大数据时代背景下的档案管理探析
吴微 陈阳
【摘 要】大数据是基于互联网信息技术而整合的具有实时性的海量的庞大数据组，在当前我国信息技术不断发展的背景下，只有跟紧时代的步伐，在新的形势下，加强档案工作的管理，促进档案工作理念的创新，才能更好地落实档案管理工作。論文通过阐述大数据时代带给档案管理工作的优势，具体分析了大数据时代对档案管理带来的挑战以及应对挑战的对策，供同行参考，希望能为档案管理贡献自己的微薄之力。
【关键词】大数据;档案管理;信息安全
【Keywords】big data; archives management; information security
【中图分类号】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文献标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章编号】1673-1069（2019）01-0011-02
1 引言
历史的齿轮不断向前滚进，在我国社会不断发展的今天，由于城乡建设所产生的大量信息数据需要记载，所以档案管理的必要性不言而喻，在信息技术快速发展的当下，大数据的产生为档案管理带来了福音，使档案管理能够高效率、高质量地完成，但是同时大数据的产生也为档案管理带来了挑战，同时也带来了机遇与发展。
2 大数据时代给档案管理带来的优势
2.1 大数据的应用使档案管理能够高效率完成
在进行档案管理时，由于有大量的数据需要整合记录，所以大数据的应用大大提高了档案管理工作的效率，并且节省人力资源使得档案管理工作的成本大大降低。由于传统的档案管理工作不仅需要大量人力资源，它所产生的档案也是数不胜数，需要大量的空间来承载，但是使用大数据进行档案管理，大大节省了档案管理的保存空间，有效提高了资源的利用率。
2.2 大数据能够提高档案工作的质量
在传统的档案管理工作当中，由于档案报讯需要一定的空间，如果保存地点发生意外，如火灾等情况的发生，那么档案的恢复工作非常困难，数据信息的流失非常大，就算能够有效避免意外情况的发生，那么随着时间的推移、纸质的老化以及自己的不清晰，也会使大量资料数据受到损失，但是如果运用大数据进行档案的保存，就能够有效避免上述情况的发生，并且能大大节省实际空间[1]。
3 在大数据时代下档案管理面对的挑战
3.1 信息化建设势在必行
传统的档案保存模式不仅需要大量的人力物力资源，更需要一定的储存空间进行文献保存，不仅档案保存工作运行麻烦，也不利于进行档案查询。但是随着大数据的产生与应用，纸质模式的保存方法逐渐转换为电子档案的模式，这样一来为档案管理提供了一种更便捷更高效的管理方式。但是在进行模式的转变过程当中，应要求档案管理部门进行信息化的建设，构建专门的电子档案管理系统，这样一来不仅有利于信息的保存，更有利于查询者能够快速有效地查询资料。除此之外，档案管理的员工也应该转变传统档案管理的思维，通过自身的学习与提高，为档案管理作出更多的贡献与服务。
3.2 在进行档案管理时档案信息安全意识不足
在档案管理当中，大数据的应用可以使档案信息集中处理，大大加快了档案管理工作的工作效率与质量，可随之而来的问题便是档案信息的安全问题。虽然大数据既便捷又高效，但是一旦产生信息泄露，那么所造成的损失便是不可逆的。根据近几年来的信息时间的报道来看，其根本原因便是人们对于档案信息管理的不重视，安全保护意识不足，很多信息泄露都是由于档案工作人员监守自盗，除此之外，黑客的入侵窃取也是一个令人担忧的安全问题，信息的泄露不仅会使人们的安全及财产受到威胁，更不利于我国和谐社会的构建，不利于我国社会的长久治安。
3.3 城建档案管理现象严重不统一
