浅析SAP系统的采购业务内控探讨
公维军
摘要：采购管理是企业控制成本、持续盈利的重要环节，借助SAP系统加强采购内部控制，在大中型企业中备受推崇。文章结合SAP系统中采购业务的特点，分析SAP中采购业务内控管理可能存在的问题及应对措施，以提高SAP中采购业务内控管理效果。
关键词：SAP；采购；内控
随着信息技术的快速发展，SAP系统已经成为诸多大中型企业实施ERP的首选管理工具。采购业务在SAP中有一套完整的内部控制流程，但在SAP的实际应用中，仍然存在很多的问题，影响企业的应用效果。本文通过对烟台冰轮SAP项目中采购业务内控存在问题的研究，分析影响SAP项目采购业务内控的因素，探讨改善SAP项目采购业务内控效果的对策，以有利于进一步提高企业的采购内控管理水平。
一、SAP项目采购业务简介
SAP是ERP产品最大的供应商，在ERP软件市场中一直处于领先地位。SAP基本的供产销体系由五大基本模块MM（Material Management）、PP（Production Planning）、SD（Sales and Distribution）、FI（Finance）、CO（Controlling）构成，采购属于MM模块的基本功能。
采购业务循环主要涉及物料需求计划（Material Requirements Planning，简称MRP）、采购主数据（供应商主数据、采购信息记录、货源清单）、采购订单处理、发票校验及付款。SAP中的采购流程如图所示：
在SAP中，采购业务具有信息化条件下的各种特点，如功能全面、高度集成、逻辑严密、自动化程度高等。但因SAP系统逻辑复杂，自动化程度高而误操作的机率大，对系统数据质量严重依赖，对公司的管理制度和人员素质要求高等特点，增加了采购业务内控监管的难度，SAP系统下的采购业务内控风险仍然不容忽视。
二、SAP项目采购业务内控现状及存在的问题
烟台冰轮SAP项目于2012年11月启动，在项目实施顾问的组织下，用了四个月的时间对公司的现状进行了调研，对业务流程进行了重新的梳理，并在SAP标准流程基础上根据调研结果进行了适当调整，完成了业务蓝图设计、组织结构调整和相关管理制度的制定。
SAP系统于2013年7月正式上线运行。三年多来业务运转基本正常，但是客观上来说仍然存在不少的问题。
1. SAP项目是“一把手”， SAP项目的成功都是建立在管理层和各部门“一把手”的全力支持和推动的基础上的。SAP实施过程中必然会涉及到采购流程再造、职能调整，比如烟台冰轮项目中采购由离散式到集中制转变，采购职能由分厂自主实施改为公司采购部统一实施采购，供应商准入审批、采购定价与采购实施职能部门相分离等相关调整没有高层的主导是不能实现的。
但这种调整打破了多年的体制，必然会牵扯到一些部门、管理者的既有利益和权力，多少都会产生抵触心理，从而影响项目实施效果。从系统运行的三年来看，对系统、制度和职能调整的质疑声不断，很多环节存在服务意识不强、互相推诿与扯皮等问题。
2. 烟台冰轮SAP项目实施过程中，根据SAP采购业务流程和内控管理标准制定了一系列管理制度，对采购申请审批、供应商准入、采购价格及付款方式审批、采购入库管理、发票付款等相关业务执行和管理要求提出了标准与规范，以指导和规范采购业务，防范内控风险。
但因为SAP项目实施周期非常短，在很多细节方面无法细究，只能是削足适履先按照标准来做。但从运行几年的效果来看，很多细节问题与企业实际情况并不能完全适应，很多环节的要求流于形式，难以落地。
3. SAP的采购业务对基础数据要求非常高，特别是采购相关主数据对采购业务执行的准确性影响非常大。烟台冰轮SAP项目提前两年开始实施了设计PDM项目，对物料編码、设计标准化进行规范，产品BOM准确率大幅提高。SAP项目实施时将PDM中的物料、BOM等作为数据源头，并对采购主数据进行了统一的梳理，对采购业务执行的准确性提供了有效保证。
但是烟台冰轮是离散型制造企业，非标产品达到80%以上，从这几年的情况来看，设计准确率只能达到八九成。而很多非标物料的主数据维护难度也非常大，物料采购周期、采购批量、安全库存等数据只能凭经验，主观因素较大，经常会造成交货延迟或者库存积压。
