提高机关档案工作水平策略

2024.06.26

惠广东

【摘要】 2018年10月11日，国家档案局发布第13号令《机关档案管理规定》，并于2019年1月1日起执行，在第一章总则第三条中指出机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。充分认识到机关档案管理工作的重要性，建立健全适应新形势的机关档案管理制度，加强机关档案管理体系结构建设以及档案管理工作业务水平的提升都成为提高机关档案工作水平的有效策略。

【关键词】机关档案档案管理档案管理制度

一、机关档案管理中存在的问题

（一）机关档案建设的重视度不够。现在机关档案工作在各单位的重视度普遍不够，档案意识薄弱，监督力度也不强，很多单位都没有专门的档案管理人员，只是将机关档案工作写在了年度工作计划当中，但没有专人负责落实。机关档案就停留在各业务科室简章的将档案资料收集到办公室，办公室按照各检查的需要对档案进行整理、装订、归档。并没有严格按照13号令的要求进行规范性整理，办公室工作人员有的都分不清资料和档案的区别，最后形成的档案类目混乱，该入档的没有归档，很多不该入档的却又归档，不符合档案法规定。单位也没有设置专门的档案室来管理档案，档案丢失的情况也时有发生。

（二）机关档案管理制度不健全。机关档案管理存在的很多问题，从执行的角度来看机关档案管理的制度不健全是主要问题，很多单位都没有建立和健全档案管理制度，在档案的收集、移交、借阅、销毁上都是按经验办事，出现问题了才去找相关的法律、法规。

（三）档案管理的观念较为落后。一是机关档案管理方法上较为陈旧。当前机关档案管理工作以手工操作为主，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是资金保障不到位，受到部门工作经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。三是有的认为只要能应付过检查就算是完成了档案的管理。

（四）档案管理人员的综合能力和水平不高。一是档案管理人员队伍不稳定。在很多单位，档案管理人员均为兼任，导致档案整理、管理混乱。二是管理质量不够高。有的档案员只会立卷归档的基本知识，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况。其次档案的目录索引不全，年代久远的档案难以找到索引表，致使在需要利用档案时，用不上使档案的利用价值显现不出来。

二、机关档案管理水平提升策略。

（一）充分认识机关档案管理工作的重要性。机关档案工作是开展各项业务活动的具体真实的记录，为经济建设和推动社会文明进步起到重要的促进作用。特别是随着时代改革发展，档案的调阅利用明显增多，这对加强机关档案管理，拓展档案服务新领域，都对机关档案管理工作提出了更高的要求，为了加强各级党和国家机关、人民团体（以下统称机关）档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，国家档案局发布了第13号令，使机关档案管理工作有了工作的指引。

（二）建立健全适应新形势的机关档案管理制度。机关档案管理应严格根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等有关规定，建立健全包括立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、机关档案人员岗位责任制度等一系列档案管理制度，用制度来加强机关的档案管理，使档案资料更好地为两个文明建设服务。有些机关单位档案管理不够规范，建立了相关档案管理制度如岗位责任制、归档、保管、借阅、保密、鉴定销毁等，也有档案工作领导小组、管理体制、分类方案，但是在执行过程中却流于形式，制度不完善也未装裱上墙。所以新形势下档案管理制度的建设应当在有关法律、法规层面的规范下建立，同时还要根据单位管理档案的特性、省份和档案发展的长期规划，还要具备一定的针对性。制定出来的档案管理制度还要有一定监督体系。

（三）加强机关档案管理体系结构建设。完善的档案管理有利于促进社会和经济和谐发展，档案管理实现信息化也要建立科学的档案管理体系结构。首先，需要建立完善的机关档案管理体系。一方面要建立自上而下的领导管理体系，档案管理部门管理层缺乏重视也是形成现有的管理体系结构和新形势不适应的重要原因。所以做为具体的机关必须要有具体领导分管档案工作，才能保证档案管理中的各项任务进行有效地传递，使得档案管理工作有序进行。另一方面，机关还应该要建立一个比较明确的横向管理体系，档案管理工作不是办公室或者档案员的职责，各科室有承担各科室业务档案收集、整理、归档的职责，这样才能保证机关档案管理健康的发展。最后体系结构的建设要规范化，机关档案管理只是社会档案管理体系最基础的单元，所以机关档案管理必须要严格按《机关档案管理规定》要求，做到规范化。才能最终实现整个社会档案管理体系结构的建設。

（四）加强档案管理工作业务水平的提升。档案管理人员是工作提升的核心，他们的综合能力水平在一定程度上对机关档案管理工作的发展有很大影响，加强机关档案管理人员的综合业务能力水平的提升，是提高机关档案管理水平的重要途径。在现实在，档案管理人员在工作中很容易感到不被重视，对此，单位领导应该要做好机关档案管理人员的管理和关怀，特别是在外出培训、职称评审、科研项目争取上都要倾向一线档案管理人员，从而使得档案员的工作积极性能够被有效地激发出来。为了提高档案管理效率，应该要加强对信息化管理模式的应用，机关也要重视发展机关档案管理队伍，管理人员和档案工作人员要进行定期培训，除了专业继续教育培训，也还要鼓励档案工作人员自己参加提升业务能力的培训班，也可以争取一部分档案上的科研项目，从而提高机关档案管理效率和水平。