在我国档案管理的现状当中，各地政府在进行档案管理时，都会配备专门的档案管理部门，可是由于种种原因，专门负责档案管理的部门形同虚设，甚至根本没有建立。例如，在很多城市进行档案管理时，大多数都是各自的行政机构负责各自的档案管理，或者统一由相关的最高行政机构进行报讯，虽然国家针对档案管理的相关政策还未台，但是由于档案管理的部门不同，那么档案信息的格式内容都各有千秋，这样一来不仅不利于各个部门之间建立高效快捷的沟通，更不利于进行信息共享，这就在多重方面增加了档案管理的人力物力资源，在查询者进行查询时不仅耗时耗力，还会产生大量的查询成本，不利于档案管理进行。
3.4 档案管理人员素质有待提高
由于大多数进行档案管理的工作人员都是年龄偏大的人员，所以在进行大数据的应用时，管理人员的普遍接受能力较弱，因此，不利于进行大数据的应用来进行档案的保存，档案管理人员的素质也难以满足大数据应用的要求[2]。在大数据的背景下，要想进行档案管理，那么必须拥有必备的接受新事物的能力与计算机的操作能力，如果管理人员的技术不达标，那么不仅不会提高档案管理工作的效率，反而会降低档案管理工作的效率，使大数据没有在档案管理工作中得以充分利用。
4 大数据时代城建档案管理完善措施
4.1 加快档案管理信息化建设
要想加快档案管理的信息化建设，相关部门的硬件设施也急需完善，用新的管理设备代替传统模式的管理方式，可以有效提高管理效率[3]。因此，在进行档案管理时，需要对硬件设备进行统一的优化更新，一方面可以对现有的资源进行整合处理利用，加强基础硬件设施的配备，构建现代化的档案储存模式，另一方面，可以对相关的档案管理软件进行研发，综合考虑客户以及管理人员的多方要求，淘汰过时的管理模式，将具有现代化气息的技术应用在档案管理当中。
4.2 树立档案管理的安全意识
在当下的大数据时代，将大数据技术应用到档案管理当中时必须树立正确的信息安全意识。大数据下的档案信息不同于纸质档案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果几乎是不可逆的，虽然灾害无法使电子信息丢失，但是一旦没有做好相关的安全管理工作，黑客入侵等行为也会使信息安全受到严重威胁，所以档案管理工作人员在进行档案管理时，一定要提高警惕，在进行档案信息保存的硬件设施中，禁止使用与档案管理工作无关的功能，时刻检查防火墙的功能是否完好，避免设备受到外来入侵。
4.3 提高城建档案管理的规范化
大数据不仅为档案管理工作提高了效率与质量，更是能有效解决城市中各部门不能统一进行档案管理的弊端，通过大数据进行管理，各个部门之间的信息内容形成统一模式，既有利于查询者高速便捷的查找，更有利于各个部门之间进行信息共享，减少各个部门档案管理工作的差异化，提高了档案管理的工作效率[4]。
4.4 对档案管理工作人员进行专业培养
无论是利用大数据来进行档案管理，还是利用传统的模式方法进行档案管理，无一例外都需要人力资源的支撑。与传统模式不同的是，在信息化的现在，利用大数据进行档案管理对人员的专业性要求更高，因此，相关部门必须进行有效的专业人员的培养，首先将传统的档案管理思维模式转换，其次对档案管理工作人员进行计算机技术的培养，利用讲座等方式吸引档案管理工作人员不断进行自我提高与完善，最后，一定要注意为档案管理工作注入新的血液，吸引更多有志向的年轻人参与进来，选拔出优秀的档案管理领域的专业型人才。
5 结语
在信息化社会的不断发展之下，大数据的应用既给档案管理工作带来了挑战，同时也为其带来了发展与机遇，档案工作要想提高效率与质量，那么充分地利用大数据以及信息化现代设施必不可少，档案管理的相关部门也应该不断调整方向与目标，提高档案管理工作人员的素质，一起为档案管理工作做出贡献。
【参考文献】
【1】李杨.浅析大数据时代背景下的档案管理[J].长江丛刊，2017（34）：168.
【2】荆巍.大数据时代背景下档案管理探讨[J].中國校外教育旬刊，2015（9）：26.
【3】徐建.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2018（1）：99.
【4】魏涛.大数据时代背景下档案管理探讨[J].办公室业务，2017（12）：173.
