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国际货运代理企业合规操作问题探讨

范文

欧阳驹

摘要：合规操作是国际货运代理企业为发货人办理货物出运工作中的一项基本要求，然而部分国际货运代理企业为了承揽更多的业务却人为放弃了对这一基本要求的坚持，并将自己处于被投诉、索赔、诉讼等潜在风险之中。所以分析国际货运代理违规操作的危害，研究合规操作的程序与方法，可以提高国际货运代理企业合规操作意识与水平，降低国际货运代理企业业务经营中的潜在违规风险，使其可以持续、稳定发展。

关键词：国际货运代理;违规电放;合规操作;程序;方法

国际货物运输实践中，部分国际货运代理企业及国际物流企业（以下统称“货代企业”）为了承揽更多业务人为放弃了合规操作的基本要求，即使发货人的要求不合理也会尽最大努力去满足，却不知这些违规操作已将自己置于被投诉、索赔、诉讼等潜在风险之中。本文将以一则货代企业违规安排电放被诉讼案为例，分析违规操作的危害，研究合规操作的程序与方法，希望能给货代企业带来一定的借鉴作用。

一、案例导入

2019年3月10日，货代企业M（以下简称“M货代”）接受老客户贸易公司A（以下简称“A公司”）委托从中国宁波港出运15立方米、价值12万美元的拼箱货物到韩国釜山港。由于是近洋运输且目的港收货人无需正本单据清关，所以A公司每次都通过电放形式放货以避免货等单（装运单据）而产生滞港费。然而这一次M货代要求A公司提供电放保函安排电放时，其业务负责人兼法定代表人王总却通过微信回复说目前正在韩国出差，暂时无法提供加盖公章的电放保函，要求M货代凭微信授权直接安排电放。考虑到A公司是合作已经超过几十次的老客户且王总又是法定代表人，过去也有其他客户凭微信授权安排电放的先例，所以M货代在未收到电放保函的情况便对此票货物安排了电放，并将己方作为承运人的电放提单给到王总。但是这一次违规电放却给M货代带来了诉讼风险。2019年3月20日，M货代收到自称A公司合伙人张总的电话，质询为什么在A公司没有收到货款也没有提供电放保函的情况下就对此票货物安排了电放，导致收货人在未付款的情况下就提走货物，使A公司失去收款保障？M货代辩称已经收到其业务负责人的电放要求及微信授权，是否收回货款是其公司内部问题。但是张总反驳说其业务负责人王总因公司内部经营争议问题出走韩国，已经被收回相应印章的控制权和使用权，其行为已经不能再代表A公司。M货代在未收到A公司出具的加盖公章的电放保函就安排了电放，理应对其不合规的电放行为负责，承担由此给A公司带来的12万美元货款损失，并据此将M货代诉讼到地方法院。M货代立即联系A公司业务负责人王总，王总确认了其公司内部经营争议问题，并称此票货物韩国收货人实际控制人就是他本人，与其合伙人张总的经营争议解决后就会付款，承诺尽快解决问题并说服张总撤诉。后历经2个月王总说服了张总并撤诉，最终在A公司内部解决了问题。

二、案例分析

电放（Telex Release）是指发货人在装运港不要求承运人签发正本提单或是交回承运人已签发的全套正本提单，改以电子形式（最早是电传，即电放英文中Telex的由来，然后是传真，现在基本是电子邮件）将货物直接放给目的港收货人（或其代理人），使收货人在目的港提货时无需提交正本提单的一种转移货物控制权及所有权的形式。电放一经安排就会使发货人失去对已装运货物的控制权和所有权，所以承运人在实际安排电放前都必须要求发货人提供电放保函以规避己方责任。整箱运输货物通过船公司电放需要寄送加盖发货人公章的正本电放保函原件给船公司，拼箱运输货物通过无船承运人电放需要提供加盖发货人公章的正本电放保函扫描件或是传真件给无船承运人。国际货物运输实践中，承运人必须收到发货人的合格电放保函之后才能安排电放，这是硬性要求。本案中M货代在未收到发货人A公司提供的电放保函扫描件或是传真件，仅凭其业务操作人员微信授权就安排了电放，在程序上是存在过错的，在操作上也是不合规的。同时M货代将A公司法定代表人行为完全视为A公司行為也存在一定的片面性，因为无法确认法定代表人在具体业务中是否获得了公司的充分授权。综上，A公司合伙人张总要求M货代承担违规电放责任具有一定的合理性，如果最后问题不能通过协商解决，M货代需要先行承担相应责任，然后向A公司的张总进行追偿。尽管本案最后得到了解决，但是也给M货代及有类似违规操作的货代企业敲响了警钟，毫无原则地满足客户的合理的、不合理的要求不但不能维持住客户，还可能带来一系列的被投诉、索赔、诉讼等潜在风险。

