档案信息服务交互平台建设初探

    王成兴 许炎

    摘要：档案信息服务交互平台的建设对于全面准确地分析和把握档案用户的档案资源需求以及服务模式需求有着重要作用。本文对档案信息服务平台的概念进行了界定，分析了档案信息服务平台建设的必要性，构建了档案信息服务交互平台模型，探讨了档案信息服务交互平台在档案利用服务方面的优势。档案信息服务平台建设既能更好地满足档案用户的个性化需求，也能提高档案部门的服务质量、效率与社会地位。

    关键词：档案信息服务 档案交互平台 档案用户

    档案信息服务是档案馆的一项重要功能与职责。档案馆除了承担档案的收集、整理与保存工作之外，就是要通过提供给档案用户档案，来实现档案的价值。正如特里·库克所说：“在技术超速发展变化、社会发生巨大转型的今天，档案界迫切需要做出理念上与实践上的调整。我们需要想方设法把自我满足的、封闭的档案界转变成与当代社会同步、对社会有益并具有活力的档案界，否则的话，我们就会在数字时代变成毫无用处的化石。”所以，在档案用户对档案信息服务需求更加多样化的今天，档案馆急需改变传统被动的服务模式，积极探索与档案用户进行主动交互的工作模式。

    一、“档案信息服务交互平台”概念的探析

    据笔者查阅文献了解，作为一个独立的概念术语，“档案信息服务交互平台”尚未被学界提出并加以深入探讨。冯惠玲教授早在1988年就发表过题为《浅谈利用者与档案检索系统的交互关系》的文章，并且提出“交互是大多数利用者获取档案信息的必要环节”这一观点。“交互”本是一个计算机术语，指系统接受来自终端的输入，进行处理并且将结果返回到终端的过程，也就是我们俗称的“人机对话”。在1994年召开的电气和电子工程师学会（Institute of Electrical and Electronics Engineers，简称IEEE）会议上，Megzari O.、Brahmaanandam M.和Karmouch A.发表了题为《交互式多媒体的分布式平台》（A Distributed Platform for Interactive Multimedia）的论文，首次提出构建交互式平台并将其应用于多媒体教育。交互平台这一概念最早是为了满足群体及时互动沟通与现场决策等需要而提出的，主要应用于会议室、展示厅、培训机构等。当前，在线教育系统（移动网络教育）、医院信息平台系统、微信公众号、实时监控系统和企业办公自动化（Office Automatic）系统等都较为广泛地应用交互平台提供信息服务，从实践上看，均取得了良好效果。例如上海市长宁区通过“区域性医疗卫生数据中心一医疗信息管理与交互平台”的建立，实现了区域医疗机构间异构的临床诊疗和电子健康档案信息的交互共享。这些成果非常值得档案界借鉴，并促使我们思考并加快推进档案信息服务交互平台建设。

    笔者认为提出“档案信息服务交互平台”这一概念非常必要并恰逢其时，“档案信息服务交互平台”是一种基于Web2.0技术能够实现档案用户与档案馆实时互动、为档案用户提供方便快捷的个性化服务的智能网络平台。这一智能网络平台可以实现档案信息服务与平台交互功能的完美结合。待Web3.0技术发展成熟时，可以运用Web3.0技术进行开发打造平台。

    二、建设档案信息服务交互平台的必要性

    （一）进一步深化档案信息化建设的需要

    我国档案信息化建设起步于20世纪70年代末，当时尝试运用计算机管理档案，80年代开始普遍建立各类计算机档案管理系统以实现档案管理现代化。进入21世纪后，档案网站建设得到普遍快速发展，档案数字化快速推进，数字檔案馆和智慧档案馆建设成为新的发展方向与动力。特别是2013年，时任国家档案局局长、中央档案馆馆长的杨冬权同志提出：“在新的起点上进一步推进档案信息化，即从过去以技术为主导向以服务为主导转变，从注重应用信息技术向注重档案内容信息化转变，带动档案信息化与档案服务体系深度融合，与档案资源体系、安全体系良性互动，从整体上推进档案事业发展。”在论述档案事业2020年发展目标时，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》也指出要实现档案利用便捷化，档案利用服务更加便捷普惠，方便人民群众的档案利用体系更加完善。随着这些深化档案信息化建设指导思想的转变和发展目标的确立，加强档案信息服务交互平台建设成为必然。

