基于物联网的档案个性化知识服务模式：特征与问题探析

    陈慧 王晓晓 吴国娇

    

    摘要：在知识经济时代，档案信息服务向知识服务变革，档案知识服务的方式与方法也受到广泛关注。随着物联网在数字档案馆和智慧档案馆中的广泛应用，档案利用愈发高效化、便捷化、人性化，档案服务向创新化的知识服务转变。本文对物联网环境下的个性化档案知识服务模式的特征及当下存在的问题进行研究，并基于此提出个性化档案知识服务模式的发展趋势。

    关键词：物联网知识服务个性化

    Abstract：In the era of knowledge economy， archi？ val information service is changing to knowledge ser？ vice， and the ways and methods of archival knowl？ edge service are also widely concerned. With the wide application of the Internet of things in digital ar？ chives and smart archives， the utilization of archives has become more efficient， convenient and human？ ized， in the meantime， the service of archives has turned into an innovative knowledge service. In this paper， the characteristics and existing problems of personalized archival knowledge service mode under the Internet of things environment are studied， and based on this， the development trend of personalized archival knowledge service mode is proposed.

    Keywords：Internet of things； Knowledge -based services； Personality

    知识经济时代的显著特征在于知识成为生产力的关键要素，产品和服务日益知识化。档案服务要适应知识经济时代的要求，也要由传统的信息服务向知识服务转变。关于知识服务的概念国内外学者尚未形成统一的认识，概括来说，知识服务是一个满足客户不同类型知识需求的服务过程[1]，强调服务客体——即知识类型的个性化和多样化，因此，能够更好地匹配客体需求，进一步提升服务效能的个性化知识服务方式受到学界的广泛关注。在实际档案工作中，如何将知识服务理念融入到档案服务中，探索具有自身特点的档案服务方式和方法，创新档案服务的内容和形式，成为各档案部门的现实任务。在技术维度上，以实现人与物、物与物之间主动进行信息通讯并进行智能化管理为目标的第三代互联网技术——物联网技术[2]在数字档案馆和智慧档案馆中的探索应用，为档案知识服务模式的变革提供了新的方向。物聯网技术对各类系统、设施进行智能化的集成管理，不仅改变了数字档案馆和智慧档案馆的基础设施架构，也带来了服务基点、服务方式的变化，因此，急需建立起利用物联网技术来满足个体（需求）差异的档案个性化知识服务模式。

    一、基于物联网的档案个性化知识服务模式

    关于档案知识服务，国内学者从不同角度出发进行了探究。徐拥军认为知识服务的核心理念是以用户为中心、以需求为导向，强调重新认识档案和档案管理[3]。牛力在2015年设计了档案知识服务平台的I-P-O逻辑架构模型[4]，其后又对国内关于档案知识化利用的研究进行总结，并将档案知识服务划分为四种模式，提出基于新兴技术的个性化知识服务模式[5]。基于新兴技术的个性化知识服务模式以新兴信息技术为手段，为用户提供更加便捷、多样、个性化的档案知识服务。个性化服务从本质上讲，是相对于整体式被动服务而言的一种新型服务方式[6]。档案个性化知识服务以用户（需求）差异为基础，结合用户行为习惯、特点等提供针对性的知识服务。随着科技进步，Web2.0、新媒体等技术在档案利用中的应用越来越普遍，相较于传统的被动接收档案服务，利用网站、移动APP、微博、微信公众号等方式主动获取所需档案知识的方式更加受到人们的青睐。

