大数据背景下中职学校档案管理与创新
何荣财
摘要：随着信息技术的发展，大数据被广泛应用于各类行业，并逐渐成为一种常态。中职学校的档案管理在大数据时代背景下，需要改变传统的管理理念和模式，利用大数据的优势来优化服务流程，提升服务效率。只是对于中职学校而言，创新档案管理模式有一定难度。本文就大数据背景下中职学校档案管理的纬度变化和创新对策等方面，简要阐述如何利用大数据的优势进行档案管理的创新。
关键词：大数据 档案管理 维度变化 创新对策
中图分类号：G271 文献标识码：A
在中职学校，档案管理工作是衡量学校教育质量与管理水平的标准之一，是学校办学改革发展的重要组成部分，优化档案管理工作对学校未来的发展尤为重要。而随着信息技术的不断发展，学校的档案管理应当与时俱进，顺应时代的发展要求，将大数据应用到档案管理工作中去。
1 大数据背景下中职学校档案的维度变化
1.1数值维度变化
与以往相比，学校的各类资源不再是“躲躲藏藏”“遮遮掩掩”的状态，开放程度越来越大，所以学校各类资源的来源与去处也得到进一步的延伸和拓展。中职学校档案信息的数据类型也不再仅限于文字一种，增添了更多种类型。比如视频、图片甚至网页版，各种结构化数据、半结构化数据以及非结构化的数据，使得中职学校的档案信息资源越来越丰富，也进一步使档案类型变得愈来愈复杂。中职学校档案的数量明显增多，对档案管理带来了一定的難度，如果还是按照传统档案管理思维和理念来对待这个问题，很难取得成效，而大数据的应用正是解决这个问题的关键所在。
1.2空间维度变化
随着信息技术的迅猛发展，中职学校的档案资源不再是被尘封在档案管理室的一张张纸，很少有人知道，很少有人过问。互联网的发展为学校的档案资源创建了一个新的更广阔的平台，中职学校的档案资源改变了以往埋藏封闭的状态，逐渐走出学校，甚至走向国际，档案的信息资源在校际、市际、省际以及国际得到共享，并逐渐成为一种常态。例如全国职业学校学生信息网中关于学生的档案信息，收录了中等职业学校所有学生的学籍、招生录取等基本信息。利用数据采集这些信息，城市与城市、国家与国家之间的距离不再是问题，“信息孤岛”的难题被迅速解决，学校档案资源的利用突破了空间的限制，变得更为便利。
1.3时间维度变化
传统的档案资源生成需要经过一系列的加工过程，收集、录入、归纳这些步骤一个都不能少，再加上这一系列过程都是由人工完成，难免会出现一些纰漏，所以工作量十分大，耗时也长。而在大数据背景下，中职学校档案信息资源实现了“质的飞跃”，只要录入有关的档案信息，在短时间内就可以快速生成，并且能够即时传输、实时共享，在时间方面大大提高了效率。但是我们也要知道，大数据增加了档案信息资源的数量，所以大大占据了学校的网络内存，很容易出现系统瘫痪的问题，这就要求学校在网络空间的支持上要进一步加强。
1.4价值维度变化
在大数据时代背景下，中职学校档案信息的最大优势体现在价值方面。通过云计算的形式，我们能够从类型多样的、数量庞大的档案信息中查找到有价值的信息资源，并在短时间内快速整合这些有价值的信息资源，为学校的档案管理提供便利。但是在这个过程中也可能会出现一些问题，例如在传统的档案资源管理中，可能会存在技术偏差的错误，或者因为滞后性，档案信息没有得到及时更新，可靠性也会随之降低。另外，之前的档案资源因为来源不同、渠道不同，所以在进行校验时很难判断真假以及完整性。
2 大数据背景下中职学校档案管理的变化
2.1收集环节的变化
在大数据时代背景下，中职学校对获取档案信息提出了更高的要求：数据结构类型和时效性。数据结构类型，指的是学校在收集、整合有关档案资源时要注重技术化手段，多多利用大数据的优势。时效性则强调学校的档案信息尽可能实现即时生成、实时共享，保持动态更新。在收集环节中，档案管理的要求就已经被纳入到学校管理以及教学教研等各个环节中去，以此来加强档案信息的真实性和系统性。同时，大数据背景下档案的收集范围更广，一些外部资源，比如社交媒体、博客也被逐渐提取部分价值较大、样式更多的数据信息，更好地丰富和拓展了档案的收集环节。
