高校名人档案收集工作的策略研究

    苏雅澄

    摘要：本文在对高校名人档案收集工作现状进行分析的基础上，以笔者所在单位名人档案收集工作为例，就目前存在的缺少制度保障，难以有效收集；缺乏资金，难以持续开展收集工作；被动接收为主，收集方式单一；名人档案资料收集不完整等问题，提出相应的解决对策。

    关键词：高校名人档案档案收集档案管理

    高校名人档案主要是指在高校发展和各个学科领域内，造诣精深、学术超群、成就卓越，在国内外具有一定影响的教授、专家、学者等人的档案。高校名人档案不仅是对高校名人成长过程的完整反映，也蕴含着高校的历史变迁，甚至某一学科的发展历程，收集整理高校名人档案是对高校档案资源的有力补充，也是记载和延续高校独特文化精神的重要方式。鉴于此，本文重点以笔者所在单位为例，在对高校名人档案收集工作进行梳理的基础上，就其存在的问题提出相应的解决对策。

    一、高校名人档案收集工作的现状

    随着社会经济的发展，名人档案所具有的巨大社会价值、文化价值、科学价值正日益凸显，名人档案的收集工作亦变得尤为重要，在这样的背景下，国内各高校相继开展了一系列名人档案的收集工作。自1984年起，南京大学档案馆率先组建名人档案后，许多高校档案馆便开始进行名人档案的收集工作。2000年，北京大学在校长办公会通过了《北京大学“人物档案”征集、归档暂行办法》；2002年，华中农业大学开始启动名人档案的收集工作；2006年，武汉大学开始建立名人档案。截至目前，南京理工大学、东南大学、中南大学、北京师范大学、北京邮电大学等高校均建立了名人档案。就笔者所在单位而言，自20世纪90年代初便开始收集名人档案，至今已收集49人的4900余件档案，其中包括如毛泽东、周恩来等签发的校领导的任命书，部分高校名人获得的国家科技奖励的证书、奖杯，专利证书，珍贵的手稿、笔记等，有效地补充了馆藏资源。

    二、国内高校名人档案收集工作中存在的问题及原因

    （一）缺少相关制度的保障，难以有效开展收集工作

    健全的制度保障对高校名人档案收集工作具有较大影响，然而，据笔者了解，目前与高校名人档案收集相关的制度并不完善。从宏观层面看，国家在档案收集方面的法律法规主要有《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，虽然上述法律法规在档案收集以及高校档案管理方面进行了规定，但是并没有针对高校名人档案收集工作进行具体要求。从微观层面看，如高校名人档案包括哪些具体内容；对于具有重要意义的档案资料，档案所有者是否有义务交予档案馆保存；判断档案重要性的标准又该由谁来制定等在高校名人档案收集工作中遇到的重点难点问题并没有给予具体的阐释，这在一定程度上导致高校名人档案收集工作开展得较为缓慢。

    （二）缺乏必要的财力、人力，导致难以持续开展收集工作

    从资金方面看，高校档案馆与其他单位相比，在经费上往往捉襟见肘，其自身现有的力量不足以承担巨大的名人档案收集工作，导致名人档案收集工作很难持续开展。从人员保障方面看，近年来，名人档案中口述历史的收集工作变得十分重要，虽然档案馆可以借助人物的讲述获得丰富、珍贵的历史资料，但是由于此项工作涉及范围较广，特别是在后期更需要大量的人力对收集来的材料进行整理，目前高校档案馆已经在该方面表现出明显的人力不足。

    （三）被动接收为主的收集方式，极大地影响了收集工作的质量

    高校名人档案收集工作在多数情况下采取发布通知的方式，辅之以等待本人或其档案持有者与档案馆取得联系，表示愿意捐赠，询问是否能够接收档案的收集方式。同时，高校档案馆通常在有需要，如梳理名人人生历程、整理事迹、举办展览等活动时，才会主动去收集名人档案，平时较少及时主动地进行相关工作。这样的收集方式，不仅造成收集上来的名人档案数量严重不足，而且在质量上也难以保证。

    （四）对名人档案缺乏系统认识，使得收集的档案不完整

    为了较好地反映名人档案的全貌，高校名人档案中关于名人日常生活中形成的如日记、信函、各时期照片，各种音频和口述材料以及名人所获得的荣誉证书及其他有意义的实物等材料，都应该作为高校名人档案收集工作的内容之一。然而，目前高校档案馆更多地收集其生平材料，如自传、传记、履历表和业绩材料、论文、著作、研究成果等材料，一定程度上影响了名人档案的完整性。

