事业单位档案管理策略探究
韦立国
【摘 要】档案管理工作在事业单位的整体发展中发挥着非常大的作用，事业单位工作的顺利开展离不开档案管理工作的支持。近年来，信息技术发展迅速，这对事业单位的档案管理工作来说既是一个新的发展机遇，同时也带来了巨大的挑战。论文主要结合当前的档案管理工作现状，针对目前其工作开展中存在的问题，探讨了相应的改善策略，供相关工作人员参考。
【Abstract】Archives management plays a very important role in the overall development of institutions， and the smooth development of public institutions can not be separated from the support of archives management. In recent years， information technology has developed rapidly， which is not only a new development opportunity， but also a great challenge to the archives management of institutions. Combined with the current situation of archives management work， and in view of the problems existing in the development of its work at present， the paper discusses the corresponding improvement strategies， which can provide reference for related staff.
【关键词】事业单位；档案管理；现状；策略
【Keywords】 institution； archives management； current situation； strategy
【中图分类号】G275 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）08-0038-02
1 档案管理对于企事业发展的重要性
加强事业单位档案管理，不仅可以提高事业单位的整体质量，还可以提高企业各部门的工作效率。档案管理的质量可以有效地衡量企业未来的发展趋势和水平。公司发展的整个历史，都记录在事业单位的档案中，所以改进和加强事业单位的档案管理，不仅可以作为公司发展的一个很好的指导，同时，为其他行业发展提供了一定的借鉴。
2 事业单位档案实体管理的内容
2.1 档案的收集工作
收集档案是丰富档案资料的重要组成部分，也是集中档案管理的先决条件。科学技术的发展导致了档案文件的多元化趋势。随着计算机网络技术的出现，以声像、图片等多媒体方式进行保存记录，完成文件收集以确保归档集合的完整性。
2.2 档案的整理工作
档案管理是按照一定的规律，系统地整理各种碎片文件的过程。文件的分散状态转换为系统状态，将档案原文件按有序方式管理。然后利用计算机中的WPS，WORD和其他软件来参与分类和编目工作。
2.3 档案的鉴定工作
档案的鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状态，使档案存贮优质化。
2.4 档案的保管工作
档案保管是保护文件安全，并延长文件使用寿命的工作环节。相关工作人员应保证档案的完整性和安全性，确保档案的有序存放，提高檔案的传输效率，及时利用科学技术，为档案管理提供新的手段方式。通过网络，档案人员可以直接收集和验证信息。有关部门可以随时将重要的电子文件通过互联网发送到档案室，或直接将数据资料输入档案数据库。
3 事业单位档案管理工作的现状
3.1 对档案管理工作的重视度不高
目前，很多事业单位在进行档案管理工作时受传统的档案管理理念的影响比较大，导致对档案管理工作的重视度不高，部分工作人员认为档案管理工作也只是单纯的资料堆砌和汇总，将档案管理工作看作是可有可无的工作。这种管理意识上的不重视大大影响了员工的整体工作效率，对其后期工作的积极性有很大的抑制作用。另外，管理意识上不重视也使得事业单位在档案管理工作上的人力、物力以及财力等的投入严重不足，工作效率不高。在这种情况下档案管理工作整体的规范性不足，很难实现理念上的突破和创新。
3.2 缺乏专业的档案管理人员
