| 标题 | 企业办公行政一体化信息管理的创新实践与思考 |
| 范文 | 摘 要：现代企业发展的过程中除了要进行日常的办公活动之外，还需要开展行政方面的事务。办公和行政事务贯穿整个企业所开展的各项经营活动之中，为企业提升核心竞争力和高效管理提供了相应的基础和支持。由于现代企业中办公和行政方面所涉及到的事务领域众多，行政、办公两种事务处理常常呈现出低效率、复杂化和细碎化的趋势。因此就需要企业行政办公进行一体化，并充分利用相应的信息技术加强管理的实际效果，保障整个企业办公和行政事务的处理效率可以稳步提升。本文通过研究企业行政办公一体化信息管理，提出创新企业办公行政一体化信息管理的具体策略，促使企业在这个过程中不断提升自己的核心竞争能力和处理行政办公事务的高效性和有效性。 关键词：企业;行政办公一体化;信息管理;创新实践 引言 针对企业进行办公行政一体化信息管理是对传统的行政办公管理方式的重要变革环节，这对于企业提升自身的竞争力、加强自身处理办公行政事务。为了能有效提高办公行政一体化的进程，因此在这个过程中主要是采用信息技术的方式来构建相应的一体化信息管理平台。该平台的建设主要是以提高效率和服务水平为核心，并将信息化手段作为支撑，尽可能促使该管理平台具备较高的反应速度、完善的流程以及能够共享众多的信息。最终保障企业的实际决策效率和管理效益得以稳步提升，带来更高的水平和质量。这也是当下企业未来发展和管理改革创新的重点内容。 根据现当下的市场发展形式的需求，更多的企业已经开始根据自己的实际情况进行思考和创新实践，尽可能将本企业之中的传统业务和信息技术相结合，并把办公行政管理中会涉及到的业务流程作为“桥梁”，将办公行政之中的各个要素进行充分结合，例如：规章制度、岗位职责、业绩考核、管理流程等，运用行政一体化信息管理来让整个业务处理落实到具体化和有效化的流程之中，这也是本文研究的意义所在。 一、相关理论概述 （一）一体化管理应用理论 一体化管理指的是通过将两种或两种以上不同的事物采用高效化和有效化的措施，形成具有联系性和关联性的个体，进而发挥出协调、共进的作用，最终可以让组织所设置的目标得以更高效率的完成。一体化管理与其他管理方式有着较大的区别，在管理更多的是将更多的管理流程和程序进行整合优化，促使其能够呈现出相对完善、相对补充到管理体系。一体化管理体系的建立是根据企业未来的发展目标，采用控制论、系统论、信息论等多种观点和方法，并借鉴具有先进性和科学性的质量管理办法，构建出能够符合企业未来发展需求和法制法规的管理办法和途径。在这个过程中企业的经济、社会以及政治责任目标能够呈现出相辅相成的状态，企业内部的各个子系统都能得到全方位的沟通和关联。 （二）企业办公行政一体化信息管理 一体化中包括了信息、人力、过程以及设备等各个方面的集成。信息集成指的是通过运用多项技术促使信息所以在企业的内部实现交换和共享。在这个过程中首先要选择和开发具有规范化和标准化的软件工具和设计方法，解决在异构环境下信息集成的各项问题;另外则是要设计和规范信息数据库;二是过程集成。主要是通过应用并行工程的方式方法来将产品开发的整个周期最新有效缩短，降低在这个过程中所需要进行修改的次数，进一步保证产品的质量稳步提升。其主要的关键内容是要针对产品设计开发进行建模和重新构建，促使整个工作环境与产品的数据管理得到协调;人的集成是当代企业在发展和管理的過程中最为关注的一部分，其中包含了在企业运作的过程中人发挥出来的重要价值和作用。人和系统二者相互影响，通过系统的帮助可以促使人最大的发挥出自身的主观能动性;而设备集成主要是指企业中所有的设备都能保持在正常的状态顺利运行，有关于设备的养护、信息采集发送以及运行顺序等都能处于企业的把控中。 企业办公行政一体化信息管理的出现是由于企业为了提升自身的管理水平，并尽可能将管理的各项职能和效率充分发挥出来。在这个过程中，企业办公行政一体化信息管理是将企业看作是一个具有关联的整体，可以帮助企业将内部管理和控制的有效性大大提升，保证企业之间的各个部门和相关机制中的信息流动效率和畅通度也能提高，进一步将管理人员参与到管理的时间减少。例如：在企业办公行政一体化信息管理中，可以采用统一化的体系来控制企业的各项业务活动，促使企业的所有规章、流程、制度都能达到制度化和规范化的目的。还能提高整个企业运转和工作的实际效率。 