《档案工作基本术语》的解读及相关问题探讨

    张晓 王英玮

    国家档案局于2000年12月6日发布了《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）（以下简称T1），代替了《档案工作基本术语》（DA/T1-1992），并于2001年1月1日起实施。该标准对规范我国档案工作、文书工作及相关领域的档案术语，促进档案工作的规范化、标准化、专业化发展，推动档案学术和业务经验交流等，均具有重要的价值和意义。新版T1的内容较之旧版T1，不仅增加了术语的数量而且对术语的规范解释也更为科学。但时隔18年后，我国乃至世界的档案工作都有了新的发展和进步，某些术语的解释亟待完善和充实、某些新的术语尚需增加。本文主要在对T1内容进行解读的基础上，谈谈对其中的一些问题的看法，供标准修订部分参考。

    一、T1的内容构成及主要特点

    （一）内容构成

    1992版的《档案工作基本术语》共收录了档案工作基本术语63个，其中一般术语14个，档案业务工作术语49个；第一层级术语51个，第二层级术语12个。2000版的《档案工作基本术语》共收录了档案工作基本术语134个，其中一般术语31个，档案业务工作术语103个；第一层级术语112个，第二层级术语22个。

    T1共分9章，即范围、一般概念、档案收藏、档案鉴定、档案整理、档案检索、档案利用、档案的保管与保护、档案统计。

    （二）主要特点

    同1992版的《档案工作基本术语》相比，2000版的《档案工作基本术语》标准主要呈现出如下几个特点：

    第一，涵盖面广。新增档案工作基本术语71个，有效填补了旧版术语标准的空白点，使档案工作者获得了更多的术语语言。例如，在第2章中新增了反映档案种类的术语，包括“公共档案”“私人档案”“文书档案”“科学技术档案”“专业档案”“音像档案”；新增了反映文件种类和版本（稿本）的术语，包括“文件”“电子文件”“原件”“复制件”“文稿”“文本”“正本”“副本”“手稿”“文种”；新增了反映文档管理机构的术语，包括“目录中心”“文件中心”。在第3章中增加了“寄存”“捐赠”“散存档案”“散失档案”。在第5章中增加了“整理”“来源原则”。在第6章中增加了“条目”“档案信息分类”“受控标引”“自由标引”“关键词”“主题词”“档案主题词表”“案卷文件目录”“分类目录”“主题目录”“专题目录”“文号索引”“人名索引”“地名索引”。在第7章中增加了“利用”“开放”“密级”“降密”“解密”“大事记”“组织沿革”“基础数字汇集”“专题概要”“档案出版物”等。在第8章中增加了“全宗卷”“档案馆建筑”“档案装具”“密集架”“载体”“介质”“耐久性”“退变”“加固”“修裱”“适宜性原则”“相似性原则”“可逆性原则”“加湿”“去湿”“脱酸”“去污”“熏蒸”“防灾规程”“复制”“档案缩微品”等。在第9章中增加了“统计”“统计分析”“全宗单”。

    第二，术语概念的命名（指称）更规范。如将原标准中的“专门档案馆”修订为“专业档案馆”，“收藏”修订为“馆藏”，“全宗内档案分类”修订为“档案实体分类”，“档案编目与检索”修订为“档案检索”，“证明”修订为“档案证明”，“展览”修订为“档案展览”等。

