高校科研项目档案收集工作存在问题及对策研究

    李嘉怡

    摘要：高校科研项目档案要更好地发挥应有的作用，必须要重视与其密切相关的文档收集工作，然而目前科研项目档案材料收集不齐全的现状较为突出。鉴于此，本文从科研人员、科研管理部门和档案馆三个方面对其存在的问题进行分析，并提出解决措施。

    关键词：科研项目档案档案收集文件归档

    高校科研项目档案是高校在科研项目管理和实践活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料。它真实、完整地记录了高校科研人员在从事科研活动过程中的学术思想、科研方法、成果经验等，是高校档案的重要组成部分。通过调查，笔者发现高校科研项目档案收集不齐全的现象尤为突出。鉴于此，本文主要以笔者所在单位的科研项目档案收集情况为例，对其存在的问题及其原因进行分析，并提出相应的解决措施。

    一、高校科研项目档案收集的现状及问题

    笔者所在单位科研项目档案的收集范围主要包括五个方面的内容：一是研究准备阶段：包括科研课题审批文件，证材料与开题报告，任务书、委托书、协议书、合同，课题投资和预决算材料。二是研究实验阶段：包括研究计划及执行情况，实验、测试、观测、野外调查、考察的各种原始记录以及综合分析材料，设计的文字说明和图纸，计算材料、数据处理材料（包括计算机处理材料，如程序设计说明、计算结果），实验报告、测试报告，照片、底片、录音带、幻灯片、电影拷贝等，阶段小结，重要的件，样品、标本等实物的目录。三是总结鉴定阶段：包括研究（研制）报告，论文、专著，工艺技术报告，专家评审意见，鉴定会材料（鉴定意见、鉴定代表名单），鉴定证书，推广应用意见，课题工作总结。四是申报奖励阶段：包括科技成果登记表，科技成果报告表，科技成果奖励申报与审批材料，科技成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件，专利申请书或证书原件或影印件。五是推广应用阶段：包括转让合同、协议书，推广应用方案及实施情况，推广应用情况报告、工作总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，成果被引用或投产后反馈意见，成果宣传报道材料，国内外学术交流材料。

    从归档范围来看，笔者所在单位规定的内容与1987年原国家科学委员会和国家档案局联合印发《科学技术研究档案管理暂行规定》的要求差异不大。对这五方面内容进行调研后发现，行政性文件收集得较为齐全，“研究准备阶段”“总结鉴定阶段”“申报奖励阶段”“推广应用阶段”这四个阶段需要经历较多的行政流程，档案收集数量较多。但就整体而言，档案收集情况并不理想，表现在涉及重要数据和研究成果的科研文件，其收集情况并不乐观，其中以“研究实验”阶段最为突出。这部分科研项目档案在更大程度上取决于科研人员的积极性，难以强制性收集，而这恰恰是科研项目档案的精髓，其收集不齐全对后期的档案开发利用十分不利。

    二、高校科研项目档案收集不齐全的原因分析

    （一）科研人员对知识产权认知模糊以及对归档安全性存在顾虑，导致归档文件不齐全

    1.科研人员对自身科研成果的知识产权认知得较为模糊。高校科技人员的科研成果所形成的知识产权归属问题主要由《中华人民共和国专利法实施细则》等知识产权法律制度来决定，主要表现为“职务成果”与“非职务成果”的知识产权归属问题。其中执行本单位的任务或者主要是利用本单位的物质技术条件所完成的科技成果为“职务成果”。高校的技术成果大多是“职务发明”，但是也有部分“非职务发明”。《高等学校档案部门业务建设规范》中指出：“校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。”而按照《普通高等学校档案管理办法》规定：实行文件材料形成部门、课题组立卷制度，即科研作品属于职务作品的都应该立卷归档。由于科研人员对知识产权认知不清，他们在完成负责项目后，将部分应该立卷归档的科研项目文件如实验方法、工艺参数、关键设计图纸等认定是非职务作品，而留在项目组手中，不愿提交档案馆保管。

    2.科研人员对归档安全性存在疑虑。优秀的科研成果具有前瞻性、创造性，尤其是涉及高新技术、国家军事科学或科研开发等特殊重要信息资源的科研成果，其价值是不可估量的。加上当今社会抄袭、剽窃现象较为严重，导致部分科研人员对其科研成果能否得到安全保存存在疑虑，担心自己的科研成果文件在归档后由于得不到妥善地保管而不愿移交档案馆。

