美国档案志愿服务的人本管理
吴雪清
摘要：美国档案志愿服务发展成熟，很大程度上归功于美国联邦档案机构对档案志愿服务施行的人本管理策略。美国档案志愿服务在信息传播、项目设置、激励措施、比赛组织等方面体现的“以人为本”理念，可为我国档案志愿服务的发展提供良好借鉴。
关键词：美国档案志愿服务国家档案馆人本管理人性化
志愿服务是现代社会文明进步的重要标志。其蕴含的“无私奉献、成就自我”的精神内涵也日益渗透到档案事业中。档案志愿服务是不以营利为目的，机构或个人利用档案专业知识，自愿从事与档案事业相关的公益性活动。
自1976年美国国家档案馆为建国两百年活动招募志愿讲解员服务开始，美国档案工作志愿服务至今已有40年历史。[1]美国档案志愿服务具有群众基础深厚、开展广泛、成果显著等特点，在很大程度上得益于美国联邦档案机构施行的人本管理策略。美国联邦档案机构是由政府拨款设立的非营利性档案机构，主要包括国家档案与文件署、国家档案馆及其地区分馆、总统图书馆等机构。[2]这些机构不遗余力地为档案志愿服务提供多项便利，吸引越来越多的公民投身档案志愿服务事业中。其对档案志愿服务所施行的管理策略，是一种以志愿者为中心的现代化、科学化和人性化的新型管理方式。[3]
一、美国档案志愿服务人本管理实践
（一）信息传播人性化
1.拓宽招募渠道。美国联邦档案机构考虑到不同受众的活动范围及信息获取渠道的差异性，选取多种普通公众易于接受的方式，积极拓宽招募渠道吸纳不同身份背景的志愿者，其招募信息的宣传形式十分多样。首先，美国联邦档案机构善于利用互联网渠道，提高公众信息获取的便捷性。以美国国家档案馆官方网站为例，其首页下方有两个链接与档案志愿服务有关，即Citi？ zen Archivists（公民档案工作者）和 Volunteer at the Archives（档案志愿服务）。感兴趣的公众轻点鼠标即可链接到相关子页面，对档案志愿服务进行详尽了解。此外，公众还可以通过官网首页上方的检索栏检索志愿服务页面，以获取美国国家档案馆不同层级档案馆的志愿者招募信息。[4]总之，该官网作为国家级别的网站，通过两项措施对本国档案志愿服务起到统筹作用，极大地提高了公众信息获取的便捷性，提升其下属档案馆网页的浏览量，反映出美国联邦档案机构对档案志愿服务的重视。其次，美国国家档案馆积极拓宽多种渠道发布志愿者招募信息。以华盛顿国家档案馆为例，该馆拥有约300名联邦雇员，260名志愿者和30名实习生，志愿者数量十分可观，其所开展的项目——“为赏金土地档案提供索引”招募志愿者的渠道亦十分多样：一是通过官方网站，二是通过口头宣传，三是通过志愿者专业招募网站——Volunteer Match官网发布招募信息，四是通过当地图书馆，五是通过当地报纸宣传。[5]多媒介宣传方式的使用，为招募信息的覆盖面提供了保障。
2.加强招募宣传。在拓宽招募渠道的基础上，每个档案馆都根据自身特点制定了特色化的“志愿者指南”。《指南》内容涵盖了志愿者需要了解的基本信息，如：档案馆简介、档案志愿服务内容、志愿者条件限制、志愿者权利义务等。有意成为志愿者的公民通过阅读《指南》就可以了解招募志愿者的基本情况。此外，还设有专门的志愿者协调员提供咨询服务，其联系方式一般附在《指南》或招募信息末端，有疑问的公众可通过电话或邮件等方式咨询。美国波士顿档案馆为拉近与公众的距离，特意制作了招募海报，海报内容生动活泼，其中的山姆大叔指着读者说道，“I WANT YOU FOR NARA NOW”（NARA全称为National Archives and Records Administration；全句译为：为了国家档案与文件署，我立刻需要你）。广告形象生动、有趣，十分吸引读者的注意力。[6]
（二）项目设置人性化
