档案标准化监管长效机制研究

    杨丽娜 张猛 刘宇同 杨伟超

    摘要：档案管理标准化是新时期档案事业发展的必然趋势，是实现档案管理现代化的重要基础工作。本文以北京市水务局下属水管单位北运河管理处实施“档案管理标准化工程”为例，从档案管理的现代化理念、标准化体系、监管机制、保障措施等方面综合设计，建立了一套档案“1+2+3+4”管理模式，提升各项工作过程质量和效率的监管能力，为其他行业档案管理体系建设提供了一定的参考价值。

    关键词：水务行业档案标准化监管机制

    档案是“留史存真”的载体，详细记录了史事演变的“轨迹”。档案管理标准化涉及对档案接收、整理、保管、利用等环节进行规范化、标准化，强化档案全过程的“闭环”监督管理，提高管理效率与质量，实现档案管理现代化。强化水务事业单位档案管理标准化，对全面提高水务事业单位各项管理工作的效率和质量具有重要意义。

    北运河管理处系市水务局直属的全额拨款事业单位，目前共有科技档案4627卷、文书档案1529件、会计档案2653件、实物档案426件、声像档案609件，档案管理工作始终处于“收”和“守”的状态。如何打破传统水务档案管理的桎梏，倒逼上游工作链条标准化机制的建立，是当前北运河管理处实现档案现代化管理面临的难题。北运河管理处以“档案管理标准化工程”为契机，深入全面开展档案软硬件及制度建设，制定了涵盖形成收集、整理归档、保管保护、鉴定销毁、利用开发、统计移交六大方面的系列制度汇编，探索了一套科学有效的档案长效管理机制，形成了档案“1+2+3+4”监管模式，建立了一套“全方位、无死角”的管理体系，实现了末端的档案管理向中端过程管理及前端的程序管理转变，进而推进其他工作整体水平的精细化和标准化。一、档案“1+2+3+4”标准化管理模式

    北运河管理处结合实际情况，以“北京市水务系统标准化建设的窗口单位、科研型的水管单位、检验北运河上游9区水务工作成效的平台、展现水务公共服务能力的示范区、北京水岸经济的承载区”五大功能定位为目标，逐步推进队伍建设、制度完善、流程优化。面对体现内业运行及项目建管水平的“考核断面”——档案管理，北运河管理处着力促进过程管理的规范化、精细化、标准化，督促各级管理人员高标准、规范地推进工作的各个环节，形成制度约束体系，倒逼过程的查缺补漏，建立了档案“1+2+3+4”管理模式。

    （一）“1”指一条刚性底线，即入档清单。北运河管理处实行两级两类档案管理，两级为处档和科所档，两类为科技档案和文书档案。管理处按照档案归档制度对机关科室、基层单位的档案编制了归档范围和归档要求，作为刚性要求和入档底线，不达要求绝不归档，确保了所有归档档案的质量及完整性。

    （二）“2”指组织及制度，即有专人负责及各流程的制度保障。北运河管理处成立了档案领导小组，由主任直管、各科所主管领导分管，办公室负责牵头，各科室及基层单位均设立固定兼职人员；建立了差异化、接地气的档案工作流程及制度，接受专业的管理理念和技能培训，破解领导不重视、人员更换勤、专业素养差、重硬不抓软的痼疾，用专业的人、专业的头脑做专业的事情，达到事半功倍的效果。

    （三）“3”指保障机制，即专家定期检查考核通报机制、单位年度评优重要组成事项、专项培训实操及闭卷考查机制。档案主管部门聘请档案专家组成考核小组，每季度对处档、科所档进行检查评比并通报，将每季度的评分作为年底部门评优的重要组成内容；每年组织进行两次档案知识培训和两次实操考试，通报成绩，约谈工作差距大的部门领导和人员。上述措施能够促使档案管理员把枯燥的檔案工作做细、做实。

    （四）“4”指管理机制，即通过档案规范化建设、档案软硬件建设、档案信息化管理及服务、档案形成的科技成果四个“抓手”，建立档案标准化的闭环管理模式，完善档案管理组织体系，有力地保障档案的精细化管理。二、档案标准化管理存在的问题

    尽管全面推进档案管理工作各环节标准化、系统化的监管，利用档案“断面”考核这个抓手倒逼上游工作链条建立标准化机制，是北运河管理处在实施“档案管理标准化工程”过程中始终追求的目标，但是在档案标准化管理实施早期阶段中，仍存在一些不足。

    （一）思想重视不够，监管机制不完善

    有些科室只注重单位的基础业务和经济业务，即便把档案标准化管理纳入目标考评，也只是软指标；有些科室在档案标准化管理的发展过程中，只注重存，不重视管理的质量和效率，仅仅停留在文件资料的收集归档、保证文件档案不丢失上。传统档案管理理念尚未根本转变，长效监管机制尚未建立健全，制约了档案标准化管理工作的顺利开展。

    （二）档案专业人员缺少，管理水平不高

    目前北运河管理处专门从事档案管理的人员较少，并且在职的大部分档案管理人员没有接受过专业的档案知识培训，对档案管理的流程不清楚，对档案的收集、整理、分类、归档、装订等业务不专，对档案的重要性、保密性、完整性、安全性意识淡薄。此外，因档案管理人员更换频繁，档案移交手续不按程序办理，导致档案管理整体力量薄弱，总体管理水平不高。

