医院档案部门需要花费大量的人力及物力。因此，医院需要开展信息化文书档案管理工作，减轻工作人员的负担。但是在实际的信息化发展过程中，医院纸质文书档案的数字化水平偏低，对医院文书档案管理信息化发展造成了阻碍[1]。 二、医院文书档案管理的改进措施 （一）促进文书管理工作和档案归档的结合 文书处理水平会对文书档案管理质量产生影响，医院文书档案管理质量会对医院管理及发展产生影响。因此，医院档案管理人员需要提高文书处理水平，实现文书管理工作和档案归档的有效结合，从而提升文书档案管理质量。一般来说，档案管理人员可以从以下几方面实现文书管理工作与档案归档的有效结合。 第一，制定完善的文书管理制度，医院管理人员需要针对文书管理工作，制定完善的管理制度，在制定中明确文书管理工作内容及相关规范，保障文书档案管理工作的标准化及规范化发展。首先，制度中需要明确指出文书档案管理中文书的格式，如公文文书需要遵循公家公文书写格式规范;医疗文书需要遵循《病历书写规范》;然后，制度中需要明确指出文书流转规范，医院的文书档案需要严格按照规范审批流程进行流转，流转制度要与医院层级管理职责相符;其次，制度中需要明确指出文书档案的查阅规范，因为医院文书档案涉及到病人的隐私，所以医疗人员需要经过授权才可以查阅文书档案，而制度中需要体现医疗人员的查阅权限;最后，制度中需要明确文书存档规范，包括医院文书的存档流程、存档类别、归档时限等内容，从而保障医院文书档案的规范性及完整性。 第二，制定完善的档案归档制度，为了保障医院文书档案管理工作的规范性及有效性，医院管理人员需要制定完善的文书档案归档制度，通过分管领导负责制以及部分档案负责制的实施，要求医院的职能部门进行文书档案的管理工作。与此同时，医院管理人员可以根据职能部门的档案归档职责，制定相应的考核制度，对于表现优秀的职能部门，给予一定的物质激励，从而激发医院工作人员的归档积极性，提升文书档案归档的效率。 第三，加强与医院职能部门的沟通，通过上述分析可知，医院职能部门需要与档案室进行配合，共同开展医院文书的归档工作，档案管理人员需要结合医院的实际状况，明确医院的发展重点，加强与职能部门的沟通，定期进行文书资料的收集工作，确保医院文书档案的完整性[2]。 （二）促进文书管理的信息化发展 对于医院文书档案管理工作而言，信息化发展主要是通过数字化手段开展医院文书档案管理工作，实现医院文书档案的网络接收及数字化管理。具体而言，医院文书档案的数字化管理涉及到文书文件的鉴定及选择、数字化转换以及元数据的收集等工作，能够有效提升医院文书档案管理工作的有效性，为用户提供更为便捷的档案服务。在进行医院文书档案信息化建设之前，档案管理人员需要对医院文书档案的形成方及管理方进行调研，明确两者对医院文书档案的需求，以此提高医院文书档案管理的针对性。与此同时，档案管理人员需要严格按照标准规范进行文书档案信息管理系统的构建，确保信息管理系统具备较高的安全性及规范性，比如，国家卫生计生委颁布的六级电子病历建设标准。另外，在开展文书档案的信息化管理时，档案管理部门需要做到以下几点： 第一，明确医院文书档案管理流程，档案管理部门可以借鉴其他行业的文书档案信息化管理成功经验，结合医院文书的特点及实际发展状况，制定完善的文书档案信息管理方案，促进医院文书档案管理信息系统和医院办公的有效连接，实现电子文书的自动归档及档案信息共享的目标。 第二，促进软件与硬件的建设，在进行医院文书档案管理信息系统建设时，技术人员需要充分利用医院的现有资源，加强硬件设备的投入，并购进完善成熟的软件，避免软件重复开发，提高软件与硬件建设的效率，降低建设成本，确保医院文书档案管理系统中的档案数据库、电子文书归档及移交系统、数字化档案信息利用系统等子系统的统一，为医院文书档案管理工作的信息化发展奠定良好的基础。与此同时，医院管理人员需要提升档案管理人员的信息化水平，确保档案管理人员掌握文书方案信息化管理流程，明确信息管理系统的操作要点，保障文书档案管理工作的有序开展[3]。 三、结语 综上所述，医院档案管理人员需要提高对文书档案的重视，积极开展信息化文书档案管理工作。通过本文的分析可知，医院档案管理人员需要明确文书档案管理流程，档案管理部门需要加强软件及硬件建设，为医院文书檔案管理的信息化发展营造良好的环境。希望本文可以为医院开展文书档案管理工作提供帮助。 参考文献： [1]孙芳丽.医院文书档案质量管理PDCA理论应用研究[J].兰台内外，2018，（04）：67-68. [2]刘文文.医院文书档案双轨制管理对医疗文书的管理价值[J].影像研究与医学应用，2018，（15）：201-202. [3]郑越文.信息文化背景下医院文书档案管理工作转型研究[J].兰台内外，2018，（03）：68-69. （作者简介：曹燕祯，本科，助理会计师，作者单位：惠州市职业病防治院;研究方向：档案专业馆员（医疗机构）。） |
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