    三、国内高校名人档案收集工作的对策

    （一）建立健全高校名人档案收集工作制度，推动名人档案收集工作的有序开展

    首先，国家层面应该在《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》的基础上，针对高校名人档案收集工作中遇到的难点问题，从宏观层面上给予具有针对性的指导，为高校名人档案工作收集工作提供较为明确的方向。其次，各高校应该以国家相关法律法规为原则，结合各自的历史发展、社会定位制定详细的管理规范，在规范指导下开展名人档案收集工作。2011年到2014年，笔者所在单位制定了《中国农业大学档案管理办法》《中国农业大学“人物档案”征集、归档管理办法》《中国农业大学人物档案管理实施细则》等具体规范。其中，针对名人档案，从建档对象，材料征集范围，档案的征集、保管和利用等方面做了具体规定。例如“征集档案要办理移交手续（一式三份，档案馆、单位、个人各保存一份），并由档案馆向捐赠者颁发捐赠证书”等，为实现名人档案收集工作的规范化管理奠定了基础。

    （二）争取资金和人力支持，保障名人档案工作的持续开展

    1.调动社会积极性来争取专项基金。高校档案馆可以通过建立高校名人档案收集专项基金来提供经费支持，在筹备专项基金上，除了考虑学校拨款以外，最主要的来源还有社会公众的捐助。笔者认为已经毕业的校友，在校就读的学生，甚至其他社会人士等，都可以成为高校档案馆筹备专项资金工作中积极争取的力量。

    2.为了保证名人档案收集工作的持续进行，在人员分配上，笔者认为可以通过举办名人档案展览来引起领导的重视，进而获得其他部门的支持。名人档案展览充分反映了档案馆对档案的理解、诠释和展示能力，可以说成功的档案展览是档案馆综合实力和水平的直观体现，同时，可以借此引起学校领导、有关部门和社会公众的关注，在以后的名人档案收集工作中更容易得到其他部门的支持，从而确保名人档案收集工作的可持续发展。

    （三）加强主动收集，丰富收集方式

    高校档案馆除了应该主动到名人本人或其档案保存者处尽力说服其捐赠档案以外，还要通过召开座谈会，借助重大活动，利用图书馆、博物馆等相关资源去积极地开展名人档案收集工作。一是召开座谈会，收集珍贵的名人资料。通过多次走访，俞大绂先生的学生、助手纷纷拿出自己珍藏多年的俞先生给他们的信件。其中，虽然俞先生的学生郑丽糯人在美国，但是听到相关消息，主动将信件的扫描件发送了过来。二是借助重大活动开展名人档案收集工作。笔者所在单位2011年举办了俞大绂诞辰110周年纪念活动，档案馆结合纪念庆典活动举办档案展览，期间走访了俞先生的儿子，并从俞先生的居住地收集到相关档案百余件。三是借助图书馆、博物馆等，收集部分散存在社会上的名人档案材料。通过在图书馆、博物馆展览或者为上述机构提供档案材料，使得众多在世的知名人士本人或离世的知名人士的亲人、朋友、同事、学生为我们提供有价值的散存档案线索，他们中的一些人还主动捐赠自己保存的照片、实物、资料等。在上述措施的推动下，馆藏资源得到了极大丰富。

    （四）拓宽收集领域，丰富档案内容

    丰富全面的档案资料能够立体地展示一个人的人生历程和伟大贡献，使人物更加生动、丰满。笔者认为，在收集名人档案的过程中，不仅要注重人物科研和教学方面的档案收集，如论文、报告、研究成果、荣誉证书等收集，更要从馆藏资源入手，注重其日常生活资料的收集。截至目前，笔者所在单位收集了阎隆飞教授生前用过的钢笔、辛德惠教授生前用过的剪刀、蔡旭教授和学生的往来信件等。并在收集俞大绂教授（已故）的档案时，找到了他的京剧唱片、老式打印机、眼镜盒、钢笔等与其日常生活息息相关的资料，较珍贵的还有陈寅恪送给俞大绂的手杖，1980年俞大维从台湾寄给胞弟的新年贺卡，以及在特定年代俞先生的学习笔记等。通过对上述名人生活资料的收集，让人们对名人有了较为全面的认识，也为档案的利用服务工作提供了保证。

    *本文为中央高校基本科研业务费专项资金资助“高校记忆档案收集对策研究”（项目编号：2015QC032）的研究成果。

    参考文献：

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