浅谈互联网时代下管理体系信息化改造

    蔡文超

    摘 要：随着计算机、互联网的发展，各行各业的生产管理都试图进行信息化和网络化升级，通过互联网技术实现信息共享和数据分析以提高工作效率和拓展业务。管理体系信息化也应该一样，在原有的管理体系中，有许多符合信息化、网络化管理特点的管理模式，通过利用互联网、信息化等平台和手段，对数据、信息进行及时性、全局性分析、判断和决策，可以实现管理效能的再拓展，效率的再提高。本文通过对管理体系信息化改造可能性的分析，研究和探讨管理体系信息化模式的设计、应用和发展前景。

    关键词：互联网；管理体系；信息化

    中图分类号：U692 文献标识码：A 文章编号：1006—7973（2017）08-0037-02

    1 引言

    互联网时代下，各单位也都在利用计算机、互联网技术来提升自身的管理水平和管理效率。而且几乎每个上规模单位都有自己的信息化管理系统，比如：财务管理系统、工作任务管理系统、工作计划管理系统、业务管理系统等，这些系统专业不同，各自为政，并不是执行统一的标准和要求，操作起来必然产生相应的问题，所以体系管理信息化成为提升管理一个重要的课题。管理体系信息化能够将所有资源和活动按照过程方法整合成统一的管理模式，使工作质量、工作目标和工作过程充分满足规定的规则、条件、标准以及相关要求，更好发挥整体管理效能，许多成功单位或企业早已起步或已经实现管理信息化、智能化，为生产管理带来显著成效。我们的思考是，在现有管理体系的基础上，提取管理体系中共性元素，以循序渐进、分步骤实施的方式，推进管理体系信息化建设，最终实现管理模式下的信息化、现代化。

    2 管理体系概要

    2.1 基本概念

    管理体系：management system，是企业组织制度和企业管理制度的总称。一个组织的管理体系可包括若干个不同的分支系统，如质量管理体系ISO9000、环境管理体系ISO14001、职业健康和安全管理体系OHSAS18001、信息安全管理体系BS7799/ISO27001、电信行业的质量管理体系（TL9000）等。

    主要文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、表单/记录和其它要求的支持性文件。

    2.2 现有管理体系简介

    体系运行管理的主要内容是对流程进行管理，而对流程的管理则主要依赖于对日常体系运行实施检查、内审和管理评审。目前，长江沿线各单位基本都有自己管理体系，而且已经比较成熟。主要文件体系包括：管理手册、职责手册、程序手册、须知手册、应急手册以及规章制度等。主要文件之间的结构如图1：

    3 实施内容

    3.1 实施方案

    信息化平台在管理体系的框架下进行实施，严格按照管理体系的要求进行设计和制定，在信息交换和处理的方式上进行优化。管理体系为纲领性文件，统筹平台各系统流程的分析、决策、控制的管理，在信息平台中引入信息化语言识别方式，在体系文件表格化，业务过程编码化的基础上，制定监控规则，通过对关键部门、关键过程、关键节点的监控和分析，实现对流程运行的情况实时监控。在业务系统信息化的改造升级中，确定业务规则，实现对流程运行情况的有效管理。它们之间的关系如图2：

    3.2 信息化平台

    信息化平台是管理体系实现现代化的重要标准，如果信息化平台能够按照管理体系的要求进行制定和实现，并能够顺利投入使用，那么管理体系的信息化水平就能显著提高，管理效率也能大幅增强。目前，根据单位的实际情况和工作需要，并依据现有管理体系的要求，信息化平台至少应包含这样几个模块：财务管理（包括预算管理、收支业务、审批报销、政府采购等）、资产管理（包括资产管理、采购管理等）、基本建设管理、合同管理、人事管理、业务管理（包括电子巡航、海事监管、通信运维、引航服务等）、归口管理（会议管理、培训管理、接待管理、党建工作等）。具体见图3。