2.2加工方式的变化
大数据的条件改变了以往传统档案信息加工的方式，在数量和类型上都有所变化。传统的档案信息主要依靠人工的力量，由人工鉴定核实的档案在质量和真实性上更胜一筹，但是同时存在着人力不足、效率低下的问题。而利用大数据的优势，档案信息在加工时就可以完全忽略人工的劣势，快速完成资源的整合、查找等步骤，从而为学校管理档案提供了便利之处。
2.3存储方式的变化
在大数据时代还未到来之前，中职学校的档案一般都是纸质的，所占用的空间也是实实在在的区域。而大数据的应用将档案信息存储在了一个更为广阔、虚化的空间，并有着系统架构、便于开发利用的数据资源。同时，为了共享这些数据资源，信息的存储空间还需要外部接口与通道，而不是仅限于学校之内。
2.4服务方式的变化
在学校传统管理档案的方式中，因为纸质资源的不便性，在档案资源和用户数据的挖掘中并没有提出更高的要求。但大数据改变了以往的状态，档案的服务性能进一步得到提升，由之前的“供给导向”为主转变为“需求导向”为主。也就是说，之前档案中有什么信息资源才能看什么信息资源的时代一去不复返，转变为了用户对档案信息资源有所需求时，学校就必须利用大数据的优势进行数据资源的整合和查询，以求最大程度的满足用户的需求。在大数据时代背景下，档案管理的服务性还体现在对数据模型的积极建构上，通过对海量数据资源的分析，挖掘数据的内在联系，从而将单纯的数据信息转化为知识资源，实现档案工作流程的优化、档案利用价值的提升。
3 大数据背景下中职学校档案管理的创新对策
3.1建立档案数据平台
建立档案数据平台是创新档案管理模式的第一步，只有打好基石，才能为下一步工作做好准备。随着中职学校办学规模的不断扩大，学校的档案数据信息也呈现日益递增的趋势。目前中职学校的档案管理模式相对滞后，无法满足大数据时代的发展要求。所以学校可以改变传统的管理模式，建立档案数据信息化平台。虽然有一定的难度，但是还是有实现的可能性和必要性的。例如，我国一些发展地区北京、上海等城市已经构建了档案信息平台、电子文件档案管理系统等，这些都是由大数据平台搭建而成的。中职学校也可以借鉴这种模式，以国家示范校、省示范性现代校建设为契机，争取各方面支持，建立一个档案数据平台作为上传下达、资源共享的渠道，这样就可以实现办公自动化和无纸化，大大提升工作效率。搭建的档案信息平台能够划分档案类别，可以随时查看以往文件和归档档案，每年学校部门的档案文件也可以在系统平台上进行归纳整合，实现纸质版和电子版相统一。
3.2创新档案管理理念
在大数据时代背景下，学校管理的档案并不仅仅面向学校自身，更多的还是面向社会、面向公众。在尊重个人隐私和知识产权的合理前提下，学校的档案信息应尽可能向更深、更广的方向发展。只有这样，才能提高档案的信度和效度。同时，在管理和服务过程中，档案并不能简单理解为“学校提供—学生需要”的关系，这样会将档案管理局限于一个小小的空间，完全限制了它的发展格局。它应该是全程服务的，应以师生以及社会的需求为基准，利用大数据的优势来完善档案管理的服务流程，以最优的服务来体现大数据所带来的便利。
3.3跟上信息技术步伐
信息化时代，技术更新和发展已成为一种常态。今天我们还在为大数据的优势得意洋洋，明天或许就会有更先进的技术更新。到目前为止，大数据被应用于各行各业，并产生了巨大的经济利益与价值，而这其中就包括能够创新档案管理方式的技术手段。对于中职学校而言，档案的管理必须与时俱进，跟上时代的步伐。只有不断地学习，掌握最新的发展动向，才能做出更好的选择，才能不断优化管理方式。目前，应当掌握的就是大数据时代之“全数据”模式，同时还要掌握云计算技术，这些能够将学校档案的管理提升到更高的层次。