    此外，物联网技术在提供个性化档案知识服务方面也发挥着巨大的作用。通过物联网技术能够标记和识别设施设备、物体、人员等，并对其进行统一管理，物联网通过射频识别（Radio Fre？ quencyIdentifi？ cationDevices，简称RFID）和无线传感器网络（WirelessSen？ sor Networks，简称WSN）等前端技术识别和采集信息，通过网络和通信技术、嵌入式系统技术、数据处理与融合技术等后端技术对识别和采集的信息进行处理并传输到系统中，无需人工干预，系统可自动根据设定好的规则，对所集成的各类自动化系统进行配置和管理，确保其始终处于一种标准化的环境下。物联网技术的作用主要体现在馆内消防、监控、门禁、照明、空调等系统集成化智能管理，尤其是档案库房自动化智能管理之中。基于物联网的智能化管理使得档案服务更加便捷化、高效化、人性化，改变了过去“馆藏模式”和“馆员模式”，档案服务基点是以用户为中心，依据利用者专业领域、行为特点等展开。在服务方式上也不再是固定的、刻板的，而是动态的、发展的，能够根据利用者的需求变化进行即时调整。

    二、基于物联网的档案个性化知识服务模式特征分析

    通过对基于物联网的档案个性化知识服务模式进行分析，可将其具体实施路径划分为基础设施层、业务实施层和用户应用层三个层次（见图1）。知识服务模式的特征进行简单归纳可分以下几点。

    （一）档案管理智能化

    档案管理智能化主要包括档案环境管理智能化与档案业务管理智能化两个方面。传统档案利用工作的各个环节主要依赖人工，由于个人精力有限，难免会出现错漏，很难对大量档案进行统一规范的管理，物联网技术的应用能够帮助提升档案管理水平：采用物联网技术更为灵活的调节库房内温湿度、灯光和空气质量；代替人力进行便捷地档案盘点、档案入库等业务管理工作，使档案管理更加省时省力、科学规范。

    针对档案环境管理的智能化主要借由WSN技术来实现，以达到对库房内档案环境进行自动监测和控制的目的。WSN是由部署在特定监测区域内的大量的能够智能地采集和融合数据的传感器节点组成的一个多跳的自组织网络，集信息采集、处理和传输于一体，具有自组网、智能化、成本低等优势[7]。利用分布的各类传感器节点能够对温湿度、亮度、空气质量等数据进行采集，经由网络传输到综合管理系统后，系统将自动处理并以可视化的形式呈现，并能根据预先设定的程序，自动控制空调、加湿器、除湿机、空气净化器等设备工作，对各项指标进行调控。此外，当系统出现故障不能正常调节时，还可自动预警进行人工调节。

    针对档案业务管理的智能化主要体现在档案自动盘点、自动入库，档案实体跟踪管理等方面，主要依赖RFID技术（可以通过无线电信号识别特定目标并读写相关数据，无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触[8）]实现，具有无需人工干预、标签信息容量大、同时读取多个标签、反复利用、安全性高等优点[9]。在档案整理阶段，可将档案数据库中的编目信息写入RFID标签，同时将标签粘贴到相应的档案上，以此建立起档案实体与数据库信息的关联，通过识别标签即可获取档案位置信息，实现档案实体跟踪管理。还可以通过收集实体档案库房和密集架数据，对档案库房、档案密集架、密集架层数和节数建模，利用互联网将档案位置信息自动同步到虚拟的库房模型中，实现档案实体的虚拟展示。在档案盘点时，可将大量粘贴有RFID标签的档案通过特定的识读器实现档案信息的自动识别，自动盘点。类似地，在档案入库时识读器能快速获取大量的档案标签信息并自动生成入库清单，实现自动入库。利用RFID技术进行档案自动盘点、自动入库能够精确地重复同一操作，同时保持操作结果的一致性，省去管理人员对档案一一对应、手工登记的重复工作，降低对档案人员的依赖程度，提高档案盘点、入库的效率与准确率。

    （二）档案服务个性化

    档案服务个性化主要体现在用户获取档案知识更加人性化和便捷化，物联网不仅可以集成温湿度、照明等设备为利用者提供舒适的利用环境和良好的利用体验，还可以对人员进行识别和管理，集成电脑、投影仪等其他多媒体设备，为用户提供人性化的服务。对基于物联网的档案实体实时监控，自动跟踪并记录档案的状态，摆脱了传统档案借阅中办理借阅、归还、出库、入库手续对人工的依赖，使档案利用更加便捷化。

