物业公司实行全面预算管理的关键问题与应对策略探讨

    李敏

    摘要：全面预算管理是一种重要的管理方式，通过它，企业经营目标可以被量化，管理控制可以得以规范，可以充分利用现有资源以实现企业价值。全面预算作为对现代企成熟与发展起重大推动作用的管理系统，是企业管理的重要组成部分，是单位目标的具体化，是协调各部门的重要手段，是控制日常經济活的工具，是业绩考核的标准。充分运用好全面预算管理这一有力管理工具，提高企业经营管理效率，提升企业管理品质，最终创造企业价值最大化，成为企业必经之路。文章基于预算管理的内涵、特点、方法等预算基本原理，阐述了物业企业预算管理现状，并结合物业行业预算管理的特点，提出了物业公司预算管理在制定、实施、过程控制、考核评价、等环节常见问题的应对策略。为物业企业完善企业管理体制，促进企业健康有序发展，从而提升企业品质，提高经济效益提出了一些建设性解决方案。

    关键词：物业公司；全面预算；预算编制；预算执行；预算考核

    全面预算管理是以企业战略规划为依据，集计划、控制、协调、激励、评价等功能于一体，贯穿于企业各个环节的现代企业管理系统，是贯彻企业经营战略的管理机制，是对公司经营活动一系列量化的整体安排，是被国内外众多企业实践证明行之有效的科学管理方法。正确认识和运用全面预算管理工具成为越来越多的企业管理者的共识。

    鉴于全面预算管理能够及时发现企业存在的问题，帮助企业提升资源配置效率，从而提升市场竞争能力、提高 企业管理水平，强化内部控制具有非常重要的意义，我国很多物业企业也相继实行了全面预算管理。物业企业推行全面预算管理的过程并非一蹴而就，我国物业公司的成长发展历程较短，管理人员的素质良莠不齐，预算管理的应用水平更是参差不齐等因素，都制约着物业企业合理利用预算管理工具，达到预算管理在物业企业中的良好应用目标，使物业公司的发展符合科学发展与可持续发展的要求。本文就此过程中的一些关键问题及应对策略进行探讨，论证在现代企业内实施预算管理的必要性，继而实现预算管理在物业企业中的良好应用目标，使物业公司的发展符合科学发展与可持续发展的要求。

    一、物业公司实施全面预算管理的关键问题分析

    （一）预算编制环节存在的问题分析

    1. 预算目标未结合企业整体战略目标，未充分与物业所处实际环境相适应

    制定预算没有明确的规划、目标，没有与企业发展战略相适应，更没有充分考虑各种不可预见的情况（如新增物业管理面积、人力等相关成本大幅上涨等），没有考虑物业行业的特殊性造成预算数据与实际相差较大，执行不下去，预算工作投入大量人力物力，最后却沦为形同虚设的尴尬境地。如何控制偏差，保证计划目标的实现，以数量化的方式来表明管理工作的量化标准亟待解决与补充。

    2. 预算编制的组织机构不完善，预算参与人员整体水平有待提高

    参与制定预算的组织机构不健全相关预算编制人员的水平、能力参差不齐，严重影响了预算编制的及时性及准确性。总部参与人员除了企业高管还有专业的预算工作人员，但往往在最关键的基层编制时，由于很多时候是临时抽选人员来帮忙，他们在完全不了解预算有何种用途的情况下，断章取义的仅仅听从上级领导安排，没有形成自己的工作思路来参与预算编制工作，因此频频发生各种问题，不是填报错项目、部门就是丢数、错数，造成预算编制汇总数据、品质得不到应有的保障，以致于延误全公司整体预算审批、实施的时效性。

    3. 预算表单过于单一，各表单相对独立，少有数据间的相关与联动性

    应用过程中由于各表单间缺乏联动，造成编制、填报工作量大，查阅也只能片面的查看单项预算数据，不利于使用者全面了解、使用及分析预算数据，另外预算无论是制订还是实际执行填报中如果出现差错也不易被及时发现与更正。

    （二）预算执行过程存在的问题分析

    做好预算的编制工作，只是企业全面预算管理拉开的序幕，能否有效实施，关键还要看预算在执行过程中是否得到有效合理的控制。通过对执行过程的监控，将实际完成情况与预算目标不断对照分析，从而及时指导经营活动的改善和调整才是全面预算管理的核心。预算一经下达，各预算执行单位必须认真予以分解、实施，将预算指标层层分解到各部门、班组、岗位，将年度预算分解为季度、月度预算，通过分期控制确保年度预算的如期实现。以下就预算控制及实施过程中的管理问题进行探讨。

