现代化档案管理中档案管理原理的应用

    李新梅

    摘 要：想要对检索信息实施规范型管理，就应该建立一个完整的档案管理制度。并且加强档案管理的每个环节的管理力度，对其实施相应的管理和保护。这样做才能够适应时代的发展，及时的向社会传达有利资源信息，在实现节省资源可利用的同时又能推进现代化档案管理在未来的发展。

    关键词：现代化档案管理；管理应用；档案管理原理

    在经济全球化的条件背景下，我国的社会经济也不断在发展中。现代化档案管理也在不断的进步中。现代化管理就是把传统化的管理观念逐渐转变为科学化的管理观念。在转变观念的同时，应该以现代化管理为基本内容，将有所关联的内容加以分析，促进现代化档案管理的发展。

    1 档案管理现代化的背景重要性及意义

    （一）现代化档案管理背景及重要性

    现代化的档案管理是由管理者运用现代化的科学管理方法和优越的技术设备相结合，从而使管理员发挥其主观能动性，并且改变传统的档案管理模式，让档案管理向现代化迈进，将现代化档案管理的智能化管理系统得以实现。在社会经济的不断发展中，计算机科学也逐渐被人们应用起来，特别是网路信息已经走进了每个行业当中。同时，信息化的逐步提高，档案管理工作也同样受到了挑战，信息档案的问世，更加增加了档案管理工作的难度和工作数量，因此对调取档案提出了更高的标准。

    （二）现代化档案管理的重要意义

    加强现代化档案管理能够确保档案收集与管理安全的实施。同时还能及时的查看档案，将档案管理的管理环境加以改善，大大减少了存储空间，方便于对原件档案的管理。

    （三）对现代化档案管理的保护

    在利用管理档案而进行的档案管理发展中，不仅要将档案管理重视起来，还要将管理体系中的组成部分进行规划，重视其在输出之后，社会所给的反馈。档案的使用保护和我国的社会经济发展关系重大。以此实现档案管理服务于社会、为国家创建经济效益的目的。实现国家更好的利用档案资料以及对档案资料的保护。

    2 档案管理原理

    档案管理工作是一项需要积累的工作，它在工作中具有缓慢性的特点，因此要重视起对档案的看管工作。在档案管理工作进行时，有着不同的时期，每一个工作时期都具有不同的特点。从客观的角度出发，档案管理阻碍的档案在社会中的交际作用，形成了一定的封闭性，导致了档案管理在使用和看管中出现了差异性。

    （一）系统管理

    现代化管理其实质就是系统理论，在现代管理的要求中要使管理人员摒弃小生产的管理模式，组建一个较大的管理系统，其基础内容要突出整体，并相应的管理整个系统。在整体构成中，在分割成独立的区域之后形成个体，并采用系统工程的理念相应的进行管理，使其发挥最大的能力价值，同时进行相互融合，达成一个有效的应用，来确保工作效率。现代化档案管理在我国的建设中具有重要的意义，它能够促进我国的事业发展。

    （二）整分合原理以及反馈原理

    在完成的工作过后，对其进行详细了解之后，将其分割成单独的要素和独立的前提，并通过适当的安排和解决措施，来提升有效工作效率。在现如今的社会发展中，管理工作能够达到高效率是指在整体中合理安排分工，从而在分工上进行综合利用。也就是俗称的"整分合原理"。"整分合"也就是现代化的管理理念。档案管理工作可以包含收集、整合、检测、管理、统筹、查找、编制、提供等八部分。使其发挥自身的优点，每个档案管理部门每年会依照自身的责任定制相应的工作目标。在规划完整体目标后，细分每个工作部门的职能，进而提升工作效率。

    档案管理的信息反馈对档案工作的价值体现给予了肯定。将档案中所呈现的经济和社会效益进行反馈，才能够认识到档案工作的重要性。档案在输出后，不单单要接受社会的检验同时还要被社会所利用。在使用档案的过程中，发现问题所在，并及时反馈回来，那么管理人员就可以依照所需对工作进行相应的改进。

    3 对现代化档案管理中档案管理的措施

    （一）加强对档案工作人员的专业培训

    现在保护档案拥有多种多样的方式。依照现在的管理人员状态，大多是档案保护人员并非专业人员，没有相对的专业知识和技能，随着现代化进程不断加深，档案的保存形式以及表现方法都有所改变，档案保护人员不能单单凭借现在的技术。因此，档案保护人员需要定期参加培训，以此来提升自身的专业技能。

    （二）将强对纸质资料的保护

    档案资料的记录主要分为文字记录的纸质档案和以数据代码记录的电子档案。但是就目前来看，大多数的档案管都以纸质档案为主要保存途径。但有些档案的利用率较高，造成了纸质档案的老化甚至损坏。通过酸性处理的方法对纸质档案进行加工，增加纸质的使用期限。加强对纸质档案管理环境的改善，利用防辐射、防尘的建筑来改变易受潮湿影响的环境。能够利用先进的电子扫描对档案进行维修，以恢复档案所缺内容。

    （三）加强电子档案资料的保护

    由于对电子档案所规划的界限较模糊，因此电子档案容易被阻碍性因素破坏，比如在电子档案传送和保存的过程中，很容易就遭到病毒的侵袭和认为的损坏。将电子文件进行必要的迁移，将使用中的电子环境复制到另外一种电子环境。或者利用再生保护资源，把电子档案资料转为纸质档案。在使用信息的过程中，对使用的文档进行密码加密，防止信息在使用的过程中遭到破坏以及计算机进入病毒。通过电子档案载体对其进行档案保护。电子档案载体其主要形式分为光盘和磁性介质。但是光盘与磁性介质比较容易受到损坏，同时还可能因为保存方法不得当而丢失档案，因此在保护电子档案载体的时候，要把握好温度、相对湿度、还要防止外来干扰物的损坏。

    4 结束语

    在经济全球化的今天，做好管理工作有利于我国事业的发展。利用好现代化档案管理原理中所涉及的科学论点，以此来促进档案管理的发展。在现代化档案管理中着重与对档案资料的保护以及管理，防止外界对于档案的破坏。档案管理不但对我国的经济发展有重大意义，还能促进我国现代化建设的发展。

    参考文献：

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