4. SAP系统具有强大的数据处理能力，功能强大，但审批功能却很弱。烟台冰轮SAP项目中为了满足内控要求，解决审批的问题，把采购申请、采购价格、供应商选择、采购合同等审批流程放在OA系统中进行。
虽然OA审批流程满足了授权审批、不相容岗位相分离等要求，但其实并不能完全保证审批结果与SAP系统单据的一致性，人为因素在其中起主要作用。
5. SAP运行的好坏最关键的还是“人”。烟台冰轮SAP项目实施过程中，对采购业务和职能进行了重新梳理与调整，对采购员岗位进行了重新竞聘上岗，并加强了系统操作培训，努力提高员工素质来确保系统的有效运行。
但采购业务有其业务性质的特殊性，涉及个人或部门利益的业务调整，一些既有利益者比较抵触，甚至阳奉阴违，借故拖延。而且采购人员能力素质水平参差不齐，在操作SAP系统和执行采购业务的过程中，经常会出现人为失误；另外，对采购批次、采购周期和对库存消耗的综合判断等带有一定的主观性，需要很高的业务能力和丰富的实践经验。另一方面SAP系统数据量非常大，日常监管难度很高，也不排除有一些员工想钻空子，侵害公司利益。
三、影响SAP项目采购业务内控的因素分析
结合烟台冰轮SAP项目出现的问题，综合分析影响SAP项目采购业务内控的因素主要包括以下几点：
（一）思想意识
企业管理者对SAP采购业务内控管理不够重视，不能深入参与到SAP系统使用中来。采购人员缺乏信息化意识，不能保证实际业务与系统处理日清日毕，甚至有些业务线下已经执行完毕，之后再到SAP中补录单据等，将直接导致系统数据与实际不符，提供错误的信息。或者只关注本职工作，不关心自己的操作对上下游的影响，没有内部服务意识等，都会造成上下游的工作难度，降低工作效率。
（二）制度因素
实施SAP项目的企业必须有很完备的管理制度，采购内控制度的完善与否将直接影响采购业务内控风险水平。但内控制度必须与企业实际情况相适应，还要强化监督执行，只有将制度落到实处，一切按章办事，才能将内控风险降到可控范围以内。
（三）数据因素
产品标准化程度、产品设计准确率并不是一蹴而就的，这不仅取决于企业产品研发与设计能力，还跟企业的产品市场环境、客户群体有一定的关系。而采购主数据的维护主要靠采购、计划人员的能力与经验，采购主数据的准确程度高低有一定的客观因素，可以算是采购业务固有的内控风险之一。
（四）人为因素
SAP系统最关键的是数据，数据的质量掌控在数据的录入者手上。如前问题所述，即使有完善的审批流程进行了严格的审批，还是很难保证审批结果与系统数据完全一致，这里面有些是工作疏忽失误，也有些是有意为之。如何提高SAP采购业务流程化、自动化程度，降低人为因素的影响是内控管理的主要内容之一。
四、改善SAP项目采购业务内控效果的对策
（一）思想意思层面
实施SAP的过程中，必须采取头脑风暴法，不断地培训和宣贯，公司上下统一思想。特别是管理层必须加强对SAP系统中内部控制的理解，管控和把握好内部各部门的职能调整与协作。各部门一把手必须抛开部门墙，充分运用自身的专业知识和职业素养，深入指导基层员工的业务操作，不仅要站在公司的高度只关注运营结果，更重要的是亲身参与到内控体系的建设中。基层员工要严格遵守公司的内控制度要求，做好本职工作的同时关注上下游的信息接口，提高服务意识。
（二）制度建设层面
SAP实施时建立的管理制度一般都是根据SAP的标准流程和企业的高层蓝图设计制定的，很多细节并不能完全与企业相适应。制度并不是一成不变的，必须要在实务中根据企业的实际情况不断地进行完善与修正，真正的发挥作用。另外要建立健全采购监督管理制度和绩效考评制度，财务部门要加强日常的监督，审计部门要定期对采购业务进行审计，督导采购业务规范运行。
（三）数据层面
提高主生产计划、产品BOM（物料清单）、物料采购周期、采购批量、安全库存等数据采购相关数据准确性，并在业务执行过程中不断地进行优化。
1. 加强销售合同的交期管理，提高主生产计划的准确性。商务部门要与客户密切沟通，交期必须要有客户的书面或邮件确认。
2. 必须提高产品标准化设计，保证产品BOM的准确性.
