浅谈新形势下基层检察机关如何做好档案管理工作
摘 要 检察档案是国家重要专业档案之一，体现了检察机关依法履行法律监督职能的全过程，是检察工作发展的重要环节。新时期的检察工作越来越偏向专业化、规划化、信息化，档案工作面临着更高的要求和挑战，对档案人员的综合素质能力的要求也更高。新形势下，司法体制改革也正在稳步推进之中，检察档案工作的信息化、数字化价值也愈加凸显，因此，如何做好基层院档案管理工作就显得尤为重要。本文结合基层检察机关档案工作实践，就档案工作的现状、面临的问题及改进方向进行探讨。
关键词 检察档案 信息化 档案管理
作者简介：蒋征峰，江苏省苏州市相城区人民检察院档案员。
中图分类号：D926.3 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.04.196
检察档案管理工作是检察工作的重要组成部分，是检察工作可持续发展的重要保障。笔者所在基层检察院档案室在2008年被评为档案工作省特一级档案室，并在2012年度的五星级档案室的复评中也顺利达标。在开展检察档案工作过程中，我们也发现一些与检察工作发展不相适应的问题和不足，需要去不断加以改进和完善，进一步提高档案工作质量，为新形势下的检察工作提供准确的信息和坚强的后盾。可以说，实现检察档案工作的现代化是推动检察机关档案管理的迫切需求。 这一点已经成为基层检察院的共识。
一、当前基层检察机关档案工作的主要做法
（一）认真落实检察档案工作新规定
2017年初最高人民检察院、国家档案局共同出台了新的《人检察院诉讼档案管理办法》、《人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则》的规定，新规定要求随诉讼案卷、文书材料在装卷顺序、保管期限、收集范围、档号编制等方面与老规定在内容上有所调整和修改。为顺利做好本年度的诉讼案卷、文书归档工作，该院召开档案工作部门联席会议，要求专职、兼职档案员要认真学习新出台的两个“规定”，研究、吃透新老规定的不同之处。
（二）不断加大信息化建设资金投入
为适应新的《江苏省检察机关档案管理系统》，同时根据新“规定”的要求进一步提升档案工作效率，该院去年上半年为档案室投入大量经费，添置了档案专用高速扫描仪、打印机、网络交换机等硬件设施，为档案工作数字化、信息化提供了坚实的保障。
（三）加强学习提升专职档案人员业务水平
2017年4月，该院档案管理人员进行了岗位调动，为了更好地提升档案员的综合业务能力，抽调新档案员至档案工作先进院学习，熟悉全面系统的基本架构和功能模块，掌握基本的操作方法，如电子卷宗、电子目录导入方法，档号编制、PDF文件制作等。另外，新档案员在五月份通过“江苏省档案远程教育平台”，系统的学习了《档案管室工作基础》、《企事业单位档案管理基础》等多门必修课和选修课的网络培训考试，取得了合格证。
（四）修改和完善档案管理工作制度
新规定的出台、新系统的应用，该院原有的档案规章制度已经不能适应新形势档案工作的发展需求。在分管领导、市院条线的监督指导下，档案室对原有的诉讼档案归档移交制度部分内容进行了修改，要求各部门在归档期限上严格按照标准，合理安排进度，及时限期归档。同时，也明确了档案室和各业务部门在立卷归档工作上的具体分工和责任，确保归档工作做到规范化、标准化。
（五）服务外包积极推进档案工作信息化进程
為进一步提升档案工作效率和管理水平，加快推进信息化、数字化进程，解决档案工作人少事多、服务利用效率不高的突出问题，2017年8月初，该院对诉讼案卷归档及挂接工作采用服务外包方式，由专业人员进行操作。购买社会化服务的方式，一方面提高了诉讼案卷电子卷宗导入、挂接的效率，也保证了准确率，另一方面，将档案员从大量事务性工作中解脱出来，把更多的精力和时间投入到档案利用开发、规章制度完善、档案设备设施的日常维护管理，充分提升档案工作的质量和效率。
二、基层检察机关档案工作的现实困境
（一）档案人员的工作量和工作强度越来越大
检察机关的档案人员工作量大，负责诉讼档案、文书档案、照片档案的收集、整理、扫描、入库，还有日常的诉讼卷宗、文书材料的借阅、设施设备的维护等。目前，电子归档及档案信息化建设的任务繁重，加之业务部门案件量逐年增多，案多人少的矛盾突出，导致对诉讼卷宗的归档不够重视，归档不及时、不完整。另外，档案信息化系统与统一业务应用系统不兼容、难对接，出现了多系统的扫描、录入，过多的重复劳动，加大了档案工作人员的难度和工作量。
