| 标题 | 信息化条件下文书档案的价值及保护解析 |
| 范文 | 陈晖 摘 要：随着信息化社会的发展，文书的保护工作越来越多样化，丰富化，这对于文书管理人员是一次巨大的考验，为保证文书档案保护工作能够顺利的开展，本文将从档案凭证，文书档案保护方式反思中国现如今的文书档案改革工作。 关键词：信息化;文书档案;价值;保护 随着信息化社会的不断发展，越来越多的通信工具以及新型算法如大数据，人工智能的广泛应用给传统的档案管理和归档以越来越严重的危机，传统的文书档案管理往往以书面材料的物理保存为主，但在信息化社会下，如何将传统的文书档案保护与新媒体时代下的大数据统计所联系起来，是档案学当务之急的改变，同时大数据的采集，归档有力的推动了转型后的文书档案的发展，使它的检索数据和整理信息的能力得到提高，同时网络数据在文书档案保护中的应用能够让科学研究得到更深刻的挖掘。 一、档案凭证的价值 档案凭证是档案中判定档案真伪和时间、档案类别的重要工具，档案工具对于文书档案的真伪判定具有不可替代的价值，同时也节省了搜寻档案信息的时间，传统档案凭证被电子凭证所取代因为它拥有一些被时代遗弃的弊端。 （一）差异性 每个地区的档案归纳由于地区政策不同，地理形态不同等等原因所以早就出每个地区的档案凭证的规则和评定各不相同，一个地区的档案凭证可能在别的地区无法发挥评定真伪的作用，因此在信息化条件下的社会，电子凭证成为了跨越地区的通用式凭证。 （二）时效性 由于传统的档案凭证通常由纸质凭证为主这样的凭证往往具有一定的保质期且安全性不高，很容易造成遗矢遗漏的情况出现，往往只能够保存数年之久随即便失去了效用，即便是保存条件好的情况下，反而会牺牲档案凭证的便捷性，同时房屋产权证、个体商户经营许可等相关凭证往往伴随着使用者的生存时限，一旦使用者死亡，相关凭证便马上失去效力。 （三）单一性 传统的档案文书的凭证与所指的实物或效力一一对应，因此每个凭证所包含的信息十分有限，因此数据库要存放大量的档案信息来维持凭证的发放，但由于档案凭证的单一性导致工作人员的工作量负担加重，失去积极性，同时也会让档案凭证失去灵活性。 二、信息化社会下文书档案保护的必要 传统的数据归档方式为双轨制和双套制以及互联网出现后的数据资源长期保存。显然网络数据的保存是对于文书档案保存最关键的方式，数据储存就是所谓的树杈式信息储存，同时互联网络上的数据资源不易丢失，具有备份数据的网络数据虽然一定程度上降低了信息的安全度，但是信息本身的归纳质量得到了增强。往往与网络数据资源存储所配套的是物理存储即依据数据源的剥离将其所剥离的信息运用纸质亦或是档案、文件、硬盘进行归档，将档案数据移送给相关部门和保险系统中，同时物理储存相较于数据储存更具有监管性和安全性，对于合法获取信息的审核也更能过获得监控，因为数据储存受制于网络的不确定性，即便是最严密的安全审查和监控都会有无法考虑到的漏洞，同时由于各地的网络数据档案保存和归档的方式与严密程度不同，因此网络数据存储的安全质量也各不相同，在技术不过硬的情况下就贸然采取网络数据储存往往造成严重的失误，同时文书档案包括政府文书、军队文书、地产文书等等這些数据的泄露对于中国国土安全以及个人所造成的的危害不容小觑。 三、文书档案保护方式 （一）文书档案的意义 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，它其中包含了一些国家机密信息和政府机关指示等等重要信息，所以对于文书档案的保护是信息保护的重点之一正因为是通用文书所转化而来的，文书档案的整理归档对于通用文书的要求比较高，如果能够更高效的梳理和规范通用文书的处理，文书档案整理将会更加的高效、便捷。 （二）文书管理方式改革 文书档案的管理方式是否科学、是否高效、是否符合实情是中国文书档案保护管理的基础和关键，一个科学有效的文书档案管理方式能够大幅度提升工作人员的工作效率和时间，在文书管理改革方式上我们要确立权责明确体系，弥补在文书档案审核中的漏洞，加之合理的奖罚机制让文书管理方式走向现代化和高效化。 （三）文书档案管理人员综合素质培养 在文书档案高效处理的进程中，一个工作人员或是领导对于文书档案的重视程度也严重影响了一个文书管理方式是否高效化，一份文书档案的收集和整理的质量可以反映出领导部门对于拟办工作的重视程度和态度是否积极。同时也要完善内部的监督体系，避免各个部门的相互制肘，如果基层工作人员了解文书档案的管理方式就不能让其上层管理部门通过不科学或者没有效率的方法来干涉其文书档案工作，同时底层员工要对于权利内部运行情况拥有建议权和举报权，让文书档案管理工作高效运转，再这样的条件下，各个部门之间对于通用文书的处理和收集工作才会避免互相推诿，文档积累，工作效率差的事情出现。 （四）要实行文书档案集中处理 档案的集中是保证处理效率高效运转的前提，因为档案文书具有关联性，一旦文书的一个要素脱离集中管理就会对于整体的文书档案处理产生重大的影响，同时集中化的档案管理有利于提升文书的安全性和隐蔽性，集中对于文书档案的回收与处理也是保证文书档案凭证的重要原则之一。 结语 尽管在信息化条件时代下的文书档案工作仍旧有许多不科学的方面和低效率的做法，文书档案管理方式要进行积极的改革，如果被时代发展所倒逼转型那么时代红利将不会普及到文书档案工作方面上。当前的文书档案处理有着各种各样的问题如传统管理方式陈旧，管理人员的综合素质底下，部门之间的相互制肘等的等等，我们一定要多思考，多创造新的管理模式保证文书档案的安全。 参考文献 [1]冉朝霞.档案学视角下网络舆情大数据的采集、研判和归档研究[J].档案管理，2018（01）：57-58. [2]宋夏南.浅谈信息化条件下文书档案的价值及保护[J].办公室业务，2018（01）：47-48. |
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