| 标题 | 高校档案管理工作目标定位与思考暨档案检索的内容及作用 |
| 范文 | 孙艺丹 摘要： 高等院校孕育着高层次人才，教学工作是重中之重，档案管理应依靠自身的工作特色和有效的信息收集整理为高校的教学工作提供更加细致的服务。随着各种科技手段在社会发展过程中的应用，当务之急是加速并广泛地在档案管理工作中使用信息自动化系统。伴随着大数据、计算机、办公无纸化等新兴科技手段在档案管理工作各个环节中的应用，伴随经济社会快速迅猛的发展，档案管理电子化技术已经逐渐取代了传统单一的手工操作形式，但是无论档案技术如何进步，档案操作流程怎样变化，档案的管理和利用都应该作为重要工作任务加以重视。新时代的档案管理工作要更好地迎合经济社会的发展，这一崭新的课题是档案管理工作发展的必经之路和必然结果。 Abstract： Higher education institutes bred high-level talents. Teaching work is the most important task. Archive management should rely on its own work characteristics and effective information collection and collation to provide more meticulous services for the teaching work in universities. With the application of various technological means in the social development process， it is imperative to accelerate and widely use the information automation system in archive management. With the application of emerging technologies such as big data， computers and office paperlessness in all aspects of archive management， with the rapid economic and social development， electronic archive management technology has gradually replaced the traditional single manual operation， but no matter how advanced the archives technology， how the archive operation process changes， the management and utilization of archives should be regarded as an important task. The archival management work in the new era must better cater to the economic and social development. This new topic is the inevitable path and inevitable result of the development of archives management. 关键词： 目标定位；信息自动化；人员素质；档案检索 Key words： goal orientation；information automation；staff quality；archive retrieval 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）13-0042-02 1 高校档案管理工作在服务方向上的教学定位 牢牢把握正确的政治方向是每一位高校档案管理工作者首要具备的品质，坚持稳中求进的工作总基调，迎难而上，开拓进取，以更加有效的途径开展利用档案资料，要使档案管理和档案资料的影响和作用得到充分的运用和施展，把优质作为档案管理改革发展的核心任务，为高校的发展建设提供有效指导和保障；要以服务于高校的各项教学工作作为最终目的。首先，作为高校，其核心任务就是教学，教育和培养新时代的社会人才，确保新时代社会主义经济的可持续发展。其次，档案管理服务面向的對象是高校教学工作，档案管理部门要转变对自身工作和职能的认识，明确档案管理并不仅仅局限于为高校管理层服务。档案管理工作必须要善于发现新的思维和勇于探索新的思路，用新的理念和方法来解决信息化档案发展过程中遇到的新矛盾和新问题。要不断创新工作思路，不断拓展工作方法，突破自己，超越前人，继续深化“精品服务”理念，力争在高校的发展历程中大放光彩。新时代的档案管理工作要融合创新深化应用，全面提升档案信息化服务能力，充分发挥档案资源、技术与信息化、电子化融合的优势，紧密围绕学院中心工作。深化信息技术在档案管理工作的应用和研究，以搭建档案管理信息化的应用试点为工作抓手，积极推进信息化技术在档案管理中应用的普及与深化，催生新常态下信息技术与档案管理的有机整合。 2 高校档案管理工作的自动化程度必须与时俱进，必须提高档案管理的标准化和规范化水平 高校档案管理工作在服务形式和理念上要突出“精品定位”。“十三五”规划中提出，要加快推进教育事业发展，更好地为教学提供服务、为科研提供查阅资料、为行政管理工作提供资料依据，是对档案管理和利用提出的新要求和新标准。为确保高校各领域和环节的顺利发展，必须启动档案管理工作的全面改革，不断深化完善档案管理操作体系，进一步提升档案管理工作的服务质量和工作效率。档案资源的合理充分利用有利于高校教学、科研和行政等各领域工作的全面协调发展、有利于深入发掘档案的利用方式和利用功能，进一步发挥档案使用价值的最大化，同时也是检验档案管理是否科学有效、服务到位的重要准则。提供精品的档案管理服务，完善和规范档案开发、归档等流程的管理，是广大档案管理工作者的工作目标。