人工智能对智慧档案馆的驱动作用研究

    杨靖 朋礼青

    摘要：智慧档案馆的“智”体现在人工智能技术上，它是智慧档案馆开发建设的技术引擎。本文简要阐述了人工智能和智慧档案馆的概念，具体分析了智慧档案馆与传统档案馆、数字档案馆的区别，重点探讨了人工智能技术对智慧档案馆个性化服务系统、档案工作效率、档案管理各个层级的协作能力、存储和安防方面的驱动作用，并提出智慧档案馆的建设应坚持技术与人文的有机统一。

    关键词：人工智能智慧档案馆驱动作用人本理念

    Abstract： The "wisdom" of the smart archive is embodied in the artificial intelligence technology， which is the technical engine for the development and construction of the smart archive. This paper briefly expounds the concept of the smart archive and the artificial intelligence，then the differences between smart archive and traditional archive and digital archive are analyzed.Finally， the paper main？ ly discusses the role of artificial intelligence tech？ nology in promoting the individualized service sys？ tem， the efficiency of archives work， archives man？ agement collaboration skills at all levels， storage and security of intelligent archives， and put forward the construction of intelligent archives should ad？ here to the organic unification of technology and humanity.

    Keywords： Artificial intelligence； Smart archives； Driving effect；Human-oriented ideology

    2017年10月，國家科技部副部长李萌同志出席在北京举行的中国人工智能产业发展联盟成立大会中指出，以习近平同志为核心的党中央高度重视人工智能的布局和发展，并表示国务院颁布的《国家新一代人工智能发展规划》是面向2030年的长远性、战略性规划。[1]人工智能作为高新技术产业革命的重要驱动力，它的发展正进入高速成长期。人工智能与大数据紧密结合，并且通过云计算来进行深度学习，可以认为“人工智能=云计算+大数据（一部分来自物联网）”。[2]目前，人工智能正在不断推动与各行业相结合的应用，以期实现越发智慧的数据感知和汇总，越发完善的数据模型构建和问题求解，越发自主的平台服务支撑和数据共享，越发精确周密的决策制定与执行，来促进各个行业的智能化发展。[3]在这一应用进程中，人工智能取得了骄人的成绩，同时也给各个特定领域带来巨大的变化，智慧档案馆就是其中一例。

    一、人工智能和智慧档案馆概述

    （一）人工智能

    在1956年达特茅斯会议中，人工智能（Artificial In？ telligence，英文缩写为AI）这一新概念首次被提出，并被称为20世纪三大科学技术成就之一。人工智能是计算机科学中关于设计智能计算机系统的一个分支领域，其目的是使计算机模拟人脑及人的思维，从而具有某些类似于人的智慧特征，如理解语言、学习功能、推理及问题求解等功能。[4]

    （二）智慧档案馆

    新概念的产生与新技术的发展接踵而至，例如AI、物联网技术，这些新词汇的出现引领当今社会信息技术发展的方向，使人们应接不暇，在这些新技术的推动下，作为以技术为支持，以服务为目标的“智慧档案馆”应运而生。

    我国对智慧档案馆的研究尚处于初级阶段，智慧档案馆的内涵丰富，目前档案学界对“智慧档案馆”还没有一个明确、标准的正式定义，不同研究视角的学者从不同侧面和角度描述了智慧档案馆的含义。下面列举几个具有代表性的观点：杨来青等学者从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度，认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源，具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式；[5]许桂清等学者将智慧档案馆的特征总结为：用户交流感知智慧化，档案信息资源管理智能化，馆藏基础设备智慧化，个性服务创新智慧化[6]；杨智勇等学者从数据、信息、情报与智慧之间的关系出发，认为智慧档案馆是综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台；[7]王小健等学者从建设实践的角度认为“智慧档案馆=数字档案馆+新技术应用+以人为本理念贯彻+档案信息集成”；[8]李月娥、周晓林等学者从物联网技术应用背景下出发，认为智慧档案馆是在传统的实体档案馆和数字档案馆的基础上，利用新兴的智慧技术，实现档案馆内多种资源的智慧管理，从而提供更加主动、立体互联的深层智慧化服务。[9]综上所述，各个学者对智慧档案馆的定义不尽相同，但他们都有一个相同的关注重点，即新的信息技术应用，它是实现智慧档案馆的智慧化系统平稳高效运行的重要手段。