    （二）档案用户利用方式变化的需要

    随着互联网的快速发展，特别是以大数据、云计算和物联网为核心的新一代信息技术的迅猛发展和普遍应用，人们的工作和生活方式发生了翻天覆地的变化。就档案用户利用档案方式而言，当用户产生档案利用需求时，用户不希望耗费太多的时间在“获取”途径上，而是希望通过网络，能够随时随地利用移动终端，查阅所需档案馆藏情况，更为重要的是希望这种查阅能够具有即时互动功能，以便对馆藏档案做进一步符合其个性化需求的深入了解。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确要求创新服务形式，建立健全方便人民群众的档案利用体系。以此观之，传统的现场查阅档案固然依旧必要，但已经不能满足档案用户利用方式变化的全部需要。

    （三）应对新形势下档案工作面临挑战的需要

    档案馆作为一个信息服务机构，其所拥有的信息资源不仅影响机构的关注度、影响力、服务力与竞争力，还影响着档案馆藏信息的完整度。满足不同用户的信息需求，吸引尽可能多的用户，提升档案馆的社会地位，使档案馆获得社会广泛的认同和良好信誉，这些都离不开对馆藏资源的有效整合。

    随着国家改革开放向纵深推进，特别是政府“放管服”改革的全面推开，档案工作面临着诸多新的挑战。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：从国际上看，开放政府和信息技术发展将档案推到政府治理和公共服务的重要位置。电子政务建设极大推进和实现了电子档案的形成、管理;档案信息化与互联网利用成为发展趋势。从国内看，“四个全面”战略布局、国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，深刻影响着档案工作的理念、技术、方法及模式;档案工作领域更加广泛、内容更加丰富、需求更加多样，地位和作用越来越重要。为了有效应对这些挑战，档案工作的理念、技术、方法及模式都需要进行全方位的变革，充分利用现代网络技术，建立档案信息服务交互平台不失为一个重要的解决措施。

    （四）档案信息利用服务精准化的需要

    随着经济的发展和社会的进步，人们的思想观念不再单一，档案利用需求也日益呈现出多元化的特征，这就要求档案馆改变传统的泛化档案利用服务方式，根据不同用户的不同档案利用需求提供精准的服务，精准识别档案用户，精准了解档案用户的显在需求乃至潜在需求，做到实时互动、有效沟通，充分满足档案用户的个性化需求。

    三、档案信息服务交互平台的构建

    笔者根据档案信息服务交互平台的概念内涵，以“云计算”技术、“云计算”提供的“平台即服务”（ Platform-as-a-Service，简称PaaS）技术、“云存储”技术和平台虚拟化技术为支撑，结合开放档案信息系统（Open Archival Information System，简称OAIS）模型，构建了档案信息服务交互平台模型。该平台由档案用户端、档案信息服务提供与分配管理系统、档案资源管理系统、档案信息服务交互平台监控与反馈分析系统和档案信息服务交互平台中心服务器这五个部分组成，这五部分相互分工，相互协调，构成一个有机统一的整体，各部分内容与功能如图1所示：

    （一）档案用户端

    档案用户可以自行通过终端设备（电脑、手机等）向档案信息服务交互平台提出各种请求。例如：可通过Web浏览器进行交互平台用户注册、登录及个性化服务定制、浏览交互平台信息、配置和管理个人用户等。

    （二）档案信息服务提供与分配管理系统

    该系统包含档案用戶能请求的所有服务并能够用于处理档案用户的请求，按请求功能进行服务部署配置并进行服务追踪。档案用户在对应权限内（已开放档案），可以选择或者定制个人服务列表，也可以对已选择或者已定制的服务进行修改、退订，已定制的服务会在用户端界面生成图标列表，方便用户使用。该系统能有效管理档案用户，对档案用户进行资格授权、身份认证、登录，并对下载情况、浏览记录等进行管理，还可以通过“云计算”服务，接收档案用户发送的请求，根据档案用户请求对应服务提供系统中的相应服务方式，对档案用户的请求进行反馈，智能、合理地调动资源为档案用户服务，动态地对档案用户请求进行分配和反馈。

    （三）档案资源管理系统

    该系统能够对档案信息服务交互平台上的资源不断修订、更新、完善，并通过整合档案用户对搜索资源时提出的请求来进行系统的自我完善。由于单一档案馆的档案信息资源是有限的，交互平台资源管理系统的建立应当是基于某一地区所有的档案馆资源，或者是某几个档案馆资源之上的共享系统。

    （四）档案信息服务交互平台监控与反馈分析系统

    该系统对档案用户请求与档案信息服务交互平台服务进行跟踪测量，将结果与反馈信息提交给档案信息服务交互平台中心服务器，利用云计算和云存储功能进行分析与整合。监控与反馈分析系统还对档案信息服务交互平台提供资源的使用情况、提供服务的使用次数等数据进一步分析，并对计算结果进行自我反馈与升级（如将用户使用次数最多的服务置项等），以便为用户提供更准确、高效的服务，确保资源精准地分配给更合适的档案用户。