3.4挖掘档案内在价值
大数据技术具备数据挖掘和集成优势，所以中职学校在管理档案时应当意识到自己的数据信息隐藏着巨大潜在价值，要深入挖掘将这些价值发挥到最大化。可以经过对数据信息的收集、整理以及加工，深入挖掘分析，建立一个内部的“档案集成数据库”，这些都能为之后的优质服务奠定坚实的基础。对于中职学校而言，学校的档案管理必须跟上时代的步伐，必须优化档案工作流程，因此可以引入第三方服务“学校档案信息云服务”，来对学校档案数据信息进行分析、预测和收集整理，并进一步面向师生和社会提供个性化、优质化服务，从而挖掘、释放出中职学校档案信息的最大潜在价值。
4 总结
利用大数据的优势创新档案管理模式是一个较为全新的研究领域，其中蕴藏着巨大的潜在价值。但同时，对于大数据时代下档案管理模式的研究也比较浅薄，目前只停留在浅层阶段，还需要经过更多的探索研究，搭建一个信息化数据平台。这不仅能够优化学校档案的管理服务，也能提高学校档案开发利用效率，促进学校办学水平提升，可谓一举多得。
参考文献：
[1] 卞昭玲，张艳欣.大数据时代档案信息服务课程建设初探——以河北大学档案学专业教学为例[J].档案学通讯，2015 （1）：78- 81.
[2] 马建光，姜巍.大数据的概念、特征及其应用[J].国防科技，2013（2）：10- 17.
[3] 王廣宇.数字档案馆小众化信息服务研究——理念与比较[J]. 档案学通讯，2008（4）：23- 28.
[4] 黄少芳，刘晓鸿，张俊芳.应对大数据的数字档案馆及其服务体系[J].国土资源信息化，2013（5）：22-25.
[5] 尹宝君.大数据时代档案管理中新媒体与传统纸媒的融合研究[J].兰台世界，2015（23）：116- 117.
摘要：随着信息技术的发展，大数据被广泛应用于各类行业，并逐渐成为一种常态。中职学校的档案管理在大数据时代背景下，需要改变传统的管理理念和模式，利用大数据的优势来优化服务流程，提升服务效率。只是对于中职学校而言，创新档案管理模式有一定难度。本文就大数据背景下中职学校档案管理的纬度变化和创新对策等方面，简要阐述如何利用大数据的优势进行档案管理的创新。
关键词：大数据 档案管理 维度变化 创新对策
中图分类号：G271 文献标识码：A
在中职学校，档案管理工作是衡量学校教育质量与管理水平的标准之一，是学校办学改革发展的重要组成部分，优化档案管理工作对学校未来的发展尤为重要。而随着信息技术的不断发展，学校的档案管理应当与时俱进，顺应时代的发展要求，将大数据应用到档案管理工作中去。
1 大数据背景下中职学校档案的维度变化
1.1数值维度变化
与以往相比，学校的各类资源不再是“躲躲藏藏”“遮遮掩掩”的状态，开放程度越来越大，所以学校各类资源的来源与去处也得到进一步的延伸和拓展。中职学校档案信息的数据类型也不再仅限于文字一种，增添了更多种类型。比如视频、图片甚至网页版，各种结构化数据、半结构化数据以及非结构化的数据，使得中职学校的档案信息资源越来越丰富，也进一步使档案类型变得愈来愈复杂。中职学校档案的数量明显增多，对档案管理带来了一定的難度，如果还是按照传统档案管理思维和理念来对待这个问题，很难取得成效，而大数据的应用正是解决这个问题的关键所在。
1.2空间维度变化
随着信息技术的迅猛发展，中职学校的档案资源不再是被尘封在档案管理室的一张张纸，很少有人知道，很少有人过问。互联网的发展为学校的档案资源创建了一个新的更广阔的平台，中职学校的档案资源改变了以往埋藏封闭的状态，逐渐走出学校，甚至走向国际，档案的信息资源在校际、市际、省际以及国际得到共享，并逐渐成为一种常态。例如全国职业学校学生信息网中关于学生的档案信息，收录了中等职业学校所有学生的学籍、招生录取等基本信息。利用数据采集这些信息，城市与城市、国家与国家之间的距离不再是问题，“信息孤岛”的难题被迅速解决，学校档案资源的利用突破了空间的限制，变得更为便利。