    （三）智慧档案馆与传统档案馆、数字档案馆的区别

    最初的传统档案馆以建筑实体为标志，它强调实体管理；数字档案馆是在传统档案馆的基础上发展起来的，它强调数字化档案和电子档案的管理；现今以人工智能技术和物联网技术为技术支撑的智慧档案馆，它强调档案内容信息的管理。回顾档案馆建设的探索与实践进程，档案馆的管理机制和管理形式一直以智能创新化、数字互联化、智慧信息化为目标方向。[10]虽然智慧档案馆与传统档案馆、数字档案馆的基本概念有区别，但它们都承担着基本一致的社会职责，都属于“五位一体”的社会主义公益文化事业机构。智慧档案馆与传统档案馆、数字档案馆的具体区别如表1所示。

    二、人工智能对智慧档案馆的驱动作用

    当今档案馆是巨大信息资源的利用中心，智慧城市建设需要智慧档案馆的支撑，数字化档案和档案信息共享已经得到各立档单位的一致认同。伴随着档案信息化工作的进程不断推进，电子档案的数据规模正以几何级数的形式极速增长，在全国各地智慧档案馆的建设也开始展开试点探索，青岛、杭州、阳泉、丽水等城市已开始将智慧档案馆建设列入智慧城市建设的规划。人工智能技术以其灵活快速的数据感知、逐渐趋于精确的数据模型和更加个性化的服务模式深入渗透于档案馆之中，使得智慧档案馆为人们提供更加便利、更为有效的服务。科学合理地利用人工智能技术，对智慧档案馆的发展有着重要的驱动作用，具体表现为以下几个方面。

    （一）丰富了个性化档案信息服务系统的服务方式

    档案部门增强自身核心竞争力的关键方法就是改善档案信息社会服务。智慧档案馆档案信息服务单位通过各种智能化技术和智能机器，如信息挖掘技术、自然语言理解技术、智能代理检索技术、专家系统、智能机器人等来提供个性化定制系统，同时为了使档案用户充分利用这些具有价值的信息资源，立档单位将对不同类型、不同特征的档案信息资源进行整理。在档案信息资源分析与整理的工作中，为了定制个性化服务系统，迎合用户需求，需要选择合适的档案信息服务方式。因此档案信息服务方式作为目前的研究热点，是智慧档案馆最为关键的服务特征，并且也是当今互联网时代下档案信息服务工作的新内容。

    在目前个性化信息服务系统中，系统首先通过信息挖掘技术对用户的行为进行分析，然后通过智能代理技术自动辨认和感知用户的位置及其可能感兴趣的档案资源，来主动地向用户推送关联信息，提供真正的、全方位的个性化服务，并随时随地记录用户的活动轨迹、档案馆使用信息等，更加深入地分析用户的习惯和偏好，从而给予更加个性化的服务。2016年6月，山西省阳泉矿区智慧档案馆升级改造竣工，它将纸质档案数字化录入系统存储，汇聚成电子档案整合管理。用户通过个人身份证就可以进入个性化信息服务系统，仅需根据自己的检索兴趣在统一的登录界面进行操作，便能够随时随地获得所需的系统化集成的档案信息资源。

    智能机器人的出现也将极大地提升智慧档案馆的个性化性服务。档案利用者可以将自己的需求告知智能机器人，智能机器人迅速为用户安排服务，提供休息场所、茶水和咨询服务，为用户打造舒适的个性智慧化服务。智能机器人在国家政策的大力扶持下将广泛应用于社会公共事业。早在2016年国家发布的《机器人发展产业规划》中就指出将基于人工智能技术的社会公共服务型智能机器人列为十大标志性产品之一，预计到2020年实现智能公共服务机器人批量生产。[12]