    利用人性化主要体现在从用户角度出发重构档案服务流程。通过为工作人员和访客办理含有个人信息的RFID标签，利用分布的RFID識读器，能够准确捕捉携带标签的人员活动信息。系统根据人员位置信息智能分析人流情况，智能调节相关设备。这一方式不仅为利用者提供了更加舒适的利用环境，还能通过合理控制设备运转，降低能耗，减轻人员工作量。经过分析个人信息，如国别、民族、年龄等，系统还能智能化地选择用户适合的语种、屏幕显示字体大小等，当用户需要使用某多媒体设备时，该设备就会自动提醒是否进行语种、字体切换。免去了利用者查找、更改相应设置的困难。一些智慧档案馆甚至从入馆时起就为用户提供更多人性化的服务，如自动安排停车位、提供无障碍服务等。

    利用便捷化主要体现在档案借阅过程中能够简化档案借阅手续。首先，档案人员根据利用者需求选择需要调阅的档案，系统将会自动显示其位置信息，便于档案人员精确定位。通过将RFID技术与门禁系统结合，能够自动识别档案及人员信息，实现人员及档案出入库自动记录，便于管理与统计，免去了档案出库、入库登记的繁琐。此外，系统还可对未经许可的档案及人员出入库进行自动识别和预警。在办理借阅手续时，档案利用者只需将存储有自己信息的RFID标签与需要查阅的档案放在一体化借还设备上，设备就会自动识别标签信息，完成借阅单的填写。

    （三）知识服务创新化

    与传统档案服务模式相比，物联网在档案服务过程中具有明显的优势。物联网技术不仅可以实现档案管理的智能化、档案服务的个性化以及档案利用的便捷化，推动档案利用各个环节之间知识的传递，加快档案知识的传播，还可以大大提升档案机构的知识服务能力，实现知识服务的创新。

    基于物联网的档案知识服务创新体现在服务对象和服务过程两个层面。知识服务的重点是用户需求，通过RFID技术识别用户信息并进行智能分析，可以预测用户的知识需求，实现知识服务精准化。传统档案服务从利用者提出利用需求到需求得到满足，需要花费较长的时间。档案人员首先根据利用者的描述查找所需档案，然后进行登记、办理相关手续。通过物联网技术，档案人员可以快速准确地找到指定档案，直接在一体化借阅机上办理相关手续，改变了以往查找档案位置费时费力、办理借阅手续繁琐、信息填写核对困难等问题，缩短利用者等候时间的同时也减轻了档案人员的劳动强度，使档案知识服务更加快速、便捷，有利于知识的传递与共享。通过将实体档案接入物联网进行档案的虚拟调阅，利用多媒体设备等可视化的形式展示档案成果，以及结合大数据技术提供关联度较高的档案成果网络分析等方式，突破了传统的知识服务模式，使知识传递和获取的效率更高。这一方面提升了用户知识服务的满意度，另一方面有助于用户在获取知识的过程中激发灵感，通过知识的转化及创新，实现知识增值。

    三、基于物联网的档案个性化知识服务模式存在的问题

    基于物联网的档案个性化知识服务模式有其独特的优势，但在实际应用中仍存在一些问题，主要表现在物联网技术应用范围有限和应用程度参差不齐两个方面。

    （一）物联网技术应用范围有限

    物联网技术应用范围有限主要是针对RFID技术而言。在实践中，一些档案部门在提供档案知识服务的过程中采用二维码技术而非RFID技术进行档案实体管理。二维码技术是一种通过图形记录信息的方式，一般认为具有信息存储量大、方便灵活、易于制作等优点，但与二维码相比，RFID技术的优势更加明显：RFID标签存储的信息量更大，并且具有穿透性，识别速度快，能够远距离同时作用于多个运动物体。具体体现在三个方面：一是在数据识别方面，二维码需逐一扫描识别数据，且识别易受表面污损的影响，而RFID标签可同步识别大量数据，抗污染能力强、使用寿命也更长；二是在数据容错方面，二维码信息一经写入就不可更改，只能重新生成、打印粘贴，容错性能不佳，而RFID标签信息可反复读写，具有较好的容错能力；三是在数据安全方面，虽然RFID标签和二维码都可以通过加密提高安全性，但二维码的破译难度远低于RFID标签，RFID标签还可以通过安全认证协议和控制信号辐射范围降低其泄密的可能性。

