归档文件按“件”还是按“卷”整理问题研究
刘丽平
摘要：自从《归档文件整理规则》实施以来，在档案界关于文书档案“立卷”与“不立卷”的问题一直争鸣不断，档案部门立卷和文书处理部门立卷，也历来是百家争鸣的一个核心问题。文章以国家档案局原局长刘国能的一篇学术论文的观点为主线，作者从一个档案实践工作者的角度发表自己对归档文件按“件”整理优点的一些看法。
关键词：归档文件整理立卷文书处理部门立卷
Abstract： Since the implementation of The ar？ rangement rules of archival documents， opinions on the " filing "and" no filing " of archives have divided all the while in the archival world， which has always re？ sulted in the endless arguments over the archives de？ partment filing and document processing department filing. The article takes the opinion of an academic pa？ per from the former director of the State Archives Ad？ ministration， Liu Guoneng， as the main line. The au？ thor， according to her practical experience， makes some comments on the advantages of filing docu？ ments according to the "pieces".
Key words： Archival documents； Arrangement； Filing； Document processing department filing
一、引言
自2001年1月1日《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）实施后，关于文书档案的整理单位是按“件”还是按“卷”、歸档文件的整理部门是文书处理部门还是档案部门的问题，引起了档案界学术专家的争鸣。国家档案局原局长刘国能曾在2010年第4期《档案学研究》上发表了题为《卷论——卷、立卷、文书处理部门立卷》（以下简称《卷论》）的学术论文，《卷论》表达了对《规则》按“件”整理归档文件的不解及坚持对归档文件进行“立卷”、实行文书处理部门立卷制度等观点。笔者认为，文书档案立卷改革的提法由来已久，对文书档案的立卷问题一直是仁者见仁、智者见智，对于文书处理部门立卷制度的实行，各地区、各单位、各部门也不尽相同。笔者从一名基层档案工作者的角度提出对这些问题的看法，不当之处，请各位专家、同行指正。
二、对归档文件按“件”整理问题观点质疑的分析
《卷论》认为归档文件按“件”整理，取消了“卷”“立卷”的概念，文中提到有的教授认为“不立卷，丢掉了档案的基本属性”“以单份文件作为档案的基本保管单位”难以想象。[1]
关于档案的基本属性，我们先看看档案的基本定义——以《中华人民共和国档案法》第二条规定的定义为准：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”简言之，“档案的本质是直接的、原始的历史记录”“档案兼具原始性和记录性二者于一体的特点，是档案区别于其他文献资料的特有属性”。[2]也就是说原始记录性是档案的基本属性，而原始记录性是随着文件的自然形成过程而客观存在着的，跟归档文件的整理方法没有任何关系，文件的原始记录性不会因“不立卷”而消失。因此，“立卷”或“不立卷”，只是对归档文件的不同整理方法，只会引起归档文件整理单位的不同，对档案的基本属性没有任何影响，不会因为归档文件“不立卷”而丢掉其基本属性。
至于《卷论》中提到有的学者难以理解归档文件“以件为保管单位”，笔者认为《规则》是把单份文件作为档案“整理”的基本单位（《规则》第3.3条规定“件”的定义为“归档文件的整理单位”[3）]，而不是档案“保管”的基本单位，按“件”整理后的归档文件，也不是以单份文件的形式存放和保管的，还是要装盒保管（《规则》第6.4条规定“装盒：将归档文件按顺序装入档案盒”[4]），由此可以看出，按“件”整理后的归档文件，其保管单位还是“档案盒”，这符合档案的基本保管单位为“卷、册、袋、盒”的规定，不会给档案保管带来任何问题。
