新时期水利档案管理工作探讨

    张玉红

    摘 要：档案管理是水利工程建设管理过程中一项十分重要的工作。水利工程档案管理工作虽然不直接作用于工程建设，但它渗透于各方面，贯穿于工程建设全过程，特别是在重点水利工程建设中档案管理更有其特殊的地位和作用。

    关键词：水利；档案；管理

    1 对水利档案的基本认识

    水利档案除与其他专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，较之其他档案有以下几方面专业特点。

    （1）内容丰富，综合性强

    水利工作涉及面广、内容繁杂，在水利工程建设中往往牵涉到农业、工业、交通、电力、通信、市政、生态环境等各个方面，再加上水利专业本身又与电力、机械、建筑、水文、气象等专业联系紧密，由此形成的水利档案也就具有多元性和综合性，不仅仅是某一学科的信息反映，而是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合。

    （2）受时空限制.形成的时机性强

    水利工作是人类改造自然的活动，因此必然要受自然规律的制约和影响，一年四季都有其特定的工作内容，春季抗早，夏季防汛，秋冬开展岁修工程等等。在这些工作过程中形成的大量档案，特别是汛期一日多变的水文、气象数据，以及因防治洪涝灾害而抢做紧急工程的信息等，都明显具有形成时间短、季节性强的特点。

    （3）受工程规模大小影响，形成周期差异大

    根据不同的工程效益、水文地质条件、河床演变情况、险情隐患，以及其他因素所确定的水利建设工程，周期长短悬殊较大。一般的江河护坡工程，以及面广量大的农田水利工程，通常仅需要几个月即可完成。而大型的河道工程、水库、闸坝建设.则需要几年或更长的时间才能完成。施工周期长短不同，就必然使得相应工程档案形成周期差异较大。

    （4）文书与科技档案相互渗透

    水利工作实施的是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因此形成的业务性文书与科技档案联系紧密，甚至相互渗透、相互交叉。许多文书不仅是档案的前期活动记录，而且明显具有文书档案与科技档案一体化的趋向。

    2 水利档案的价值和意义

    水利档案的开发，是水利工作中最关键最有活力的一个环节，是水利工作服务社会实践的直接体现，开发水利档案对社会发展具有重要意义。

    （1）充分认识水利单位建档工作的意义

    建国以来，孝义市兴建了一大批水利工程，初步建成了防洪、排涝、灌溉、供水等工程体系，在抗御水旱灾害，保障经济社会安全，促进工农业生产持续稳定发展，保护水土资源和改善生态环境等方面发挥了重要作用。尤其近年来，孝义市开展了大规模的水利工程安全达标建设，对现有的水利工程进行了一次较全面的除险加固、达标建设，全市水利工程面貌焕然一新。为了更好地抓好水利工程的管理工作，水利单位要抓好自身的管理工作，而做好水利资料的整理起着关键的作用。首先，档案的利用同其他事物一样，有其自身的特点和规律，只有准确把握和自觉遵循，才能科学有效地提供服务。实践证明，档案的利用大多是查找资料性、凭证性的内容，主要用以维护单位的合法权益和经济利益，而且数量大、时间跨度长。其次，档案工作是工程建设的重要组成部分，它不但关系到工程的完整性，而且对领导决策、科技人员借鉴、质量评定以及廉政监督等方面都有着十分现实的作用。

    （2）水利档案的价值

    水利单位是第一手水利资料的记载单位，所掌握的水利资料是最原始的。水利单位在自身的建设、管理活动过程中，必然会产生和形成一些值得供后人查考和取证的各种内容和形式的材料。这些材料是其他单位难以全面掌握和了解的。因而，水利单位掌握了第一手水利资料后，并把这些资料整理保存起来，就会成为该单位最齐备、最宝贵的水利资料。我们必须紧紧围绕档案工作的重心，在搞好资料收集、整理的基础上，特别要重视这方面资料的鉴定、加工，并调整收藏结构，提高归档质量，为开发利用创造重要条件。同时，水利单位的档案具有多方面的作用。一是对水利单位日常工作起查考作用。水利单位可借助档案，在拟订计划、总结工作、水行政执法、水利工程设计等方面作查考凭据。二是在防汛抢险时期，可借助档案，详细了解历年来的水情、雨情及水利工程的状况，为领导决策提供考虑。三是在进行水利方面的学术研究时，可借助水利档案，参考前人所记载的丰富的历史资料，可更好、更快地取得研究成果。四是通过查找档案，不但能掌握准确可靠的资料，而且可以节约开支，减少不必要的支出，创造出更大的经济价值。五是水利档案不仅可以真实地记录水利工程建设的历史面貌，而且还是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的依据，更可为后人在工程使用、维护、改扩建方面提供必不可少的依据。

