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中小企业合同管理系统的设计与研发

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吴迪

摘要：当前社会发展过程中人们越来越重利益方面的约束性，而合同作为人们有效的约束方式之一，不仅对人们的责任和义务具有良好的规定，而且也是企业能够在发展过程中维护自身利益的关键武器。因此，在现代社会中，企业需要重视合同管理，这与企业经营成败具有十分密切的关系。而在信息技术不断发展的背景下，在合同管理方面就可以不断提升效率，同时也是当前企业发展过程中的重要的保障。尤其是中小企业，在合同管理方面需要运用现代化的信息技术而建设良好的管理系统，更好地应对中小企业在合同管理方面所存在的一些缺陷，在市场经济条件下，中小企业的利益才能够得到良好的保障。该文重点分析当前的中小企业在合同管理方面系統的设计情况。

关键词：中小企业；合同管理系统；设计；研发

由于我国经济发展处于重要的转型期，而国家也加强对中小企业扶持的力度，在此背景下，我国的中小企业获得了良好的发展机遇，这对中小企业而言，需要进一步抓住其机遇而更好地发展和强大，从而为我国经济稳定上升注入新的力量。其中是企业的合同管理是一项十分重要的任务，这不仅直接和企业经营状况有十分密切的关系，而且也是企业在实践工作中能够需要高度重视的方面，合同涉及到企业发展过程中的直接利益。因此，本文从合同的基本含义人手分析当前中小企业如何在管理方面设计系统，进一步提升中小企业在合同管理方面的能力。

1.概述合同的含义

根据我国民法规定中对合同所给出的定义可知，合同有狭义与广义，广义合同指的是民事主体（两个或者以上）就某件事而设立、变更以及终止权利义务的协议；而狭义合同的含义则指的是债权合同，民事主体（两个或者以上）设立、变更以及终止债权的协议，也将其称之为民事合同。这是保护当事人权益的重要的文件，同时对维护良好的经济秩序和促进社会和谐等方面具有重要意义。在当前经济体制下，各个市场主体都需要通过一定的方式保护自己的权益，然而企业作为重要的市场主体，更需要在生产和经营中加强管理合同，从而使得企业自身利益不会受到威胁。

2.分析中小企业在合同管理方面存在的问题

当前，我国许多中小型的企业对合同管理基本是依靠人工，例如通过简单的Word和Excel办公软件对企业中的各种合同进行处理、归档以及统计数据等，通过这种方式管理合同存在许多的问题，第一，如文档整理和管理具有一定的困难性，因为采用当前中小企业所签订的纸质合同基本是一式三份，然而企业管理的方式基本采用的是直接保存原件，这种方式在长时间保存工作中将难以保障合同的完整性，可能会出现虫蛀等问题，从而影响了合同的质量。此外，由于人工保存合同还会导致查阅工作带来不便性的问题，如查阅时需要花费大量时间，从而造成时间浪费的问题。第二，合同管理工作难度大，由于中小企业在发展过程中和不同的对象之间会建立合同管理，此时企业中的合同将会越来越多，而采用传统的方式管理合同，工作人员只能是通过手工的方式将合同中的内容录入文档中，这就增加了管理人员的工作量，再者由于管理人员每天处理大量，难免会出现一些误差，这不仅导致企业中利益难以得到保护，而且严重的情况下还会对企业发展带来较大的困难。第三，合同信息汇总存在较大的困难，由于中小企业在合同管理工作中主要采用的手工的方式，然而企业各个部门中所需要的合同不同、签订的合同也存在较大的差异性，因此，对于合同管理人员而言，他们对合同进行汇总过程中存在较大的难度，例如需要耗费大量的时间，这对企业发展中做出重要的决策带来不良影响。第四，对合同管理过程中没有有效的预警机制，例如运用传统的合同管理方式难以有效掌握合同内容的执行情况，尤其是其中的结款情况，并没有通过良好的方式进行控制和预警珂，这就难以准确掌握当前合同内容的执行情况，从而对企业准确预测某个项目的收支情况没有提供有效帮助，这对企业发展中掌握资金流以及运作资源等带来许多问题。

3.结合信息技术而设计合同管理的系统

由于当前我国的经济发展越来越快，再加上国家对中小企业的扶植力度较大，因此，我国许多中小企业在发展中就积极参与各种不同的市场主体合作，其中就需要通过签订合同的方式保证双方的利益，这就需要企业做好合同管理的工作。而现代化的技术管理过程中，需要结合中小企业的实际情况而设计合同管理的系统，本文中主要是采用的是面向对象方式进行分析，运用信息技术而提升合同管理的效率。中小企业采用这一系统可以在合同管理过程中实现如下的目标：第一，监控好合同的工作进度，并根据良好的工作状态而对实时监控企业中各个不同的工作情况，例如根据合同执行进度等；第二，充分明确合同双方的责任情况，通过面向对象的方式设计合同管理的系统，可以更好地帮助合同当事人更好地履行合同，同时也能够增加合同履行合同当事人的责任感。而在企业中则可以通过这种方式而不断明确各个岗位工作权限，一方面是防止工作人员出现越权的情况，另一方面则是进一步明确合同的责任，并能够落实到对应的人中，这对解决合同中的协同问题带来一定的帮助；第三，减少企业合同管理的开支，同时也能够促使企业降低成本。

