油气田勘探开发文件归档工作优化探究

    赵传玉

    摘要：归档工作是促进油公司油气田勘探开发档案科学管理与高效利用的基础和前提。本文分析了当前油公司油气田勘探开发档案文件工作存在的主要问题及成因，探讨了优化油气田勘探开发文件归档工作的主要措施，对进一步加强油气田勘探开发文件归档管理工作具有一定的指导意义。

    关键词：油气田勘探开发文件归档优化

    油气田勘探开发档案是指在油气田勘探开发过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料，[1]是油公司油气田勘探开发工作的主要成果之一，有时甚至是唯一成果，其既包括文字、图表、数据、声像、不同载体的科技文件材料，也包括岩心、岩屑、测试样品、各类标本等实物资料。油气田勘探开发文件的归档管理是保护油气勘探开发工作成果的重要环节，也是丰富油公司馆藏档案资源、科学安全保管有价值地质信息，促进油公司内部档案共享利用，充分发挥档案价值的重要基础。

    一、油气田勘探开发档案归档工作存在的主要问题

    笔者依据多年工作实践经验，并结合对国内三大油公司的油气田勘探开发文件归档工作的调研，梳理出以下主要问题。

    （一）归档责任主体不清晰

    油气田勘探开发工作一般是由油公司以项目的形式，委托外部或内部单位具体开展，此处的项目是指“石油天然气勘探与开发地质科研课题或子课题、生产任务或工程等某一项具有特定内容的工作。”[2]因油气田勘探开发工作资金投入大、周期长、专业广、参建单位多，其档案的形成单位既包括油公司的业务主管部门，也包括具体项目的承担单位。油气田勘探开发文件一般以项目、井为单位进行立卷归档，[3]在实际工作中，既有油公司的业务主管部门负责归档的情况，也有油公司业务主管部门与具体参建单位共同负责归档的情况，还有参建单位单独负责归档的情况。归档责任主体不清晰，造成同一项目、井的相关文件材料，不能同时归档、质量参差不齐，给后期的档案管理与利用服务造成了不利影响。

    （二）归档范围不明确

    油公司一般规定在油气田勘探开发生产和科研工作中形成的各种（类）科技文件材料和实物资料，均属于归档范围。在具体工作中，这一规定过于概括，缺乏可操作性，一是缺乏具体的归档范围明细，各参建参研单位对这一规定理解不一，造成同一类型的项目，不同参建参研单位形成并归档的文件材料不一致；二是随着信息技术的深入应用，传统勘探开发工作中形成的纸质文件材料逐渐以电子文件的形式在各种管理信息系统中生成并保存，目前油公司也未制定明确的电子文件归档范围，导致电子文件归档不齐全。

    （三）移交归档不及时

    油公司一般规定油气田勘探开发文件在项目终审或单井完钻后90日内完成移交归档。但在实际工作中，由于项目终审后审查意见出具滞后，或者单井完钻后验收滞后，以及油气田勘探开发工作时间紧、任务重等原因，很少能在此时限内完成归档。油气田勘探开发工作各环节紧密相接，下一环节的工作急需利用上一环节形成的相关科技文件材料，即油气田勘探开发档案在形成后的即时利用需求很强，移交归档不及时在很大程度上影响了其作用的发挥。

    （四）归档文件材料质量不符合要求

    一般来说，对移交归档的油气田勘探开发科技文件材料，应满足完整、准确、系统、规范以及有利于长久保存五个方面的要求。但是从实际收集的油气田勘探开发档案来看，还不同程度地存在着相关管理性文件不齐全、图件符号及颜色不符合行业规范要求、文件材料不系统、纸电不一致、书写与印制材料不利于长久保存等问题。

