试析协同应用国际档案理事会系列档案著录标准

    郝春红

    摘要：本文通过介绍国际档案理事会发布的系列档案著录国际标准的研发背景和主要内容，指出协同应用国际档案理事会系列档案著录标准的必要性，并从结构和内容两个方面具体分析了协同应用的内部驱动，以期为数字环境下我国档案著录工作发展提供参考。

    关键词：档案著录著录标准协同应用

    Abstract： Based on briefly introducing a series of archival description standards promulgated by the International Council on Archives in research background and main content， this paper points out thenecessityofcollaborativedevelopmentof these archival description standards， then the inter？ nal drive of collaborative development is analyzed from the form and content of description， in order to provide reference for the progress of Chinas ar？ chival description in the digital environment.

    Keywords：Archivaldescription；Descriptive standards；Collaborative development

    一、引言

    在大数据环境下，档案资源是档案主体重要的信息资产。如何在大数据环境下最大限度地发挥档案资源的作用，著录工作是基础。研究国际档案著录标准，是推动档案著录工作实践的前提。档案著录是指捕获、分析、组织和记录信息，以便识别、管理、检索和解释档案材料产生背景和文件系统的过程。

    迄今，国际档案理事会发布了四个档案著录标准，分别是《国际档案著录标准（总则）》即ISAD（G）、《国际档案主体文件标准——公司、个人和家庭》、ISAAR（CPF）、《国际档案职能著录标准》（ISDF）和《国际档案保管机构著录标准》（ISDIAH）。[1]其中，国际上对《国际档案著录标准（总则）》的研究成果丰硕，有学者指出：“《国际标准——档案著录规则（总则）》是当今国际上被应用最广的国际标准，其采标率达到92%以上，可以说现在世界各国采用档案著录时，没有不采用、不遵循该标准的。”[2]国内对国际档案著录标准的研究倾向于简要介绍，而且文章数量偏少。[3]比较有代表性的研究内容体现在：一是介绍标准的主要内容，并概括其基本结构、功能和特点；[2][4]二是在此基础上分析其对我国档案著录工作的启示。[5]本文研究内容略有不同，旨在简介四个档案著录标准研发背景和主要内容的基础上，指出协同应用国际档案理事会系列档案著录标准的必要性，并从结构和内容两个方面具体分析协同应用四个国际档案著录标准的内部驱动，以期为我国档案著录实践工作提供参考。同时，关于另外三个著录标准的研究整体上很少，而这四个标准一脉相承，互相联系，是国际档案理事会颁布的成套档案著录标准，本文认为协同应用才能发挥其最大作用。

    二、四个著录标准的研发背景及主要内容

    （一）研发背景

    自国际档案理事会1989年正式开始标准研发后，它的一项重要任务就是研究档案著录标准。随后的二十多年里，国际档案理事会共发布了四个档案著录标准。具体研发内容如表1所示。

    由表1可知，国际档案理事会设置了专门的机构负责四个国际档案著录标准研发，而且还对ISAD（G）和ISAAR进行修订。其中ISAD（G）的第二版、ISAAR的第二版及ISDIAH分别是在第14、15和16届国际档案大会上作为重要理论成果发布，说明国际档案理事会非常重视档案著录标准的研发。

    （二）主要内容

    1.ISAD（G）包括7个大项，26个小项。七大类项包括特征、背景、内容和结构、获取和利用条件、相关档案材料、一般附注和著录控制。[6]其中特征项包括5个小项，揭示了档案的外部表征信息；背景项包括4个小项；内容和结构项包括5个小项，主要说明了形成档案的责任者、机构和保管场所的历史背景信息，以及档案内容和保管过程中产生的信息；著录控制项包括3个小项，主要是为了规范监管档案著录工作。

    2.ISAAR包括4个大项，27个小项。四大类项分别是特征、描述、关联和控制。[7]其中，特征项包括6个小项，揭示了档案主体的基本信息；描述项包括8个小项，描述了档案主体背景及内部结构信息；关联项包括4个小项，主要揭示主体著录信息之间层级和时间上的关联；控制项包括9个小项，主要是为了规范著录工作。

    3.ISDF包括4个大项，22个小项。四大类项分别是特征、背景、关联和控制。[8]其中，特征项包括4个小项，揭示了职能基本信息；背景项包括4个小项，描述了职能的历史沿革、作用、目的和相关法规文件等；关联项包括5个小项、控制项包括9个小项，主要揭示了职能著录信息之间层级和时间上的关联，并对职能著录工作进行了规范控制。

    4.ISDIAH包括6个大项，32个小项。六大类项包括特征、联系方式、描述、获取、服务和控制。[9]其中，特征项包括6个小项，揭示了保管机构的基本信息；描述项包括8个小项，描述了档案保管机构背景及内部构成信息；控制项包括9个小项，规范控制了档案保管机构的著录工作。