1.3时间维度变化
传统的档案资源生成需要经过一系列的加工过程，收集、录入、归纳这些步骤一个都不能少，再加上这一系列过程都是由人工完成，难免会出现一些纰漏，所以工作量十分大，耗时也长。而在大数据背景下，中职学校档案信息资源实现了“质的飞跃”，只要录入有关的档案信息，在短时间内就可以快速生成，并且能够即时传输、实时共享，在时间方面大大提高了效率。但是我们也要知道，大数据增加了档案信息资源的数量，所以大大占据了学校的网络内存，很容易出现系统瘫痪的问题，这就要求学校在网络空间的支持上要进一步加强。
1.4价值维度变化
在大数据时代背景下，中职学校档案信息的最大优势体现在价值方面。通过云计算的形式，我们能够从类型多样的、数量庞大的档案信息中查找到有价值的信息资源，并在短时间内快速整合这些有价值的信息资源，为学校的档案管理提供便利。但是在这个过程中也可能会出现一些问题，例如在传统的档案资源管理中，可能会存在技术偏差的错误，或者因为滞后性，档案信息没有得到及时更新，可靠性也会随之降低。另外，之前的档案资源因为来源不同、渠道不同，所以在进行校验时很难判断真假以及完整性。
2 大数据背景下中职学校档案管理的变化
2.1收集环节的变化
在大数据时代背景下，中职学校对获取档案信息提出了更高的要求：数据结构类型和时效性。数据结构类型，指的是学校在收集、整合有关档案资源时要注重技术化手段，多多利用大数据的优势。时效性则强调学校的档案信息尽可能实现即时生成、实时共享，保持动态更新。在收集环节中，档案管理的要求就已经被纳入到学校管理以及教学教研等各个环节中去，以此来加强档案信息的真实性和系统性。同时，大数据背景下档案的收集范围更广，一些外部资源，比如社交媒体、博客也被逐渐提取部分价值较大、样式更多的数据信息，更好地丰富和拓展了档案的收集环节。
2.2加工方式的变化
大数据的条件改变了以往传统档案信息加工的方式，在数量和类型上都有所变化。传统的档案信息主要依靠人工的力量，由人工鉴定核实的档案在质量和真实性上更胜一筹，但是同时存在着人力不足、效率低下的问题。而利用大数据的优势，档案信息在加工时就可以完全忽略人工的劣势，快速完成资源的整合、查找等步骤，从而为学校管理档案提供了便利之处。
2.3存储方式的变化
在大数据时代还未到来之前，中职学校的档案一般都是纸质的，所占用的空间也是实实在在的区域。而大数据的应用将档案信息存储在了一个更为广阔、虚化的空间，并有着系统架构、便于开发利用的数据资源。同时，为了共享这些数据资源，信息的存储空间还需要外部接口与通道，而不是仅限于学校之内。
2.4服务方式的变化
在学校传统管理档案的方式中，因为纸质资源的不便性，在档案资源和用户数据的挖掘中并没有提出更高的要求。但大数据改变了以往的状态，档案的服务性能进一步得到提升，由之前的“供给导向”为主转变为“需求导向”为主。也就是说，之前档案中有什么信息资源才能看什么信息资源的时代一去不复返，转变为了用户对档案信息资源有所需求时，学校就必须利用大数据的优势进行数据资源的整合和查询，以求最大程度的满足用户的需求。在大数据时代背景下，档案管理的服务性还体现在对数据模型的积极建构上，通过对海量数据资源的分析，挖掘数据的内在联系，从而将单纯的数据信息转化为知识资源，实现档案工作流程的优化、档案利用价值的提升。
3 大数据背景下中职学校档案管理的创新对策
3.1建立档案数据平台