（二）档案人员的专业能力素质和现代化档案工作还不相适应
档案工作具有较强的连续性和专业性，档案人员的成长需要时间的积累和经验的沉淀，人员的频繁变动和专业知识的缺乏不利于档案工作的持续健康发展。一是基层院受人员配置所限，档案人员力量不足，要兼顾档案工作和办公室工作，面对日益繁多的工作量和复杂的档案存储，很多时候都疲于应付日常收集、整理工作，很难有精力关注档案开发利用。二是专业培训有限，与岗位需求有较大差距。三是档案管理人员流动较为频繁，加上当前档案工作更多地采用现代的技术手段，特别是信息化手段越来越丰富，由于人员流动频繁，使得档案工作的连续性无法维持，缺乏完整的系统性管理，因此对档案工作出现的新情况、新问题无法有效应对。
（三）对档案工作重要性认识不充分
基层院档案工作是检察工作中一项基础性工作，也是其中的重要组成部分，各项检察工作的开展都离不开档案。但是大多数基层院对于档案工作的重视程度往往滞后于其业务工作，存在的问题有：一是思想理念存在偏差，大部分人认为检察工作主要以诉讼监督、司法办案为主，而立卷、归档可以先缓一缓，诉讼案卷、文书材料只要年底能够入库封存就行，对档案服务检察工作的紧迫性、重要性的认识不足。二是全员参加档案工作的热情不高，当前司法体制改革正在如火如荼的推进当中，出于职业前景、待遇等方面的考虑，干警可能更愿意选择业务部门，走司法办案的道路，综合部门本身人员流失、人手紧张，造成愿意从事档案工作的人员短缺，暴露出档案意识不够、氛围不浓的思想理念。
三、基层检察机关档案工作的改进方向
（一）优化档案工作结构，提升服务质量
档案信息化是档案发展的方向，也是提高检察档案管理服务水平的重要途径，充分利用档案管理系统、检察统一应用系统这两个平台，进一步优化档案工作结构。检察档案的利用是检察档案管理工作的核心，要提高档案运用工作实效。 一要注重利用现有的平台系统拓展案件信息查询方式、加强检索功能，摒弃单一的纸质文档、案卷调阅，实现由在线查阅、借阅模式的利用转变。二要注重各部门之间的紧密联系，每位干警要会使用、善于使用现有的平台系统，尽量做到文书档案、诉讼案卷在线归档，逐步提高归档效率。三要注重提高人员效率，对一些简单、复杂、非核心的事务性工作，可以采用服务外包的方式替代档案人员 “埋头苦干”，使得档案员能够有时间、有精力投入到深度编研、制度完善、服务司法办案中去。
（二）提升档案人员素养，扎实管理水平
当前检察工作信息化大环境下，只有加快档案工作的标准化、信息化建设，才能跟上新形势检察工作的步伐。检察机关档案人员不仅仅需要扎实的档案基础知识，还要具备一定的法律业务知识，因此必须注重主动学习。一方面要多参加各类信息化、数字化档案管理方面的培训、专题讲座，同时在工作中遇到问题要向上级、同级之间多请示、多沟通，及时解决出现的问题。另一方面定期与档案工作先进院、先进单位交流工作经验，进行观摩、学习，注重现场操作。通过加强自身专业素养的提升来提高管理水平。
（三）培养全员档案意识，重視档案工作
一是要切实改变档案工作是边缘工作、可有可无的思想理念，不仅在形式上重视，更要在实质上关心，着重提升档案管理工作在检察工作中的地位。档案工作不仅是一个部门的职责，也是各部门共同努力、相互配合的共同任务，每一位干警既是档案工作的责任者、参与者，也是档案的利用者、受益者，希望各部门能够本着“全院一盘棋”的思想，加强对档案工作的责任心，配合档案室以高标准高质量完成立卷归档工作。二是要对为档案工作人员提供发展的空间，鼓励其扎根本职安心工作，特别是在考核评优方面，要考虑到档案工作的特殊性和工作量，与其他人员区分考核标准，避免其在考核中处于不利地位，成为被人遗忘的“角落”。
最后，作为一名基层检察机关档案人员，要积极宣传工作，提升领导和干警对档案工作的认可和重视，打破部门壁垒，让他们全员参与到档案管理工作中来，形成工作合力，确保档案工作规范化、制度化、信息化有序推进，为检察工作发展提供强有力的保障。
注释：
张立梅.关于检察机关档案工作规范化管理的思考.档案天地.2016（11）.
