《企业档案工作规范》解读

    第七章? 企业档案工作业务建设

    八、企业档案统计工作要求

    7.8.2? 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆（室）藏情况;年度入出库情况;档案利用情况;档案专兼职人员情况;档案设施、设备情况;档案销毁情况等。

    档案工作统计台账是根据档案统计报表管理、提高统计数据质量和统计服务水平的需要，用一定表格形式，系统地、经常地登记积累原始资料及主要统计指标变动情况，并定期整理的表册。企业应建立的统计台账包括：档案库藏情况、年度入出库情况，档案利用情况、档案专兼职人员情况、保护设施设备情况、档案移交（接收）登记表、借阅档案登记表、销毁清册等。

    比如档案移交（接收）登记薄，内容包括：移交（接收）时间，移交部门，序号，题名，年度，文号图号，页数，保管期限，备注，移交人签名，接收人签名。

    移交（接收）时间：档案移交的日期;

    移交部门：移交档案的部门名称;

    序号：按照移交档案的时间顺序给定的自然流水号;

    题名：移交档案的案卷（或文件）题名;

    文号或图号：文件的文号或者图纸的图号，按卷整理的档案，这里填写案卷的档号;

    页数：文件或案卷的页数;

    保管期限：根据企业保管期限表划定的保管期限;

    备注：需要说明的情况，没有情况说明此项可以不填;

    移交人签名：移交档案的责任人签字;

    接收人签名：负责档案接收审查的人员签字。

    销毁清册，内容包括：序号，题名，年度，档号，卷内文件件数，卷内文件页数，原期限，已保管年限，备注，编制部门，批准人，编制部门负责人，编制人，销监人。

    序号;根据登记销毁档案的顺序给定的流水号;

    题名：销毁档案的案卷题名;

    年度：销毁档案案卷的年度;

    档号：销毁档案的档号;

    卷内文件件数：销毁档案案卷内文件的数量;

    卷内文件页数：销毁档案的案卷的总页数;

    原期限：销毁档案案卷的保管期限;

    已保管年限：已经保管的实际时间;

    备注：需要说明的情况;

    编制部门：提出销毁意见的部门名称;

    批准人：审查批准的企业领导签字;

    编制部门负责人：提出销毁档案意见的部门负责人签字;

    编制人：编制销毁清册的责任人签字;

    销监人：负责销毁档案责任人和两名以上监销人员签字。

    7.8.3? 档案统计工作应保持连续性。

    严格执行本企业的档案统计制度，档案机构应指定有责任心、熟悉统计业务、岗位相对稳定的人员负责档案统计工作，要切实确保档案统计工作在统计时间、统计方法、统计内容等方面的连续性。

    九、企业档案利用工作要求

    档案资源的开发利用是指提示档案信息及其价值，通过各种有效的方法，使档案资源直接服务于企业的各项工作，满足各种利用需求的一项档案业务工作。档案的开发利用是实现档案价值的途径。

    7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。

    档案检索系统是开发利用档案信息资源的重要内容和必要条件。做到及时、有效地提供档案利用服务，必须强化档案检索系统建设，这是提供利用服务的基础和必要条件。档案检索系统是将已整理好的档案经过著录和标引，按规定顺序排列而成的数据库。是从不同角度、运用不同手段揭示档案信息，为满足利用者需求而建立起来的全部检索工具体系。按加工和处理信息的手段，可分为手工检索系统和计算机检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统，常见的有档案馆指南、全宗介绍、分类目录、卷内目录、归档文件目录等;计算机检索系统是使用电子计算机、档案操作系统等对档案信息中具有检索意义的特征进行标识、储存，达到及时查找档案信息的检索方法。计算机检索系统根据检索功能又分為条目检索和全文检索两个阶段。

    （此部分未完待续）