| 标题 | 浅谈档案信息系统建设对档案工作的影响 |
| 范文 | 邓 辉 摘要:以自动化、网络化为基础的档案信息系统对传统的档案工作产生重大影响。本文介绍了档案信息技术对档案信息资源开发利用工作的影响，并探讨了档案信息资源的安全问题。 关键词: 档案信息系统；资源开发利用；安全问题 1引言 现代信息技术的发展，给档案开发利用工作带来了很多影响。由于档案工作不再是只依靠手工和笔、纸就能完成的工作，而必须考虑如何利用计算机及档案信息系统来完成档案的相关管理，因此，档案的开发利用工作也不再是只依靠传统的方式方法就能完成，而必须考虑信息化背景下的利用以及由之而来的一些新问题。在人类社会的发展进程中，科学技术一直被认为是一柄双刃剑，控制得好能够造福人类，控制不好就有可能祸害万端。而信息技术带给档案工作及档案信息开发利用工作的，也不只是机遇，还有许多不得不应对的挑战。 2 对传统档案提供利用工具的影响 在信息时代，传统档案提供利用工具不可避免地要向信息化的档案信息资源提供利用工具过渡。然而，与传统档案馆的查找工具不一样的是，在档案信息系统管理模式下，数字档案信息资源并非一个典藏实体，而是以用户为中心组织档案信息的管理信息系统，数字档案的存放位置与它们的使用没有一一对应的关系。传统的档案馆不但仍然存在，而且各项工作依然需要有条不紊地开展。一方面，档案信息系统的利用者可以不受地域限制，在更大范围内使用档案;另一方面，还有大量用户需要通过传统的途径来利用档案。这种信息技术与传统方法必须兼顾的情况下，传统的档案信息资源提供利用的工具必须及时升级，却又不能完全换代。这对于广大档案工作者而言，无疑是一个麻烦。 2.1传统的提供利用的工具以数字化为目标进行升级 为了满足档案信息化的需要，档案工作者必须做大量的升级工作。需要实现数字化利用的传统载体档案必须进行数字化处理，这就需要提供相应的包括计算机、扫描仪、系统软件等在内的硬件、软件设施;同时，传统的全引目录、案卷目录、卷内目录这样的工具显然也是不能用于数字化查找的，而必须利用数据库技术，建立一套完整的数字化提供利用目录，方便广大用户在信息化条件下查找利用。 2.2传统的提供利用的一切工具还必须正常管理 由于信息化时代是一个重叠而不是全新的时期，因此，并不是所有的用户全部都进入了所谓的“信息时代”，还有不少用户，甚至是学富五车的人文学者，对信息技术的掌握非常有限，他们必须借助传统的档案提供利用的方式方法来完成档案信息资源的查找利用。因此，档案部门在全面进行以数字化为目标的升级的同时，传统的一切提供档案利用的方法都必须继续，而且还要照常更新。在信息技术并不发达的地方，传统的提供档案利用的方法甚至仍然占据着主导地位。 2.3档案提供利用的管理体制必须进行相应的调整 在档案提供利用工作中，由于信息技术与传统方法并存的格局的出现，档案管理的相关环节将不得不进行相应的调整。在管理体制上，由于电子档案的立卷将不再是传统意义上的由内容联系而排列的实体卷宗，而是以数据为单元进行随机存储的“虚拟案卷”，因此，电子档案管理不是以案卷为单位管理，而是以每份文件为单位管理，所以，档案管理体制将不再强调集中统一管理，甚至档案也不必集中在一起，而是强调档案信息在网上的快速检索和传递。 3 对档案工作人员的影响 档案信息资源开发利用工作的主体是人才。在传统的认识中，档案工作以轻松、责任不重而成为机关事业单位中名副其实的“休闲”部门。档案系统的人才结构五花八门，无论是管理者还是专业技术人员，受没受过档案专业教育都无所谓，半道出家照样很快就能“驾轻就熟”。也正因为如此，档案部门很少能引进真正高素质的人才，引进了的高素质人才也因为工作的挑战性不强、体现的价值不大而容易流失。然而，当信息技术进入到档案行业以后，这种对人才素质要求不高的情形已经过去了。