| 标题 | 办公自动化系统中公文管理模块的设计和实现 |
| 范文 | 徐畅 摘要：公文管理模块是办公自动化系统中最重要的部分，主要实现了公文的发送和接收。本文针对公文管理模块的功能结构、业务流程和工作流程进行了设计，并对模块的实现进行了讨论。 关键词：OA系统；公文管理模块；J2EE；工作流 中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）18-0195-03 在传统办公中各部门之间传递文件、发布通知公告，主要采用的方法还停留在纸质文档的传阅、电话、电子邮件等方式；而这些方式主要依靠人工，以及一些外部通讯工具或软件，非常不利于信息的管理。随着互联网和计算机技术的蓬勃发展，政府部门和各事业单位纷纷开始引入办公自动化系统（OA系统）来协同办公[1]。本文所介绍的OA系统基于工作流技术，采用先进的J2EE技术体系和平台化的实现方式。在整个办公自动化系统中，公文管理模块是其中最重要、也是使用最频繁的部分，主要包括发文管理、收文管理两大部分，提供了自动化公文流转管理的功能，以下针对该模块进行详细的设计和实现。 1 公文管理模块功能设计 1）发文管理 发文管理模块的主要作用是用来管理发送文档，实现了文档的流程化管理。主要提供了新建发文、发文草稿、在办发文、办结发文、终止发文和发文传阅几个功能，如图1所示。 2）收文管理 在收文管理中，主要用于管理外来单位的公文，实现了来文的签收、来文的传阅、来文的拟办、来文的承办等管理工作。主要提供了在办收文、办结收文、终止收文和收文传阅功能，如图2所示。 2 公文管理模块流程设计 在办公过程当中，任何一项工作都包含有许多个业务流程，简单的模块说明是无法对工作进行描述的[2]。下面对发文管理和收文管理这两部分进行业务流程分析，并对其工作流程进行设计[3]。 1）发文管理流程设计 在发文之前，系统管理员首先会根据不同的工作内容，定义好公文所需要的各类模板，并且还要定义好公文发布的整个流程，包括流程序号、名称、后继流程序号、参与流程的用户等等。定义好流程后，发文操作就会按照事先定义好的工作流程自动进行流转，如表1所示。 根据以上发文管理流程的分析，在整个发文的过程中涉及了很多的部门和人员，每个人员的权限也是不一样的，如表2所示。 发送的文件内容统一采用Word进行编写，而公文当中领导的手写签名、痕迹保留、定稿、套红、签章等则以OCX控件技术来实现。同时，系统还提供了严密的授权管理和数据加密功能，确保文件的保密性、完整性，实现了对文档传递过程中的有效监控。 2）收文管理流程设计 收文管理主要针对的是对于外来文件的收集、归档、整理与管理操作。用户收文时，一般需要将文档电子化归档。 3 公文管理模块的实现 整个OA系统是在MVC框架模式，采用J2EE技术体系和SQL Server 2005关系型数据库来实现的。下面是发文管理的实现过程。 3.1 定义发文工作流程 管理员需要事先定义一个发文流程，以及定义好公文的模板。发文流程的步骤应该包括公文拟稿、审核、会签、核稿和签发，完成公文流转的要求。 1）模板定义：系统管理员根据不同的办公内容，在系统的工作流管理中，定义各类模板。主要包括模板号、模板名，而模板的制作可以使用Word文档，方便易用。 2）流程定义：系统管理员进行流程定义，包括流程的序号、名称、后继流程序号、参与流程的用户等信息。 3）发文拟稿：拟稿人选择公文模板表DocModel中，已定义好的公文模板，进行文档编辑；编辑完后，文档会按照先前已定义好的发文流程进行发送。 4）发文审核：按照发文流程的定义， 从步骤表Step中读取出该流程定义的下一个节点及其处理人。公文将会按照流程的定义，发送到相关部门进行审核。审稿人员开始审核时，相关信息将会写入到公文处理表DocOperate中。 5）发文会签：判断当前公文状态state，是否满足会签条件。当满足条件时，从步骤表Step中读取出该流程定义的下一个步骤及其处理人。系统会签提供了多部门会签功能，系统会按照会签顺序将文档发往该部门。 6）发文签发：判断当前公文状态state，是否满足签发条件。当满足条件时，从步骤表Step中读取出该流程定义的下一个步骤及其处理人。公文发送到相关领导处，由领导提出修改意见并签发。 3.2 发文管理具体实现 点击系统左侧功能树中的“全院发文——新建发文”，可以填写公文撰制单，实现公文的创建和发送，如图5所示。 4 结论 公文管理模块是OA系统中最关键的部分， 管理了单位内部所有公文的发送、接收和审核。基于 B/S 结构，采用工作流技术， 能开发出功能齐备、易于操作、界面友好的功能模块，满足了办公的实际需求，实现了高速高效的现代化办公。 参考文献： [1] 王硕，刘翀，秦娈娈. 基于B/S三层架构的OA智能办公系统的研究与设计[J]. 价值工程，2012（12）. [2] 刘丹. 浅谈信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J]. 科技展望，2016（16）. [3] 韩志雄，云影. 公文电子化处理的几点技巧[J]. 华南金融电脑，2010（12）. |
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