崔穗旭.检察机关档案管理中的问题与对策.人民检察.2012（13）.
关键词 检察档案 信息化 档案管理
作者简介：蒋征峰，江苏省苏州市相城区人民检察院档案员。
中图分类号：D926.3 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.04.196
检察档案管理工作是检察工作的重要组成部分，是检察工作可持续发展的重要保障。笔者所在基层检察院档案室在2008年被评为档案工作省特一级档案室，并在2012年度的五星级档案室的复评中也顺利达标。在开展检察档案工作过程中，我们也发现一些与检察工作发展不相适应的问题和不足，需要去不断加以改进和完善，进一步提高档案工作质量，为新形势下的检察工作提供准确的信息和坚强的后盾。可以说，实现检察档案工作的现代化是推动检察机关档案管理的迫切需求。 这一点已经成为基层检察院的共识。
一、当前基层检察机关档案工作的主要做法
（一）认真落实检察档案工作新规定
2017年初最高人民检察院、国家档案局共同出台了新的《人检察院诉讼档案管理办法》、《人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则》的规定，新规定要求随诉讼案卷、文书材料在装卷顺序、保管期限、收集范围、档号编制等方面与老规定在内容上有所调整和修改。为顺利做好本年度的诉讼案卷、文书归档工作，该院召开档案工作部门联席会议，要求专职、兼职档案员要认真学习新出台的两个“规定”，研究、吃透新老规定的不同之处。
（二）不断加大信息化建设资金投入
为适应新的《江苏省检察机关档案管理系统》，同时根据新“规定”的要求进一步提升档案工作效率，该院去年上半年为档案室投入大量经费，添置了档案专用高速扫描仪、打印机、网络交换机等硬件设施，为档案工作数字化、信息化提供了坚实的保障。
（三）加强学习提升专职档案人员业务水平
2017年4月，该院档案管理人员进行了岗位调动，为了更好地提升档案员的综合业务能力，抽调新档案员至档案工作先进院学习，熟悉全面系统的基本架构和功能模块，掌握基本的操作方法，如电子卷宗、电子目录导入方法，档号编制、PDF文件制作等。另外，新档案员在五月份通过“江苏省档案远程教育平台”，系统的学习了《档案管室工作基础》、《企事业单位档案管理基础》等多门必修课和选修课的网络培训考试，取得了合格证。
（四）修改和完善档案管理工作制度
新规定的出台、新系统的应用，该院原有的档案规章制度已经不能适应新形势档案工作的发展需求。在分管领导、市院条线的监督指导下，档案室对原有的诉讼档案归档移交制度部分内容进行了修改，要求各部门在归档期限上严格按照标准，合理安排进度，及时限期归档。同时，也明确了档案室和各业务部门在立卷归档工作上的具体分工和责任，确保归档工作做到规范化、标准化。
（五）服务外包积极推进档案工作信息化进程
為进一步提升档案工作效率和管理水平，加快推进信息化、数字化进程，解决档案工作人少事多、服务利用效率不高的突出问题，2017年8月初，该院对诉讼案卷归档及挂接工作采用服务外包方式，由专业人员进行操作。购买社会化服务的方式，一方面提高了诉讼案卷电子卷宗导入、挂接的效率，也保证了准确率，另一方面，将档案员从大量事务性工作中解脱出来，把更多的精力和时间投入到档案利用开发、规章制度完善、档案设备设施的日常维护管理，充分提升档案工作的质量和效率。
二、基层检察机关档案工作的现实困境
（一）档案人员的工作量和工作强度越来越大
检察机关的档案人员工作量大，负责诉讼档案、文书档案、照片档案的收集、整理、扫描、入库，还有日常的诉讼卷宗、文书材料的借阅、设施设备的维护等。目前，电子归档及档案信息化建设的任务繁重，加之业务部门案件量逐年增多，案多人少的矛盾突出，导致对诉讼卷宗的归档不够重视，归档不及时、不完整。另外，档案信息化系统与统一业务应用系统不兼容、难对接，出现了多系统的扫描、录入，过多的重复劳动，加大了档案工作人员的难度和工作量。
（二）档案人员的专业能力素质和现代化档案工作还不相适应