    （二）提高了档案工作的效率

    20世纪80年代在我国档案界领域开始出现利用计算机协助档案工作的现象，随着21世纪信息时代的到来，人工智能这一概念逐渐得到人们重视，并被广泛应用于各个领域中，其中包括档案工作。在传统档案工作中，例如档案的收集、整理、鉴别、保护利用和编研工作主要是采用手工的方式来进行，而在现代信息技术日益成熟和人工智能广泛应用的背景下，人工智能能够极大地提高档案工作的效率。具体表现为以下几个方面：第一，智慧档案馆利用各种智能主体进行档案信息资源的收集工作，依据档案工作者所设置的运行章程，通过智能主体的自学习性、灵活性、主动性和适应性，高效收集档案信息资源。第二，智慧档案馆通过文本分类技术实现档案的智能分类。文本分类技术是自然语言处理的一个重要应用领域，它首先对选定的文本样本集合进行标记，然后得出其中文本属性和类别间的关系模型，再根据这种关系模型对需要进行分类的文本进行判断，[13]这样做大大减少了人工分类中的繁琐程序。第三，智慧档案馆使用智能机器检索档案信息，与传统档案信息检索相比更加省时、省力，利于档案的规范化、标准化，智能机器能以最方便的形式提供用户服务。经过自然语言处理后，用户只需使用普通的话语，就可找到自己需要的档案。如今人工智能技术已普遍应用于档案信息数字化、电子化档案方面，档案目录采集、图片档案数据采集都可以通过人工智能来实现，利用人工智能技术形成的电子档案比纸质档案更加便于携带和存贮，这些都使得档案工作者在处理档案事务方面更加得心应手和方便快捷。

    2018年2月，浙江省“杭州市电子文件中心”项目通过验收，该项目以浙江政务服务网行政审批类事项为重点，建立统一的电子业务数据模型，使之能对各种业务类型的电子档案进行统一的数据资源管理，[14]逐步实现全市档案信息资源的整合和共享，极大地提高了档案工作效率。2018年4月，科大讯飞股份有限公司与国家档案局科学技术研究所签署了全面战略合作协议。该协议重点围绕档案的智慧收集、管理、存储、利用四大方向，促进人工智能在檔案管理中的应用，提高档案工作效率，以期构建新型人工智能智慧档案行业标准。同时，为推进档案工作的转型升级，根据该协议成立了人工智能档案联合实验室，[15]以期实现新时代档案事业的改革发展，这将为智慧档案馆更好服务社会记忆存储和文化传承创新提供有力支撑。

    （三）提升了档案管理各个层级的协作能力

    数字档案馆采用线性逻辑对档案信息资源、档案业务工作进行管理，机构之间、档案业务不同环节之间缺乏协同机制，档案信息化产生了“信息孤岛”“业务孤岛”“应用孤岛”等新问题，难以实现档案业务工作的协调开展。[16]智慧档案馆利用人工智能技术对馆中的可用资源进行有效的整合，用户对资源的调配与使用可以通过共享与传输的形式实现，通过信息共享、事件关联、协同业务等手段，将相关业务整合在一起，进行并发处置或程序处置，使整个档案馆运作具备较强的整合协作能力。例如，用户可以通过基于全面感知的“一站式”智慧系统平台来检索匹配具有相对应的载体形式和信息资源的档案，这种有全面感知功能的档案智慧管理平台利用浩瀚、多样化、广泛的数据资源进行整合协调，有望达到档案检索、管理、利用查阅的多角度、全方位、一体化高效快捷的服务模式，同时也将深层次地提高档案用户的满意度和档案管理系统的协作能力，[17]这对于提升档案管理的效率有重要的意义。在经济与技术发展的带动下，档案规模及结构呈现出了明显的扩张趋势，这对档案管理提出了更新、更高的要求，管理逐渐显露出了层次性，上层管理需要对中层管理环节予以监测，而中层管理则须对基层各个管理项目予以监测。