三、几点启示

（一）提高合规操作意识

货代企业规避被投诉、索赔、诉讼等潜在风险的根本方式是合规操作，严格按照法律、法规及企业内部规定程序为发货人办理货物出运事宜。同时提高合规操作意识，加强企业内部操作程序与规范管理，将合规操作作为内部销售员工与操作员工日常管理及考核重点，对待大小、新老客户（发货人）一视同仁，在主观上拒绝违规操作，不引导、不帮助发货人实施任何手续不全的货运操作。

（二）程序及要件合规

1.新客户需要签订货运代理协议。货代企业受新客户委托办理货物出运手续时，需要参照中国海事仲裁委员会推荐的《货运代理协议示范条款》（详见http：//www.cmac.org.cn/？p=582）签订货运代理协议，明确双方的责任与义务。除了示范条款，笔者建议在货运代协议中还要约定以下内容：第一，双方业务负责人姓名、身份证号、手机号码、微信ID、QQ及电子邮箱。第二，发货人订舱所用业务章以及正式文件所用公章印模留底。第三，后期业务中的订舱委托书需要加盖业务章、保函等正式文件需要加盖公章才能生效，且所有业务往来都需要通过上述约定的电子邮箱发送，其他形式发送的不作为最终依据。第四，所有以扫描件为准的文件必须是打印出来后加盖相应印章的扫描件，而不能是直接加盖电子印章形式，以防原业务负责人离职或是类似本案中在内部已经被收回印章使用权后还能以电子印章形式办理业务的情形发生。货运代理协议作为实际办理出运前的要件之一，需要加盖发货人合同章或是公章，期限一般是一年，有效期内签订一次即可。

2.老客户要凭书面委托办理出运。已经签订委托货运代理协议的客户，在实际出运货物时货代企业还需要要求发货人通过约定邮箱发送加盖约定业务章的订舱委托书，并根据实际业务委托项目（详见表1）再次核实报价及安排出运。如有订舱委托书中委托项目之外的项目发生，必须告知发货人并取得发货人的书面授权后办理，严禁出现越权代理的情形发生。由于不同业务委托项目会有所不同，所以订舱委托书是每次出运货物时的必须要件。

3.电放必须凭发货人保函处理。如前文所说，电放会使发货人立即失去对已出运货物的控制权，所以货代企业办理电放时必须取得发货人提供的加盖公章的电放保函这一必须要件，对任何发货人的任何解释、任何货等单等紧急情形都不能例外，有效区分人情要求与要件要求。必要时可以向发货人解释：“我们的合规操作才是您信赖我们的基石，才能为已出运货物提供安全保障。”货代企业任何时候都必须坚持凭合格电放保函安排电放这一底限。

