| 标题 | 关于干部人事档案数字化工作的思考 |
| 范文 | 章云帆 摘 要：干部人事档案数字化工作是时代发展的必然趋势，也是高效服务组织人事工作的现实需要。本文阐述了干部人事档案数字化工作的意义，分析了目前推广面临的困难，提出了相应的对策。 关键词：干部人事档案;数字化 “干部人事档案数字化”是指按照国家规定的《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017），利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。利用企业内网，通过档案管理系统实现对档案材料的收集、整理、保管、统计、查借阅等日常工作的数字化管理。 一、干部人事档案数字化工作的意义 是互联网时代干部人事档案管理发展趋势的必然要求。在中共中央办公厅2018年印发的《干部人事档案工作条例》中明确指出：组织人事部门及其干部人事檔案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。 《条例》对当代干部人事档案管理工作提出了新要求，指明了新方向。 是提升档案资源利用效率的有效途径。将纸质档案通过扫描、图像处理等转化为数字化信息进行储存、检索、查阅，大大提高了档案管理员的工作效率，同时也提高了干部人事档案的利用率。省去了查看纸质档案的环节，直接在档案管理系统中搜索查询对象的相关资料，省时省力。 是延长纸质档案保存期限的有效方法。干部人事档案是原始凭证，需要长期保存。对干部人事档案实现数字化管理，客观上减少了原始纸质档案的使用频率，降低了磨损概率，延长了纸质档案的保存期限。 二、推广干部人事档案数字化工作面临的困难 传统观念制约数字化推广。依据干部人事档案“机密性”的特点，其内容由组织掌握，不得随意公开，所以受传统思维影响，大多数企业并没有轻易推行人事档案数字化工作。有的可能已经开始将纸质档案扫描成电子档案存储或者借助相关软件应用于日常的人事档案管理中，但支持数字化工作推广的软硬件条件还不够成熟，未能建立起全面、系统的数字化管理体系。 岗位人员的业务素质能力有待提高。近年来，为了加大干部人才培养力度，企业内部通过轮岗交流加速推进年轻干部人才的成长速度，人员变动较大，加之多数干部人事档案管理员属于兼职，提升专业素质能力成了亟待解决的问题。数字化工作对岗位人员提出更高的要求，对人事档案管理工作缺乏专业理论知识，成为推广数字化道路上的一大障碍。 安全保密性受到一定威胁。档案中包含了干部员工的履历表、家庭成员以及奖惩材料等重要私人信息，是党的执政资源和重要财富，在互联网时代推广数字化存在不可避免的安全威胁。一是网络安全。档案数字化管理不可避免要用到网络，如无法提供安全坚实的网络环境，会有被攻击盗取信息资源的可能性。二是设备安全。如遇服务器崩溃、硬件损坏或病毒入侵，会给现有的档案资源带来一定的损失。三是数字化加工过程中的安全。纸质档案数量多，分类扫描并上传系统工作量大，无专职档案管理员的企业一般选择将数字化加工业务外包，业务外包在一定程度上存在档案丢失和信息泄露的风险。 三、对策和建议 提高政治站位，为推行数字化工作提高思想认识。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和品鉴人才的重要基础和重要依据。在互联网新时代，我们应顺应时代的发展要求，引进先进理念和先进技术，推动干部人事档案数字化工作向前发展。企业可以自上而下开展，做好顶层设计，制定推行方案，规定时间点，制作路线图，同时纳入年度考核，科学有序推进。 加强岗位人员培训，为推行数字化工作提供必要的人才保障。加大干部人事档案专业理论知识的培训力度，形成常态化培训机制，切实推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。同时，需增加网络安全、信息技术安全等方面知识的培训，使档案管理人员具备基本的安全防护知识，增强其数字化安全保密意识。 加强软硬件设施建设，为推行数字化工作创造必要条件。干部人事档案数字化工作必须有足够的财力、人力和物力支撑。有条件自行开展数字化建设的企业必须要有足够的经费、专业化的团队和工作中必不可少的计算机、扫描仪等必要的硬件设施。选择数字化加工业务外包的企业同样需要充足的经费保障来推动数字化工作的开展。 强化安全防护，为推行数字化工作筑牢“防护墙”。一是开发方便快捷安全高效的档案管理系统。根据工作需要，开发设计扫描上传、分类归档、登记、查询和管理等模块，提高档案资源利用效率，实现档案利用价值最大化。二是打造安全可靠的运行环境。在企业内网中运行干部人事档案系统，通过信息加密、访问控制、网络完全密钥等技术，做好登录使用者的身份鉴别。三是选择数字化加工业务外包的企业需考虑档案在转递、扫描等过程中的安全问题。在签订合同时要充分考虑保密条款，明确外包公司相关工作人员的工作职责和具体保密条款。如禁止拍照、禁止携带 U 盘硬盘等对档案扫描件进行拷贝、工作场所必须安装摄像头等内容写入保密协议。 深化干部人事档案专项审核成果运用，为推行数字化工作奠定基础。干部人事档案专项审核是在全面审核档案的基础上，重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、专业技术职务、家庭主要成员及重要社会关系等重要信息，尤其要注意审核档案是否有涂改造假，信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等。依托专项审核结果，将真实、准确、规范的档案信息资料数字化录入数据库，上传系统，进一步提升档案管理工作质量。 三、结 语：干部人事档案数字化工作是互联网时代党的干部队伍建设中一项重要的基础工作，是时代发展的必然趋势也是组织人事工作的现实需要。以目标和问题为导向去解决干部人事档案数字化工作中的问题，才能为组织人事工作提供更加高效便捷的服务。 参考文献： [1]谢利芳、丁兰岚.干部人事档案数字化建设研究[J].兰台纵横，2020（1）下：66—67. [2]方军 .对新时代干部人事档案数字化工作的思考[J].办公自动化杂志，2019（8）：31—33. [3]《干部人事档案工作条例》. |
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