4.分析合同管理的系统设计情况

本文根据当前我国中小企业发展的特点和企业中的组织结构，而设计合同管理的系统。具体的工作模块请见图1所示。

4.1分析企业市场部合同管理的情况

由于企业中的市场部在合同签订之后才能够更好地便于其他部分开展工作，此时，市场部在合同管理中所需要完成的任务有：发放合同登记表格、合同报批以及作废处理等。合同登记是企业中的市场专员在掌握企业的业务的情况而在企业合同管理的系统中补充空白项，并根据合同的种类而进行编号和保存。在此管理系统中就可以便于管理人员找出对应业务的合同，并实时掌握合同的执行情况。

4.2分析企业业务部合同管理的情况

企业市场部在签订合同条款之后，其业务部主管就可以安排企业中的相关人员根据合同内容而完成对应的工作内容，同时也是实际履行合同义务的重要体现。其中业务部分在工作分配中，则需要主管人员更好地掌握合同内容，并做到严格遵守合同要求。计划报批指的是业务员根据自己负责工作的情况而掌握信息系统中的合同登记的情况，然后将具体的工作进度交给企业中对应的领导进行审批，尤其是在重大的项目中，业务员就需要即使将问题报告至主管领导，并根据工作情况而提出对应的意见。

4.3分析企业综合部对合同管理的情况

由于企业的综合部在工作中所涉及的内容较多，例如合同登记、盖章处理、发票登记、业务人员的绩效登记、收费登记、报告登记以及发票作废处理等。其中合同盖章指的是工作人员根据企业中市场部和业务部的情况而对其中的合同进行集中盖章处理，并在合同管理的系统中及时做好登记。而开具发票则主要指的是履行合同中对发票情况的登记，在合同管理的系统中能够便于今后工作查阅，进而提升工作效率。此外，绩效登记就是按照合同中的所设计的绩效而发放给员工对应的奖金，这在系统中能够透明化的展示出来。

4.4企业中工作审核

在合同管理的系统，可以增加几个不同的模块，例如合同审核、计划审核、鉴证类以及服务类的工作计划等，从而便于工作人员做好对应的工作检查，进而提升合同管理的工作效率。

4.5合同統计和查询模

在合同管理过程中还涉及对查询工作和统计工作，此时在合同系统中就可以便于企业领导适时根据自己的工作情况而掌握企业中的合同的执行情况，例如对于已签订的合同，则可以在管理系统中通过已签模块中进行查询。

4.6系统维护

随着企业中合同数量不断增加，各个模块所包含的业务也会增加，因此，在管理合同中就需要定期维护这些系统，例如做好数据备份以及恢复的工作等。

5.分析企业中合同管理的工作流程

第一，市场部在软件系统中完成合同登记，主要包括合同的编号、领取时间、领取人、合同发放人（这可以自动填写）、回收提醒等。第二，员工领用登记，其基本信息如名称、联系人、分局、工商执照号等。第三，业务部收回从系统中发出的合同情况，然后将这些纸质的合同进行核查，没有发现问题之后再将系统中的信息补充完整，此时可以通过附件的形式或者是电子稿的形式而在合同管理的系统进性报批，只有当企业中批复人同意之后，此合同才能够进入系统中，而工作人员才可以在查阅合同中找到对应的合同编号。第四，企业中的综合部主要是在系统中没有充分显示的位置处设置合同催款，并提示具体的时间，从而便于综合部更好地开展工作。

6.结束语

由于中小企业在参与市场经济的活动中涉及许多的方面的内容，尤其是其他市场主体之间建立一定的合作关系，就需要通过合同来规约双方的权利和义务，这是保障中小企业在发展过程中利益的重要方式。在当前市场经济背景下，中小企业需要不断提升自身适应经济状况的能力，并且能够在市场竞争中占据有利位置。因此，通过加强合同管理的方式而不断提升中小企业能力。从目前中小企业在合同管理过程中所存在的问题出发，并结合我国经济发展的实际状况而分析中小企业在合同管理方面的策略，即结合现代化技术而设计良好的合同系统，同时还结合了现代背景下中小企业的管理思想，促进企业能够在合同管理方面不断提升综合能力，从而帮助企业实现内部合同管理目标。此外，在此系统中，还增加了基本财务的处理功能项，例如对企业业务情况的查询和统计功能，便于中小企业在合同管理实践工作中提升效率，最终达到优化企业资源的目标。

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