| 标题 | 浅谈计算机软件在办公自动化管理上的应用 |
| 范文 | 纵梅 摘要：本文将结合办公自动化的特点和要求，对当前常用计算机办公自动化软件的功能、特点、作用以及操作方法进行一个简单的探讨，为学生将来的就业实习奠定基础。 关键词：计算机软件;办公自动化管理;应用 中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2019）30-0289-02 在互联网全球化发展趋势下，计算机作为重要的现代化设备，目前早以成为各行各业必备的办公工具，大多数大中专院校目前早已将计算机办公自动化列为必修科目之一，目的是让学生掌握基本的计算机办公能力，适应当前互联网快速普及的发展形势。鉴于此，本文将结合办公自动化的特点和要求，对当前常用计算机办公自动化软件的功能、特点、作用以及操作方法进行一个简单的探讨，为学生将来的就业实习奠定基础。 1计算机办公软件概述 办公自动化是面向组织的日常运作和管理，学生和老师使用频率最高的系统应用，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，办公和教学自动化系统在应用内容上的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为不可缺的核心应用系统。主要推行一种无纸化办公模式。 目前，对办公室计算机办公软件还没有明确的界定，但从微观角度来看，办公室计算机办公软件指的是对文档等文字资料的编辑以及对文档内容信息化管理;而从宏观角度来看，办公室计算机办公软件指的是以计算机信息技术为基础的办公室信息系统，日常的办公中应用这一系统能够实现办公流程的自动化、信息化以及智能化，不仅能够提高办公效率，还可以实现信息的交流与共享。 2计算机软件在办公自动化管理中应用的必要性 2.1改善办公环境 计算机软件在办公自动化管理中的应用改变了过去落后、单一的办公环境，实现了自动化办公，对办公效率的提高发挥着积极作用。另外，对办公设施也有了一定的改进，比如过去办公室设备大多是桌椅和文件，处理工作只是靠人工手动，但现在办公室内设有计算机设备等已是最基本的要求，办公人员可以借助计算机软件将所需资料和文件全部录人计算机设备中，可以方便日后查阅和利用，对实现办公自动化管理有重要的推动作用。 2.2降低办公自动化管理成本 在办公单位办公过程当中少不了纸张的使用，并且在处理重大办公事项时对办公用品的需求量会增大，同样企业各个部门为实现有效交流需要大量的纸张来传送信息，这就给企业办公带来了一笔不小的开销，而在办公中应用计算机软件并建立办公自动化体系后，减少了办公用品的成本，不仅办公自动化管理得以实现，也利于增长企业经济效益。 3计算机软件在办公自动化管理上的应用 计算机办公自动化软件在企业中一般分为三个应用层：一是以文字处理、日程管理、教学管理以及邮件收发等事务为主的基础办公软件。二是支持各种教学处理活动的教学系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的教学办公软件。三是以教育型和管理型办公系统的大量数据为基础。同时又以它本身自有的决策模型为支持的协同管理软件。 3.1基本办公自动化软件 目前，企业在办公过程中使用的文字处理软件有wps办公软件、基于windows操作系统的办公软件：办公系列和基于网络的文字处理软件。值得注意的是，这种文字处理软件有其优点，例如wps办公软件在文字处理功能上较强，同时也提供了一个免费的过程应用版本，占用的电脑设备内存较小，所以它被人们广泛使用;网络文本处理软件需要浏览器的支持来操作文本，不需要计算机系统提供其他软件的支持，但由于其编辑任务复杂，无法胜任，办公系列办公软件的开发与兼容，为办公单元的办公自动化管理提供了方便，也得到了人们的广泛应用。在办公过程中应用文字处理软件不仅可以提高办公效率和质量，而且可以实现无纸办公的目标。 3.2管理办公自动化软件 管理办公自动化软件的主要功能包括：新闻发布、管理系统、企业邮箱、实时通信、企业云盘、工作流程、企业资源、出勤登记、定位跟踪、调度、工作日志、消息提醒和人力资源管理等等……其中常见的办公通讯软件有企业qq、企业微信、电子链接即时通讯软件、Bigant等。这些软件采用先进的互联网技术、工作流技术、计算机技术、信息通信技术和一系列现代办公应用设备，突破了传统办公时间和空间。限制并实现了一些办公业务活动在各类现代办公设备以外的人，实现了人机交互，广泛、全面、快速的信息集成、整理、处理、存储和共享，实现了企业办公管理的整合，及时沟通，信息发布、公文处理、知识管理、流程管理、项目管理、辅助办公室、人力资源管理等。实现了高效的信息共享、及时的通信、自动化和协同办公管理，提高了企业办公和管理的及时性和效率。人工智能系统实现了工作的智能化，是一种新的工作模式。 3.3协同管理软件 协同管理软件是基于B/S结构的，似乎可以看作就是一种互联网化的软件，而且由于协同管理软件是以人为中心，以流程制度的执行为主轴的面向全体人员的，解决人与人之间协作的管理软件。致远互联在协同管理软件诞生的第一天起就认为，协同管理软件消除信息孤岛、实现信息整合的应用类的系统级管理软件。目前常用的协同管理软件有金蝶云之家、致远a8v5、华天动力以及小团队协同工具teambition Teambition等。这些软件在处理事务时各有侧重点，我们只需要根据办公需要选择具有相应功能的软件即可出色地完成办公任务。 4《办公自动化》信息化教学模式的探讨 信息化教学模式是目前很多高校中的热门研究课题。在信息教学实践中，教师要演示操作，准确的沟通，合理的布置作业任务，使学生能够全面吸收，或通过合作学习来探索解决方案。通过合作学习、探索性学习和教师指导，学生不僅可以培养团队精神，而且可以获得成功感。 4.1分层教学，提供丰富的学习资源 基于学生的计算机水平参差不齐，在开学之初，可以对学生进行分班测试，并根据学生的计算机水平划分班级，方便学生进行分层教学。通过分层教学，可以将不同层次的学生分开，使计算机水平较高的学生可以直接进入更高层次的学习，从而使他们能够接触到新知识、新技能，并不要流人现有知识和能力的反复实践。对计算机基础薄弱的学生，要稳步进行计算机硬件设备、软件知识等基础教学，确保教学内容与学生实际接受程度一致。 对一些不符合课堂教学要求的学生，教师应为学生提供非常丰富的学习资源和学习机会，使学生能够自觉地主动学习，通过自己的学习提高办公自动化技能;例如：学校应为学生提供一些必要的办公自动化硬件设施，如一些打印机、投影机、扫描仪和一些局域网平台等硬件设施;为提供良好的网络环境，学生将寻找一些外部资源，浏览学习网站和观看在线学习视频等，这对学生的学习也很重要。 5结束语 综上所述，为提高市场竞争中优势地位，各个行业在办公自动化管理过程中应用计算机软件，既提高了办公效率也改善了办公质量。同时，在高等专科院校中发挥计算机软件对办公自动化管理的积极作用具有重要的意义。另外，计算机办公软件作为推动办公自动化管理不可缺少的科学技术，需要加强对其的创新力度，使之适应满足飞速发展的时代要求。 |
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