    （三）档案管理岗位职责不清，监管把关不严

    长期以来，相当一部分档案管理人员认为管理档案就是“守好摊”，不丢失、不泄密，应付外调、查档即可，对档案的重视程度不够，致使档案管理岗位职责不清晰、履职不到位，项目科室档案管理混乱，分类、分项监管不力、把关不严。特别是，大部分科室都重视公文档案的管理，而忽视了科技档案的收集、管理，造成科技档案入库较少。原因在于：一是科技档案源头缺失；二是科技档案不像公文档案，大部分仅在机关流转，容易收集；三是科技档案在工程建设和后期养护过程中利用频繁，部分建设单位不愿意将其纳入管理部门的档案标准化管理中。

    （四）档案编研不足，档案信息资源利用率不高

    传统的档案管理工作存在重业务指导轻档案管理、重保管轻档案编研的问题。对档案编研工作认识不足，编研队伍人才缺乏，经费不足，搞编研要么是临时交办的差事，要么成了业余事情。许多科室对于档案的开发利用效率不够，只停留在日常文件资料的查阅上，在编研创新、编研深度和广度方面存在不足。

    三、档案标准化管理的对策建议

    2019年是北京市水务局的“建管规范化、运行标准化”建设年，作为水务系统窗口单位的北运河管理处面临年度更多的稽查、审计、考核和“四不两直”的检查，档案作为痕迹管理的有效载体，集中反映了各个专业技术部门工作的内控水平和监管能力。北运河管理处明确要把这一存在明显差距且不好抓、易反复的短板弱项补齐。

    （一）完善监管机制，强化规范管理顶层设计

    北运河管理处应不断完善档案标准化管理工作运行机制，将档案标准化管理纳入每年的考核目标，做到年度有计划、有检查、有交流、有总结、有考核；坚持以任务带队伍，创新管理方法，把档案部门建成“受人尊重”的岗位；注重以法治档，开展经常性的档案行政执法监督检查，严肃档案管理工作纪律，推动档案管理标准化向纵深发展。

    （二）建立档案专业平台，确保人员素质提升

    档案管理工作是一项枯燥、烦琐的工作，需要耐心、细心和责任心强的档案人员。在招聘人员时，应考虑引入档案专业出身的工作人员，弥补当前档案管理人员“半路出家”、專业不精、监管不硬的问题。在档案管理人员逐渐稳定之后，从时间、物质上支持和鼓励干部接受各类档案管理继续教育，并积极参加档案学会，开阔眼界、增长见识、提高能力。档案人员更要注重自学，既要学习档案专业知识，又要与单位实际紧密联结好。

    （三）厘清管理职责，加强档案监督管理

    各科室应明确档案管理职责定位，确保履行档案管理职责不缺位、不越位、不错位；健全档案管理各项制度，使档案工作有章可循、有据可依；修订和完善档案人员岗位职责、档案整理归档制度、借阅保密制度、档案室管理制度等各项工作制度；坚持高标准、严要求的日常档案管理，所有纸质、实物、声像、电子等档案统一由档案部门保管；严格按照文件归档范围及档案保管期限，对所有资料进行分类整理和立卷归档，对所收集材料进行细致审核、鉴别和整理，建立统一领导与分层负责相结合的两级管理，形成以处档案室为核心，专兼职档案人员密切配合，档案人员与项目人员互为监督的监管模式。

    针对水务工程档案管理的实际情况，探索建立“一票否决制”“两项协调制”“三同步三参加三纳入制”等制度，建立档案工作服务机制。“一票否决制”，是指开展工程质量评优时，实行档案质量“一票否决”；“两项协调制”是指档案管理部门对建设单位的主动协调制和对工程监理部门的主动协调制；“三同步”是指工程建设一开始就与建档工作同步进行，工程建设与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行，工程验收与提交一整套标准的科技档案同步进行；“三参加”制度是指档案部门参加工程进度和质量分析会，参加设备和技术资料的开箱验收会，参加单位、单项工程的工程验收会，从源头上把好入口关；“三纳入”就是将档案工作纳入项目（工程）建设计划，纳入生产、技术管理各个环节，纳入领导和工作人员的岗位责任制，真正实现档案归档工作前移。

    （四）梳理档案编研理念，建立智慧档案系统

    档案行政管理部门的领导对编研工作必须足够重视，在制订工作计划、岗位目标方面，对编研工作要有科学合理的统筹安排和决策；档案编研人员要从思想认识、工作态度、业务水平到协作能力等方面提高综合素质，积极推动档案编研工作，对每年的资料进行编研，撰写历史沿革、业务基础数据汇编、大事记、处史等有参考价值的材料，让档案工作更好地为首都经济建设和水务发展提供服务；要充分利用计算机、扫描、多媒体、存储等高新技术把各种载体的档案资源，转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结；将单位内部的OA系统与档案管理专业软件链接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享，最终实现自动收集、自动归档、自动编目、自主查阅、异地查阅利用的目的，提高档案信息资源利用率，全面打造“智慧档案”监管平台。

    档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。在北京水务工作标准化之年，面对新形势、新环境下档案现代管理的压力与挑战，北运河管理处应摸清水务档案管理工作软肋，靶向诊治管理思路痛点，深入推进水务事业单位档案管理标准化建设，全面补齐水务档案管理短板，全力推动水务管理工作高质量健康发展。

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    作者单位：北京市北运河管理处