大型公立医院档案信息化建设实践与探讨

    龙东波 李宁 王宇 付凤环

    摘要：随着我国醫药卫生体制改革的不断深化，医院整体发展步伐不断加快，对医院档案管理工作提出了更高的要求。本文通过分析医院档案信息化管理工作的实践与探索，结合医院档案管理工作实际及信息化管理过程中遇到的问题进行分析，提出了四个有针对性的建议。

    关键词：大数据 档案管理 信息化建设

    公立医院的档案管理工作是医院工作的重要组成部分，是衡量医院管理水平的一个重要标准。做好档案管理工作是提升医院综合管理能力的重要途径之一，对促进医院快速借鉴历史发展的各方面经验，提高工作效率及管理能力都具有重要意义。[1]一、医院档案信息化管理工作现状分析

    为提高医院整体管理水平，中国医学科学院肿瘤医院（以下简称“医科院肿瘤医院”）的档案管理工作始终遵守国家相关法律规定，严格按照国家卫生健康委员会、国家档案局、中国医学科学院等上级主管部门的要求，逐步完善医院档案管理制度体系建设，加强医院对档案工作的重视，逐步提高档案信息化建设管理水平。

    （一）不断增强对档案信息化的重视，加大资金投入，提高管理水平与使用效率

    档案数字化是信息时代推进档案工作现代化的必然要求，也是实现档案事业跨越发展的有力抓手。[2]医科院肿瘤医院大力推进档案数字化战略，医院领导层充分认识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作予以高度重视，在完成档案收集、整理、立卷、归档、保管等基本工作的基础上，于2017年上线档案管理系统，使各部门通过系统完成整理、立卷、归档工作，规范了工作流程，提高了工作效率。在档案资源体系建设方面，医科院肿瘤医院将档案划分为文书档案、基建档案、教育档案、科研档案、设备档案、纪检档案、照片档案、音像档案等几大类档案，在原有数字档案的基础上，新整理文书档案、科研档案、图纸档案5000多卷，完成文书档案41万页的扫描工作、目录著录39100条；对文书档案做OCR识别工作；升级后，通过医院内网、服务器，科室的档案管理员在一定的授权下，就可以通过网络检索文件、图纸等扫描件，而不需要再去翻找纸质版文件。这样做大大提高了工作效率，并且对原始档案有一定的保护作用。全新建设的档案管理系统，能够实现对医院档案资源进行一体化管理，包括文件级管理、案卷级管理、文件借阅管理、档案借阅管理、档案移交管理、浏览器版邮件、用户和角色管理、系统管理员工具、目录管理、档案编研、档案销毁、多媒体档案管理、电子原文管理功能。该系统继承了原档案系统的一切优点，优化使用中存在问题的地方，同时可以将数据、报表等完整地转进来。

    在大型医院巡查、检查工作中，在医院变更重要信息接受上级单位检查过程中，在医院工会接受上级工会组织检查等工作中，档案管理系统发挥了重要作用。从上级来文、本院制度建设、人事任免、基建审批、机构成立、变更文件、重大课题申报，到医院历史沿革、60年院庆等重大活动、医院宣传等方面，都凸显了新档案管理系统的高效性、便捷性。

    （二）完善档案管理制度建设，提高制度执行水平，促进档案管理工作科学化、制度化、规范化

    2017年6月，在全国档案安全工作会议上，时任国家档案局局长李明华明确指出，要进一步强化制度建设，“一是要抓好制度的废改立”，“二是要抓好制度的执行”[3]。

    医科院肿瘤医院的档案管理制度紧跟上级主管部门——中国医学科学院的步伐，及时更新，保证档案管理制度与国家规定高度统一。根据上级主管部门要求，医科院肿瘤医院及时修订医院《文件材料归档范围和保管期限》《档案保管制度》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》《档案保密制度》，正在拟稿中的制度为《档案工作突发事件应急预案》及《中国医学科学院肿瘤医院档案管理章程》。在完善制度的同时，医科院肿瘤医院还加强制度的落实及执行。医院档案科将档案领域相关法律文书规定编制成册，供本单位档案管理员内部学习交流；定期开展档案相关工作培训，提高档案管理相关制度的执行水平，进一步提高档案管理工作的科学化、制度化、规范化水平。