电放保函包括两部分内容，一是已出运货物基本信息，二是发货人声明条款，详见表2。

（三）流程及方法合规

货代企业收到发货人的合格订舱委托书后，可以参照下面的流程安排货物出运工作，其中在每一环节都有提示、有确认是实现合规操作、避免后期争议的有效方法。

1.提示并确认报价。当收到发货人的合格订舱委托书时，正常来说其准备出运货物的件、毛、尺等数据已经基本准确，货代企业需要据此发正式报价给发货人，建议以列表形式说明此票出运货物的费用明目及金额。为避免后期争议，即使之前已经给发货人发过报价也要重新报价，因为这期间出运货物的数据及费用金额都可能发生变化。在报价中要说明哪些费用是按照“体积/重量（运费吨”）收费，哪些费用是按照“票”收费。此外，还需要说明报价的有效期。尤其是在某项费用金额预期上涨的情况下，必须说明报价的有效期，避免后期费用上涨而没有事先说明而产生争议。同时也要提示发货人预期涨价幅度，让其提前做好准备。实务工作中，报价时除了列明装运港费用外，还要提供目的港费用供发货人以及收货人参考，避免货物到港后收货人因目的港费用过高拒绝提货，并向发货人投诉的问题产生。正式报价被发货人确认后才能实际安排出运事宜。

2.提示并确认出运注意事项。货代企业在每次货物出运之前都有必要提示发货人一些必知的注意事项，建议做成一个提示文件发给发货人，防止新客户或是客户新业务人员因业务不熟练而出现差错。第一，货物应如实申报，报关单据需要与出运货物一致，不能有任何的夹带以及瞒报、漏报，避免发货人有意无意的夹带行为。第二，整箱运输货物如委托货运代理安排到工厂拉货，需要提供准确拉货地点以及联系人，确认上门拉货的卡车车牌号与后续货代企业通知的卡车信息一致后装运，告知拉货卡车最长可以免费等待时间及超时收费标准;拼箱运输或是在码头指定仓库装箱，货物由发货人自行送货到仓库时，要告知发货人最迟的进仓时间以及仓库收取的费用;避免拉货卡车在装箱地等待时间过长或是发货人延迟送货的问题产生。第三，告知发货人货代企业在本次出运货物业务中的身份，即承运人、货代、船代身份的一种或是多种。如果货代企业以自己的名义签发运输单据，并表明承运人身份，则其身份既是货代又是承运人，需要对整个运输承担责任;如果货代企业不以自己的名义签发运输单据，只是向发货人转交其他承运人签发的运输单据，则其身份仅是货代，仅需承担货代责任;如果货代企业以船公司或是其他无船承运人的代理身份签发提单，则其身份既是货代又是船代，需同时承担货代及船代责任。

3.提示并确认清关单据。当下各口岸都实行电子委托、电子通关，一般无需发货人提供正本单据清关，发货人也不会做寄送正本单据的准备，如有例外需要正本单据清关的情况需要提前告知发货人，使其提前做好准备。此外，还需要根据订舱委托书的委托项目确认并告知发货人需要提供的单据种类及正副本份数（如有需要）。不管清关是否需要正本单据，都应该首先确认电子版单据，且应该在收到发货人电子版单据的第一时间确认是否合格，如不合格需要一次性明确告知如何修改。切忌在报关开始后才发现单据存在短缺或是不合格问题临时通知客户更改，防止因发货人不在办公室或是没有相应印章在手不能修改而延誤清关的问题发生。

4.提示并确认报关预录单。报关单上的内容及数据关乎到发货人能否正常申报出口退税，所以货代企业需要通知报关员在正式申报之前提供报关预录单，并发给发货人确认，提示发货人仔细确认报关单上的品名、型号、单价、计量单位、币制、境内货源地等栏目，告知其一经确认就不能修改，避免后期因申报错误产生的改单行为导致发货人及报关企业被海关降级的可能，或是无法改单影响到发货人出口退税而产生额外经济损失。

5.提示并确认运输及保险单据。在任何运输下，货代企业在正式申请或是签发运输及保险单据之前都应该发送确认件给发货人确认，待发货人确认后才能自行或是要求相关合作单位出具正本，避免因运输及保险单据不符导致发货人无法交单结汇或是收回货款的问题单产生。此外，在发送上述单据确认件给发货人确认时，建议用不同颜色文字注明需要重点要确认的栏目或是字段，以便发货人尽快确认。

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