    第三，术语编排更科学。体现了先总后分，先一般后个别，先整体后局部的逻辑顺序。

    二、T1的术语概念及术语解释探讨

    T1将档案工作基本术语划分为“一般概念”和“业务概念”两个部类。下面分别对这两个部类的术语及术语解释的含义及存在的问题进行分析。

    （一）档案工作一般术语概念

    T1对“档案”术语的概念解释是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”同修订前相比，这一术语解释将原定义中的属概念“历史文献”修订为“历史记录”。学界对“文献”概念的术语解释是“以文字、图像、公式、声频、视频、代码等手段将信息、知识记录或描述在一定物质载体上，并能起到存贮和传播信息情报和知识作用的一切载体”。[1]GB/T3792.1-2009《文献著录第1部分：总则》对“文献”的术语定义是：“记录知识的一切载体。”该定义表明：文献的核心内容是“知识”，“载体”仅是“知识”赖以存在的外壳。GB/T3792.1-2009中“文献”术语概念所强调的是记录内容的知识属性。历史文献是文献的一种，是根据文献的时间属性划分的结果；与之相对应的是现实文献。档案术语概念所强调的档案事物属性除了“知识性”外，更加注重强调其形成过程和承载内容的“原生性”或“原始性”。人们在使用“文献”术语概念时，往往注重的是其内容的知识属性，而非其形成过程的原始性或原生性。在价值层面，人们使用“文献”术语概念时注重的是其历史意义、研究价值和参考价值（情报价值），而非“凭证价值”或“业务与法律证据价值”。档案是人类活动的直接历史记录（故称“原始记录”），它是由各种国家机构、社会组织或个人在从事社会实践活动或思维活动中直接形成的文件、记录构成的具有连续性的证据体系（通称可称为“档案有机体”），能够为人类活动提供回溯性的、相对完整的、真实可信的证据证明材料，所以它所强调的基本价值既包括凭证（证据）价值又包括参考价值（信息、情报价值）。因此，如果从术语定义表达的精确性角度来分析，采用“历史記录”较之“历史文献”，更能表述清楚“档案”术语概念的本质含义。那么为什么不采用“原始记录”概念来定义“档案”术语呢？主要原因包括：第一是考虑到法律遵从的需要。我国档案法中对“档案”的法律解释所采用的属概念就是“历史记录”；第二是避免逻辑上的矛盾。因为在“档案”术语定义已经明确了“直接形成的”的种差，所以再一次强调“原始”就显得多余了。

    T1对“档案价值”术语概念的定义是：“档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。”修订前的术语定义是“档案对社会的有用性。”两者相比，新的定义更加明确了档案发挥积极作用的对象。人类之所以要保存和利用档案，是因为档案不仅可以为其活动提供有效的证据证明，而且档案的内容中还记录了人类在从事实践活动和思维活动中所获得的经验、教训、信息、数据和知识，这些内容可以为人类社会的存续和发展提供广泛的、可资借鉴、参考、研究的信息或文化资源。人类可以利用档案获得行政、法律、财务、业务研究、科学研究、历史研究、知识管理、经验继承、权利维护、国家治理、社会发展、文化传承、智慧启迪等各种有用性、有益性的资源。档案的有用性所体现的是档案的功能性价值；有益性所体现的是档案被利用后所产生的效果价值。

    建议今后修订时将“档案价值”的术语定义为：档案对国家机构、社会组织或个人的有用性和有益性。

    T1对“档案工作”术语概念的定义是：“管理档案和档案事业的活动。”在档案学界，通常将“档案工作”概念作广义和狭义解释。广义的档案工作“包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。”[2]狭义的档案工作“是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。”[3]

    建议今后修订时将“档案工作”术语定义为：档案管理、档案行政、档案教育、档案科学研究、档案宣传、档案交流与合作等管理活动的统称。

    T1对“档案管理”术语概念的定义是：“档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。”档案管理所指的各项管理活动实际上都属于档案人员或档案机构所从事的档案业务活动。目前的术语定义仅描述了活动的类型，而未涉及这些管理活动的规律性、本质性的思想内容。为此，该术语概念的含义是：档案机构或人员依据档案的形成规律和特点开展的各项档案治理和服务活动。

    T1对“档案学”术语概念的定义是：“研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。”档案学的使命是研究和揭示各种档案现象的本质和规律，确立科学的管理理论思想体系。其中档案现象包括“档案”“档案管理”“档案事业”“档案学自身”等。档案学是一门综合性的学科。基于这些认识，档案学的术语定义应为：研究各种档案现象的本质和规律，为档案事业发展提供整体概念和方法的理论知识体系。