【摘 要】大数据是基于互联网信息技术而整合的具有实时性的海量的庞大数据组，在当前我国信息技术不断发展的背景下，只有跟紧时代的步伐，在新的形势下，加强档案工作的管理，促进档案工作理念的创新，才能更好地落实档案管理工作。論文通过阐述大数据时代带给档案管理工作的优势，具体分析了大数据时代对档案管理带来的挑战以及应对挑战的对策，供同行参考，希望能为档案管理贡献自己的微薄之力。
【关键词】大数据;档案管理;信息安全
【Keywords】big data; archives management; information security
【中图分类号】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文献标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章编号】1673-1069（2019）01-0011-02
1 引言
历史的齿轮不断向前滚进，在我国社会不断发展的今天，由于城乡建设所产生的大量信息数据需要记载，所以档案管理的必要性不言而喻，在信息技术快速发展的当下，大数据的产生为档案管理带来了福音，使档案管理能够高效率、高质量地完成，但是同时大数据的产生也为档案管理带来了挑战，同时也带来了机遇与发展。
2 大数据时代给档案管理带来的优势
2.1 大数据的应用使档案管理能够高效率完成
在进行档案管理时，由于有大量的数据需要整合记录，所以大数据的应用大大提高了档案管理工作的效率，并且节省人力资源使得档案管理工作的成本大大降低。由于传统的档案管理工作不仅需要大量人力资源，它所产生的档案也是数不胜数，需要大量的空间来承载，但是使用大数据进行档案管理，大大节省了档案管理的保存空间，有效提高了资源的利用率。
2.2 大数据能够提高档案工作的质量
在传统的档案管理工作当中，由于档案报讯需要一定的空间，如果保存地点发生意外，如火灾等情况的发生，那么档案的恢复工作非常困难，数据信息的流失非常大，就算能够有效避免意外情况的发生，那么随着时间的推移、纸质的老化以及自己的不清晰，也会使大量资料数据受到损失，但是如果运用大数据进行档案的保存，就能够有效避免上述情况的发生，并且能大大节省实际空间[1]。
3 在大数据时代下档案管理面对的挑战
3.1 信息化建设势在必行
传统的档案保存模式不仅需要大量的人力物力资源，更需要一定的储存空间进行文献保存，不仅档案保存工作运行麻烦，也不利于进行档案查询。但是随着大数据的产生与应用，纸质模式的保存方法逐渐转换为电子档案的模式，这样一来为档案管理提供了一种更便捷更高效的管理方式。但是在进行模式的转变过程当中，应要求档案管理部门进行信息化的建设，构建专门的电子档案管理系统，这样一来不仅有利于信息的保存，更有利于查询者能够快速有效地查询资料。除此之外，档案管理的员工也应该转变传统档案管理的思维，通过自身的学习与提高，为档案管理作出更多的贡献与服务。
3.2 在进行档案管理时档案信息安全意识不足
在档案管理当中，大数据的应用可以使档案信息集中处理，大大加快了档案管理工作的工作效率与质量，可随之而来的问题便是档案信息的安全问题。虽然大数据既便捷又高效，但是一旦产生信息泄露，那么所造成的损失便是不可逆的。根据近几年来的信息时间的报道来看，其根本原因便是人们对于档案信息管理的不重视，安全保护意识不足，很多信息泄露都是由于档案工作人员监守自盗，除此之外，黑客的入侵窃取也是一个令人担忧的安全问题，信息的泄露不仅会使人们的安全及财产受到威胁，更不利于我国和谐社会的构建，不利于我国社会的长久治安。
3.3 城建档案管理现象严重不统一