    3.3 数据中心

    信息化平台是以统一的数据中心为基础，数据是核心内容，平台的操作方式、样式、审批方式等都会根据数据的不断变化进行优化处理。数据中心（Data Center，DC）是数据大集中而形成的集成信息应用环境，是数据计算、网络传输、存储及各种数据应用业务的提供中心。数据中心必须有一定的稳定性，所有的子系统数据都通过相应的单元格表现出来。所以，在建立信息化平台之前应首先考虑数据，根据管理体系的要求对各个数据进行分解、分析、单元格化，数据中心的智能结构在一定程度能让信息化平台具有更长久的生命力。在信息社会中，如何充分有效地管理和利用各类信息资源，成为了管理决策的前提条件。

    3.4 互联網+

    目前，各个行业基本都与互联网紧密联合起来，单位的管理也一样，需要通过互联网来拓展管理手段，跳出时空的限制，通过设置权限，可以让全体职工共同参与单位的管理，形成工作高质量、高效率。一方面能丰富工作手段，通过平板、手提电脑以及手机就能在单位以外轻松工作和办公，另一方面能够提高工作效率，特别是单位领导，经常需要外出开会、办公等，再者，解决好内部管理等审批权限问题，领导就可以跨越时空完成文件审阅、签字等流程，让领导从局限的环境中解放出来。这些情况，通过互联网+信息化平台就能圆满解决，使单位的生产和发展更加轻松和高效。

    目前，通过微信与内部平台连接，也是目前比较流行的微信办公；也可以通过制作手机APP的方式，将信息化平台拓展到手机上。

    3.5 安全工作

    杜绝重要的、敏感的甚至涉密信息的泄露可以采取多种方法，可以设定权限和限制信息发布内容，但这会影响平台信息面和内容深度。最好方法是通过加强网络管理提高网络的安全性，只要具备相应安全措施，就能够达到既能实现办公模块应用，又能保证信息安全。比如银行业务管理平台，不论在电脑或是手机上都能放心使用，具有极高的安全性，网络安全最终能够得到保证。

    3.6 系统融合

    融合主要表现为两方面：一方面是对现有的系统与最新版本的管理体系进行统一，对信息化系统和管理体系同时升级，使之达到统一层面；另一方面，各个信息化系统之间的融合，制定管理体系信息化纲领性文件，按照要求对各个系统之间进行融合。

    以最新管理体系文件完成管理体系信息一体化的代码编写，实现管理一体化平台的建立。

    具体做法是将管理体系的工作流程和要求表格化、图表化；根据管理体系的流程进行信息化运用，实现网上填写和办理相关业务；在实施过程中，充分考虑业务的变化和拓展性，根据工作实际需要逐步拓展；在后期的维护中，充分考虑简化管理体系的维护工作，用信息化的手段来替代原有的管理方式，制作统一的后台管理。

    4 结束语

    在对现有系统进行融合的实际操作中也有相当难度，在技术上，各个不同系统融合到一个平台中，工作量和难度都很大；在业务管理和维护方面，管理体系是动态的，随着政策、工作情况的改变随时变化，则相应的文件需要及时改变；同时，管理、维护内容同样需要不断更新升级，这些对信息化平台的建设和后期维护提出了更高的要求。

    总之，单位在进行管理体系信息化、现代化的过程中，站位一定要高，决心要坚定，可逐步实施，分步推进。但制定的信息化平台纲领性文件立足点要准，要留有相应的接口和可拓展模块，为今后工作的变化和系统的升级作好准备。

    参考文献：

    [1]《质量管理体系ISO9001&TS16949最新应用实务》谢建华 著 中国经济出版社

    [2]《内部审计》王宝庆、张庆龙 著 东北财经大学出版社

    [3]《数据库系统：设计、实现与原理》托马斯M.康诺利 著 机械工业出版社

    [4]《质量管理体系 要求》中国质检出版社 中国标准出版社

    [5]百度百科 管理体系词条