二、构建企业办公行政一体化信息管理的价值 （一）促使办公行政业务的开展更加便利 伴随着时代和信息技术的快速进步，促使各个行业的发展都与信息技术和电子化工具常联系。现代企业应当根据自身的实际需求建立和开发符合自己未来发展趋势的办公行政一体化信息管理工具。通过建立该工具可以将办公和行政方面的所有流程和相关的手续都集中在同一个管理平台或工具之中，而且这个工具的使用并不会受到国内外不同地域之间的时差限制，只要登录进一体化信息管理平台或者是相关工具就可以自行查询和提交相应的材料，等待工作人员对其进行审批和回复。而且通过该平台或工具尽可能让上级领导对员工的各项信息和状态即时了解，而且任务和工作信息的安排也能在短时间内完成。 （二）提高服务质量、节省工作时间 通过采用统一规划、统一流程的信息管理系统或工具可以保障相关的办公行政工作业务得以顺利的开展。降低纸质文件传递的时间，减少工作人员所需要耗费在收集材料和审批材料上的时间;此外还能提升办公行政的服务工作质量，运用企业办公行政一体化信息管理系统或工具，保障能够发信息在最短的时间内传达给不同层次和不同部门的员工，减少由于递交文件而导致的中间环节错误，进一步提升效率。 企业在使用办公行政一体化信息管理系统后，成功解决了细碎化、繁琐化以及多元化的工作任务，促使办公行政工作能将涉及到的工作业务进行很好的处理，统一化的授权和代办，将办公行政与日常业务成功相结合，促使办公行政的领域不断拓展，相对较好的将管理工作痕迹进行有效化和合理化的保留，对数据的分析成果和实际的效果也大大提升。 （三）实现企业内部业务流程的贯通性 通过创新企业办公行政一体化信息管理可以有效的整合企业内部的管理资源，同时也展现出较强的集成思想，促使各个平台和各个部门之间的信息得以实现共享，各部门之间的协调性和友好性也大大上升;此外整个业务流程的优化，各部门在开展业务的过程中其具体流程都体现在这些信息系统和表单上，尽可能弥补了等下现在企业存在的监督和考核手段不足的情况;三是工作职责方面更加明确，严格遵守分级授权制度。每个员工都可以按照自己的账号和密码登录系统，而后台的管理人员则可以按照员工的实际岗位和具体的管理范围来给予这些账号授权，若是员工自身的岗位出现变动，就可以改变这些账号的授权级别;四是体现了内控思想，在企业内部实现了闭环管理方式。现代企业在进行管理的过程中强调了要求进行内部控制，并将其落实到企业的执行、决策以及监督的每一个环节之中。因此通过构建企业办公行政一体化信息管理系统可以保证现在企业内部得以形成质量较高且在持续优化的运营方式和模式。总的来说将管理与业务信息沟通流畅度大大提升。在现代企业中的组织机构一般是由多个部门组成的，除了一般的业务部门之外，还包括了管理部门，而运用行政办公一体化信息管理系统则可以有效帮助解决存在的企业内部部门存在的联系性不强的多项问题，将企业内部的信息和重点安排进行及时的公布，最终可以让员工在规定的时间范围之内完成相关的任务，还能积累和充分利用有关系统之中的相应信息。 三、 企业办公行政一体化信息管理系统创新实践 现代企业在发展的过程中办公行政管理除了涉及到日常的公文、会议以及相关事务处理之外，还应当具备管理企业、企业经营活动、预测未来发展共享信息以及优化各项业务流程。总的来说企业办公行政一体化信息管理架构应当包括监察、公文制度管理、绩效考核、会议管理、后勤事务处理等多个方面的功能，同时还要保证该系统的实用性和可操作性较强。 （一）企业办公行政一体化信息管理基础网络结构 1.经营检测 这部分内容中包含了对于市场变动和未来发展趋势的监测、企业的生产和销售检测以及企业任务完成情况监测。当下现代企业主要是为了能够获得较多的利益，同时适应市场的发展趋势，因此就需要关注本企业在市场之中所需要耗费的各项成本、本公司产品在市场上的价格走势以及利润等多项指标。这些指标都是由企业办公行政一体化信息管理系统进行监测，并收集相应的数据，尽可能将这部分内容归纳和整合到“经营监测”这一板块之中，并形成具体化和固定化的模板和图表，尽可能为企业的未来发展和决策提供一定的理论和数据依据。 2.制度管理系统 该系统中也体现了集成化的思想，该系统主要包含了制度化的拟定稿件、审核文件、发布、建立健全数据库、修订文件内容以及废止不恰当的制度，体现了全生命周期在线管理的先进模式。