    1. 实施过程中超预算支出时有发生

    预算在实施过程中，往往到了进行业绩评价时才会发现预算实际支出已超出年度预算，分析预算超支的原因大体有以下两类，首先，经过审批的预算，在实际执行过程中没有起到应有的作用，成本、费用支出的审批，由具审批权的领导审批即可支取，忽略了预算的存在，是否有预算，是否在预算范围内无人过问，造成实际经营活动不能为预算有效控制；其次，预算执行结果由财务部门，按月根据财务实际发生现金流进行系统填报，过程中由于分部门、责任中心较多，预算执行数据填报集中于月末短短几天，错误录入，延时录入在所难免，造成了预算超支无法及时显现。

    2. 预算数据调整存在的问题

    已制定完成并经层层审批的企业预算，不应当轻易调整，除非受到不可控因素的影响，该影响对企业原预算的执行产生影响较大，而且需要经过企业管理者和决策部门认可之后，才可以进行调整，且不易过于频繁。然而智者千虑也有一疏，再严密的预算编制体系，由于编制期间较长以及突发事件的存在，日常工作中需要适时调整预算的情形也是有的；遇到此类不可预见或预见不足的问题发生时，如何尽快妥善解决问题，如何在今后预算编制工作中尽可能避免以及后续预算指标，评价、考核标准如何调整，考验着企业领导者以及预算组织人员的集体智慧和应变能力。

    3. 预算执行制度不完善

    物业企业在预算执行过程中往往会出现，一切工作为领导，领导抓得紧执行效果好，领导放松，则人浮于事，无人问津。没有完善的预算执行管理制度，解决不了执行过程中，机构人员应该做什么，不应该做什么。如何用制度管理预算工作，如何用制度来奖勤罚懒，制度怎样才能使每个人都能积极主动的做好自己分内的事情，是企业高层制定管理制度的出发点。

    （三）预算考核与评价环节存在的问题分析

    如果说预算编制和实施是对预期财务经营状况的一个静态过程估价，那么为了能够达到控制的目的进而实现预算目标，则需要定期对预算实际执行结果与计划、预算进行比较，动态分析经营差异、找出原因及时调整经营方略，保障年度计划的顺利完成。

    评价预算完成情况，及時、准确详细的进行分析，形成企业计划完成情况分析报告，为企业负责人管理、决策提供必要的信息支持。纵观企业考核、评价、报告过程，经常存在以下问题，一是考核、评价脱离实际，脱离预算，缺少沟通，与管理者所需相距甚远；二是考核、评价工作没能严格依据规定时点，造成考核、评价滞后，致使企业不能在最佳时机进行经营活动的调整、修正，最终造成无法完成企业既定目标的不良后果。

    二、完善物业公司全面预算管理的对策建议

    （一）预算编制环节存在问题的对策建议

    1. 采用弹性预算与固定预算编制方法相结合，保证公司预算目标制定的先进必与可操作性

    公司总部根据公司年度总体规划与历史年度预算收入相结合，充分考虑各责任中心规模、发展水平等因素的前提下，逐级将目标分解给分公司再由分公司落实至相关责任中心；各个责任中心则根据各自所承担指标，组织业务、财务等相关部门人员分析指标完成的可实现性，并形成责任中心汇总意见向上反馈；上下沟通互动过程结束，公司总部在充分考虑各级反馈意见的前提下进行研究、分析、调整最终将各责任中心目标具体化，由此形成目标明确层层落实的预算指标分解体制，为公司整体目标的实现提供了充分、必要的保证。

    2. 稳定预算编制队伍，提高预算编制整体水平，充分发挥协同作用

    尽可能避免临时抽调，固定相关部门的预算人员，参与每年预算的编制、调整及填报等工作；对相关参与预算编制人员进行专题培训，提高编制人员的基本素质，增强编制人员的预算理念，不仅传授编制、填报原理、方法，更要传达公司经营方针、战略部署；不仅领导重视预算的编制工作，更要对全员进行预算编制的宣讲，形成企业上下协同的合力，做好预算的编制工作。