    在智慧档案馆建设过程中，协作显得尤为重要，人工智能采取协作分布思维，可以实现对不同层级之间的协调与管理。通过库存档案盘点可以了解到，上层核心系统采用模式识别系统模拟人类的感官，来接触和理解周围的环境，解读外界的信息。例如利用模式识别中的文字识别和感官识别，智慧化感知库存档案缺失，经过人工智能核实之后，通过专家系统以其特有的专业领域知识和经验，灵活地对缺失档案做出迅速反应和解决措施，触发既往基层档案业务信息追溯核查，再利用智能代理技术自动查找该卷档案及相关档案在各类数据库中的记录信息，帮助追溯在库存盘点中可能出现的问题，来协调档案工作有秩序地进行。

    2011年，浙江省丽水市的智慧档案馆与智慧城市建设同步开展实践探索，它提出运用各种智能技术和依托政务云平台，采用分布式部署的方法，在全市统筹搭建一市九县的“智慧档案”系统，集中一市九县的各类资源，构建覆盖全市各级党政机关的档案协同管理系统，以期提高各立档单位的协作能力，推动档案事业的创新发展。

    （四）增强了智慧档案馆的智能安防与存储调度

    档案安全是档案工作的永恒话题和第一要务，是档案工作的底线，更是档案事业的关键基石。[18]智慧档案馆安全问题需从两方面来实现：一是在管理和技术两个层面确保智慧档案馆的安全，改进网络与信息安全管理，优化档案备份灾难恢复服务体制，以期保证档案的真实可靠、条理完整和服务安全性。[19]二是通过智慧建设来预防档案信息安全问题，档案工作者可以利用声音识别、指纹识别等各种识别技术，对库房档案进行全方位的监控，以防库房出现突发事件。另外智慧档案资源安全主要有实体档案资源安全和数字档案资源安全。实体档案资源安全主要是库房的安全，如今人工智能识别、智能监控的门禁系统已广泛应用于智慧档案馆的安保，通过人工智能技术模拟人的感官及思维方式，对人脸、声音、指纹、视网膜、虹膜等信息进行识别和加密。智慧档案馆应用有识别功能的安防系统在接触档案资源的人员和实体档案资源之间建立起了一道安全屏障。通常数字信息资源的安全包括存储和通讯两个方面。传统模式下的档案馆一般采用集中式存储，但随着数据量的爆炸式增长，如何更有效的利用和拓展存储空间成为一道亟待解决的难题。智慧档案馆的档案资源采用分布式“云”存储，这种存储方式能满足海量数据的增长及访问查询，但需要安全、高效的数据管理手段，在这种情况下人工智能技术成为了智慧档案馆档案资源安全高效运作的保障。

    2014年江苏省张家港市档案局正式启动“智慧档案馆”建设项目，依托云平台，分级管理档案信息，极大地提高了档案的存储容量，并为立档单位提供自己特有且不为外界公开使用的系统，以便存贮不同密级的档案资源。2016年江苏省太仓市档案馆应用具有人脸识别、视网膜识别和虹膜识别的门禁系统对进出人员的身份进行识别控制，并且利用可以跟踪识别定位的监控安防系统来实时保障馆内安全，以及采用可识别代码行为特征的智能防火墙等技术来对库房档案资源进行全面检测，加强档案管理的保密性，保障档案信息不被泄露。

    三、对人工智能背景下智慧档案馆的简要评价及展望

    （一）对智慧档案馆的评价

    虽然当前各级各地智慧档案馆的实践与探索方兴未艾，但是普遍缺乏相关技术标准、法律规范、政府政策支持和统一规划，因此，智慧档案馆的建设将是一个长期、复杂的过程。智慧档案馆在发展过程中必将面临许多复杂性问题和不确定性问题。智慧档案馆最大的特征就是在档案管理的一系列环节中运用各种感知化、智慧化、泛在化的先进技术为用户提供智慧化服务。但技术始终是一种手段和工具，它的最终目的是为用户提供具有方便、快捷、高效的精准服务。在智慧档案馆建设过程中很容易走向“重技术、轻内涵”的道路，有关建设部门必须认清建馆的初衷，即以人为本，以用户为中心，全方位地为用户提供方便快捷的智慧化服务。当前信息技术前景具有很强的不确定性，各种软硬件设备也处于不断地更新换代之中，而智慧档案馆建设离不开先进技术设施的支撑，如若档案馆的发展规划不能实时更新，这些设备技术的不断革新将会使智慧档案馆的发展陷入一定的困境。