同时在此基础上通过应用业务流程节点和制度条款相结合，促使制度和业务办理能够实现无纸化的操作。现代企业还应当将制度管理系统与领导层面的系统进行连接，上级所发布的各项任务和最新修订的制度不能够通过该系统向下进行传达，同时还要收集有关该企业所处行业的最新标准和制度，并有专业的工作人员进行解读，使得这些制度能够在最短时间内得到更新，保持最新和最准确的状态。 3.公文管理系统 公文指的是涉及到企业各项制度、行政措施以及国家所颁布的政令政策等，而公文管理系统则是承接和布置这些制度和政策的最重要载体，其主要的原则是以规范性、准确性以及及时性为主。在企业办公行政一体化等信息管理系统中公文管理系统的主要特征是：首先是具备规范化和固定化的流程和模板，同时还要运用“无纸化”等方式方法将相关的公文审批和发放等事务进行完成;其次是档案系统与公文管理系统中的信息实现了高效化和互动化的共享方式，不同级别的工作人员能够在随时随地查到在自己权限范围内的相关信息和内容;最后是体现出“电子办公室”有一个理念，在随时随地接受和分派任务，待办事务则是可以得到实时的提醒，而且可以利用移动办公系统或者是VPN来在不同的地点进行办公，提高办公的实际效率和成果。 4.督查督办系统 督查督办系统主要的功能是针对企业发布的各项决策、开展了业务和全局性的工作进行有效监督和督促，充分体现了布置与落实相结合的执行理念和文化态度。办公形成一體化的督查督办系统首先体现了督办重点化和督查层次化。针对领导所布置的重点任务、年度工作的要点和重要会议以及所涉及到的难点业务和热点事项都属于督查的重要的内容和范围，同时督查也应当定期进行督查;若是出现逾期未完成的各种事项和业务则转变为重点督办的事项，通过下发一些通知单来督促这些事务要在规定的时间内完成;其次是实现在线监测和过程管控。企业中所有的业务和各项工作都需要在督查督办系统中形成电子督办流程和业务单，能够促使业务的办理情况更加清晰明了，根据授权等级不同可以查询到不同的信息，并根据实质性的工作要求来对该业务进行批示和调整。每个月都会形成具体化和有效的电子督查分析报告;最后则是实行闭环管理和促使流程贯通。要积极在公文系统中形成会议系统记录，而且要针对重点工作中直接进行立项。最终的督查督办结果要成为考核评价标准之一，上传到考核系统之中实现精准考核。 （二）企业办公行政一体化信息管理系统功能细分 企业办公行政一体化信息管理系统需要根据企业的实际需求和办公行政业务流程进行设计，这样才能同时满足行政和办公的共同需求，以此来实现具有畅通化和有效化的信息流，保障企业的各项事务得以顺利的开展。 1.员工信息管理 这部分主要是针对员工的个人信息和相关数据进行管理，包括员工的个人基本信息、对员工个人信息进行维护和更新以及员工在企业中的日常工作安排和休假等进行及时记录和更新、员工的日常公司管理等诸多内容。而且应当将员工的工时和休假管理进行结合，确保员工可以在短时间内或在日常生活中得以及时查询和应用这些信息。 2.办公行政事务管理 一体化系统中主要是将办公和行政中的各个管理工具进行集中，包含了企业规章制度、行政审批、预定会议、办公用品管理、决策传达、政策通知以及信件管理等多种办公行政事务。在这些管理功能中员工所能够操作的功能有所不同，基本上员工可以操作企业通知、规章制度以及办公用品等功能，对于员工比较常用的下载和查阅功能也对员工进行开放;员工可以选择相对来说比较合适的地点、时间以及内容提前预定会议室，并合理的使用公司范围之内的资源，可以提前预订或取消;员工还可以随时查阅企业内部的不同安排，并根据这些安排来调整自身的计划和工作任务;员工还可以登录相应的平台查阅与自己相关的邮件或者是其他工作任务信息。 3.差旅管理 这部分管理主要是将机票预订、差旅申请以及酒店预订等多个部分的功能进行整合，形成具有多样化且互相关联的办公管理工具。当企业员工需要进行异地出差时，会涉及到有关酒店和机票方面的预订，在这时则可以将差旅申请上传系统，并要求一体化办公行政系统进行审批。 4.财务报销管理 一体化行政办公系统应当还包括财务报销管理，通过该部分的功能可以将员工所提交的需要进行财务报销的内容进行统一化的记录和处理。