建立档案数据平台是创新档案管理模式的第一步，只有打好基石，才能为下一步工作做好准备。随着中职学校办学规模的不断扩大，学校的档案数据信息也呈现日益递增的趋势。目前中职学校的档案管理模式相对滞后，无法满足大数据时代的发展要求。所以学校可以改变传统的管理模式，建立档案数据信息化平台。虽然有一定的难度，但是还是有实现的可能性和必要性的。例如，我国一些发展地区北京、上海等城市已经构建了档案信息平台、电子文件档案管理系统等，这些都是由大数据平台搭建而成的。中职学校也可以借鉴这种模式，以国家示范校、省示范性现代校建设为契机，争取各方面支持，建立一个档案数据平台作为上传下达、资源共享的渠道，这样就可以实现办公自动化和无纸化，大大提升工作效率。搭建的档案信息平台能够划分档案类别，可以随时查看以往文件和归档档案，每年学校部门的档案文件也可以在系统平台上进行归纳整合，实现纸质版和电子版相统一。
3.2创新档案管理理念
在大数据时代背景下，学校管理的档案并不仅仅面向学校自身，更多的还是面向社会、面向公众。在尊重个人隐私和知识产权的合理前提下，学校的档案信息应尽可能向更深、更广的方向发展。只有这样，才能提高档案的信度和效度。同时，在管理和服务过程中，档案并不能简单理解为“学校提供—学生需要”的关系，这样会将档案管理局限于一个小小的空间，完全限制了它的发展格局。它应该是全程服务的，应以师生以及社会的需求为基准，利用大数据的优势来完善档案管理的服务流程，以最优的服务来体现大数据所带来的便利。
3.3跟上信息技术步伐
信息化时代，技术更新和发展已成为一种常态。今天我们还在为大数据的优势得意洋洋，明天或许就会有更先进的技术更新。到目前为止，大数据被应用于各行各业，并产生了巨大的经济利益与价值，而这其中就包括能够创新档案管理方式的技术手段。对于中职学校而言，档案的管理必须与时俱进，跟上时代的步伐。只有不断地学习，掌握最新的发展动向，才能做出更好的选择，才能不断优化管理方式。目前，应当掌握的就是大数据时代之“全数据”模式，同时还要掌握云计算技术，这些能够将学校档案的管理提升到更高的层次。
3.4挖掘档案内在价值
大数据技术具备数据挖掘和集成优势，所以中职学校在管理档案时应当意识到自己的数据信息隐藏着巨大潜在价值，要深入挖掘将这些价值发挥到最大化。可以经过对数据信息的收集、整理以及加工，深入挖掘分析，建立一个内部的“档案集成数据库”，这些都能为之后的优质服务奠定坚实的基础。对于中职学校而言，学校的档案管理必须跟上时代的步伐，必须优化档案工作流程，因此可以引入第三方服务“学校档案信息云服务”，来对学校档案数据信息进行分析、预测和收集整理，并进一步面向师生和社会提供个性化、优质化服务，从而挖掘、释放出中职学校档案信息的最大潜在价值。
4 总结
利用大数据的优势创新档案管理模式是一个较为全新的研究领域，其中蕴藏着巨大的潜在价值。但同时，对于大数据时代下档案管理模式的研究也比较浅薄，目前只停留在浅层阶段，还需要经过更多的探索研究，搭建一个信息化数据平台。这不仅能够优化学校档案的管理服务，也能提高学校档案开发利用效率，促进学校办学水平提升，可谓一举多得。
参考文献：
[1] 卞昭玲，张艳欣.大数据时代档案信息服务课程建设初探——以河北大学档案学专业教学为例[J].档案学通讯，2015 （1）：78- 81.
[2] 马建光，姜巍.大数据的概念、特征及其应用[J].国防科技，2013（2）：10- 17.
[3] 王廣宇.数字档案馆小众化信息服务研究——理念与比较[J]. 档案学通讯，2008（4）：23- 28.
[4] 黄少芳，刘晓鸿，张俊芳.应对大数据的数字档案馆及其服务体系[J].国土资源信息化，2013（5）：22-25.
[5] 尹宝君.大数据时代档案管理中新媒体与传统纸媒的融合研究[J].兰台世界，2015（23）：116- 117.