三、对归档文件按“件”整理的优点质疑的分析
归档文件按“件”整理，是国家为适应档案信息化工作的需要，是简化归档文件整理工作的重大改革，是顺应国家对新时期档案工作要求“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的有益尝试，得到了基层档案工作者的普遍认可。但《卷论》认为《规则》贯彻得并不彻底，同时对归档文件按“件”整理这次变革的理由做出了自己的推测，并对这些理由背后包含的归档文件按“件”整理的优点提出了质疑，笔者认为这些观点有失偏颇，有些方面不但不成立，反而恰能体现归档文件按“件”整理的优越性，下面本文结合《卷论》观点一一分析：
（一）影响档案借阅利用
《卷论》认为按“卷”整理更适合档案的借阅利用，因为“从长远看，从整体上讲，一件一件地被利用会越来越少”“大量的利用者需要利用的是某一个方面或某一个问题的全部或部分档案”“因为他是为了研究问题或编史修志或文艺创作”。[5]
以笔者所在的中国平煤神马集团为例，该集团是一个拥有60多年历史及100多家下属单位的国有特大型企业，其档案工作应该具有一定的代表性。根据我们档案查阅利用的实践工作经验，以往按“卷”整理的档案，档案借出时往往只需要其中的一份文件，也要把整卷档案都借走，这会给其它档案的借阅带来不便，如果再有人来借阅那本案卷里的其它文件，还要等归还后才能再借阅，有时不得已，为了不影响其它档案的借阅利用，还要把整理好的案卷拆开，让借阅者只借走需要的那份文件。归档文件按“件”整理，单份装订，可以只借阅需要的那份文件，而不影响相关内容的其它文件的借阅和保密，不但提高了档案的利用效率，而且方便文件的复印。那种“为研究问题或编史修志或文艺创作需要利用的某一个方面或某一个问题的全部或部分档案”[6]的查阅，也只是查阅档案中的一小部分，或者说是专门档案馆里才特有的档案查阅现象，对于大部分的综合档案馆和企事业单位档案室，查阅档案的目的往往是工作查考和经济建设。以中国平煤神马集团2007—2016年10年间的档案利用数据为例（见表1）：
从以上数据可以看出，大部分的档案查阅都不是为了编史修志或学术研究，不会涉及关于某一个专题的全部或部分档案，从2012年度以后的档案统计年报国家档案局甚至还取消了以“编史修志”为目的的查阅利用数据统计。况且，归档文件按“件”整理只是不立卷，还要按照分类规则的要求，以问题（问题分类法）或机构（机构分类法）对归档文件进行分类、排序工作（《规则》第3.2条规定“整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程”），[7]内容相关或一个部门的文件还是会分类排列在一起，即使要查阅某一个专题的全部档案，也丝毫不会受什么影响。
（二）不拟写案卷标题不利于档案的利用
《卷论》认为，“写好案卷标题不仅可以方便利用，还可以进一步熟悉档案内容，大大有益于今后的档案利用和管理工作”，[8]言外之意，如果不拟写案卷标题就不利于档案的利用。笔者认为，恰恰是因为好多立卷者写不好案卷标题，影响了档案的查找和利用，加上档案信息化的发展，使档案按“件”检索更加方便，才促成了《规则》的产生。
“案卷标题也叫案卷题名，用以概括揭示卷内文件的主要内容与成分，是检索文件的重要标识，也是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据”。[9]案卷标题的拟写要求文字简练、内容概括准确、结构完整、语句通顺、标点符号使用正确，拟写案卷标题时应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来，对卷内文件材料内容高度概括。案卷标题是手工管理阶段非常重要的一种检索工具，案卷标题拟写质量的高低将直接影响到档案的开发利用，决定着档案检索的查全率和查准率的高低。