档案提供利用工作要求的必须是多方位、复合型的高素质人才，这样的人才应当具备以下几个条件: 3.1受过档案专业训练 档案专业基础知识对信息时代档案工作者而言，是构筑大厦的基石。因此，无论何种情况，受过档案专业训练是对信息时代档案工作者的首要要求。如果条件不成熟，由于档案信息工作的需要又必须引进非档案专业人才时，也应采取相应的措施，比如脱产学习等，力所能及地使人才完成档案专业训练的全部或部分内容。 3.2拥有多种必须技能 在信息时代，从事档案的提供利用工作再也不是只靠手和笔就能完成的任务。档案工作者除了要求能了解、掌握传统的手工管理档案的技能方法之外，还应当具备多种必须的技能，满足档案工作适应信息化的需要。这些技能包括:专业外语、计算机操作、多媒体应用技术、网络管理技术、新型载体保管保护技术等等。 3.3具备独立攻关能力 独立的项目管理或攻关能力，是一个中高级人才区别于普通人才的重要标志，也是综合档案馆在引进档案信息工作人才时需要看重的方面。在信息时代，档案部门引进这样的人才，才能组织完成档案信息系统建设、档案提供利用服务、档案信息资源开发、专题调研等项目和任务，从而使综合档案馆能从容应对信息时代各种档案信息资源利用者的需求挑战。 4 档案服务方式的改变以及安全问题 在传统的档案工作中，档案提供利用多是“守株待兔”式的工作。档案工作者的主要任务是将相关档案信息资源及其目录整理好，并及时准确地为上门的档案利用者查找到相应的档案就可以了。一些稍有突破的档案提供利用的方式，比如电话查询、举办展览、开辟阅览室等，也不需要花太多的精力。但在信息化背景下，尤其是档案信息系统出现以后，无论是档案信息资源的提供者还是利用者，都不得不面临一些变革。 档案工作者为用户服务的重点将从档案“物的传递”转变为“知识和信息的传递”。档案工作者的主要工作不仅仅是“熟悉馆藏”，而且要对档案信息资源进行整理，帮助用户以有偿、快捷、简单的途径获取自己需要的信息。 在一定阶段，比如档案信息资源网建设成功以后，档案工作者为用户服务的信息源将不仅仅局限于其服务的档案机构，而延伸到他们能够利用数字化工具处理到的其他档案机构的档案信息资源，档案信息资源将在全社会范围内实现最大程度的共享。 档案利用者可以自己利用设备进行自我服务。档案利用者需要什么样的档案信息，可以不再像以前那样涉足档案馆，由档案馆的工作人员帮助自己查找，而可以利用网络及相关搜索引擎，按照提供的不同检索方法，自己“取用”所需要的档案信息。 档案提供利用的实质是对档案信息资源的利用，即对档案中包含的显性信息或隐性信息的利用。在传统的档案提供利用工作中，由于档案提供利用者直接控制着显性信息并可根据利用者的身份决定是否将包含相关隐性信息的显性档案信息提供给档案利用者，所以，档案的隐性信息不存在太大的安全问题。然而，进入信息时代以后，一方面，档案的显性信息要及时开发出来，并尽可能地提供给档案利用者使用；另一方面，对可以检索的档案信息，在新的技术环境里，由于失去了档案工作者的直接控制，如何保证其中的隐性信息的安全，成为广大档案工作者必须高度重视的一个问题。除了档案信息资源的隐性信息存在安全问题以外，由于在网络化背景下，诸如病毒一类的来自网络的安全隐患和破坏日益猖撅，只要是数字化并提供上网的档案信息资源，以及部分支持档案信息资源上网的硬件设备，都有可能受到安全威胁。现在，有的计算机病毒已经能够对系统硬件进行破坏。因此，档案信息资源的安全问题是档案信息系统带给档案工作者另一个重要的麻烦。 参考文献 [1]杨公之，档案信息化建设导论，北京:中国档案出版社，2001 [2]何绍华，加强我国档案网络信息系统的建设，档案学研究，2002 [3]华云，.网络环境下的档案信息资源开发，中国档案，2004 |
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