就目前而言，事业单位专业档案管理人员的缺乏是影响其工作开展的一项根本性问题。大多数事业单位的档案管理工作都是幕后工作，因此无法产生直接的效益，为此很多基层的事业单位都没有专门的档案管理工作人员[1]；此外，很多从事档案管理工作的人员也都是兼职人员，一些专业的工作人员一般都被调到其他部门任职，这种情况就导致在实际的工作当中很多交接工作不到位，对于档案管理工作的开展是极为不利的，很容易造成资料不全或者是档案丢失的情况。
3.3 档案管理模式落后、设备老旧
目前，很多事业单位的档案管理部门还是以传统的账目记录以及书本记载方式为主，这种管理方式相对来说整体的运营效率比较低，管理模式落后。而且现如今是一个科技以及信息技术高速发展的时代，这种传统的管理模式已经无法适应当前快捷、高效的信息管理需求。再加上事业单位领导层本身对档案管理工作的不重视，无法及时更新档案管理设备，极大限制了档案管理工作的有效开展，影响档案数据记录以及档案查阅的效率。
4 完善事业单位档案管理工作的策略
4.1 加强对档案管理的重視
要想进一步完善档案管理工作，首先必须要提高对档案管理工作的重视度。为此相关单位可以在当前的管理部门中建立专门的档案管理领导小组，通过采取定期检查档案的管理制度的方法，对档案管理人员的工作进行有效监督[2]。此外，进一步完善档案管理人事的考核制度，单位的领导层需要加强对档案管理工作的宣传力度，这样才能够提高工作人员自身对档案管理工作重要性的认识，提高工作人员的积极性。从根本上促进档案管理工作的有效开展。
4.2 加大资金投入引进先进的管理手段
加大资金投入是保障档案管理工作有效开展的重要手段，同时也是更新各项管理手段的重要基础条件。首先，相关单位需要加强对设备的更新。现阶段，计算机技术发展迅速，对于档案管理工作而言，也需要充分发挥计算机的适用性、可延伸性以及兼容性等特点，工作人员通过不断强化自身的计算机操作水平，实现档案管理工作的高效以及电子化。其次，综合运用多种管理手段。关于这一方面可以考虑建立电子文档，并做好必要的封存工作，重要的文档可以做好备份或者是手写备份等。最后，在现有档案管理工作的基础上做好现有档案管理信息资源的开发工作，借助于当前先进的网络技术，以事业单位档案管理工作为核心，不断总结工作经验，保证档案信息的准确性以及真实性。
4.3 加强员工内部培训提高员工综合素质
档案管理工作人员是事业单位档案管理工作开展的主体，工作人员综合素质的高低将直接影响整体工作质量。为此相关单位必须要重视自身内部员工综合素质的培养。首先，在招聘过程中，需要做好人才选拔关，打破传统的编制限制，引进专业的档案管理工作人员。其次，不断完善内部竞争机制。为改善当前员工工作积极性不高，消极怠工的情况事业单位可以制定末位淘汰机制，对档案管理人员进行定期考核，对于业绩不突出的员工采取必要的惩罚措施，以提高员工的重视程度。最后，加强内部员工培训。新员工要做好必要的岗前培训工作，帮助他们尽快了解工作内容以及流程；而对于老员工则要针对其工作中的不足，开展有针对性的专业培训工作，提高其专业技能。通过这种多样化的人才培养方式，提高员工的整体综合素质。
4.4 加强档案管理的标准化建设
档案资料的交换，档案资料的传递和共享等，都基于统一的规范化的标准，因此，建立各类档案管理标准体系是保证档案管理现代化的前提条件。在建立档案管理系统时，经常会遇到，过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种忽视标准化管理的行为不利于单位的发展进步。制定一些标准需要巨大的人力和物力资源，这些资源不仅与数据格式相关，而且与运行环境等诸多因素有关。它包含不止一个复杂的因素，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。
4.5 加强档案管理的保密工作
一般来讲，事业单位所接触到的档案都是具有一定机密性的，因此在管理工作中要注意做好档案管理的保密性工作。尤其是保管档案和保密档案这两种类型的档案，更需要做好档案保密工作。并且保密档案的保密等级也存在一定差异，在保管时要根据其密级大小来分别采取不同的保密管理措施。针对一些特殊的，涉及国家安全或利益的重要文件，还要实施严格的防盗管理，并由专门的设施和管理人员对其保管，并做好安保工作。
5 结语
总而言之，档案管理工作作为事业单位管理工作的重要组成部分必须要引起相关单位以及领导人员的重视，在后期的工作中综合分析工作中的不足，借助于当前先进的信息技术，不断完善自身的档案管理工作。相关工作人员也需要顺应时代发展的需求，积极参加培训，提升自身素质，促进事业单位更好的发展。
【参考文献】
【1】俞惠兰.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].宏观经济管理，2017（S1）：161+163.
【2】温洪莉.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].现代交际，2018（03）：136.