努力提高产品设计标准化程度，并且要在PDM软件中对产品设计图纸进行复核与审批，再通过技术手段解决PDM与SAP系统的数据接口，保证设计BOM与SAP系统的准确性与一致性。
3. 合理设置物料主数据，不断优化
采购部门要会同技术、生产人员对物料主数据进行反复的论证，尤其是采购周期、采购批量、安全库存等主数据，要结合历史经验、市场情况、仓储管理情况，设置合理的数据，并在实践中逐步纠偏，定期调整。
（四）人为因素层面
1. 定期对采购人员进行SAP操作和内控流程的培训，培训要日常化、制度化，让员工真正的理解SAP中的管理内涵，了解内控制度的重要性，真正的用好SAP系统。
2. 加强对员工日常SAP系统操作的监督。采购部门内部及财务成本部门都必须设置专人对日常的员工操作进行审核和监督，避免人员疏忽、操作错误等导致的账物不符、数据错误等，降低数据差错率。
3. 开发OA系统与SAP系统的接口函数。通过接口函数实现OA审批结果与SAP系统自动集成，并将SAP中的相关数据修改权限收回，保证OA流程审批的唯一性，保证审批结果与SAP系统的一致性，可以大幅降低人为失误或作弊的可能性。
4. 自动执行采购计划。通过SAP的MRP自动执行采购計划，降低采购人员人为干预的风险。一旦发现采购计划不合理，不要简单的人为干预，而是从主生产计划、产品BOM、物料采购主数据等数据源头去查找原因，逐步优化数据。
5. 开发采购报表实时监控采购业务的执行
在SAP中利用各种标准报表或开发自定义报表，将采购订单执行过程中的相关数据实时的抓取出来，如采购物料的数量、价格、交货期、供应商、入库时间、采购发票等相关信息通过一个报表呈现出来，方便采购人员、财务人员进行实时的跟踪与监控。
6. 使用SAP的自动付款计划和银企互联功能开发进行自动付款的控制。由财务人员运行SAP的自动付款计划（F110），根据发票入账日期、供应商付款条件、付款方式等数据自动运算到期应付款建议。可以通过开发的接口函数，将付款建议发送至OA流程中进行付款审批，并将付款建议通过SAP银企互联功能直接发送到网银进行付款。这样从付款方式、付款建议、付款清账整个过程中实现信息自动化处理，避免人为干预。
五、结论
现代企业进入了信息技术时代，SAP、OA等软件的应用越来越普及。随着企业对内控管理的重视，实施SAP项目的企业都有一定的内控管理基础，有一套比较完整的内控管理体系。而采购业务因其业务性质的特殊性，无论是企业成本控制还是反腐、反舞弊的需要，历来都是企业关注的重中之重。在计算机代替人工的信息环境下，虽然内控制度相对完善，但在SAP系统中采购业务的内控风险也呈现出不同的特点。本文从烟台冰轮的SAP项目实际应用效果出发，分析了可能出现的问题及影响采购业务内控效果的因素，并提出改善SAP项目中采购业务内控效果的对策，对实施SAP项目的企业来说，在进一步完善采购业务内控管理制度，提高企业的采购内控管理水平，有效控制采购成本、提高盈利水平方面，有一定的现实意义。
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（作者单位：烟台冰轮股份有限公司）
