| 标题 | 企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求 |
| 范文 | 李兵 [摘 要] 人事档案工作能给人力资源管理提供可靠真实的数据和信息，有利于人力资源的合理配置和更准确地预测人力资源的需求。针对目前人事档案材料片面、缺乏真实性，管理机制不灵活、管理方法较为落后等问题，我国应对档案管理制度和方式进行改革创新，保证人事档案的真实性，杜绝虚假信息，提高人事档案管理工作人员的专业素养，深入开发和利用人事档案信息资源，以提高企业人力资源管理水平和效率。 [关键词] 人力资源管理；人事档案；管理 [中图分类号] F272.92 [文献标识码] B 当前，知识管理的核心是对人力资源的系统管理。而人力资源管理是否有效，有很大一部分取决于对人事档案管理的好坏，因此人事档案工作成为企业人力资源管理的重要支柱。人事档案管理和人力资源管理是一个统一的、相互促进的整体，人事档案的管理要随着企业人力资源管理的发展而不断发展。知识经济时代，传统的人事档案管理已经不能适应时代的发展，现代企业人力资源管理对人事档案管理工作提出了新的要求，人事档案管理工作改革势在必行。 一、人事档案管理对人力资源管理的重要性 （一）能给人力资源管理提供可靠真实的数据和信息 通过对人事档案的整理分析，能够了解员工的过去，以往的工作经验和经历，对员工现在的工作能力做出分析，预测未来的发展潜力。人事档案可以为企业的人力资源管理工作提供有效信息，简化人力资源管理的步骤，使人力资源管理工作的效率得到相应的提高。根据人事档案的记录，对员工进行安排，发挥他们所具有的优势，避免埋没人才，导致企业人才的流失。由此可见，高水平的人事档案管理有助于人力资源管理最大限度的发挥。 （二）有利于人力资源管理的合理配置 合理有效的人事档案管理能够使企业各部门之间做到信息共享，避免信息的不通畅，保障信息的时效性。使信息在组织和组织之间，企业与企业之间，部门与部门之间，员工与员工之间合理有序的流动，避免人才过剩、人才流失或员工所具有的技能、本领没有用武之地，并且为企业的发展合理地配置人力资源。 （三）有利于更准确地预测人力资源的需求 通过对人事档案进行整理分析，能够了解到企业发展过程中对人才的需求状况，企业需要哪类人才，缺少哪类人才，由此来制定一个有效的人力资源计划。一个企业只有首先通过对人事档案的分析，获取最真实有效的数据及信息，才能更科学、更准确地预测企业人力资源的真正需求。 二、我国企业人事档案管理中存在的问题 （一）人事档案材料片面，缺乏真实性 大多数人事档案的资料中只有赞扬的内容，却很少有过失方面的内容，这就不利于企业对人力资源状况全面的分析。很多材料对于个人状况出现前后记载不一，没有根据真实情况进行填写，而是依据某一时期的个人需要，进行填写。此类现象在当前十分严重，严重影响了人力资源的管理工作。 （二）企业档案管理机制不够灵活 随着市场经济的不断推进和发展，企业的用人机制也越来越灵活，呆板僵化的企业档案管理机制已经不能适应企业灵活的人才机制了。企业招聘时会更多的关注员工的个人能力，对于这个员工之前在哪里工作，做过什么样的职位不那么重要了，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择自己最为满意的工作。用工制度的变化、人才之间激烈的竞争以及相关法律法规的颁布，很多人为了找到待遇更好或是更感兴趣的工作而选择“跳槽”，这些人回到原单位要求取回人事档案时，原单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”等情况。另外，企业人才流动较快，使当前的包括人事档案管理在内的人力资源管理机制不能够很好地发挥其应有的作用和服务功能，不能适应用人制度灵活的现代化企业。 （三）企业人事档案的管理方法较为落后 信息技术的发展给人们的工作和生活提供了很多便利之处，计算机技术在众多领域已经得到广泛的应用。但是一些企业或是一些部门对于档案的管理还处于手工填写，用档案袋装资料等行为，有的企业虽然使用计算机对人事档案进行管理，但只是简单的整理，并没有将计算机的作用发挥到最大。这不仅不能适应科学技术的发展，没有享受到信息技术发展的福利，而且还给管理工作带来许多不便之处。 （四）对人事档案的开发利用程度较低 目前，很多企业对员工人事档案的利用很被动，如果没有领导或有关部门主动提出查阅，几乎是“无人问津”。而且利用材料主要是党团材料，落实政策和工资调资方面的，真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。 （五）对人事档案的整理不够规范 目前，很多企业没有专门负责整理人事档案的部门或专职人员，有些企业所设立了相关部门但大多都没有专职人员负责分管人事档案的管理工作。没有仔细的审核和鉴定，没有认真鉴别档案内容的真实性，使人事档案管理杂乱无序。在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到：“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。而当前的档案管理工作有时会出现档案丢失，随意堆放等现象。 三、对人事档案管理工作的建议 （一）对现有的档案管理制度和方式进行改革创新，提高人事档案管理水平 要对管理人员短缺、管理资金不足、设备落后、储藏室不足等现象进行改革，在管理体制上实行集中管理。并运用现代科学技术和设备对人事档案进行系统整理、科学地开发和利用，使人事档案能够为人力资源管理工作更好地工作。建立一个现代化的信息资源管理系统，切实提高人事管理工作的效率。建立一个人事档案信息数据库，储存在信息库的信息要具有真实性、准确性、全面性以及及时性和时效性。通过数据库，可以进行人员信息的查询、检索、统计、分析，生成各种名册和表格，以提高人事档案利用工作的效率和质量，进一步挖掘人事档案的内在潜力。 （二）加强人事档案的真实性，杜绝虚假信息 首先，做好对人事档案信息的收集工作，必须实事求是，填写的信息要前后一致，不可含糊不清，相互矛盾。其次，提高对档案法规的宣传力度，提高公民对档案法的意识。人事档案管理的工作人员要做到：无论何时、何人，要调动和利用档案都必须按规定程序和制度调用，另外要对相关规定或制度及时补充修改，并认真贯彻执行，不论职位高低都应遵守，尽最大限度避免虚假档案的出现。最后，要做好档案信息的鉴定及监督工作。对档案信息的来源要“把好关”，切断问题文件的来路。还要对档案信息的内容进行审核，看其是否真实可靠，是否能准确反映其本人的身份。再就是在出现人事变动的情况下，要进行严格的传递，认真核对，避免出现不必要的麻烦。 （三）提高人事档案管理工作人员的专业素养 档案工作人员是档案工作的主体，提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。人事档案管理的工作人员不仅要有较高的职业道德素养，较强的责任感和使命感，还要加强自身专业知识的积累。提高管理人员的科学技术知识，掌握操作现代化工具的本领，不断对管理制度的创新提出建议，树立拥有现代科技知识的快捷、优质、高效综合服务档案管理观念。还要根据目前工作的特点和特殊环境，进行相关专业知识的培养。同时，增强档案管理人员的服务意识，积极主动地与各部门沟通、协作，从而能够及时有效地获得各种信息，更好地为企业或组织的人力资源管理和为高层的决策提供服务。 （四）深入开发和利用人事档案信息资源 开发利用人事档案信息，实现人事档案信息的高效利用是人事档案工作的根本目的，也是衡量人事档案工作优劣的重要标尺，更是体现人事档案价值的关键环节。由于人事档案具有一定的保密性，这就导致了人事档案查阅工作的被动性。要树立正确的思想观念，正确的对待其保密性，对不用必须保密的档案要加以充分的开发和利用。积极主动的开发人事档案的新资源，为人力资源管理的需求提供更科学地预测。 四、结束语 人事档案能够为企业选拔人才，考察和提拔员工提供第一手资料，在企业人力资源管理中是必不可缺的。促进人事档案的管理能够提高企业人力资源管理的水平和效率，进而提高企业的竞争力。目前，我国企业的人事档案管理制度还不够完善，存在许多问题，我们要积极改革和创新，使人事档案管理在人力资源中发挥充分的作用并实现其价值。在知识经济的背景下，要充分利用现代化手段和措施，更好地为人事档案管理工作服务。 [参 考 文 献] [1]仇鲁川.浅谈人事档案管理中存在的问题及建议[J].青海国土经略，2007（2） [2]张立志.档案管理中的问题与建议[J].经营管理者，2010（9） [3]王艳，黄晓艳.现代人事档案管理问题浅析[J].中国科技信息，2010（2） [4]宋可可.我国企业人事档案管理改革的途径探悉[J].财经界（学术版），2008（8） [5]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯，2006（7） [6]门妍，孙景忠.刍议企业人事档案管理[J].中国新技术新产品，2009（6） [7]任艳菊.人事档案管理发展的现状与对策研究[J].职业时空，2008（10） [8]凌玲.新时期企业人事档案管理现状及思考[J].华章，2012（2） [责任编辑：王凤娟] |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。