    医科院肿瘤医院建立了统一的档案管理与应用平台，以PDF格式文件作为统一的档案资源保存及利用格式，提高了医院电子档案管理的标准化水平，有利于电子档案管理存储安全、利用便捷。

    （三）设立处室兼职档案管理员，建立反馈机制，及时改进档案管理工作

    医科院肿瘤医院的档案管理工作由医院院办公室档案科负责，要求各职能部门设立本部门兼职档案管理员，负责本部门的资料定期归档工作。医院档案科形成了一支由26名专兼职档案管理员组成的队伍，每年定期对全院档案管理员进行培训。医院定期召开培训会及座谈会，会上专兼职档案管理员根据各自部门遇到的问题开展头脑风暴，软件公司现场答疑，根据各部门归档工作中遇到的问题，及时修改档案管理软件设计功能，在技术允许的范围内尽可能满足各部门工作需求，形成良性循环，不断完善档案管理工作。二、公立医院档案信息化建设工作面临的问题

    （一）个别部门对档案信息化工作重视度不足

    个别部门对医院档案信息化工作不够重视，未能及时完成档案信息化工作。按照医院制度规定，工程竣工后应将工程相关文件移交医院档案科统一管理，由档案科完成档案信息化工作。之前，个别部门在某项工程竣工后，未按照规定将档案移交，造成图纸破损、遗失等情况，原始档案缺失破损，致使后续难以完成此档案的信息化工作，更不能为相关部门提供档案查阅服务。部门领导不够重视档案归档及信息化工作，部门档案管理员也没能起到监督督促作用，致使在项目需要维修、查找原始图纸时，医院档案科没有此方面的图纸，不得不到北京市档案馆查询此类建筑图纸。

    （二）部门档案管理员人员流动较大，影响档案信息化工作效率

    人才是医院发展的重要助力。个别部门的兼职档案管理员经常变动，致使部门档案信息化工作经常由新人承担，医院需重新对新人进行培训，浪费人力、物力。如此反复，将造成很大的损失。经过多次讨论，医院层面要求科室的档案管理员相对固定，以便档案信息化工作的开展。

    （三）档案信息化安全意識不够

    档案安全是档案有效利用的前提，在档案工作中处于极其重要的地位。医院内部个别部门在正式归档前，对文件的安全保管意识不够，极易造成文件丢失等情况，造成无法弥补的损失。对此，医院多次召开会议强调安全问题，聘请专业消防人士对全体专兼职档案管理员开展档案安全培训，聘请专业档案软件公司人员开展档案信息化安全培训，定期对全院所有档案室开展全面检查和不定期抽查，优化医院档案信息化工作权限设置，限制查阅范围，多措并举确保档案实体安全及信息化安全。三、公立医院档案信息化建设举措及建议

    （一）加强宣传，提高对档案信息化工作的重视

    医科院肿瘤医院应抓住每年6月9日“国际档案日”的契机，向医院内外宣传医院档案工作，如利用医院内部电子屏幕、医院官网、官方微信公众号、医院微博、H5新媒体海报等多种方式宣传档案工作，可同步制作老档案展览、图片展等，围绕医院发展历史，讲好医院院史故事。通过一系列宣传活动，传播档案文化，展示医院馆藏档案资源魅力，[4]让医院职工了解院史的同时，提高对档案的保护意识，认识到档案的珍贵价值，提高对档案信息化工作的重视。