从上面所述可以看出，要想拟写好案卷标题是需要一定的专业技能和工作经验及概括能力的，《规则》发布之前，拟写案卷标题一直是档案规范整理工作的一个难以突破的瓶颈，基层单位档案工作人员几乎都不是学档案专业的，即便是经过专门培训，效果也是差强人意，而且根据档案业务培训的工作经验，档案专业的培训对象，参加者几乎是清一色的档案人员，即便是有文书处理人员参加，多数也是兼职档案工作的，他们是以档案人员的身份来学习档案业务的，纯粹的文书处理人员根本不会参加档案专业培训，也就更无从谈起能拟写出符合要求的案卷标题了。何况基层档案工作人員换岗也很频繁，上岗后还没熟悉档案工作，就可能被调到别处了，小的单位档案人员往往又身兼数职，由于档案工作不是什么急活、要活，其它急活干完了，才有时间整理档案，如果没有时间，档案也只能堆放在柜子里，顾不上整理。而拟写案卷标题又是个很专业的工作，兼职人员不容易干好，导致了档案整理工作的不科学、不规范。在手工检索及按“卷”整理时代，有些立卷人员不得不按要求机械地拟写案卷标题，或者干脆把全部文件名罗列出来作为案卷标题，由于写不好、概括不准确，也给档案查找带来了不便，达不到拟写案卷标题的目的。归档文件按“件”整理，可以不用拟写案卷标题，不用再做这些徒劳无功、既浪费时间又对档案查找没有帮助的工作，在当今信息时代，档案的检索不成问题，就没必要再去拟写那为查找方便而设置的案卷标题了，不拟写案卷标题，简化了档案的整理，对档案整理工作的科学规范是有极大益处的。
（三）虽省时省事但破坏文件的系统有序性
《卷论》认为，归档文件按“件”整理，虽然省时省事，但“不必考虑文件的诸多特点以及它们之间的联系，前人逐步总结的行之有效的科学方法也丢掉了，回到了原始的无序状态”。[10]笔者认为这是对《规则》的误解，文件按“件”整理，只是把档案的最小整理单位由“卷”变成了“件”，只是不用“立卷”，不用拟写案卷标题，其它常规的档案整理程序还要进行（《规则》第3.2条规定“整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程”、第4.1条规定“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”[11]），整理后的归档文件绝不会处于“原始的无序状态”，按“件”整理的核心其实也只是按“件”装订，其它整理程序一样不少。笔者认为，对于现代办公，讲究的就是效率，科技发展了，检索方便了，档案整理也可以适当地简化，对手工时代的档案整理理论也要与时俱进地创新。传承和发展是一个理论的两个方面，只有两个方面都做好了，才能有益于事物健康、长久的发展。
四、归档文件按“件”整理更有利于文件归档前的规范整理
（一）文书处理部门立卷制度落实情况
文书处理部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行整理归档的制度。1956年国务院发出《关于加强国家档案工作的决定》，规定“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”、“各机关办完的文书材料，应该由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归档和成堆归档的错误做法”。之后，中共中央办公厅、国务院办公厅下发的《机关档案工作条例》也明文规定“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。”至此，文书处理部门立卷已形成制度，“实行文书处理部门立卷符合社会职能分工，更便于立卷文件的收集齐全和保障案卷质量”。
这是国家层面的规定，是国家根据文件的形成、流转特点制定的工作程序，从理论上来说是可行的，由于文书处理部门掌握文件（特别是单位收文）的去向，如果由文书处理部门来收集文件，文件的齐全性将得到最大程度的保障，但由于案卷整理牵扯太多的档案专业知识，由文书处理部门立卷还是会出现诸多问题。而且根据实际工作情况，文书处理部门立卷制度在机关、事业单位的落实要比企业单位落实的情况要好一些，企业单位几乎没有执行文书处理部门立卷制度，极个别实行文书处理部门或业务部门立卷的单位，档案都没有整理或整理极不规范。