站在员工的角度上来看，通过应用系统自动生成的格式化的单据格式填写，尽可能避免由于手动填写而导致出现的笔误情况，减少出现错误，而且系统可以对从填写的内容进行智能化的审查;另外在项目管理方面，该系统的存在可以整合相应的数据，进一步为监管项目的开展的数据进行合理分析，对于公司的财务状况和具体营运情况可以更加有效的掌握，并在此基础上作出具有适当性和合理性的方针政策，还可以将原始的数据电子归档的方式，作为企业的发展过程中的永久性资料储存在企业的系统之中。 5.文档管理 将企业内部所经常使用的不同文档进行统一化的处理和储存，员工可以根据自己的权限来登录账号并对其进行随时调取文件和资料;行政工作人员还需要将文档版本进行更新，通过运用这样的方式来保证员工可以使用最新的版本来进行文档应用;而文档管理还可以进行在线共享协作的方式，促使文档运用更加高效化和有效化;另外还要对具有较高重要价值和敏感的文件设置相应的权限，避免出现重要信息泄露的情况。 6.综合信息查询 行政等工作人员需要对公司日常的各项综合信息进行及时更新，而且还要注意员工在日常工作中经常使用但是会有所忽略的内容一定要重点强调，员工可以通过登录一体化办公行政信息管理系统来获取所有想要查询的信息内容。 四、行政办公一体化信息管理实行方案 （一）实行策略 在企业中开展行政办公一体化信息管理则需要分为不同的阶段来进行开展，系统的构建和设计由第三方供应商按照我们企业的实际需求和构建方案进行完成，并在企业内部设置相应的IT部门来对这些系统进行安装和调试，总的来说主要分为三个步骤推动。首先应当在企业的人事部和行政部中推动和试运行行政办公一体化信息管理系统，时间持续了一个月左右;其次应当向整个企业的所有部门中都安装该系统，并对企业领导和相应的行政助理重点培训，并逐步推广到每一个员工上;最后总是要对整个企业进行调试和安装系统操作平台，并派遣相应的工程师解决相应的安装和培训问题。还有对传统的管理方式和方法进行淘汰和关闭。通过应用这样的方式极大的减少了企业在推广系统过程中所需要承担的各项压力，还能保障企业在开展工作的过程中不受到更新系统的影响。 （二）执行流程 1.开发阶段 要在企业内部开发办公行政一体化信息管理系统。该系统的开发应当由行政办公部门和IT部门共同完成，根据企业的发展需求和业务流程进行充分的调查，以此来为后续进行办公行政流程优化打好基础。之后便可以开展软件开发。针对所出现的各项问题及时给开发人员进行反馈，最终可以促使开发出来的系统符合办公行政一体化信息管理的需求; 2.系统的安装运行 首先应当在企业中的人事部和行政部将办公行政一体化信息管理系统进行运行，同时还要对这些行政工作人员和办公人员进行培训，主要包括了各项功能和工具的操作方法和使用技巧，在出现问题之后应当处理和解决的办法。而且通过这段时间的试运行可以为该系统中存在的不足和缺陷之处凸显并得到解决，员工可以对该系统的缺漏提出具体的意见，相关的开发人员都可以根据以前进行调整和改进;其次是要把具有成熟性的系统推广到所有的部门都安装新的系统平台，并对员工开展培训，促使员工可以建立起办公行政一体化和信息化的理念，尽可能了解到在条件下办公行政一体化的具体工作特征以及如何对系统进行展开操作;最后则是要按照不同的阶段来陆续关闭过去的办公行政服务。对系统进行后续跟踪和负责，进一步对该系统按照企业的需求发展跟新。 结语 现代企业在发展过程中对于管理问题极为重视，希望能解决存在的闭环难和管控难的诸多问题，这是企业在进行管理过程中最需要解决的问题之一。企业在应用办公行政一体化信息管理系统是将业务进行集成化，促使企业所使用的系统形成集成性、实时性以及网络化相结合的发展模态，并利用该系统有效帮助每一个员工形成业务上的清单和模块，进一步实现结果与过程上的一体化和统一化。由此可见，办公行政一体化信息管理系统的存在成功帮助了企业和员工的各项需求都被有效满足。但是在实行的过程中要注意对员工的情绪进行及时疏导，部分员工会由于系统在应用的过程中由于使用操作不流畅而导致出现抵触和反感情绪，因此需要对员工及时开展培训，并让员工形成良好的习惯;此外还应当加强对系统安全性的保障，从员工的授权管理和系统稳定两个方面入手，盡可能将系统的稳定性和安全性得以较好的保障。 参考文献： [1]罗业，窦海霞，杜彤云.大型国有企业一体化协同办公平台建设及应用[J].网信军民融合，2020（06）：51-55. 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