    二、存在问题的成因分析

    （一）档案意识薄弱

    作为以盈利为主要目的的油公司，其油气田勘探开发工作的重心在于油气产量、经济效益与储量发现，油公司上至领导层下至普通员工档案意识总体不高，对油气田勘探开发档案的重要性认识不足，导致在实际工作中，重生产经营与科研管理，对油气田勘探开发工作的重要甚至唯一成果——油气田勘探开发档案的管理与利用服务投入不足，出现了一系列问题。

    （二）档案的信息化管理水平不高

    信息技术在油气田勘探开发工作中的应用越来越深化。油气田勘探开发档案管理工作应顺应并拥抱这种变化，进一步提升信息化管理水平。但从笔者掌握的情况来看，各油公司勘探开发档案管理的信息化建设，主要以纸质档案的数字化为主，对在各业务管理系统中形成并流转运行的电子文件的管理没有及时跟进，对仅以电子文件形式存在的油气田勘探开发文件的归档范围、逻辑及物理归档方法与要求等功能几乎没有研发，造成了归档不齐全的问题。

    （三）归档管控手段缺乏

    目前油公司油气田勘探开发档案管理工作，虽然制定了“三纳入”“四同步”等管理措施，但普遍缺乏有效的归档管控手段，这些措施难以真正落地施行，档案部门难以掌控有哪些项目及项目的进度、文件材料形成积累等情况，只能被动接收，既难以保障归档文件材料的齐全完整，对移交归档不及时、文件材料质量不符合要求等问题的整改也难以有效开展。

    三、优化油气田勘探开发档案归档工作的主要措施

    优化油气田勘探开发档案归档工作的总体思路，一是充分发挥油公司档案部门的职能；二是加强油公司档案部门与相关业务主管部门的沟通协调，建立歸档管控协调机制；三是充分利用信息化手段，提升信息技术在油气田勘探开发档案归档工作中的应用水平。按此思路，笔者总结了以下几项主要措施。

    （一）发挥油公司档案部门职能的主要措施

    1.提高油气田勘探开发项目人员的归档意识

    档案部门可通过普及宣贯《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《地质资料管理条例》及其实施办法，开展油公司油气田勘探开发档案管理制度标准体系的制修订、宣贯以及监督检查等，提高油气勘探开发业务主管部门、油气田勘探开发档案机构、油气田勘探开发档案形成单位相关工作人员对油气田勘探开发归档工作重要性的认识，让他们在思想观念中重视油气田勘探开发文件归档工作。

    2.落实油气田勘探开发文件归档主体责任

    在长期的工作实践中，油公司形成了“谁形成、谁归档”的油气田勘探开发档案归档整理制度，这一制度中的“谁”，一般被认为是油气田勘探开发文件的直接形成单位或部门。笔者经过多年的工作实践认为，这一认识是不全面的。这里的“谁”，应该是指利用油公司投资，委托相关单位或部门开展油气勘探开发、科研、生产工作的各业务主管部门。这些业务主管部门，安排了投资项目开展工作，理应对这些投资项目的文件归档工作负责。在实际工作中，为了便于归档工作的顺利进行，各业务主管部门可委托油气勘探开发生产科研工作的直接承担单位或部门，在档案部门的指导下完成有关文件材料的形成、积累、整理、鉴定、立卷、明确密级和保密期限，以及向档案机构移交归档等操作性工作。基于这种认识，各业务主管部门应定期向油气田勘探开发档案主管部门提供区块登记、项目设置、进展和成果评审、鉴定、评奖等信息，以便后者掌握情况，进一步做好油气田勘探开发文件归档工作。

    3.明确油气田勘探开发文件归档要求

    一是要明确归档工作的操作性要求。档案部门可通过制度、企业标准的制修订等措施，在原则性和可操作性并重的思想指导下，细化油气田勘探开发文件的归档范围、归档时间、归档数量、归档质量要求等，以保障归档工作科学、规范开展。二是要加强对相关要求的培训宣贯，宣贯对象既要包括相关业务主管部门，也应包各参建参研单位，可通过定期举办培训班、编制培训手册与视频教程、建立咨询答复机制等方式来进行。