    三、协同应用四个著录标准的必要性

    国际档案理事会陆续发布的四个档案著录标准中，ISAD（G）是应用最广泛的，其采标率达到92%以上。那为什么国际档案理事会还依次发布了之后的三个国际著录标准，重点强调这四个著录标准应当配套应用呢？笔者认为这是实践工作推动理论发展的必然结果。

    （一）协同应用有助于著录信息去重

    ISAD（G）为全宗及其组成部分提供了著录指导，涵盖了档案形成者主体、形成者职能以及保管机构的相关著录信息。它的主要特点是提出了多级著录规则，著录从全宗到单份文件的所有档案，适用范围最广。多级著录规则是指著录从整体到局部的过程、著录层级相关信息、著录不同著录项之间的关系。多级著录规则可以有效地保障不同著录层级的文件之间的联系，但也存在信息多次重复的问题，因此国际档案理事会考虑到著录信息去重的问题，又专门研发了接下来的三个著录标准。

    ISAAR为档案材料形成者主体信息提供了著录指导；ISDF为档案形成者的职能提供了著录指导；为了更好地促进档案信息系统的利用，ISDIAH为档案保管机构提供了著录指导。国际档案理事会的四个标准在时间上是延续的，后一个标准以之前标准为基础。此外，在制定过程中，ISAD（G）与另外三个标准呈现总分的发展趋势。这四个标准之间是互相统一的整体，协同应用有助于著录信息去重，提高检索效率。

    （二）协同应用有助于增强整套标准体系的灵活性

    ISAAR的主要特点是将文件形成者主体信息从ISAD（G）中剥离出来，使文件主体信息与文件材料之间能够更好地建立关联；ISDF的主要特点是将文件形成主体的职能剥离出来，使形成者职能和文件材料以及文件主体之间建立独立关联。ISDIAH的主要特点是将档案保管机构从ISAD（G）中剥离出来，使档案保管机构与档案材料、档案主体及职能分别建立关联。它们之间主要通过四种方式建立关联：一是文件材料的档号、题名。二是文件材料的类型，包括档案材料的层级、描述信息、检索工具、相关出版材料、网站、展览品、纪录片或口述史料。三是关联的本质信息，包括形成者、保管者、拥有者、作者、主题和版权所有者。四是文件材料之间在时间上的关联。将标准的部分功能独立之后，其相互之间可以分别建立关联，协同应用有助于增强整套标准体系的灵活性，丰富检索策略，有利于检索利用。

    四、协同应用四个著录标准的内部驱动分析

    虽然国际档案理事会发布以上四个国际档案著录标准的初衷是希望用户能够将它们当成一个有机整体协同应用，但是现实并不理想。实际应用中，三个档案著录标准采标率远远低于预期，因此国家档案理事会在2012年授命成立档案著录专家团队，并要求该团队负责开发档案著录概念模型，整合并协调国际档案理事会目前存在的四个档案著录标准。成立该团队的核心任务就是开发协同应用概念模型，该模型预计于2016年面世，以反映当前国际档案专家的共识，便于档案共同体在当前新兴通讯技术的发展背景下充分合作并加强档案利用，从而促进对全人类档案的理解，[1]可见，国际档案理事会在研发四个著录标准的过程中，充分考虑了其协同应用的内部驱动。

    （一）著录结构上的内部驱动

    表2四个著录标准之间结构上的内部驱动

    由表2可知，除了著录对象本质属性著录项差异外，还包括ISAD（G）的获取和利用、相关档案材料及一般附注项；ISDIAH的联系方式、获取和服务项等。四个著录标准在结构上，使用了相同的标准语言，大致结构基本一致。

    1.从特征项看，四个著录标准都描述了著录对象的基本表征信息，比如ISAD（G）多级著录对象的档号、题名和载体类型。档案形成者主体、职能和档案保管机构的类型、名称、代码和类别等。

    2.从背景项看，四个著录标准都反映了著录对象的历史发展信息。比如ISAD（G）的背景项包括档案形成者主体名称、职能历史沿革、档案收集和保管历史沿革等。档案形成者主体、职能和档案保管机构存续时间、法律地位、权限规定文件、内部结构和变更信息等。

    3.从关联项看，后三个著录标准都设置了相互之

    间的关联项，主要是通过主体、职能和保管机构名称、代码、类型和时间等著录项来互相联系。其中，ISDIAH的关联项内容包含在特征项中。这一大类项的设置，有效建立了四个著录标准之间的关联，为四个著录标准的协同应用奠定了坚实基础。

    4.四个标准共有的著录项是控制著录项，ISAD（G）的控制项是著录时间、依据文件以及著录人员，后三个著录标准的控制项是代码、相关规范、版本、著录详细程度、形成修订和销毁时间、语言和稿本、来源和维护记录等。这充分说明，国际档案理事会发布的四个著录标准在著录过程中规范可控，便于协同应用。