    3. 结合物业行业特点，扩展预算系统功能，实现预算管理集成化，提升预算管理品质

    根据物业行业特点设计收入、成本、管理费用、财务费用、税金及投资、代收代缴等单项表页。各单项表页按月度采集预算数据、单项表页各项数据填报完成后，纵向可合并、汇总生成全年累计数据，横向可根据使用者的需要自由组合不同部门、责任中心，生成不同层级或区域的汇总合并数据，极大程度的满足各层次预算使用者灵活组合，查看预算数据的需要。做到了预算编制过程中的系统间充分联动，大大减少人力投入，增强了预算使用的科学性。由于充分联动，分项数据能够及时汇总成为公司总数据，有利于企业管理者在全局层面发现和处理预算编制过程中存在的偏差。

    通过完善和强化预算系统，汇总全部表单于一张预算结果表上，以现金流来集中反映企业年度内各项资金的来源，去向和企业最终的财务成果，一目了然，查阅方便、快捷、清晰，促进各责任中心指标完成责任感的增强，大大提高了预算使用者的工作效率。

    （二）预算执行过程存在问题的对策建议

    1. 细化预算支出审批制度，预算支出严格与预算挂钩，杜绝超预算支出的发生

    在分析总结预算超支原因的基础上，制定细化的预算审批制度。首先，预算内支出采取简政放权，由责任中心负责人审批，减少了审批环节，大大提高了业务处理效率；其次，为确实保证全部支出在预算控制范围内的改进措施，预算执行信息、数据需要及时录入预算系统，保证预算系统收、支数据登记及时、准确，预算余额实时变动且与实际相符，为预算使用人员提供精准、有效的数据保障；最后，由财务部门全面负责把好预算关，所有支出在保证有年度预算余额的情况下予以报销，否则不予支出。细化的审批制度不仅提高了企业办事效率，同时也降低了超预算支出的发生机率。

    2. 预算管理的固定性与灵活性相相结合，合理预算调整，处理突发事件

    物业公司常遇到一些不可预见的突发事件，比如2012年7月21日的大雨，在京项目需紧急采购大批防汛物资，这种情况不能因为年初没有制定预算而丧失防汛良机，因此公司领导研究决定先行采购，后续再对预算进行调整。这种固定与灵活、日常与紧急相结合的管理理念，也是我们全面预算管理中应正确面对、区别对待的问题。因此，物业公司应在制定预算的过程中，适当考虑一些这样的不可预见因素，体现进年度预算中去，使此类事件发生时，能够得到及时有效的资源配置。当年度终了，不可预见没有使用或没有完全使用的情况下，也并不会影响到那个部门、责任中心的业绩考评，调动各了责任中心积极处理突发事件的积极性。

    3. 完善预算执行制度，并实现各责任中心与财务部门积极配合与沟通

    首先，企业相关的全部经营活动需要围绕实现企业预算开展，各个部门的每一项业务都应受到预算制度的有效约束，对于无预算和超预算的项目给予严格控制。

    其次，全面预算编制、实施以及执行之前应对全体职工进行培训，强化全面预算观念，目的是让每一个人都认识到全面预算管理是一种硬性约束，预算目标是考核工作业绩的尺度，每个人都必须为实现预算目标而努力工作，同时也使得每一位职工、每一个部门都能认识到自己在全面预算管理体系中的地位与重要性，认识到只有通过大家的共同努力才能够实现全面预算的目标。只有在企业上下树立起全面预算意识，让各部门每位员工逐渐适应这一管理制度，积极主动地参与，企业的全面预算管理才能真正有效的执行。

    最后，预算执行过程中的管理应当重点把握对执行过程的实时监督。通常预算执行的过程或结果反映了预算是否得到有效的贯彻和执行。企业管理者对预算执行的评价和检查不能等到预算执行结束后才开始，而应当在预算执行的整个过程中实施监督。应当力求及时对整个过程进行监督，只有对已发生的预算支出及时录入预算系统才能保证预算系统实时更新，避免超预算支出的发生，企业管理者才能更加准确地把握预算执行的效果。

    （三）预算考核、评价环节存在问题的对策建议

    针对预算考核、评价环节出现的问题提出以下建议，一是考核、评价结果应及时通报各责任中心并进行充分沟通，听取反馈意见，在考核、评价、调研的基础上形成评价报告以供各预算执行单位与管理者参考；二是考核、评价、报告工作还应注重时效，层层把关，严格依时间节点完成，避免因考核、评价滞后，致使企业不能在最佳时机进行经营活动的调整、修正，最终有可能无法完成企业既定目标的不良后果。

    参考文献：

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    [5]候丽卿.企业全面预算管理中存在的问题及对策研究[J].财经问题研究，2014年（11）.

    （作者单位：北京盛福慧达物业服务有限公司）