电子公文归档管理的几点思考

    龙美华

    中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）4-107-02

    摘 要 本文首先分析了电子公文的特点，其次阐述了电子公文对归档管理的影响，以及电子公文归档管理的现状与可行性分析，最后针对电子公文归档管理提出了几点建议。意旨在通过对电子公文归档特点及其现状与可行性的分析，认识到电子公文归档管理的重要意义，并加强对电子公文归档的管理，使其更加标准化、现代化。

    关键词 电子公文 特点 归档管理 问题 措施

    随着信息技术的发展，电子公文的应用与普及，电子公文归档管理成为重要议题。纸质档案与电子公文同时保存的“两套制”档案管理模式业已渐形成并将长期存在。但就目前来看，仍然需要采取相应措施规范电子公文归档管理，使电子公文归档管理朝着立体化方向发展。

    一、电子公文的特点

    电子公文从概念上分析，它是指各地区、各部门通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。而根据我国新颁布的《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等文件，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。从电子文件与电子公文的定义上，我们可以看出两者是不同的，电子文件具有更广的外延，涵盖了包括电子公文在内的其他以电子形式存在的任何文件，也就是说，电子公文是电子文件的一种，而电子公文也具有电子文件所具有的特点。

    从定义以及应用实践上分析，我们可以了解到电子公文具有以下特点：1.归档及时，分类简便。由于计算机信息技术的应用，电子公文直接通过计算机等现代办公设备进行文件的传输与处理，一旦形成也能够及时归档。2.信息量大，节省空间。电子公文是由計算机网络进行处理的，相较于现实世界的实际空间，其所能容纳的信息量是巨大的。传统的纸质档案需要庞大的档案管理库房进行归类存放，占地面积大，而电子公文大大节省了档案管理存放的空间与存放装具，一定程度上减少了保管成本。3.检索快捷，方便使用。电子公文通过办公自动化系统与档案管理系统的承接，而文件的起草、审核、定稿、归档、检索等均由计算机进行，真正实现了档案管理一体化。根据授权，用户则能够通过计算机上的档案管理系统快速查阅相关信息，同时还能够提取复制相关文档，提高了利用效率，程序上也比以往的手工检索更加便利、简单。

    二、电子公文对归档管理的影响

    从档案管理系统整体上来看，我国档案管理实行的是“两套制”，也就是说将纸质文档与电子公文同时保存。但是相较于传统的纸质归档而言，对电子公文归档还没有比较完善的管理机制。电子公文是通过计算机信息技术进行文件的传输与处理，不受时间与空间的限制，但由于是以磁带、磁盘、光盘等为载体，则需要特殊的保存方式。

    因此，我们需要对传统的档案管理方式作出相应的转变，可从以下三方面进行考虑：1.管理部门上，相较于传统纸质材料的存放，电子公文归档需要新的知识和技术为支撑，将电子公文的形成、档案、计算机信息管理这三大部门有机结合，进行一体化管理。2.归档方式上，电子公文完成后能够及时存入计算机信息数据库，使电子公文形成部门与档案管理部门均能同时查阅，也就是说电子公文与归档保存不再有明确的界限，随时归档保存，在时间上更及时也更有效率。3.分类方法上，电子公文是通过计算机信息技术对相关数据进行处理，能够直接在计算机上对文件展开分类整理工作，而不同于纸质文件繁琐的人工整理。

    三、电子公文归档的现状与与可行性分析

    随着计算机信息技术的广泛应用，无纸化办公日渐推进，电子公文归档管理也逐步走进人们日常办公之中。但是，一些人对电子公文没有一个较为正确的认识，尤其是领导干部对其认识不够，导致办公室自动化设备配置不够完善，影响办公进程。面对当前电子公文归档管理还不完善的现状，在加强电子公文归档管理的推广普及的同时，从法律依据、电子公文归档数据信息安全保障以及技术实施三个方面对发展电子公文归档进行可行性分析。

    根据国家档案局关于修改《<电子公文归档管理暂行办法>的决定》（国家档案局令第14号）文件精神，将原来纸质档案和电子公文同时归档的“两套制”档案管理方式改变，现只要符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档，电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。近年来，我国也相继颁布了《中华人民共和国电子签名法》、《计算机信息系统安全保护条例》、《专用网与公用网联网的暂行规定》、《计算机信息网络国际联网保密管理规定》等法规，为互联网信息安全提供了重要的法律保障。