    T1对“公共档案”术语概念的定义是：“国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。”该术语定义强调了公共档案的“公务活动”来源属性，以及“为社会所有”的所有权属性。其实，有些公共档案不一定来源于“公务活动”，如一些私人组织（如私营企业）或个人形成的档案也可以通过“捐赠”“转让”等方式，成为“公共档案”。“为社会所有的档案”也是一种模糊的表达，因为“社会”本身就是一个综合性概念。而“公共档案”概念所应体现的是归国家所有、各类用户均可依法利用的属性。鉴于此，该术语的定义可修订为：用户可依法利用的属于国家所有的档案。

    T1对“私人档案”术语概念的定义是：“私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。”该术语所应体现的概念本质是“档案”的私人所有权。公民个人在非公务活动中形成的有价值的历史记录，是构成“私人档案”的一个要件；另外，有些散存、流失在社会上的，由历史上的国家机构或社会组织形成的档案，公民或非公组织如果是通过合法途径获得的，亦具有“私人档案”的属性。所以，该术语定义目前的表述尚不够准确，建议修订为：在非公务活动中形成的或通过合法途径获得的，为私人所有的档案。

    T1对“文书档案”术语概念的定义是：“反映党务、行政管理等活动的档案。”文书档案是一个约定俗成的档案门类术语概念。它通常是指国家机构、社会组织、企业事业单位在从事党团管理、行政管理、经营管理、组织文化建设等活动中直接形成的历史记录，一个同“科技档案”和“专门档案”相区分档案门类的概念。目前的术语定义中使用“反映党务、行政管理等活动”来表达它与“科技档案”“专门档案”的种差，尚不够准确，可修订为：记录和反映党团管理、行政管理、经营管理、组织文化建设等职能活动的档案门类，包括党务档案、行政管理档案、经营管理档案等。

    T1对“科学技术档案”术语概念的定义是：“反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。”科技档案是人类所从事的科技、生产等职能活动的历史记录，是档案家族的一大门类。目前的术语定义采用列举法说明其形成的活动领域特征，未免挂一漏万；科技档案不仅能“反映”科技生产活动，而且更重要的是客观地、连续地记录了科技生产活动。为此，建议修订为：记录和反映科技、生产等职能活动的档案门类，包括科研档案、基建档案、设备档案、产品档案、天文档案、水文档案、气象档案、地震档案等。

    T1对“专业档案”术语概念的定义是：“反映专门领域活动的档案。”建议将该术语名称改为“专门档案”，使之可以同上述两个术语概念相协调。从一定意义上说，科技档案和专门档案都是人类在从事专业性活动中形成的档案门类。“科技档案”与“专门档案”的主要区别是前者带有突出的“科学技术”属性，而“专门档案”则不强调这一属性。对该术语概念的定义，可采用：专门档案是指记录和反映专业性职能活动的档案门类，包括人事档案、会计档案、公证档案、司法档案、诉讼档案、民政档案、不动产登记档案等。

    T1对“文件”术语概念的定义是：“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”从一般意义上分析，文件是在个人或机构（自然人或法人）活动过程中创建或接收的、具有一定内容、背景和结构的、已被固定在某种媒介上的数据或信息，它可以用来作为人类记忆的延伸或证明责任。也就是说，文件的形成不一定同“法定职责”或处理与法定职责相关的“事务”相关，有的文件就是人们在满足其自身活动的需要中形成的（创建或接收的）。所以，文件概念強调的首先应是“内容”（具有一定背景和结构的数据或信息），其次应该强调的是其“固定性”（固定在某种媒介上），再次应该强调的是其记忆延伸功能和证据功能。当内容、背景和结构被绑定在一起时，数据或信息就成为文件，同时提供意义和功能。为此，建议将该术语定义为：在个人或组织活动中创建或接收的具有一定内容、背景和结构的固化数据或信息。

    T1对“电子文件”术语概念的定义是：“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。”在DA/T58-2014《电子档案管理基本术语》中，对“电子文件”术语概念的定义是“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。”在理解该术语时，需要注意它是“文件”术语概念的“种概念”，所以没有必要重复在“文件”术语定义中已经明确的概念思想，而应注意找出“电子文件”术语概念与其他文件术语概念之间的差异和主要不同点。就此而言，T1的定义显然优于T58。但令人遗憾的是，在T1中并没有继续对“电子档案”术语概念加以定义。

