| 字词 | 照会的写法 |
| 释义 | 照会的写法照会的写法照会是在外交往来中最常用的文体形式。照会总的说来分为两种：正式照会和普通照会。下面分别介绍正式照会及普通照会和它们的写法。 ××字第××号 ××国特命全权大使××阁下： ……………………………… ……………………………………… 顺致最崇高的敬意。
正式照会的写作要求： ❶正式照会是以个人名义而代表国家和政府的正式函件。一般用于外交部长与外交部长、外交部长和使馆馆长、使馆馆长和使馆馆长之间，因而行文须用第一人称。 ❷称呼中的尊称，“阁下”适用于称呼部长和大使，“先生”适用于代办。在正文中称呼受文人时，部长或大使仍用“阁下”或者用“你”一词，代办则只用“你”。 ❸受文人职衔低于发文人时，末尾致敬语可用“崇高”一词来代替“最崇高”。致敬语须字随正文，不能单独成页。 ❹正式照会中无论英语、汉语等都不要采取缩写形式。如“联合国”不能略成“UNO”，“中国共产党中央委员会”不能写成“中共中央”。有些名称，如国名，在第二次出现后可用缩写。 ❺照会中心内容应写得简明扼要，庄重严肃；文字严谨精炼，准确达意。 ❻照会格式要美观大方，书写工整；打印的要注意格式整洁。 注意事项： ❶有些正式照会，如介绍临时代办的照会，需印制正副本各一份，正本面交驻在国外交部长，副本面交驻在国礼宾司长。正本用带国徽、带外交部徽的照会纸印，副本用无国徽、无外交部徽的照会纸印。 ❷如受文人尚不知道发文人的职务，签字应包括职务。 ❸有些转交电报的照会，如电报内容在照会中陈述，可略去电报的抬头和落款。如电报作为附件单印，一般应有抬头和落款。 ❹我国规定正式照会正本用宣纸，第一页要印有国徽。 ❺正式照会中一般不用复数的第一人称“我们”。 普通照会 普通照会不如正式照会正式，但是用途更为广泛。而且，外交文书日益简化，在许多场合普通照会已可替代正式照会。普通照会适用于一般交涉，行政性通知，办理日常事务、交际、政策这些杂务。根据用途，普通照会可分为三种： ❶有关外交礼节的普通照会，如建馆和临时代办到任通知，请转送贺电，通知使馆人员的调动等等； ❷杂务普通照会，如请发出境签证，通知假日，请求供给电力，请向有关机构转交物件等等； ❸政治性事务照会，如通知协定生效，申述态度、立场，同意召开国际会议等。 普通照会写法与正式照会有许多相同之处。其主要区别是用文主体不同。正式照会是个人函件形式，一般不盖机关印章。而普通照会用于不同国家的外事部门之间，如外交部与外交部、外交部与使馆、使馆与使馆之间，行文须用第三人称，落款处加盖公章，一般不签字。另一区别是普通照会在称呼之后，正文以“××向××致意”这一套语开头，普通照会一般格式如下： ××字第×××号 ××国驻中华人民共和国大使馆：中华人民共和国外交部向××国驻中华人民共和国大使馆致意，并谨……………………………… ……………………………………… 顺致最崇高的敬意。
写普通照会应注意： ❶普通照会中多次出现受照方机关时，应重提其名称，而不用“贵方”“贵馆”一类的措词。 ❷照会中无论汉语或英语都应避免缩写，以显得正式、庄重。 ❸外事部门发的照会，不管是正式照会，还是普通照会，正文都是汉语的，其它的文本都只是译文。但是涉及纯礼节性的照会有时也有直接用外语作为正文的。 ❹汉语照会的编号应在右上角 |
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