新媒体背景下公共档案馆信息服务分析

    黄华+李广都+钱昌俊

    摘要：本文以新媒体技术在公共档案馆信息服务中的实际应用为研究对象，分析新媒体在公共档案馆信息服务中的存在问题，并提出相应的解决对策。

    关键词：新媒体公共档案馆档案信息服务

    一、新媒体背景下公共档案馆信息服务的应用现状

    新媒体是利用数字技术、网络技术、移动技术等，通过互联网、无线通信网、有线网络等渠道，以及电脑、手机、数字电视等数据终端，向用户提供信息的传播形态和媒体形态。随着智慧城市的电子政务发展，公共档案馆的信息服务必须借助新媒体技术。只有这样，才能有利于公共档案馆接收和保管各类政务档案数据，同时也为今后的利用服务工作打下良好的基础。目前，新媒体在公共档案馆信息服务中的应用主要包括四个方面：

    （一）公共档案馆的专门网站

    国内各级综合档案馆都建立了网站，其主要内容涉及档案信息发布、档案法规政策、档案业务管理、档案文化展示等方面，其中管理性和服务性为主要特征。高校档案馆也积极参与了网站建设，例如“复旦大学档案馆”“武汉大学档案馆”等，其主要内容包括“档案新闻”“法律法规”“档案文化”“三维实景校史馆”等栏目。在其他国有企业和事业单位的公共档案馆中，新媒体技术广泛运用于单位业务流程之中，这些单位的档案馆基本上依托本单位的数据中心和信息部门的技术条件建立起自己的网站，实现本单位档案数据的在线归档、在线查询、在线备份等。

    （二）公共档案馆的官方微博

    公共档案馆微博的发展较快，但是更新速度较慢，而且受字数限制，发布的信息数量较少。高校档案馆也开通了档案微博，主要内容涉及档案利用、档案文化小知识、学术讲座信息等。由于高校的馆藏数量没有综合档案馆馆藏数量多且信息开发利用率较低，因此高校微博的社会关注率不高且转发内容也较少。

    （三）各类移动数据终端

    微信公众平台是面向政府、媒体等机构推出的合作推广业务，只要通过在线注册账号，就可拥有一个微信公众号，公共档案部门的微信公众平台发布和订阅功能，可实现与年轻群体对接，让档案爱好者和业务咨询者提供不同的档案信息。全国影响力较大的综合档案馆微信号，例如天津市档案馆、北京市档案馆、金山记忆、江苏档案、民国大校场等。也有一些影响力较大的高校档案微信公众号，例如上海交大档案馆、山东大学档案与校史等。

    （四）网络电视及网络视频接收系统

    相对传统的有线电视而言，网络电视及网络视频等现代视频资源正在被百姓所接受，并且一些节目的观众收视率较高，一些地方的公共档案机构主动与社会主流媒体合作，通过这种方式较好地传播了档案文化，充分发挥了数字档案资源的利用便捷性。例如，北京卫视播出的纪实类节目《档案》、天津电视台播出的《王者档案》、TVB播出的《星期二档案》，这些节目利用国内外已经解密的档案历史资料，以案件和事件现场实录回放为线索，按照一定的主题提供历史真相，披露国内外大案、社会传奇等，收到了较好的效果。

    二、新媒体背景下公共档案馆信息服务运用中的存在问题

    （一）公共档案数字资源的管理和利用存在诸多不足

    新媒体平台的管理与维护面临着较大的困难与风险。档案馆网站的初期建设、后期的信息更新、网站维护，主要依靠专业的媒体运营商或者计算机专家。随着综合档案馆馆藏资源的数字转化，档案数据的利用越来越方便，但是综合档案馆的馆藏档案分类和数据整合模式，主要是基于归档之前的管理需要，归档后的数据重新按照分类标准建设专题数据库，才能满足用户的需求。档案馆馆藏资源的专题数据库建设，也需要借助新媒体技术进行更深入的数据整合和建库工作。同时，与档案网站的建设相比，微博与微信对信息发布的质量有着更高的要求。比如，微博限制长度140字符，这就要求公共档案馆发布的信息内容必须精炼，在标题等关键描述中，要具有一定的吸引力。此外，由于专用设备和固定信道等限制，网络电视和网络视频在信息获取的便捷性、信息的时效性方面，无法体现出新媒体技术的最大优势。

    （二）公共数字档案资源整合和共享机制需要加强

    新媒体环境下的档案资源利用主要是数字资源，主要渠道是公共網络。公共档案馆的首要问题还是公共档案资源管理。无论是在传统媒体的背景下还是在新媒体的背景下，公共档案馆的自身基础建设都是最为重要的，未来公共档案馆将面临来源更复杂、形式更多样的档案信息，档案收集、整理、保管各方面都需要统一、适合的新标准。然而，目前由于各级公共档案馆不同地区的差异，档案数字化程度或高或低，这些都直接影响了档案信息利用工作的顺利开展。