档案工作具有较强的连续性和专业性，档案人员的成长需要时间的积累和经验的沉淀，人员的频繁变动和专业知识的缺乏不利于档案工作的持续健康发展。一是基层院受人员配置所限，档案人员力量不足，要兼顾档案工作和办公室工作，面对日益繁多的工作量和复杂的档案存储，很多时候都疲于应付日常收集、整理工作，很难有精力关注档案开发利用。二是专业培训有限，与岗位需求有较大差距。三是档案管理人员流动较为频繁，加上当前档案工作更多地采用现代的技术手段，特别是信息化手段越来越丰富，由于人员流动频繁，使得档案工作的连续性无法维持，缺乏完整的系统性管理，因此对档案工作出现的新情况、新问题无法有效应对。
（三）对档案工作重要性认识不充分
基层院档案工作是检察工作中一项基础性工作，也是其中的重要组成部分，各项检察工作的开展都离不开档案。但是大多数基层院对于档案工作的重视程度往往滞后于其业务工作，存在的问题有：一是思想理念存在偏差，大部分人认为检察工作主要以诉讼监督、司法办案为主，而立卷、归档可以先缓一缓，诉讼案卷、文书材料只要年底能够入库封存就行，对档案服务检察工作的紧迫性、重要性的认识不足。二是全员参加档案工作的热情不高，当前司法体制改革正在如火如荼的推进当中，出于职业前景、待遇等方面的考虑，干警可能更愿意选择业务部门，走司法办案的道路，综合部门本身人员流失、人手紧张，造成愿意从事档案工作的人员短缺，暴露出档案意识不够、氛围不浓的思想理念。
三、基层检察机关档案工作的改进方向
（一）优化档案工作结构，提升服务质量
档案信息化是档案发展的方向，也是提高检察档案管理服务水平的重要途径，充分利用档案管理系统、检察统一应用系统这两个平台，进一步优化档案工作结构。检察档案的利用是检察档案管理工作的核心，要提高档案运用工作实效。 一要注重利用现有的平台系统拓展案件信息查询方式、加强检索功能，摒弃单一的纸质文档、案卷调阅，实现由在线查阅、借阅模式的利用转变。二要注重各部门之间的紧密联系，每位干警要会使用、善于使用现有的平台系统，尽量做到文书档案、诉讼案卷在线归档，逐步提高归档效率。三要注重提高人员效率，对一些简单、复杂、非核心的事务性工作，可以采用服务外包的方式替代档案人员 “埋头苦干”，使得档案员能够有时间、有精力投入到深度编研、制度完善、服务司法办案中去。
（二）提升档案人员素养，扎实管理水平
当前检察工作信息化大环境下，只有加快档案工作的标准化、信息化建设，才能跟上新形势检察工作的步伐。检察机关档案人员不仅仅需要扎实的档案基础知识，还要具备一定的法律业务知识，因此必须注重主动学习。一方面要多参加各类信息化、数字化档案管理方面的培训、专题讲座，同时在工作中遇到问题要向上级、同级之间多请示、多沟通，及时解决出现的问题。另一方面定期与档案工作先进院、先进单位交流工作经验，进行观摩、学习，注重现场操作。通过加强自身专业素养的提升来提高管理水平。
（三）培养全员档案意识，重視档案工作
一是要切实改变档案工作是边缘工作、可有可无的思想理念，不仅在形式上重视，更要在实质上关心，着重提升档案管理工作在检察工作中的地位。档案工作不仅是一个部门的职责，也是各部门共同努力、相互配合的共同任务，每一位干警既是档案工作的责任者、参与者，也是档案的利用者、受益者，希望各部门能够本着“全院一盘棋”的思想，加强对档案工作的责任心，配合档案室以高标准高质量完成立卷归档工作。二是要对为档案工作人员提供发展的空间，鼓励其扎根本职安心工作，特别是在考核评优方面，要考虑到档案工作的特殊性和工作量，与其他人员区分考核标准，避免其在考核中处于不利地位，成为被人遗忘的“角落”。
最后，作为一名基层检察机关档案人员，要积极宣传工作，提升领导和干警对档案工作的认可和重视，打破部门壁垒，让他们全员参与到档案管理工作中来，形成工作合力，确保档案工作规范化、制度化、信息化有序推进，为检察工作发展提供强有力的保障。
注释：
张立梅.关于检察机关档案工作规范化管理的思考.档案天地.2016（11）.
崔穗旭.检察机关档案管理中的问题与对策.人民检察.2012（13）.
