| 标题 | 如何创新档案管理实现档案管理信息化 |
| 范文 | 杨薇 摘 要 档案管理系统信息化建立对于一个国家和人才资源信息化管理具有重要的作用。因此需要对档案管理信息化建设加以重视，创新档案管理的理念，促进档案人员、管理技术和管理制度与现代信息技术相结合，并通过科学技术带动档案管理实现创新，同时还需要准确把握档案信息化管理的大趋势，促使更多的行业受益于信息化档案管理。 关键词 档案管理；创新理念；管理信息化；研究 中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2017）193-0055-02 随着现代社会经济和科学技术的不断发展，对档案的管理方式已经渐渐从传统的人工管理转变为信息化的管理。 创新档案管理新方式首先就需要创新档案管理理念，其次是将现代发展的科学技术加以运用，最后将新的档案方式运用于实践中，并且加以关注。但是现代新型的档案管理方式同样面临着巨大的挑战，主要是现代网络安全为信息管理带来巨大的影响，对越来越多的电子档案管理提出了更高的要求，因此在实现档案管理信息化时还需要对这些问题进行有效的 解决。 1 档案管理信息化的作用 1.1 有效提高档案管理的效率 在传统的档案管理中，实现对档案信息的有效管理，整个过程相当的繁琐，同时整体档案和查询调动档案所花费的时间较长。同时对档案信息输入还需要耗费大量的人力物力。 并且在这个过程中由于是由人工进行操作，无可避免的会出现一些差错。这些现象的发生导致运用传统的档案管理方式缺乏可靠性。随着现代社会经济和科学技术的发展，其中又特别是互联网信息技术的发展和应用普及，为档案管理带来巨大的技术优势，对档案信息进行管理也摆脱了传统的人工管理模式，促使档案管理方式的创新，促进管理信息化的 建设[1]。 在信息化管理下，只需要将相关的档案信息输入到计算机中，这种方式的运用不仅提高了整体的效率，还能够有效减少人力、物力和财力的消耗。 1.2 资源共享更加方便和快捷 在信息化的档案管理模式下，对档案进行搜索和查询只需要进入到计算机系统中，通过关键字就可以及时、有效、准确的找到相关档案。这也体现出信息化档案管理资源共享的便捷性优点。在传统的档案信息管理中，对相关档案进行搜索和查询还需要花费大量的时间进行查找，同时对档案中的相关信息进行运用，不能够通过复制粘贴的方式，由于传统档案只有一份，需要进行运用还需要自行进行手动抄写，才能够进行运用，无法有效的实现资源共享。 这在一定程度上造成了我国资源的浪费。通过对档案管理信息化建设，就能够有效的改善这种现状，提高对信息资源的使用效率，设置专门的档案管理部门对相关档案进行系统化的统一管理，这也能够提高资源的使用效率，并且还可以通过共享平台的建立对档案信息资源进行完善，从而提高信息资源共享的 效果[2]。 1.3 信息保存的持久稳定性 在传统的档案管理中，所有的信息都是通过人工的方式将信息填写到档案中进行密封。由于是纸质的形式，就容易随着时间的推移而发生损坏，在后期对这些信息进行准确修复需要耗费大量的人力、物力和财力。而建立档案管理信息化就能够有效的解决这项问题，由于档案管理中所有的信息都是储存在计算机系统中，更加增添了档案储存和保存的长久性和稳 定性。 1.4 提高档案管理的安全性 增强档案管理的安全性主要体现在档案发生丢失或者是损坏的情况下，传统的档案保管形式，进行补救比较困难，因为通常档案就只有独有的一份，一旦出现丢失或是损毁，就会导致补救困难，甚至是无法补救的情况发生。但是在信息化的档案管理中，由于是系统性的管理方式，计算机网络传输为档案信息传输安全性提供有效的保障。如果出现丢失的情况，还可以通过备份或者是系统对信息找回。 2 档案管理信息化带来的挑战 2.1 档案管理的保密性受到网络媒介的影响 随着现代网路技术的迅猛发展，为信息资料共享带来很大的便利性，同时也对档案管理实现保密性和安全性带来巨大的挑战。 在现代档案管理中出现的安全性和保密性受到挑衅，主要原因是现代的档案管理人员安全性意识还不够，同时受到黑客的惡意攻击。这些因素为档案管理安全性带来极大的挑战，在管理的过程中还需要在管理技术运用方面进行创新和 完善。 2.2 档案管理部门之间缺乏合作意识 在档案管理过程中，由于竞争激烈促使内部的管理员工之间缺乏合作的意识，从而影响档案管理各部门之间有效开展沟通和交流。加强不同管理部门的协作意识，在档案信息自动化处理和提高档案信息管理效率方面具有重要的作用[3]。这也是现阶段中实现和提高档案管理信息化需要处理和解决的关键问题。加强不同管理部门之间的合作意识，也是实现档案管理安全和效率的有效途径。 