从以上政策的制定来看，针对的单位主体都是党政机关，对企业单位没有涉及；从机关、企事业单位档案工作的实际来看，文书处理部门立卷制度比较适合按组织机构分类法的机关和事业单位，而不太适合按问题分类法的企业单位，特别是1990年国家档案局发布实施《企业档案分类规则》之后。以笔者所在的中国平煤神马集团为例，由于在这之后根据企业单位的档案工作实际，企业档案必须按问题分类，各个部门的文件可能会存在需合并分类（如武装部的文件和保卫处的文件需合并分类为“行政管理类的武装保卫”）或分开分类（如人力资源部的文件，需分开分类为“行政管理类的人事”和“生产技术管理类的劳动”）的情况，仅从档案的分类准确性上来看，文书处理部门立卷制度就较难落实。实际情况也正是如此，在各个企业单位，一般都是文书处理部门把文件收集后交给档案部门，档案整理、利用、保管、编研开发等工作都由档案部门完成。因为在单位领导和各部门的认识和业务分工中，档案部门就是收集、整理、保管档案的。而且，由于档案工作专业性强，不经过档案业务培训很难开展档案立卷工作，档案整理的每个细节，如卷内文件的分类、排列、页码的编写、案卷的装订、案卷标题的拟写、目录的格式及填写要求等，国家都有严格的规定，文书处理人员都不进行这方面的培训，很难知晓这些规定和要求，也就很难整理出符合标准和规范的案卷。
（二）《规则》的发布，不会影响文书处理部门立卷制度的执行
《卷论》质疑《规则》的一个很重要的原因还在于《规则》对文书处理部门立卷制度的冲击，认为《规则》作为国家档案行业标准由国家档案局发布，即意味着“归档文件整理”当然地成了档案部门的职责，这与之前国务院及中共中央办公厅、国务院办公厅发布的“文书处理部门立卷制度”相冲突，这关系到国家机关的职能分工和职责权限，关系到文书处理部门立卷制度是否继续执行。笔者认为，标准由哪个部门来提出和发布，与标准由哪个部门来执行是不相冲突的，如果执行文书处理部门立卷制度，由文书处理部门来做档案整理工作，文书处理部门也要执行档案整理的业务标准，这与档案业务标准由谁来提出和发布没有关系。《规则》发布之前，文书档案按“卷”整理时的业务标准，如《机关档案工作业务建设规范》《文书档案案卷格式》等标准也都是由国家档案局发布的，档案部门发布的业务标准，同样能约束从事档案整理的文书处理部门和其它业务部门来执行，业务标准约束的是从事该业务工作的标准规范，不涉及执行业务标准的部门。“归档文件整理是对文书立卷方法的简化与改革”“两者的主体都是文书处理部门或业务部门”，[12]因此，《规则》的发布，不会影响文书处理部门立卷制度的执行。
（三）按“件”整理，更有利于文书处理部门立卷制度的落实
制约文书处理部门立卷制度落实的一个很重要的因素是档案分类的交叉性、档案整理的复杂性和专业性，以往按“卷”整理档案时，需要拟定案卷标题、填写案卷封面，制作多种目录，《规则》发布后，文书档案按“件”整理，简化了档案检索工具，由三种基本目录——案卷目录、案卷文件目录、卷内目录，简化为一种基本目录——归档文件目录；取消了案卷标题，打开了阻碍档案规范整理的瓶颈，使文书档案整理更简单、简便了，整理方法更容易掌握。文书处理部门和业务部门可以把各自部门形成的文件，按“件”为单位进行基本的分类、装订、排列、加归档章、装盒、写归檔文件目录等前期工作，归档到档案部门后再由档案部门对个别内容有交叉的文件进行调整、编号，排列上架，最后完成归档文件的整理工作，这样更有利于落实文书处理部门对归档文件的整理要求，有利于档案部门把整理工作“前移”，让档案部门从烦杂的档案整理事务中解脱出来，投入到更为重要的档案编研、保护、信息开发利用等工作上来。正如《卷论》里提到的“省里的同志说，现在全省都在贯彻这个《规则》，开始不习惯，现在习惯了，但同时全省实行文书处理部门立卷”，[13]这充分说明《规则》的贯彻对文书处理部门立卷制度的落实起到了很好的推动作用。
经过15年的工作实践，2015年10月25日，国家档案局发布了修订后的《规则》，2016年6月1日开始实施，新《规则》在适应当前档案工作变化和总结过去工作经验的基础上做了一些改动，如扩大了适用范围，优化了整理程序，统一了件号编制，增加了档号内容，明确了装订方式，增加了编页要求，但继续保持了按“件”整理的基本原则，可见《规则》还是比较适合档案工作实际情况并得到了广大档案工作者的认可。实践证明，归档文件按“件”整理是顺应时代和科技进步并适应档案工作改革的正确选择，也是推进文书处理部门立卷制度落实的重大举措。
注释及参考文献：
[1] [5] [6] [8] [10] [13]刘国能.卷论—卷、立卷、文书处理部门立卷[J].档案学研究，2010（4）：9-12.
[2]刘永，申永福，韩玲.档案学概论[M].郑州：河南人民出版社，2006.8：14-16.
[3] [4] [7] [11]国家档案局.归档文件整理规则（DA/ T22-2015）[S].2015-10-25.
[9]李士竹，武乐善，李宝玲.文书学[M].郑州：河南人民出版社，2006.8：168.
[12]李士竹，武乐善，李宝玲.文书学[M].郑州：河南人民出版社，2006.8：187.