    T1对“档案室”术语概念的定义是：“国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。”该术语定义目前存在的问题是：并没有考虑到“联合档案室”也是档案室的一种存在形式，所以在术语定义中使用了“本单位”的种差表述。另外，对什么“单位”可以设立档案室的描述也显得多余和繁琐。档案室的管理对象也不一定仅限于保存档案，还应保存相关的信息记录材料。建议修订为：专门负责接收和管理各单位档案及相关信息记录的内部组织机构。

    T1对“档案馆”术语概念的定义是：“集中管理特定范围档案的专门机构。”档案馆的馆藏，除了档案外，还应保存可以弥补档案内容不足和缺陷的相关资料和实物。各种类型的档案馆应该是集中管理具有长久保存价值档案资源的基地或中心，如果仅仅说明档案是“集中管理特定范围档案的专门机构”，那么很难将档案馆与其他档案管理机构，如档案室、文件中心等区别开来。建议修订为：档案馆是国家设立的专门负责集中管理特定范围内具有长久保存价值档案及相关信息记录的机构。

    T1中对“综合档案馆”“专业档案”“部门档案”“企业档案”“事业单位档案馆”的术语定义，应作为第2层次的术语概念来定义，即作为“档案馆”术语概念的种概念来定义。目前的定义方式的简洁度尚需提高。

    （二）档案管理业务术语概念及相关问题探讨

    T1对“收集”术语概念的定义是：“档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。”该术语定义对收集活动的主体使用了“档案馆、档案室”不够全面，即没有将中间过渡性档案管理机构（如档案信息中心、档案管理中心、文件中心等）涵盖其中。所以，如果能够使用更为概括的表述，则会使该术语的定义更能反映实际工作情况。建议修订为：收集是指档案管理机构接收及征集档案和其他有关文献的活动。

    T1对“归档”术语概念的定义是：“办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。”实际上，T1已对“文件”（2.12）术语概念进行了定义，所以从逻辑上讲，应在“文件”定义的基础上，定义“归档”术语概念。另外，归档不仅强调“过程”，也应强调结果，它是一种使文件转化为档案的管控活动。归档是使文件从“个体”运动状态转入“群体”（或有机体）运动状态的关键性业务活动，其中较为重要的活动内容就是使文件进入档案分类体系。考虑到电子文件的归档可以实时进行，所以归档的术语定义最好修订为：文件形成者按制度要求将有持续利用价值的文件分类整理后交档案机构保存的活动。

    T1对“移交”术语概念的定义是：“档案室（馆）等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。”该术语定以将移交的主体界定为“档案室（馆）”容易造成一定的歧义。移交档案的行为不只是档案室（企业档案馆、事业单位档案馆、档案管理中心、文件中心）向国家档案馆交送档案的活动，而且也存在于一些存在多层级机构的单位内部，如大型的企业集团等。所以，该术语概念的定义应改为：档案形成机构按规定向上一级档案部门或国家档案馆送交属于其管理范围档案及相关文献的收集活动。

    T1对“征集”术语概念的定义是：“档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。”根据我国法律，该定义中使用了“征收”一词，其含义应是：国家基于公共利益需要，以行政权取得集体、个人财产所有权并给予适当补偿的行政行为，征收时需要依照法律规定的权限和程序。“征收”的具体含义是依法进行“收购”和“征购”的行为。而征集的实质应是将散存、散失的档案收集进馆的行为。其行为方式包括：接受捐赠、寄存，收购，代为保管，征购，接受移交及其他合法方式。可见，“征收”不足以涵盖这些行为方式。所以，该术语定以应修订为：国家档案馆通过收购、代管、征购、接受移交及其他合法方式将散存、散失的档案和相关文献收集进馆的行为。

    T1对“鉴定”术语概念的定义是：“判定档案真伪和价值的过程。”在档案管理理论中，对档案真伪的辨别活动称为“鉴辨”，对档案保存价值的分析判定活动则称为“鉴定”。所以，从术语命名的精确性角度考察，该标准最好能够分别对“档案鉴辨”“档案鉴定”进行术语定义。“过程”一词所强调的是事物发展所经过的程序或阶段，所以在对“鉴定”术语定义时采用“活动”一词更为贴切。为此，建议将“鉴定”的术语定义为：依据科学的标准分析和预测档案的价值大小并确定其保管时限的活动。