档案工作要突出服务的效果和形式，规范服务的内容和标准，以突出“精品定位”作为服务理念，使整理和归档后的档案资料更加清晰明了，便于检索、查找和翻阅。档案信息最有效和最大的特色莫过于档案检索和档案归档工作的精益求精。 迈入大数据时代，各类信息化技术不断发展，档案管理的电子化建设迎来了重大利好和机遇，对档案资源的大量需求，会催生档案管理信息化在未来几年向高校纵深迅速发展，信息化会极大地推动高校档案管理工作向前迈进一大步，高科技手段的应用将为档案管理办公自动化提供良好的技术支持和服务保障。伴随着现代网络科技和移动通訊技术在档案管理过程中的应用分析，很大程度上提高了档案资源在分析获取、调用管理和存储共享等环节的精确行和工作效率，使档案资源变得更加有价值并最大限度地发挥了档案信息的作用。第一，通过使用互联网络和档案管理软件，为档案管理工作的高效运行提供了技术支持，实现了档案资料的实时录入归档，远程查询提示、审阅利用等环节。第二，档案信息的精确无误和周密完整，是直接影响档案价值的关键要素。科学技术的合理应用，可以有效完成例如：立卷归档的智能提示与向导、搜索引擎式的关键字检索、档案信息的导入导出、离线查阅等环节。第三，信息化手段的介入实现了档案工作电子化管理，利用移动或网络存储媒介，大大增加了存储容量和使用的方便性，利用安全加密手段，使敏感信息存储更安全，实现了数据信息真正意义上的永久存储，促进了人类悠久历史和博大智慧的长久保存与传播。 3 因地制宜制订高校档案管理长远科学发展规划，实事求是改进管理体制 信息高速公路的联通，为档案管理搭建了一个非常好的舞台。档案管理实现自动化，是信息高度集中和快速简捷的一次革命性的技术突破。以科学的管理方法代替旧的经验方法，以谋求最高的工作效率。制定、执行和不断完善档案管理标准的过程，就是不断提高档案管理业务质量、提高档案管理操作水平、提高档案管理工作效率的过程。必须真正实现规划与管理相融合、标准与准则相统一、联合统筹资源的建设理念，才能从根本上解决档案管理信息化、电子化建设中广泛存在的诸多问题与不足，防止档案管理工作的踟蹰不前，推动档案管理水平能勇攀新的高峰，再上新的台阶。 高校信息呈现出文件流转周期短、流转速度快等独有的特征，针对高校这一受众群体，档案管理人员要因势利导，适应新形势、实现新发展、完成新任务，树立改革全局观积极探索实践，使规范化和科学化的档案管理模式卓有成效，最终实现档案管理职能向纵深拓展，并取得突出的成绩和效果。高校档案管理应不断拓展多元化的信息获取途径和渠道，扭转仅仅提供保管和纸质载体的传统定位。档案不仅要对学校的发展历程和历史沉淀进行记录，也被作为“文化驿站”为学校人文建设提供借鉴和参考。 4 适时对高校档案管理人员进行业务培训，提高他们的业务素质和业务水平，促进高校档案管理工作队伍建设 大力培养档案管理人才，推进档案管理走向科学化、规范化、制度化和标准化。强化档案管理人员的业务培养和技能教育，建设一支适应现在和未来发展需要的高素质人才队伍，是当前档案管理部门首要考虑的工作。一名合格的档案工作人员应具备工作原则性强、专业性有保证，思想作风过硬，精通计算机技术等品格，依靠科技进步，才能大力推进档案管理信息化建设全面提升。要对他们进行有针对性地政治素质和业务水平教育，要有计划、有组织、有步骤、有重点地对人员进行业务培训，要不断更新技术知识，要培养他们具备崇高的事业心、奉献精神和敬业精神，保障和增强队伍的创造力和凝聚力。 我们还应看到，档案管理工作发展至今，很大一部分的档案从业人员固守传统的手工操作技术和流程，不仅工作效率低下，而且由于传统归档方法的限制，查阅检索起来也非常不便，从根本上限制了档案作用的充分发挥。只有让他们尽快接收最新的业务知识和技能，了解掌握各类科技手段，熟练完成档案管理的电子化操作，才能最大程度地推进档案管理信息的发展进程。 5 充分利用档案检索功能，确保档案信息利用的最大化 随着档案信息资源需求的急剧增加，急需为档案信息资源和使用阅览者之间搭起一架沟通的桥梁，为档案信息的存储和查找之间凝聚一条联系的纽带，检索工具应运而生。它使通向档案信息宝库的道路变得更加便捷和畅通。第一，编制档案检索工具的步骤如下：分析和选择档案的内容并记录下档案内容的形式特征，通过对文件、案卷进行细致的描述，形成记录或条目排列组合成不同类型的检索工具，并将相关信息录入计算机，搭建检索数据库，为档案信息利用的最大化提供技术保障。第二，根据使用者对档案内容的实际需求，对档案信息进行查找，并在查找档案信息的过程中采用各种检索工具。具体操作流程如下：分析利用者的检索要求，灵活运用模糊查找、粗略查找等手段，更方便快捷地检索到所需档案内容的实体资料。 档案检索有其重要的意义，在于：第一，档案能否得到充分的利用，关键在于档案检索。档案资料数量庞大、堆积如山，如何才能更加方便和快捷地找到所需要的档案信息，只用以科学的检索工具和检索系统为依托，从而保证档案信息能够被充分的利用并发挥其最大的作用。第二，档案检索标志着档案信息利用工作水平的高低，是档案信息化实施的前提条件，保障档案资源能够得到充分开发利用。第三，档案管理信息化进程也步入了历史的快车道，信息的传载应用和管理方式发生了根本性的变化，档案检索的重要性将会越来越明显。充分有效地利用现代化的科技手段，使用户共享信息变得更加快速和便捷，避免出现信息堵塞，这是检索工作的重要课题。 信息高速公路的联通，档案管理信息化建设面临着新的发展机遇与挑战，同时也为档案管理搭建了更广阔的平台。检索工具在档案管理中的大量应用，档案管理工作的信息化、网络化进程大大加快。与档案管理相适应的信息检索的交流平台也迅速转移到以WWW为核心的网络应用环境中，信息检索步入网络化时代，传统的手工档案查阅已基本被取代了。检索工具促进了档案资源和使用者之间的沟通联系，实现了使用者快速查找并准确获取所需的档案资源，同时也为档案馆（室）与阅览者、档案馆（室）之间凝聚起一条交流的纽带。 参考文献： [1]浅谈对高校档案管理工作的定位和认识. [2]档案管理的基础知识. [3]如何实现高等院校档案管理工作现代化、信息化. |
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