    （三）新媒体运用技术层次低，数据挖掘技术薄弱

    新媒体在公共档案馆信息服务中，主要存在三方面的弱势：（1）公共档案馆网站建设水平较低。目前绝大多数的公共档案馆都有自己的网站，可这些网站建设较为粗糙，信息内容不丰富，更新速度慢，有些网站模块设计也不合理，以文字与图片为主，较为单一。（2）档案官方微博互动性不强。微博是当今年轻人主要的社交平台，但信息更新不及时，且发布频率低，导致档案官方微博利用率不高，势必会损失一部分档案利用者。（3）数字信息服务不能满足手机新媒体技术的要求。智能手机已经基本成为人手必备的电子产品，而档案与手机应用结合就是在微信平台上查询所需的档案信息，形式过于简单。

    三、新媒体背景下公共档案馆信息服务的应对举措

    （一）立足馆藏，发挥新媒体在档案利用中的技术优势

    鉴于新媒体的交互式特点，公共档案馆可以通过新媒体平台，例如微博、微信加强与档案利用者之间的交流，重视反馈信息，再根据其习惯进行个性化定制服务，主动推送其感兴趣的信息。同时，档案馆还可以借鉴微博的分享功能，使公开的档案信息不仅在档案馆与档案利用者之间进行交流，还可以在用户之间进行交流与传播。据了解，部分地方综合档案馆的微信平台，立足自身的特殊馆藏资源，发布的信息得到许多社会民众的点击和下载。例如，第一历史档案馆的“皇史宬”微信号，发布了大量清史档案，吸引了很多清史爱好者每天浏览。天津市档案馆的微信公众号“天津市档案馆”、第二历史档案馆的微信公众号“民国大校场”等，都是立足馆藏挖掘档案资源，被许多手机用户关注的微信公众号。

    （二）建立健全公共档案数字资源的整合和共享机制

    各级政府要重视新媒体环境下的公共档案馆信息服务工作，不断加大资金投入，在智慧城市的信息技术平台设计中，考虑到公共档案资源的利用和发布需求，在技术设计中预留一些端口，方便社会各界和档案部门利用信息平台便捷地获取公共档案数据资源。各级公共档案馆应该建立相应的共享机制，确保各类重要的公共档案数字资源能够实现跨库、跨馆的技术整合和共享。作为公共档案馆工作者，特别是地市一级的综合档案部门，要充分认识新媒体的特点，并积极加以利用。例如，江苏一些县市的数字档案资源可以在数字电视上查询，这就是当地政府在推动三网融合中，积极实现平台共享和资源整合的模式。

    （三）加强合作，全力提升档案信息文化的传播力

    除了与相关文化机构、社交主流媒体合作以外，还应大力与知名档案学者进行合作。通过这些相关的合作，不仅会使档案利用工作更加生动形象，而且也有利于檔案文化的宣传。因为许多档案学者建立微博的时间较早，积累了一定数量的阅读群体，两者的合作既可以弥补公共档案馆官方微博粉丝数量的不足，对馆藏档案进行很好的宣传，也可以帮助博主提高知名度，提升档案信息的传播力度。例如，档案微信公众号“档案那些事儿”，就是中国人民大学学者和北京市档案局人员合作开设的，不仅文化娱乐性强，而且有很强的学术性，获得很多社会人士、档案学者的关注。微信公众号“档案那些事儿”的微信传播指数“WCI”多次在档案微信群的排名中高居榜首。再如，中央档案馆的网络视频制成之后经过多家新闻媒体转发，扩大了影响力，提高了档案文化的社会影响力。

    *本文为2015年国家档案局科技项目《大数据时代国家综合档案馆的数据精准推荐及数据专题服务研究》（项目编号：2015—X-16）、2016年江苏省哲学社会科学基金项目《大数据背景下公共档案管理对政府治理能力提升作用研究》（项目编号：16TQB008）的阶段性研究成果。

    参考文献：

    [1]钟立扬.新媒体技术背景下高校档案工作的创新路径[J].浙江档案，2010（4）：35-36.

    [2]宁宇龙.开发开放的践行者科技兴档的排头兵：上海市浦东新区档案馆现代化建设掠影[N].中国档案报，2016-07-14（1）.

    [3]柳溪.全媒体时代档案信息的开发与利用[J].云梦学刊，2015（1）： 151-155.

    [4]陈菲，李灵风.大众化：新媒体环境下档案利用的发展路向[J].山西档案，2011（1）： 31-33.

    [5]周耀林，路江曼.论社交媒体下档案服务的创新[J].档案学通讯，2014（6）： 45-49.

    [6]夏晴.新媒体时代传媒业档案管理[J].中国档案，2015（2）： 74-75.

    [7]李龙.档案馆微博开通现状的调查与分析[J].兰台世界，2012（2）：5-6.

    作者单位：1.南京师范大学泰州学院档案室

    2.南京理工大学档案馆

    3.泰州机电高等职业技术学校