在我国档案管理的现状当中，各地政府在进行档案管理时，都会配备专门的档案管理部门，可是由于种种原因，专门负责档案管理的部门形同虚设，甚至根本没有建立。例如，在很多城市进行档案管理时，大多数都是各自的行政机构负责各自的档案管理，或者统一由相关的最高行政机构进行报讯，虽然国家针对档案管理的相关政策还未台，但是由于档案管理的部门不同，那么档案信息的格式内容都各有千秋，这样一来不仅不利于各个部门之间建立高效快捷的沟通，更不利于进行信息共享，这就在多重方面增加了档案管理的人力物力资源，在查询者进行查询时不仅耗时耗力，还会产生大量的查询成本，不利于档案管理进行。
3.4 档案管理人员素质有待提高
由于大多数进行档案管理的工作人员都是年龄偏大的人员，所以在进行大数据的应用时，管理人员的普遍接受能力较弱，因此，不利于进行大数据的应用来进行档案的保存，档案管理人员的素质也难以满足大数据应用的要求[2]。在大数据的背景下，要想进行档案管理，那么必须拥有必备的接受新事物的能力与计算机的操作能力，如果管理人员的技术不达标，那么不仅不会提高档案管理工作的效率，反而会降低档案管理工作的效率，使大数据没有在档案管理工作中得以充分利用。
4 大数据时代城建档案管理完善措施
4.1 加快档案管理信息化建设
要想加快档案管理的信息化建设，相关部门的硬件设施也急需完善，用新的管理设备代替传统模式的管理方式，可以有效提高管理效率[3]。因此，在进行档案管理时，需要对硬件设备进行统一的优化更新，一方面可以对现有的资源进行整合处理利用，加强基础硬件设施的配备，构建现代化的档案储存模式，另一方面，可以对相关的档案管理软件进行研发，综合考虑客户以及管理人员的多方要求，淘汰过时的管理模式，将具有现代化气息的技术应用在档案管理当中。
4.2 树立档案管理的安全意识
在当下的大数据时代，将大数据技术应用到档案管理当中时必须树立正确的信息安全意识。大数据下的档案信息不同于纸质档案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果几乎是不可逆的，虽然灾害无法使电子信息丢失，但是一旦没有做好相关的安全管理工作，黑客入侵等行为也会使信息安全受到严重威胁，所以档案管理工作人员在进行档案管理时，一定要提高警惕，在进行档案信息保存的硬件设施中，禁止使用与档案管理工作无关的功能，时刻检查防火墙的功能是否完好，避免设备受到外来入侵。
4.3 提高城建档案管理的规范化
大数据不仅为档案管理工作提高了效率与质量，更是能有效解决城市中各部门不能统一进行档案管理的弊端，通过大数据进行管理，各个部门之间的信息内容形成统一模式，既有利于查询者高速便捷的查找，更有利于各个部门之间进行信息共享，减少各个部门档案管理工作的差异化，提高了档案管理的工作效率[4]。
4.4 对档案管理工作人员进行专业培养
无论是利用大数据来进行档案管理，还是利用传统的模式方法进行档案管理，无一例外都需要人力资源的支撑。与传统模式不同的是，在信息化的现在，利用大数据进行档案管理对人员的专业性要求更高，因此，相关部门必须进行有效的专业人员的培养，首先将传统的档案管理思维模式转换，其次对档案管理工作人员进行计算机技术的培养，利用讲座等方式吸引档案管理工作人员不断进行自我提高与完善，最后，一定要注意为档案管理工作注入新的血液，吸引更多有志向的年轻人参与进来，选拔出优秀的档案管理领域的专业型人才。
5 结语
在信息化社会的不断发展之下，大数据的应用既给档案管理工作带来了挑战，同时也为其带来了发展与机遇，档案工作要想提高效率与质量，那么充分地利用大数据以及信息化现代设施必不可少，档案管理的相关部门也应该不断调整方向与目标，提高档案管理工作人员的素质，一起为档案管理工作做出贡献。
【参考文献】
【1】李杨.浅析大数据时代背景下的档案管理[J].长江丛刊，2017（34）：168.
【2】荆巍.大数据时代背景下档案管理探讨[J].中國校外教育旬刊，2015（9）：26.
【3】徐建.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2018（1）：99.
【4】魏涛.大数据时代背景下档案管理探讨[J].办公室业务，2017（12）：173.