    3 新时期如何做好水利档案管理工作

    （1）强化水利档案收集工作

    水利档案收集整理是一项系统性、长期性、繁琐乏味的工作,牵涉的部门又多,覆盖的范围很广,因此需要本系统本单位领导职工乃至全社会的共同努力。我们要改变档案工作长期封闭的局面,摒弃“档案工作无关紧要”的旧观念,创新发展,开拓视野,面向全水利系统,乃至全社会搜集相关的档案信息。水利各部门、各科室均负有搜集本辖范围内数据文件的职责,部门领导要周密部署,明确专人负责本系统本部门文件、具体数据、声像资料的收集、归档整理工作,对临时机构和水利工程项目也不能漏过,要把临时工作和施工中形成的报告、请示批复、图纸、合同、招投标书、帐册、协调活动、会议记录等资料悉数收集归档,做到应收尽收,应纳尽纳,确保归档文件、数据和声像资料的完整性。从领导到职工都要增强“档案意识”,通过强有力的舆论宣传,发动全体领导职工,抓实抓好档案管理,营造“水利档案,人人负责”的浓厚氛围,激发大家收集整理档案的工作热情,为档案工作的完整提供坚强的组织保证。在档案资料的收集中要做到两个结合：一是办公室收发文件时把关收集与档案管理人员专项收集相结合,二是日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合。通过领导职工的共同努力,将水利档案资料收集得更为齐全完整,在今后的水利建设工作中,把最系统的、最有价值的档案信息传递给使用者,更好地为现代化建设服务。

    （2）抓实档案工作的软、硬件建设

    要做好水利档案工作,必须坚持以人为本,加快档案基础设施建设。既要抓“软件”——队伍的建设,又要抓“硬件”——办公设施的建设,两手抓,两手都要硬。首先,要加强档案员队伍建设。为打造高素质的档案管理人才,必须加强对档案管理人员的培训,通过培训,强化档案人员的信息意识、经济意识、保密意识和现代化意识,不断提高档案人员职业操守和业务技能。采取“走出去、请进来”的办法,到外地兄弟单位学习档案管理先进经验,取长补短,不断改进。其次,要加大对档案管理的硬件投入。一是要加快档案室硬件的建设,配备必要的铁制柜、灭火器、装订机、灭鼠药等,改善档案保管条件,做好防盗、防火、防鼠、防虫工作。二是要加快档案室软件的配备完善,通过购置照相机、录像机、电脑和软件,实现档案存储介质多样化,信息交流网络化,与时代同步,有效改善档案管理环境。再次,在软硬件建设逐步完善的基础上,要尝试和推动档案管理信息化和现代化。改变“重藏轻管”的传统档案管理观念,充分调动档案管理人员的主观能动性,使他们抛开顾虑,大胆工作,不断创新,锐意进取,运用信息资源管理理论和先进的电脑网络技术手段,最大程度上开发和利用档案资源,服务于水利事业和社会其他有用部门。新时期的档案要着重体现其“可用性”要通过创新和发展,将现代化的科学技术应用于档案管理,提高档案的利用效率和管理质量。如使用U盘、可移动硬盘、光盘等存储介质,减少档案保管的空间;利用微缩技术解决图纸保管问题;建立数据库方便查询和实现数据共享等。积极推行电子档案管理、档案网上查询服务,使水利档案更好地得到保管和利用。

    参考文献

    [1]蔡阳.推进水利信息化的实践[J].中国水利,2005,(11):46-48.

    [2]赛兰.浅谈加强水利档案工作[J].新疆社科论坛2008(2)

    [3]张辉,吕廓.浅谈如何做好新时期水利档案工作[J].黑河学刊.2007.01