| 标题 | 信息时代企业档案管理新策略 |
| 范文 | 摘要:在企业大力实施信息化建设的背景下,文件与档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。为此,从工作平台、管理、制度和服务等五个方面,探讨了档案工作者如何适应信息时代新的节拍,在管理实践活动中,探索新的管理领域和方法,提炼新的管理理念,从而创新文件与档案管理之路。 关键词:企业;文件;档案;管理;创新 1 工作平台创新 信息化时代,企业为提高自身在国际上的竞争力,根据企业的职能,加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统,体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后,借助于软件编程和数据库管理技术,重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。 以办公自动化系统为例,它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大;参与应用岗位人员众多;处理流程繁琐多变;数据库功能强大;信息传递迅速,易于交流;信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时,办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台: a) 快捷通信。通过电子邮件系统,建立机构内部通信,信息交流快捷流畅,并与Internet 邮件互通。 b) 协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理,提高机构各级领导或部门协同工作的效率。 c) 公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等,均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式,实现无纸化办公。 d) 信息服务。系统地利用机构积累的信息资源,为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段,以提高生产效率。 更重要的是,信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台,使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。 2 管理创新 通过采用设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患,保证系统运行安全;同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保信息运转流畅、安全可靠。 流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理,这是系统安全稳定运行的重要环节,也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证,因此,文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。 在信息时代,文件信息管理除文件内容之外,更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程,将文件处理过程的具体工作环节、内容,纳入工作流程,并对产生的文件信息实施统一管理。例如:在机构发文流程中,预先设置相对固定的发文格式,但随着机构管理的变化,文件格式也要不断调整,并且有增加、删节等变更的需求,具有动态变化特性,那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说:文件信息管理,是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理,是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理;对收文督办、监控等行为的管理。 3 制度创新 如何保证信息系统在应用过程中,能适应不同阶段、不同性质用户的需求,以发挥其最大效能;如何规范地应用、开发信息系统,以获得最好的效果,靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代,文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。 从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑,企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面,组织信息部门、业务部门,共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业,在办公自动化系统的应用各阶段,已建立或正在建立的制度有: 《办公自动化系统(OAK)应用及运行维护管理规定》。内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工;信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理;信息工作人员的管理等。《电子公文管理办法》。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。《OAK系统电子文件管理细则》。主要针对归档前的电子文件,要按要求填写元数据格式的内容。《文书档案归档文件整理细则》。对归档后的电子文件的整理进行定义,并梳理出整理工作流程。《信息系统运行维护管理办法》。《信息系统运行安全管理办法》。《信息应用系统业务培训管理办法和程序》。针对信息系统的正确、规范操作而设立。 4 服务创新 信息化时代,文件与档案工作的服务方式、内容,与传统档案利用服务相比,发生了巨大的变化,提供了前所未有的发展和创新空间。 创新之首,即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用,形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多,对信息服务的要求就越多、越广,因此,档案工作人员首先要树立信息服务的理念。 信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感,要经常动脑筋、想办法去收集信息,调查了解系统用户潜在的需求,有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式,有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工,并转化、制作成信息产品,提供服务。 在信息服务方式上,一方面要充分考虑用户对信息利用的需求,提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统,在功能模块设计时,对文件与档案管理的业务工作考虑得多,功能全面。但用户在利用信息时,往往只是希望查找文件本身,他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此,有必要为用户建立专门的信息利用平台,将信息过滤掉一些档案管理属性,使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台,突出了用户的权益,保护了用户信息利用的效果,使用户在共享信息的同时,体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨,缩短了用户与档案工作的距离;另一方面,在对信息需求充分调查的基础上,建立专题,收集、筛选、深层加工相关信息,以先进技术为依托,将专题信息制作成光盘,形成信息产品,为企业领导和业务部门提供信息服务;第三是为有远程信息利用需求的用户,提供跨越空间、时间的信息服务。 业务部门在建立信息系统之后,面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们,成为建设者们必须考虑的问题,而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此,为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案,是一种更高层次、更高水平的信息服务。 5 结束语 信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍,在文件与档案管理实践活动中,积极探索新的管理方法,升华管理理念,摆脱困惑,使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步,使个人的努力与企业提供的资源形成合力,不断提升档案管理工作的科技含量,寻找新的创业之路。 参考文献 [1]冯惠玲.拓展职能——“夹缝时代”档案职业的生存之策[A].21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集[C].北京:中国人民大学出版社,2001. 105-112. [2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民档案出版社,2001. 作者简介:刘秀明,女,东宁县人,助理馆员。 |
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