    （二）科研管理部门权责不明确，导致归档文件不齐全

    高校科研项目档案数量巨大，档案馆人力资源相对不足，在这种情况下，主要科研管理部门和相关科研管理部门会参与科研项目档案的收集过程之中。就笔者所在单位而言，主要科研管理部门为社科处，相关科研管理部门如高教所、设备处、教务处等，在收集科研项目档案过程中都面临着各自的困境。由于科研项目档案移交一般需要通过两个过程：科研人员把科研项目档案移交给主要科研管理部门，主要科研管理部门把档案移交给档案馆。在这个过程中，由于档案馆和科研人员不能直接接触，导致档案馆难以第一时间发现问题并进行解决，从而难以保证科研项目档案的齐全性。同时，相关科研管理部门如高教所、设备处、教务处等，他们在工作的过程中有机会接触到科研项目档案，但是由于权责界定的上的不明确，导致没有明确的规定要求他们需要向档案馆移交相关的科研项目档案。长期以往，相当数量的科研项目成果文件得不到妥善地归档保存。

    （三）檔案馆工作人员对小项目科研项目档案的重视程度不够，导致归档文件不齐全

    受限于档案馆的资金和人力，档案馆工作人员难以对所有项目的科研项目档案进行归档，他们一般会根据项目资金大小、拨款来源、成果发表所在期刊等因素，对不同科研项目档案进行区别对待：对如863、973、908等属于重大项目的科研项目档案更为重视，当他们发现材料不齐全，会向科研管理部门或者相关人员主动进行追讨；对所谓的小项目，如学生申请的项目、金额较小的项目等则较少进行后续的追讨，导致小项目的科研项目成果文件的归档不齐全。

    三、解决科研项目档案收集不齐全的措施

    （一）对科研人员实行“职称挂钩机制”和“会员制”，使其主动移交档案材料

    1.实行“职称挂钩机制”。“职称挂钩体制”是一种强制性措施，它把是否定期向科研管理部门或档案馆提交科研项目档案作为职称评定的标准之一，如果不符合定期提交档案的最低标准要求，则需要达标后才可以进行职称的评定和维系。通过该措施，能够让科研人员认识到向科研管理部门移交档案是一项必须执行的义务。科研人员从事的科研事业所形成的档案资料本是职务作品，其知识产权归学校，向档案馆提交相关科研项目档案是每个科研人员的责任和义务。

    2.实行“会员制”。在档案管理机构内建立全新的档案收集兼共享制度，以便在保护科研项目档案所有者知识产权的同时，让科研项目档案发挥更大效用。档案管理机构根据科研人员交纳的科研项目档案详细程度，向该科研人员提供对应层级的、处于开放阶段的科研项目档案供其查看与利用。

    （二）明确各科研管理部门权责，采取档案馆工作人员入驻和系列培训等措施，保证归档文件的齐全性

    明确科研管理部门职责，做好科研项目档案的前端控制工作。高校应在制度上明文规定科研项目的主要管理部门和相关管理部门的具体职责：一是社科处作为主要的科研管理部门，高校应制定详细的移交规范。在此基础上，档案馆还应派档案工作人员进驻社科处，负责在科研人员移交档案的过程中检查档案的齐全性，在科研项目移交不齐全的时候及时提醒科研人员，改善科研项目档案收集不齐全的现状。二是针对相关科研管理部门如高教所、设备处、教务处等部门，在工作过程中有机会接触到科研档案，但并没有向档案馆移交档案的规定的情况，高校应将“及时上交科研项目档案”这一职责明确纳入他们的职责中，并对相关人员进行科研项目档案专业知识的培训，防止科研项目档案的流失。此外，对于高校主要科研管理部门和相关科研管理部门，档案馆工作人员都应与其进行有效沟通，并了解相关管理部门的工作流程，做好科研项目档案的监管工作，防止出现项目流失的情况。若出现档案迟交、少交的情况，高校应赋予档案馆相应的权利进行档案的追讨。

    （三）加强对档案馆工作人员的培训，保证归档文件的齐全性

    高校应该充分利用学校档案相关专业的人才资源，在专业知识和工作理念方面对档案馆工作人员进行培训。一是对档案工作人员进行相关制度法规的讲解，包括《中华人民共和国档案法》《科技档案工作条例》以及各高校科研项目档案工作细则，使工作人员了解科研项目档案收集的相关专业知识，促进科研项目档案收集的规范、合理、科学。特别是普及科研材料的相关专业知识，可以让档案馆工作人员形成正确的档案意识，在工作中以平等的态度对待重大项目和一般项目。二是为档案馆工作人员深入讲解关于科研项目档案知识产权的问题，使档案馆工作人员在收集科研项目档案材料时能够做到“有底气”“有依据”，解决科研项目档案关键性材料收集不齐全的问题。

    参考文献：

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