    （二）建立归档管控协调机制的主要措施

    建立归档管控协调机制，是指油公司档案部门与职能管理部门沟通协调，通过职能部门的管理手段强化油气田勘探开发文件的归档工作，具体措施包括三项。

    1.项目管理措施

    这是“四同步”要求在油气勘探开发生产和科研项目管理工作中的落地，包括四个方面，一是在项目招投标文件中，明确归档工作的有关要求。二是，在项目合同（协议书、任务书、订单等，下同）签订时，制定明确条款对归档工作进行约定。三是，各业务主管部门在验收、审查最终成果时，档案部门派员参加，检查项目应归档文件材料是否齐全、完整，整理是否规范，并出具相应的验收意见。四是，项目完成后凭归档证明才能由管理部门对其进行成果登记、鉴定与评奖。

    2.财务管理措施

    这是通过经费结算的控制作用来加强对油气田勘探开发档案归档的管控，分为对油公司外部单位和内部单位两种措施。对外部单位，油公司在与其签订项目合同时，可约定一定比例的合同尾款（一般不低于合同总额的5%），待完成归档后，凭归档证明再行支付。对内部单位，油公司可将油气田勘探开发文件的归档工作纳入对项目承担单位及项目负责人个人考核的指标体系之中。

    3.市场准入措施

    这是将油气田勘探开发档案归档工作与市场准入门槛相结合来加强归档管控。具体而言，在油气勘探开发生产和科研项目完成后，未按要求完成归档的，对油公司外部的项目承担单位，视情况限制或取消其市场准入资质，对油公司内部的项目承担单位，取消其再次承担油气勘探开发、生产、科研项目任务资格，并根据考核制度给予相应的处罚。

    （三）利用信息技术优化归档管理工作的主要措施

    1.实施归档情况动态监控

    在前期工作的基础上，档案部门在档案管理系统中设置年度油气田勘探开发文件归档任务清单，并分解推送到各业务主管部门。各业务主管部门责任人在线查看本部门应归档任务及归档时限要求等内容，并据此开展归档工作。档案部门据此建立年度归档任务核销明细账，可以动态掌握各项目、井的文件是否归档，归档的文件是否齐全，时限是否符合要求等，动态计算归档率，定期通报给公司管理层及相关业务主管部门，提高归档工作效率。

    2.开发档案管理系统与业务管理系统的数据接口

    优化档案管理系统的功能，从电子文件单套制管理的角度和站位出发，增加对以电子文件形式形成并流转的相关文件材料的立卷归档、编目著录以及利用服务等功能，在此基础上开发档案管理系统与各业务管理系统的数据接口，封装相关业务标准的要求条款，实现电子文件的在线编制、在线输出、在线归档等功能，最终实现油气田勘探开发文件归档管理流程化、流程信息化。

    四、结语

    油气田勘探开发档案归档工作的优化，不是一蹴而就的工作，应该随着技术与工艺的不断更新，以及信息技术在油气勘探开发工作中的应用不断深化而不断优化，以保障油气勘探开发工作中形成的各类文件材料应归尽归，为国有资产保值增值。

    注释：

    [1]中国石油化工集团公司.中国石化档案管理培训教材[M].北京：中国石化出版社，2013：123.

    [2]中國石油化工集团公司.石油天然气勘探与开发地质资料立卷归档规则：Q/SH 0167-2016[S].北京：中国石化出版社，2017：1.

    [3]中国石油化工集团公司.石油天然气勘探与开发地质资料立卷归档规则：Q/SH 0167-2016[S].北京：中国石化出版社，2017：5.

    参考文献：

    [1]王瑞伟，沈言，武斌.信息技术在技改项目档案归档中的应用[J].机电兵船档案，2015（05）：17-19.

    作者单位：中国石化石油勘探开发研究院