    虽然RFID技术具有明显优势，但目前主要应用于人员及部分重要档案的管理，尚未实现广泛应用，其原因主要在于目前RFID技术产品种类繁多，标准化程度低、难以实现规模生产而导致的价格偏高以及实际运维的安全隐患。具体表现为：由于标准不统一，不同廠商生产的RFID标签存在系统不兼容问题，给后期系统的管理与维护带来很大困难；目前用于档案实体物联化的超高频RFID电子标签大约0.5元一枚，以200万卷（件）馆藏量计算，就需要100万元经费[10]，成本价格昂贵；此外，在实际运维中RFID依靠无线电波传输信息，容易受到金属干扰和屏蔽，导致识读不准确；在档案管理中通常选用成本低、体积小、读写距离近的无源RFID标签，无源RFID依靠连续发射信号来实现通信，产生的电磁辐射较高，档案工作人员长期暴露在RFID产生的电磁辐射中，可能在身体健康方面存在安全隐患。

    （二）物联网技术应用程度参差不齐

    物联网技术应用程度参差不齐首先表现在其应用区域具有明显的局限性。档案库房内物联网技术应用更为成熟，为访客办理个人RFID标签以及提供个性化档案服务等物联网技术的应用尚在探索中。受“重保管”思想的影响，档案部门更倾向于在档案保管中投入更多的人力、物力，物联网技术被首先应用于档案库房，导致其在档案利用区域的应用相应滞后。档案机构的核心功能是档案服务与开发[11]，档案利用空间的物联化程度与档案知识服务水平密切相关，用户倾向于更便捷、人性化的档案知识获取方式和场所。加强档案利用空间的物联化程度有助于档案机构实现核心功能，体现自身价值。

    物联网技术应用程度参差不齐还体现在其集成程度上。一些智能化档案库房利用传感器进行温湿度、照明设备的自动检测与控制，尚未实现空气质量的自动调控，而空气质量对档案实体保护至关重要，由于档案库房属于密闭空间，加之受防虫防霉药品的影响，空气质量不佳，长此以往对档案实体的长久保存和工作人员的身体健康都会造成影响。不仅是档案库房，档案利用区域由于人流活动量大，容易造成空气污浊，也需要进行空气净化。为了实现档案长久保存，提升利用人员的舒适度，应将空气质量也纳入到WSN系统中进行集成管理。

    通过物联网技术能够使实体档案利用更加便捷化，加快档案知识传递获取的效率，提升档案知识服务水平。物联网技术应用范围有限、应用程度参差不齐，原因在于在数字档案资源建设背景下，人们对实体档案利用服务重视程度相对不足。网络时代下，实体档案的利用与服务也是无法忽视的。数字档案资源建设与在线利用能够促进档案服务便捷化，但也存在信息及通信技术尚未完全普及、一些用户无法掌握使用新技术的阻碍。对于无法享受数字档案资源便利的用户来说，实体档案知识服务非常重要。同时，涉密档案数字化的存储与共享存在一定的安全隐患，还需要在规范授权的基础上进行实体档案的利用。因此，解决物联网技术应用中存在的问题具有重要的现实意义。

    四、基于物联网的档案个性化知识服务模式的发展趋势

    随着时代的发展，与物联网有关的技术标准问题将会迎刃而解，物联网在数字档案馆、智慧档案馆中的应用将会更加成熟。在应对档案个性化知识服务模式存在问题的同时，我们也应积极思考其未来的发展趋势。

