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低值易耗品采购存在的问题及解决对策

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潘祯郑广全王建国司丽娟

摘要：低值易耗品的采购是保证部门正常运转的重要组成部分，虽然每年涉及到的金额不多，但若管理不善、流程不规范也会导致采购成本的浪费。本文对本部门近几年低值易耗品采购中存在的问题进行了深度剖析，并提出解决对策。最后介绍了问题解决后所带来的成效及体会。

关键词：低值易耗品;采购;成本

1.什么是低值易耗品，目前的采购模式

（1）低值易耗品的定义

低值易耗品是指单项价值在规定限额以下并且使用期限不满一年，能多次使用而基本保持其实物形态的劳动资料。低值易耗品与固定资产都是企业中的劳动资料，所不同的是固定资产是主要劳动资料。

对于我们单位来说，常见的低值易耗品主要有：厨房常用的工具、食品袋、卫生纸、擦手纸等等。

（2）目前的采购模式

各个需求部门根据工作需要，随时向采购人员提交申请，采购人员进行询价和采购。

2.低值易耗品采购存在的问题

（1）物品名称不固定

对于同一种物品，各个需求部门的叫法不同。例如：客用抽纸实际也叫餐巾纸、塑料菜牌又称做桌牌等。

（2）规格型号模糊

对于一种物品，在采购申请上没有写清楚明确的规格型号，例如：大号食品袋的规格型号只标注了长度是35厘米，但是没有标注一包含多少只食品袋，有的供货商按40只/包来报价，有的供货商按50只/包来报价，这样供货商在报价时就有空子可钻，也会导致报价不准确，这样的报价也可能会导致采购的物品不一定是最低价。

（3）供货商送货不及时，退换货频率高

由于频繁出现紧急采购，导致供货商不能在规定的时间送货;再加上规格型号不明确，经常出现送货后发现物品不符合要求需要退换的情况。

（4）采购没有计划性，导致成本过高

由于采购时间分散随意，没有计划性，经常出现紧急采购，今天提申请，明天就要用的情况。例如在某一个月产生了15笔订单，平均2天就有一个采购申请，甚至有的采购申请只买一种物品。这种随时提采购申请的情况大大降低了采购效率，使采购人员被迫天天应对紧急的采购任务，而无暇顾及其他的工作。紧急采购由于没有充分的时间询价，又不得不采购，最终导致着急用，但买不到，或者即使买到，但成本难以控制。这样既不规范，又存在很大的审计风险。

3.解决对策

（1）梳理并规范常用低值易耗品的名称

首先将常用的低值易耗品进行分类，按照用途分成厨用工具设备类、客房易耗品类、临时采购类。每一类中的物品名称都经过采购人员、库管和使用人员集体梳理商定，排除掉同一物品多个名称的情况，为每一种物品确定一个规范的常用名称。

（2）明确规格型号

在规范了低值易耗品名称的基础上，由使用部门（需求部门）结合供货商提供的商品条目进一步明确每一种物品的规格型号。例如;将大号食品袋的规格设置为长度35厘米，40只/包;将黑色圆形皂碟的规格设置为亚克力，高2厘米直径8.5厘米;擦手纸的规格规定好每包纸的克重和抽数，甚至一些常用物品规定上指定的品牌，这样为采购到符合使用要求的物品提供了坚实的基础。

（3）给供货商提出明确要求

为了保证供货商送货的及时性，发订单的同时给供货商规定合理的送货时间，并将供货商的送货时间与供应商评价挂钩，一旦出现送货不及时或者物品出现退换货情况，都会在“送货异常记录表”中进行记录，并三方签字。送货异常记录表将作为对供应商进行季度考核的重要依据。

（4）明确采购周期，规范审批手续，控制采购流程

规范低值易耗品的请购和采购流程。主要的做法为：为库管人员提供了规范的请购单模板，每月的5日、15日集中办理两次低值易耗品的常规采购。库管可以在这两个日期前做好物品的请购计划，如果物品为每月报价的常规物品则直接填写请购单，如果物品为非常规物品第一次购买，则需要提前将品牌和规格型号告知采购人员，采购人员根据需求进行询价，询价结束后将价格提供给库管，库管再将其填写至请购单中。

这里要求库管人员一定要规范填写请购单，规格型号填写详细，格式整齐，数据计算准确，这将作为供货商送货后验货的重要依据。请购单填写好后，要经过各级领导审核并签字后，交至采购人员，然后进入到采购阶段。

采购人员根据请购单，结合每月的询价和报价，为每种物品选择价格最低者作为该物品的供货商。最后将请购单中的物品根据不同的供货商分成不同的订单发送至供货商，并规定合理的送货日期，然后进入到易耗品的验收阶段。

一旦供货商按规定日期来送货，则会填写验收单，同时库管、使用部门、采购人员都参与验货并在验收单上签字。物品验收时要与请购单中要求的物品规格型号数量一致，价格不能高于报价。物品验收后，则由库管人员进行入库。至此采购过程完成。

整个低值易耗品的采购流程如下图所示：

4.问题解决后带来的效果

（1）退换货频率有了显著降低

由于明确了低值易耗品的规格型号，规范了请购单的填写，提高了采购的及时性;供货商获取的商品信息更加清晰明确，送货的准确性有了很大的提高，退换货的频率有了显著降低。退换货由以前的每月发生变成现在每年僅有1次退换货情况出现。

（2）提升管理水平，降低采购成本

由于低值易耗品的采购流程规范了，不再像以前经常出现紧急采购的情况，采购人员有了充分的询价时间，能做到货比三家，采购的物品不仅符合需要而且保证价格最低，大大降低了采购成本。由于明确了采购周期，采购物品相对就集中了，采购次数也有了明显的下降，提升了采购人员的管理水平。

（3）需求部门的工作更有计划性

规范低值易耗品的请购和采购流程后，低值易耗品的使用部门工作计划性有了显著的提高，由以前的非到迫在眉睫的时候才提需求，到现在的每个月都会根据实际工作提前制定采购计划报送至库管。

5.体会

低值易耗品的采购是保证部门正常运转的重要组成部分，虽然每年涉及到的金额不多，但若管理不善、流程不规范也会导致采购成本的浪费。通过对低值易耗品采购存在的问题进行深入挖掘，并及时提出解决对策，规范采购流程，增强对其的重视度，进而可在整体上提升企业资产管理水平，减少不必要的浪费。同时也保证了低值易耗品采购前、采购中、采购后的各个环节均符合相关规定，确保采购工作的透明，大大降低了采购成本，提高了工作的计划性和管理水平，更有利于接受各方的监督，杜绝腐败。

参考文献：

[1] 刘玉平 .资产评估原理：高等教育出版社， 2015

[2] 左晶.低值易耗品及小件固定资产管理中难点与启示[J].纳税，2019，（15）：298.

[3] 谭祖印张尚坤. 低值易耗品定点采购及信息化管理[J]. 实验科学与技术，2014，（3）：163-164

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