    （五）档案信息服务交互平台中心服务器

    该系统是一个虚拟的服务器中心，即用于处理大量档案用户请求数据、服务记录、追踪数据等大运算量计算处理和汇集存储的中心，也是整个档案信息服务交互平台的大脑。中心服务器可以保证整个档案信息服务交互平台系统命令的“上传下达”和服务过程的流畅程度，构建起计算资源架构与存储资源架构，从而实现资源的分布式管理。

    档案信息服务交互平台系统的构建，可以将档案用户从“问档案信息服务交互平台发送请求”到“档案信息服务交互平台满足需求”这一全过程进行追踪与记录，在提供优质档案信息服务的同时，也可以根据收集的不同档案信息需求数据进行深层次分析，为用户提供档案服务打下更好的基础。

    四、档案信息服务交互平台在提供档案信息服务方面的优势

    （一）提供连续且完整的档案信息服务

    当前在档案用户请求信息服务的过程中，档案信息服务的过程是不连续的，甚至是中断的，用户的问题往往没有人回应，或没有得到根本性的解决。这种情况会产生许多不良影响，比如用户在请求档案信息服务过程中，有太长时间的停顿甚至用户请求被单方面终止，这都会大大降低用户的体验满意度。

    档案信息服务交互平台将档案馆作为为用户提供档案信息资源的服务机构，可以在线上始终保持与用户的沟通与互动，使用户跨越漫长的时间等待，在档案用户需求发送的瞬间，通过交互平台档案资源管理系统和档案信息服务提供与分配管理系统，自动匹配与档案用户需求相适应的档案资源与服务。这样既可以保持与档案用户沟通的顺畅性，又能够保证整个过程的完整性，使档案用户产生依赖感与信任感。

    （二）提高档案信息资源的利用率

    传统的档案资源利用服务局限在档案馆实体内部，随着档案信息服务交互平台的建设，档案信息资源利用不仅不受时间的限制，利用的空间还可以扩展到某一个地区、整个国家甚至全世界。档案的“原始记录性”决定了每一份档案的唯一性，若多个用户同时需要同一份档案文件时，在档案信息服务交互平台上用户可以同时获取对同一份档案进行浏览、下载和打印等服务，大大提高了档案信息资源的利用率。

    （三）有利于档案馆对用户需求进行深度分析

    不同类型的档案馆服务的对象不同，提供的档案信息服务也不同，如何针对自身档案馆服务受众的档案利用需求与习惯来优化自身服务也是各个档案馆的难题。档案信息服务交互平台中心服务器可以通过信息融合技术，将不同档案用户的海量查找记录按照一定的规则、条件和一定的时序，利用计算机信息技术对其进行收集、分析、提炼和处理，再通过信息融合技术，获得所需要的精准数据（如什么类型的档案查找人数最多等）。档案信息服务交互平台对每天获取的大量信息进行提炼和整合，通过信息融合得到更加精简、更加准确的数据，为决策需要或数据要求提供信息数据的支持。

    （四）满足档案用户的个性化需要

    档案信息服务交互平台能够对档案用户需求进行深度分析，通过档案信息服务交互平台监控与反馈分析系统对档案用户的活动轨迹进行跟踪测量，了解档案用户需求，并将档案用户的需求进行分类和行为分析，进而开展档案信息个性化定制与推送服务。个性化定制服务是根据用户的主动需求来定制所需服务的方式，而个性化推送服务是档案网站通过分析用户在档案信息服务交互平台上的活动轨迹，对用户的兴趣爱好进行提取和分析，根据用户的定制进行信息发送的一项技术。“开展个性化服务是精准化服务的最终目标。我们应当树立以档案用户为中心的服务思想，重视档案用户的感受与体验，注重与档案用户交互，帮助档案用户更有效率地获取档案信息，才能满足档案用户对于档案信息资源的个性需求。

    档案信息服务平台建设既是贯彻落实国家档案局有关政策的要求，也是应对新形势下档案工作面临挑战的重要举措，体现了互联网时代充分利用网络技术创新档案服务模式，以人为本，真正从用户需求出发，满足用户的个性化档案需求。同时，档案信息服务平台建设也能更好地提高档案部门的服务质量、效率与社会地位，扩大档案部门的社会影响力，充分发挥档案信息资源的价值。

    作者单位：安徽大学管理学院