    T1对“保管期限表”术语概念的定义是：“规定档案保管期限的文件。”这一术语定义过于简短，属于一种功能型的定义。档案保管期限表是各立档单位依据国家档案法规，结合本单位的实际需要，编制的一种规范和指导本单位档案价值鉴定活动的依据性文件。凡是国家规定保存的档案及其保存时限，各立档单位必须严格遵从，不得擅自处置。为此，该术语的定义可修订为：立档单位依据国家法律法规及本单位的实际需要编制的规范档案留存时限的依据性文件。

    T1对“整理”术语概念的定义是：“按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。”档案整理所依据的原则包括：来源原则、原始顺序原则（如档案所记录和反映的人类活动的职能、项目、事件、对象）等。其基本活动内容包括：分类、组合、排列和编目等。其中“编号”是指编制档案号，即赋予档案以档案管理标识语言的活动，通常属于“编目”工作的一项具体内容。“档案实体”是指一定的载体或媒介同原生信息的复合体，其存在形式包括：纸质档案、胶质档案、光磁介质档案等。档案整理的目的就是要解决档案文件的无序性与有序性管理要求之间的矛盾。为此，建议将其修订为：按档案管理原则对档案实体进行分类、组合、排列和编目的有序化活动。

    T1对“来源原则”术语概念的定义是：“把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。”来源原则是档案整理和管理活动所应坚持的根本性准则。在档案管理实践中，按来源原则整理档案可以有效地体现档案的“原始记录”本质，有效地维护档案文件之间的有机的、历史的联系。学界对“来源”的理解主要包括：组织来源，职能活动来源、业务活动来源。在档案管理实践中，人们将对来源的理解作了概念化升华，强调同一来源的档案不能分散，不同来源的档案不能混杂。按来源原则整理档案，不仅要保持“巴洛克式建筑的外貌”而且还要保持其内部结构的原始顺序；不能根据现实的某种“舒适性”需要，就打破档案文件之间的有机秩序，按所谓的“事由”“主题”思路进行档案整理。建议将该术语的定义表述为：按照档案的组织来源或业务职能来源对档案进行分类、整理和维护的原则。

    T1对“档案实体分类”术语概念的定义是：“根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。”由于目前的术语标准中缺少一个“档案分类”的第一层级的术语定义，所以人们在使用该标准时很容易将“档案实体分类”和檔案分类等同看待。为此，建议增加“档案分类”术语。档案分类包括档案概念分类、档案实体分类和档案信息分类或档案内容分类两个种概念。档案分类是指根据档案学研究、档案实体管理、档案内容管理的需要，以档案的客观属性和特征为划分标准，根据一定的逻辑规则和方案，对档案及其内容信息进行辨识、区分和关联，使之形成相应类别体系的管理活动。档案概念分类是为了满足科学认识档案现象的需要，将具有某些共性特征的档案归集为一类加以研究的逻辑分类活动。档案实体分类是指依据档案实体的形成规律、特点和业务历史联系，辨识、区分和确定各个立档单位全宗的逻辑体系结构，制定分类方案，将各全宗内的档案划分为各个类别，使全宗内的档案成为有机整体的活动。档案内容分类是以档案记述的内容（数据、信息）为对象，以国家机构、社会组织从事的社会分工为基础，以档案记述的事物属性关系为依据，结合档案用户的需求主题，进行逻辑划分，构建档案内容信息逻辑分类体系的活动。

    主要参考文献：

    [1] 360百科，文献：[2018- 3- 17]https：//baike.so. com/doc/2263337-2394520.html

    [2]冯慧玲等，档案学概论（第2版），北京：中国人民大学出版社，2006，69-70.

    [3]同[2]，70.

    [4] DA/T1-2000档案工作基本术语，北京：国家档案局，2000.

    作者单位：1中国航空发动机集团有限公司2中国人民大学信息资源管理学院