【摘 要】档案管理工作在事业单位的整体发展中发挥着非常大的作用，事业单位工作的顺利开展离不开档案管理工作的支持。近年来，信息技术发展迅速，这对事业单位的档案管理工作来说既是一个新的发展机遇，同时也带来了巨大的挑战。论文主要结合当前的档案管理工作现状，针对目前其工作开展中存在的问题，探讨了相应的改善策略，供相关工作人员参考。
【Abstract】Archives management plays a very important role in the overall development of institutions， and the smooth development of public institutions can not be separated from the support of archives management. In recent years， information technology has developed rapidly， which is not only a new development opportunity， but also a great challenge to the archives management of institutions. Combined with the current situation of archives management work， and in view of the problems existing in the development of its work at present， the paper discusses the corresponding improvement strategies， which can provide reference for related staff.
【关键词】事业单位；档案管理；现状；策略
【Keywords】 institution； archives management； current situation； strategy
【中图分类号】G275 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）08-0038-02
1 档案管理对于企事业发展的重要性
加强事业单位档案管理，不仅可以提高事业单位的整体质量，还可以提高企业各部门的工作效率。档案管理的质量可以有效地衡量企业未来的发展趋势和水平。公司发展的整个历史，都记录在事业单位的档案中，所以改进和加强事业单位的档案管理，不仅可以作为公司发展的一个很好的指导，同时，为其他行业发展提供了一定的借鉴。
2 事业单位档案实体管理的内容
2.1 档案的收集工作
收集档案是丰富档案资料的重要组成部分，也是集中档案管理的先决条件。科学技术的发展导致了档案文件的多元化趋势。随着计算机网络技术的出现，以声像、图片等多媒体方式进行保存记录，完成文件收集以确保归档集合的完整性。
2.2 档案的整理工作
档案管理是按照一定的规律，系统地整理各种碎片文件的过程。文件的分散状态转换为系统状态，将档案原文件按有序方式管理。然后利用计算机中的WPS，WORD和其他软件来参与分类和编目工作。
2.3 档案的鉴定工作
档案的鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状态，使档案存贮优质化。
2.4 档案的保管工作
档案保管是保护文件安全，并延长文件使用寿命的工作环节。相关工作人员应保证档案的完整性和安全性，确保档案的有序存放，提高檔案的传输效率，及时利用科学技术，为档案管理提供新的手段方式。通过网络，档案人员可以直接收集和验证信息。有关部门可以随时将重要的电子文件通过互联网发送到档案室，或直接将数据资料输入档案数据库。
3 事业单位档案管理工作的现状
3.1 对档案管理工作的重视度不高
目前，很多事业单位在进行档案管理工作时受传统的档案管理理念的影响比较大，导致对档案管理工作的重视度不高，部分工作人员认为档案管理工作也只是单纯的资料堆砌和汇总，将档案管理工作看作是可有可无的工作。这种管理意识上的不重视大大影响了员工的整体工作效率，对其后期工作的积极性有很大的抑制作用。另外，管理意识上不重视也使得事业单位在档案管理工作上的人力、物力以及财力等的投入严重不足，工作效率不高。在这种情况下档案管理工作整体的规范性不足，很难实现理念上的突破和创新。
3.2 缺乏专业的档案管理人员
就目前而言，事业单位专业档案管理人员的缺乏是影响其工作开展的一项根本性问题。大多数事业单位的档案管理工作都是幕后工作，因此无法产生直接的效益，为此很多基层的事业单位都没有专门的档案管理工作人员[1]；此外，很多从事档案管理工作的人员也都是兼职人员，一些专业的工作人员一般都被调到其他部门任职，这种情况就导致在实际的工作当中很多交接工作不到位，对于档案管理工作的开展是极为不利的，很容易造成资料不全或者是档案丢失的情况。