    （二）对智慧档案馆的展望

    笔者认为智慧档案馆建设在应用各种现代化智能技术时，要注意避免产生唯技术主义倾向，避免将技术的应用作为建馆的主要理念，认清技术是辅导工具，档案资源才是档案馆的核心。在正确把握和理解人工智能对智慧档案馆的驱动作用下，相关建设部门应该时刻坚持技术与人文的有机统一，秉承人本理念，用发展的眼光去正视技术在馆内的应用，以期在科学技术领域，使民众充分认识到信息时代的人文主义对智慧档案馆的重要作用。目前各界人士對智慧档案馆的研究仍处于探索中，人工智能驱动下智慧档案馆的建设也面临资金匮乏，人才短缺等问题，但是笔者坚信人工智能技术在“以人为本”的理念下，一定能将极具人文关怀和文化特质的档案信息资源呈现给用户，从而真正弘扬智慧档案馆的人本理念。

    注释及参考文献：

    [1]李萌副部长出席中国人工智能产业发展联盟成立大会并致辞[EB/OL].[2018-3-8].http：//www.most. gov.cn/kjbgz/201710/t20171017_135393.htm.

    [2]如何理解云计算、大数据和人工智能三者间的关系[EB/OL].[2018- 6- 14].http：//cloud.idcquan.com/ yzx/118555.shtml.

    [3]贺倩.人工智能技术的发展与应用[J].电力信息与通信技术，2017，15（9）：32-37.

    [4]王娟琴.人工智能与情报检索的合璧[J].图书情报工作，1998（3）：23-27.

    [5]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.

    [6]许桂清.对智慧档案馆的认识与探析[J].中国档案，2014（6）：70-71.

    [7]杨智勇，周枫.试析智慧档案馆的兴起与未来发展[J].档案学通讯，2015（4）：45-50.

    [8]王小健，刘延平.面向智慧城市的智慧档案馆建设[J].档案与建设，2015（5）：16-20.

    [9]李月娥，周晓林，賈玲，严悦，陆江.物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理与服务模式研究[J].北京档案，2017（1）：20-23.

    [[10]]王阿陶.我国数字档案馆与数字图书馆的比较研究[D].四川：四川大学，2007.

    [11]王小健，刘延平.面向智慧城市的智慧档案馆建设[J].档案与建设，2015（5）：16-20.

    [12]2018年全国及各省市服务机器人最新政策汇总[EB/OL].[2018-12-31].https：//robot.ofweek.com/2018-01/ ART-8321203-8480-30190091.html.

    [13]李生.自然语言处理的研究与发展[J].燕山大学学报，2013，37（5）：377-384.

    [14]“杭州市电子文件中心”项目通过验收[EB/ OL].[2018-5-12]http：//www.zgdazxw.com.cn/news/ 2018-02/23/content_223872.htm.

    [15]冯丽伟.国家档案局科研所联手科大讯飞签署全面战略合作协议[J].中国档案，2018（5）：10.

    [16]杨来青，李大鹏.智慧档案馆功能及体系结构[J].中国档案，2015（7）：59-61.

    [17]陈静，韩海涛，田伟.大数据时代智慧档案馆构建探析[J].北京档案，2015（1）：25-27.

    [18]国家档案局.国家档案局关于印发李明华同志在全国档案安全工作会议上的讲话的通知[EB/OL].[2018-3-8].http：//www.saac.gov.cn/news/2017-06/26/con？ tent_192040.htm.

    [19]刘俊恒，谭爽，翟鑫鑫.智慧档案馆建设条件与原则探析：基于我国43家档案馆的调查[J].档案与建设， 2017（4）：24-27.

    作者单位：安徽大学管理学院