    在电子公文归档的过程中，电子公文数据信息的安全保障使至关重要的，其中的信息安全隐患不容忽视，由此，可以采取以下措施：1.MD5技术。MD5即Message-Digest Algorithm5，它是计算机安全领域广泛使用的一种散列函数，用于确保信息传输完整一致，为数据信息提供完整性保护，具有多重保护特征。例如，容易计算、抗修改性、弱抗碰撞以及强抗碰撞方面的特性。2.数字水印技术。运用水印技术和打印接口水印技术进行文档匹配，具有鲁棒水印的特点，直观、防伪、可追踪。即使文档泄露，也有相应的证据。而数字水印技术主要包含屏幕水印、打印水印、串码追踪三个部分。3.电子签章技术。例如，WORD、PDF、HTML等多种文件格式都能适用。采用iSignature电子签章系统，不必手动操作，就能够通过PDF文档进行自动签章。从实际经验来看，自动签章在1秒内大约可完成30个以上的文件签章，大大提高了办公效率，同时也极大增强了档案管理系统电子公文归档的应用价值。4.文件离线保护技术。设置系统权限，对文档上传、下载进行加密，并对文档以水印串码方式进行文件追踪。5.服务器安全加固关键技术。采取BLP模型，同级别的主客体能够读写，当级别较低的只能写高于其安全级别的客体，从而强化了文档数据的保密工作。

    就电子公文归档的技术实施，可从以下四点分析：1.对公文系统和档案系统的数据进行分析。公文管理系统表可以简称为OA，将提取的8个OA中的元数据与档案系统中的17个元数据进行分析对比。2.构建公文系统的归档模块。从实践经验中，我们也可以看到，在电子公文形成的同时，因为与档案管理系统的对接，使电子公文一经形成便存入档案管理系统。这迅速、高效的办公模式则需要在公文系统中构建相应的归档模块，使电子公文管理系统与档案管理系统密切联系。3.对电子公文归档格式要求进行说明，并对数据范围作出划分。4.制定出电子公文归档的相应流程图。

    四、电子公文归档管理的措施

    （一）加深对电子公文归档的认识，重视档案信息化建设

    随着信息技术在现代档案管理中的应用，录音、录像及电子公文档案所占比例日渐增加，电子公文的归档也成为档案管理的重要部分。而作为档案管理人员只有充分认识到电子公文归档的重要性，按照相应的归档要求进行合理归档，才能使电子公文归档得到有效保障。

    在现代办公体系中，办公自动化是与档案管理系统有机联系的，两者是一个有机统一体。在电子政务建设中，应当重视档案信息化建设，使电子公文在形成的同时也能纳入档案管理系统，从而有助于文档一体化建设。在实际工作中，应当从本单位办公自动化与档案信息管理工作的现有状况出发，弄清楚信息源头，将档案管理系统、计算机存储设备、电子公文保存环境与自动化办公模式进行统一协调，共同建设，从而保证电子公文归档管理工作的顺利进行。

    （二）健全电子公文归档管理制度

    从以上分析，我们可以看到，电子公文的形成与归档之间需要多个环节相互作用，任意一个环节的权责不明、制度不清，都有可能对电子公文的真实性造成影响。因此，建立一套完善的电子公文管理制度对各个部门的权责划分进行合理配置十分必要，使各个部门在各个环节都能清楚自身的权限范围，从而承担相应的职责。简单说来，就是要明确电子公文的收集、整理、归档等环节都是由哪些相应的部门展开的，其所承担的职责范围有哪些。而相对于传统纸质归档的法律规制，电子公文归档管理方面缺乏相应的规范规制，因而健全相关的归档管理制度具有重要意义。

    （三）加强保密工作，保障电子公文数据的安全

    电子公文是科学技术发展的产物，随着信息技术的发展与革新，电子公文不断推广与使用，因此它的各种性能受到科技方面的重要影响。也就是说，信息技术安全性直接影响电子公文的安全性。由于电子公文是通过计算机信息技术进行文件处理与传递，具有不稳定性和易修改性，要求电子公文的制作者与相应的档案信息管理者采取一定技术措施以保障电子公文的安全性、真实性。例如，可以通过技术处理，将归档电子公文设置为“只读性”文档，保证公文的真实性。对重要文件设置查阅权限，只有经授权后才能提取与复制。此外，由于电子公文是通过计算机信息处理形成的电子数据信息，为防止信息的丢失需要定期对相关数据信息进行复制。

    （四）提高电子公文归档管理人员的素质

    电子公文归档管理需要相关的工作人员进行，而管理人员素质的高低也直接影响着电子公文归档管理的质量。为适应现代化档案管理的需要，应当提高相关管理人员的业务素质，进行定期的培训，促进电子公文归档管理立体化发展。也就是说，相关部门应当加强人才培养，多层次、多途径培养人才，使档案管理人员有丰富的知识足以应对日益发展的信息技术。

    五、结语

    随着信息技术的发展，电子公文的应用与普及，电子公文归档的规范化管理已十分必要。电子公文归档的出现，在一定程度上提高了各部门的工作效率，提升了工作质量。然，由于信息技术自身所具有的缺陷，需要我们对电子公文加强保密工作，采取相应的信息安全保障措施，同时对相关管理人员进行业务培训，提高其业务素质，从而有助于电子公文归档管理质量的提升。

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