    （二）加强专业档案信息化人才团队建设

    为了能充分利用现代科技手段，建成以数字资源为内容、安全管理为保障、远程管理为目标的数字档案室，实现档案管理信息化、档案整理规范化、档案存储数字化、档案利用网络化的档案管理工作模式，[5]专业的科技及档案管理人才是必不可少的。在医科院肿瘤医院26名专兼职档案管理员中，最低学历为本科，最高为硕士研究生，整体受教育程度较高，但只有一人是档案学专业，占比较高的是公共卫生管理专业、计算机专业，很少有人接受过专业、系统的档案学理论知识教育，这就需要我们从自身实际出发，在加强现有人员专业知识培训的同时，有针对性地吸引档案管理专业信息化人才。

    （三）强化档案信息安全建设，全面提高档案安全整体意识及管理水平

    将数字档案信息长期保存战略融入我国信息化建设、档案事业发展规划有利于可持续发展，避免重复投入。[6]《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，“十三五”期间，我国档案事业发展的目标之一是档案安全高效化，即要在总体国家安全观的基本思想指导下，完善档案安全的基本条件和应急管理机制，建立并健全人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系，提高档案网络和信息系统风险管理能力。

    在实际操作中，对于日渐增多的数字档案，医科院肿瘤医院档案科引入专业的档案软件公司与本院信息部门一道完善加固档案安全防护系统，利用信息技术保障档案信息安全；建立健全档案存储备份，保证备份文件在独立的医院内部服务器上运行的同时，还另行准备多份备份文件，这样既能降低档案信息毁灭丢失的风险，又能将档案信息资源集中起来管理、开发和利用。

    （四）将档案信息化建设工作与部门绩效考核直接挂钩，增强激励效果

    为提高相关部门对档案信息化建设的重视，可考虑将部门档案信息化建设工作执行情况作为职能部门绩效考核指标，以便提高部门领导的重视，从而推动医院档案管理工作的发展。针对医院职能部门档案信息化建设考核工作，应根据部门工作的性质、特点及共性，设立可行的绩效考核指标和激励体系，以有效促进档案管理工作的长效发展。[7]从实际操作角度出发，档案信息化建设工作是全院各部门都涉及的工作范畴，符合医院整体工作目标，这大大提高了将这一指标作为绩效考核指标的可行性及实用性。

    综上，公立医院档案信息化建设是一项系统工程，对医院的长远可持续发展具有重要的积极作用。我们应抓住大数据时代、人工智能等高科技手段蓬勃发展的机遇，取其精华，为公立医院乃至我国医疗卫生事业的全面持续发展做出积极贡献。

    *基金项目：中国医学科学院北京协和医学院肿瘤医院管理研究课题专项基金（项目编号LC2017D10，课题名称：《中国医学科学院肿瘤医院档案精准化管理研究与实践》）。

    注释及参考文献：

    [1]于雅娟.大数据对医院档案管理发展的影响[J].档案管理，2016（2）：85-86.

    [2]董凤凤.美国国家档案馆服务特色及启示[J].北京档案，2019（11）：42-44.

    [3]刘爽，周耀林.档案安全制度建设研究[J].中国档案，2017（8）：62-64.

    [4]赵跃飞.档案宣传应有“传播维度”概念[J].档案管理，2019（5）：70.

    [5]杨玲，吴玉龙，宋元，米捷.自然资源部数字档案室建设的问题与对策[J].北京档案，2018（5）：34-35.

    [6]谢永宪，成佳秀，王欣.澳洲数字档案信息长期保存战略分析及启示[J].兰台世界，2019（3）：29-31.

    [7]钟俊学，翟慧文，彭望清.建立公立医院员工分级分类绩效评价体系的探讨——以中山大学肿瘤防治中心为例[J].中国肿瘤，2018，27（8）：589-595.

    作者单位：1.国家癌症中心/国家肿瘤临床医学研究中心/中国医学科学院北京协和医学院肿瘤医院

    2.中国医学科学院