3.3 档案管理模式落后、设备老旧
目前，很多事业单位的档案管理部门还是以传统的账目记录以及书本记载方式为主，这种管理方式相对来说整体的运营效率比较低，管理模式落后。而且现如今是一个科技以及信息技术高速发展的时代，这种传统的管理模式已经无法适应当前快捷、高效的信息管理需求。再加上事业单位领导层本身对档案管理工作的不重视，无法及时更新档案管理设备，极大限制了档案管理工作的有效开展，影响档案数据记录以及档案查阅的效率。
4 完善事业单位档案管理工作的策略
4.1 加强对档案管理的重視
要想进一步完善档案管理工作，首先必须要提高对档案管理工作的重视度。为此相关单位可以在当前的管理部门中建立专门的档案管理领导小组，通过采取定期检查档案的管理制度的方法，对档案管理人员的工作进行有效监督[2]。此外，进一步完善档案管理人事的考核制度，单位的领导层需要加强对档案管理工作的宣传力度，这样才能够提高工作人员自身对档案管理工作重要性的认识，提高工作人员的积极性。从根本上促进档案管理工作的有效开展。
4.2 加大资金投入引进先进的管理手段
加大资金投入是保障档案管理工作有效开展的重要手段，同时也是更新各项管理手段的重要基础条件。首先，相关单位需要加强对设备的更新。现阶段，计算机技术发展迅速，对于档案管理工作而言，也需要充分发挥计算机的适用性、可延伸性以及兼容性等特点，工作人员通过不断强化自身的计算机操作水平，实现档案管理工作的高效以及电子化。其次，综合运用多种管理手段。关于这一方面可以考虑建立电子文档，并做好必要的封存工作，重要的文档可以做好备份或者是手写备份等。最后，在现有档案管理工作的基础上做好现有档案管理信息资源的开发工作，借助于当前先进的网络技术，以事业单位档案管理工作为核心，不断总结工作经验，保证档案信息的准确性以及真实性。
4.3 加强员工内部培训提高员工综合素质
档案管理工作人员是事业单位档案管理工作开展的主体，工作人员综合素质的高低将直接影响整体工作质量。为此相关单位必须要重视自身内部员工综合素质的培养。首先，在招聘过程中，需要做好人才选拔关，打破传统的编制限制，引进专业的档案管理工作人员。其次，不断完善内部竞争机制。为改善当前员工工作积极性不高，消极怠工的情况事业单位可以制定末位淘汰机制，对档案管理人员进行定期考核，对于业绩不突出的员工采取必要的惩罚措施，以提高员工的重视程度。最后，加强内部员工培训。新员工要做好必要的岗前培训工作，帮助他们尽快了解工作内容以及流程；而对于老员工则要针对其工作中的不足，开展有针对性的专业培训工作，提高其专业技能。通过这种多样化的人才培养方式，提高员工的整体综合素质。
4.4 加强档案管理的标准化建设
档案资料的交换，档案资料的传递和共享等，都基于统一的规范化的标准，因此，建立各类档案管理标准体系是保证档案管理现代化的前提条件。在建立档案管理系统时，经常会遇到，过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种忽视标准化管理的行为不利于单位的发展进步。制定一些标准需要巨大的人力和物力资源，这些资源不仅与数据格式相关，而且与运行环境等诸多因素有关。它包含不止一个复杂的因素，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。
4.5 加强档案管理的保密工作
一般来讲，事业单位所接触到的档案都是具有一定机密性的，因此在管理工作中要注意做好档案管理的保密性工作。尤其是保管档案和保密档案这两种类型的档案，更需要做好档案保密工作。并且保密档案的保密等级也存在一定差异，在保管时要根据其密级大小来分别采取不同的保密管理措施。针对一些特殊的，涉及国家安全或利益的重要文件，还要实施严格的防盗管理，并由专门的设施和管理人员对其保管，并做好安保工作。
5 结语
总而言之，档案管理工作作为事业单位管理工作的重要组成部分必须要引起相关单位以及领导人员的重视，在后期的工作中综合分析工作中的不足，借助于当前先进的信息技术，不断完善自身的档案管理工作。相关工作人员也需要顺应时代发展的需求，积极参加培训，提升自身素质，促进事业单位更好的发展。
【参考文献】
【1】俞惠兰.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].宏观经济管理，2017（S1）：161+163.
【2】温洪莉.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].现代交际，2018（03）：136.