    （一）拓宽档案知识服务内容

    上述提到的档案个性化知识服务指的是实体档案馆提供档案知识服务的创新模式，其服务内容主要限于实体档案知识资源。我国目前正在提倡档案“存量数字化、增量电子化”，未来数字档案资源将会更加丰富，尤其是一些地区正在探索电子文件单轨制，实体档案的数量将会大大减少。数字档案资源一般是通过网站、移动APP及社交媒体等方式实现在线利用与共享，其在实体档案馆内的利用较少被关注。数字时代，实体档案馆并不会消亡，而是升级成为数字档案馆、智慧档案馆。这些档案机构在资源、技术、设施等方面投入了大量的人力、物力，不能仅仅将其作为数字档案资源收集、组织、输送的中转站，还应该认识到数字档案资源对于丰富档案知识服务内容的重要性，并积极探索将数字档案资源也纳入到知识服务内容之中，提供馆内数字档案资源便捷、高效的个性化服务。此外，还要创新服务方式，如举办专题展览，吸引人们来馆利用、激发潜在利用需求；丰富服务形式，通过视频、动画等多媒体形式帮助人们更好地理解和接收所传递的知识。

    （二）与档案内容管理和开发相结合

    基于物联网的档案个性化知识服务以技术为手段，通过智能化的档案管理与环境控制，提供更加便捷、个性化的档案知识服务，这有助于提升用户利用体验，使问题高效解决，但其本质上仍然是档案信息服务的升级，用户从中获得的知识是粗略的。而知识服务注重对知识进行开发、组织，形成多层次的知识体系，为用户提供的是针对性的解决方案。因此，为了更有针对性地满足不同用户的知识需求，使问题更加深入彻底地解决，档案工作应加大对档案内容的管理与开发，按照知识深度对档案信息资源进行多层次开发，以满足用户不同层次的知识需求。此外，在档案内容管理与开发过程中也应注意数据挖掘、数据关联、知识检索等技术的运用，以期为知识服务提供良好的基础。

    结语

    随着人们对知识需求的增长，传统的档案信息服务必将被知识服务所取代，对档案知识服务模式进行研究具有重要的现实意义。与物联网技术相结合的档案个性化知识服务模式将档案、设施、工作人员、利用者进行互联，能够为利用者提供更加便捷、高效的档案知识服务，开拓了档案知识服务方式、方法的新思路，尽管目前还存在技术标准不健全、应用程度参差不齐等问题，但其优势也是不可否认的，应积极探索其未来的发展方向。

    注释及参考文献：

    [1]李霞，樊治平，冯博.知识服务的概念、特征与模式[J].情报科学，2007（10）：1584-1587.

    [2]陈勇.物联网在档案管理中的应用研究[J].档案学研究，2015（5）：102-105.

    [3]徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯，2011（2）：24-28.

    [4]牛力，王为久，韩小汀.“档案强国”背景下的档案知识服务“云决策平台”构建研究[J].档案学研究，2015（5）：74-77.

    [5]牛力，袁亚月，韩小汀.对档案信息知识化利用的几点思考[J].档案学研究，2017（3）：26-33.

    [6]唐佳欣.数字档案馆个性化服务研究[D].武汉：华中师范大学，2017：9.

    [7]贾应炜.基于无线传感器网络的档案库温湿度监控系统[J].自动化技术与应用，2015，34（4）：95-99.

    [8]陈军慧，杨登辉，黄慧冬.基于半有源RFID技术的人员跟踪定位系统[J].现代电子技术，2014，37（18）：130-132.

    [9]赵海峰.RFID系统在档案管理中的应用及存在问题探析[J].兰台世界，2013（14）：18-19.

    [10]田雷.物联网技术在智慧档案馆建设中的应用研究[J].档案学通讯，2015（1）：60-64.

    [11]赵跃，周耀林.知识管理视阈下的档案信息资源合作开发模式探析[J].档案学研究，2015（5）：66-73.