    （二）著录内容上的内部驱动

    由图1可知，国际档案理事会发布的四个著录标准是通过档案层级——全宗、类别、案卷和文件来相互关联的，这极大地提升了协同应用的实际可操作性。

    1.从总体到局部的相互依存发展过程看，ISAD（G）是关于全宗及其组成部分的著录，要综合考虑所有著录层面，而后三个著录对象则或多或少地是从ISAD（G）中的某一类著录对象中独立出来的。比如在ISAD（G）的背景项中，提到行政管理沿革，就是档案形成者主体的历史发展过程，而这就是ISAAR档案主体著录标准的内容。可见，国际档案理事会国际档案著录标准经历了从总体标准到局部标准的发展过程。1999年发布ISAD（G）总体规范性著录标准后，又在实际工作的基础上，对其中的档案主体、职能和档案保管机构进行分别著录，并有针对性地研发了专门的著录标准，这说明国际档案著录工作经历了从总体到局部的发展过程。同时，将档案主体、职能和档案保管机构著录信息分离，协同应用四个著录标准，对于在互联网环境下建立档案材料与档案主体、机构职能和档案保管机构之间的关联，促进了对档案材料的检索和利用，有助于提升实际部门的档案工作效率。

    2.从四个著录标准之间的关联看，国际档案理事会在发布ISAD（G）之后，又连续发布ISAAR、ISDF和ISDIAH，这三个档案著录标准无一不强调在档案著录信息之间建立关联的重要性。这表明档案著录标准已经从描述著录项内容延展到体现著录项之间的关联，充分体现了档案著录项之间不是孤立的，而是存在有机联系的整体。而档案著录标准之间的关联，也是协同应用的前提。建立和发掘著录项之间的关联，是档案著录工作不得不考虑的工作，也是实际档案著录工作中迫切需要解决的问题，其直接影响到档案信息系统的使用效率。

    3.从著录更全面的档案信息看，传统档案管理“重藏不重用”的思维使档案著录工作习惯从保管的角度出发设置著录项，但是档案著录工作的根本目的是为了提供档案利用，这在当前电子环境中体现得尤为明显。有学者指出：“电子环境中可以将文件管理元数据理解为著录信息。”[10]文件管理的元数据信息是文件生命周期活动的完整记录信息，这也表明著录工作是一个持续文件全生命周期的过程。在这个过程中，著录的信息越全面，就越容易检索到档案材料。而从利用的角度出发，显然协同应用相互关联的国际档案著录标准，更有助于著录更全面的信息，丰富检索策略，从而推进档案著录工作实践的发展。

    档案工作的根本目的是提供利用，而档案著录工作是提供利用的前提。我国档案著录工作起步早，但发展滞后。当前我国使用的《档案著录规则》（DA/ T18——1999）是在1985年版本的基础上，适当吸取了ISAD（G）的思路和规定，于1999年以行业标准的形式再次颁布的。国家档案著录标准对于我国档案著录工作实践起到了重要的指引作用，但在发展的过程中，也存在很多问题。比如适用范围有限，不适应电子档案的著录，著录条目不全等问题。因此，应充分借鉴国际档案著录标准，加强对国际档案著录标准的采用标准，协同应用以上四个著录标准，以促进数字环境下我国档案著录工作的发展。

    注释及参考文献：

    [1]Gueguen G， da Fonseca V， Pitti D， et al. Toward an International Conceptual Model for Archival Descrip？ tion： A Preliminary Report from the International Coun？ cil on Archives Experts Group on Archival Description[J].The American Archivist， 2013， 76（2）： 567-584.

    [2]张正强.论《国际标准——档案著录规则（总则）》的主要著录规则、特点及启示[J].档案学研究，2013（3）： 75-80.

    [3]赵红艳，康蠡.近30年来我国档案著录研究综述[J].档案，2013（1）：13-16.

    [4]赵芳.国际档案著录系列标准述评[J].标准科学， 2009（3）：24-26.

    [5]王大青.国际档案著录标准体系研究[J].档案与建设，2013（3）：23-27.

    [6]International Council on Archives.ISAD（G）-GeneralInternationalStandardArchivalDescription[S].2000.[2016- 07- 10]. http：//www.ica.org/sites/de？ fault/files/CBPS_2000_Guidelines_ISAD% 28G% 29_Sec？ ond-edition_EN.pdf.

    [7]InternationalCouncilonArchives.ISAAR（CPF）- International Standard Archival Authority Re？ cord for Corporate Bodies， Persons and Families[S].2004.[2016- 07- 10].http：//www.ica.org/sites/default/files/ CBPS_Guidelines_ISAAR_Second-edition_EN.pdf.

    [8]International Council on Archives. ISDF- Inter？ nationalStandardforDescribingFunctions[S].2007.[2016- 07- 10].http：//www.ica.org/sites/default/files/ CBPS_2007_Guidelines_ISDF_First-edition_EN.pdf.

    [9]International Council on Archives. ISDIAH- In？ ternational Standard for Describing Institutions with Ar？ chival Holdings[S].2008.[2016- 07- 10].http：//www.ica. org/sites/default/files/CBPS_2008_Guidelines_ISDI？ AH_First-edition_EN.pdf.

    [10]刘越男.对电子文件管理元数据的再认识[J].档案学通讯，2005（2）：58-61.