2.3 电子档案管理方式有待提高 随着现代电子档案的增多，促使人们必须对管理方式展开认真的思考。其中主要是对电子档案的数据处理方式和数据保存方式以及在网络流通的环境中如何实现安全 创新。 为改善这种现状，就需要建立一个更加科学、合理、有效的管理方式，促使档案管理更加凸显出安全性和快捷性。避免传统档案文件传递中，由于人为因素的影响，导致档案文件出现丢失情况，降低的档案文件传输的及时性。这也为有效的档案管理工作带来 困难。 建立信息化的网络档案管理方式，直接就可以通过互联网实现跨区域档案文件准确、及时的传输，不仅缩短了传输运用的时间，还有效保障传输的安全性，也大大的提高了档案管理工作开展的 效果。 3 实现档案管理信息化的策略 3.1 建立健全档案信息管理制度 建立档案管理信息化要求对档案管理的方式进行创新，建立和健全档案信息管理的制度。在传统的档案信息管理中，没有针对档案管理建立相应的管理制度实施统一化、标准化的管理，在制度上也不够完善。在现代新型的档案管理方式运用中，要求必须对档案管理制度进行创新，建立起一套与现代新型档案管理相适应的新的档案管理制度，从而促使档案管理水平的 提高。 在现代社会经济和科学技术不断发展背景下，还需要针对不同种类的档案特点，运用相对应的管理措施，以此提高这项管理制度在实际运用中的可操作性和对管理人员的约束性效果。除此之外，还需要不断强化新型管理制度的执行力，提高制度的约束性[4]。 3.2 提高档案管理人员意识和水平 目前，还是有很多的档案管理人员和工作人员对档案管理工作缺乏重视，在实际工作中也是运用敷衍的态度，这在某种角度下也反映出当下档案管理的问题。对这项问题进行有效解决，就需要提高档案管理人员的意识，促使他们对自身职责的明确，以提高他们在实际工作中的责任意识。认真努力的开展档案管理工作，对需要进行登记的档案信息填写及时、准确。同时在装订的过程中需要对其中的内容进行复核，在保管的过程中，需要对档案种类进行划分，使之归置到正确的位置。除此之外，还需要加强对档案管理人员开展培训工作，促使他们管理能力的提高，在实际的工作中运用更加贴近社会发展的管理手段和运用更加认真负责的态度面对档案管理工作。 3.3 加强档案信息的安全性 档案信息安全性是整个档案管理中的核心。对此进行创新和完善需要从以下几方面 开展： 1）对档案管理人员进行培训，促使他们对自身管理职责更加明确的认识，从而在实际工作开展中提高他们的责任感。 2）通过档案数据备份的方式，对档案信息管理进行安全性的保护，在系统中还可以设置防火墙或者是运用身份验证的方式，对档案信息查询和搜索进行获得。通过这种方式也能够有效的提高管理人员进行网络安全防护的 能力[5]。 3.4 运用新技术推进档案管理的创新 在档案管理信息化建设中，只有与时俱进，不断创新才能够促使档案管理更加的方便、快捷和安全。首先在相关机械设备的运用上就需要与时俱进，设计更加专业的档案管理软件，提高计算机的储存效果，促使档案信息管理的信息化建设。其次是培养和引进更多的计算机优秀人才，对管理技术进行不断的创新，同时为了有效的保障档案信息化的建设进程，还需要从源头上降低档案出现的毁损率，通过不断的提高技术降低电磁的干扰，与此同时技术人员开发专业的档案信息管理软件，从而提高档案管理与现代办公系统之间的融洽性，从而促进档案管理实际工作开展的效率。 4 结论 本文是基于对如何创新档案管理实现档案管理信息化的研究，对此进行研究主要是通过档案信息管理作用展开，这些作用具體体现在管理效率、资源共享、保存稳定和安全性这四方面。其次是对现代信息化为档案管理带来的挑战进行分析，最后针对这些挑战运用相适应的策略，促进和提高档案管理信息化的建设和应用，这一内容主要包括建立健全档案信息管理制度、提高档案管理人员意识和水平、加强档案信息的安全性和运用新技术推进档案管理的创新四项内容运用，有效推进档案管理信息化的建设和运用。 参考文献 [1]王欣.如何实现档案管理信息现代化[J].管理观察，2012（4）：127. [2]解克飞.关于信息时代档案的管理工作的探讨[J].民营科技，2016（10）：105. [3]张艳华.浅析档案管理工作网络信息化[J].企业改革与管理，2015（2）：155. [4]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界，2012（20）：78-79. [5]杨威.信息时代下档案管理工作的创新[J].建筑工程技术与设计，2015（5）：904. |
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