美国联邦档案机构考虑到志愿者生活、工作地点的差异性，在设置志愿服务地点时比较灵活，他们将志愿活动地点分为四类：华盛顿地区、华盛顿以外的地区、总统图书馆以及网络志愿服务（即“公民档案工作者”项目）。总体上来说，可分为实地和网络两种形式。
1.实地志愿服务。有意参与实地档案志愿服务的美国公民，需要填写详尽的志愿服务报名表，以求与项目间的匹配更合理。以杰拉尔德·R·福特总统图书馆和博物馆的报名表为例，除需要填写个人基本信息外，还需填写工作经历、语言背景、特殊技能、意向服务时间等内容。[7]之后，档案馆工作人员再依据这些实际情况和志愿者的意愿安排合适的志愿服务岗位，尽量满足志愿者的内心预期。
2.网络志愿服务。网络志愿服务指的是“Citizen Ar？ chivists”（公民档案工作者）项目。其产生背景是NARA拥有130万条在线记录亟待处理，需要利用网络技术，鼓励更多的公众力量参与其中，这种志愿服务形式有时也被称为“微志愿”或“众包”。[8]美国国家档案馆官网上的“Citizen Archivists”可控板块发起于2011年，是一个可供公众广泛参与的门户网站。公民档案工作者项目适合于对档案志愿服务感兴趣，但又缺乏充足、稳定时间参与实地志愿服务的公民。笔者在浏览公民档案工作者网页展示栏时发现，其网页索引清楚，标识明确，公民可以通过选择活动类型或参与平台两种方式寻找感兴趣的服务项目。站内目前正在进行的项目有：为档案添加标签、转录历史文件、为档案视频添加字幕、上传历史照片、编辑维基百科词条等。[9]较之实地档案志愿服务而言，公民档案工作者在项目设置上专业性稍弱，公民参与前无需经过系统培训，结束后也无需进行工作交接，可操作性强。
公民档案工作者项目更侧重于将公民的意愿放在首位，公民只需利用电子设备和互联网即可参与档案志愿服务，还可以自由选择工作内容、工作时间、工作地点、工作时长等，实现了档案志愿服务的高度自由化。
（三）激励措施人性化
施行激励是人本管理的重要举措，多维度的激励措施能使志愿者的不同需求得到满足，从而提升档案志愿服务团队的稳定性。具体的激励措施可分为物质和精神两个方面。
1.精神激励。精神激励是激励志愿者的重要形式。美国联邦档案机构注重通过精神层面给予志愿者愉悦感和成就感，使志愿者感到被尊重和需要，从而提升志愿者参与档案志愿服务的体验感。笔者注意到，美国联邦档案机构关于档案志愿服务的宣传语言极具亲和力，不生硬死板，最常用的便是“Thank you”（谢谢）。其志愿者招募的宣传标语多是开放式的询问句，如“你想要加入我们吗？”“您有二十分钟的空闲时间吗？”等等，在给予公民友好印象的同时，也体现出档案部门对志愿者的渴求。此外，美国联邦档案机构的工作人员致力于营造和谐的工作氛围，工作人员每次看到志愿者时都会口头表示感谢，并认可志愿者为档案事业创造的价值，从而使志愿者由衷地感受到奉献的意义。
2.物质激励。美国联邦档案机构采取的物质激励形式主要是：购买馆内商品享受优惠、举行欢迎晚宴、开展社交活动等。如吉米卡特图书馆和博物馆的物质激励措施有：参加特定项目和展览、获得博物馆纪念品商店的购物折扣、获邀参加特别活动、志愿者及其直系亲属免费参观博物馆、免费停车等奖励。[10]
隶属于美国国家档案馆的谢尔本博物馆档案部，则将激励措施规范化。该馆根据每个志愿者每年服务总时数，将奖励措施划分为三个层级：最低层级0-25个小时获得的权利为免费进入博物馆的临时身份证、社交活动邀请等奖励；服务时数处于25-100小时区间，除获得上个层级的所有奖励外，还可获得无限制进出博物馆的个人身份徽章、本馆免费个人会员、博物馆商店和咖啡吧10%的折扣、年度表彰晚宴邀请等；若服务时数超过100小时，除得到前两个层级的所有奖励外，还可得到家庭成员免费参观博物馆、四个免费的一天通行证、年度表彰晚宴上的特别致谢等奖励。可以看出，该馆的激励措施随着志愿服务时数的增加而愈加丰厚，从本人奖励到涵盖亲友的优惠措施，再到最后年度晚宴上的特别致谢，已经上升为精神层面的最高肯定。所给出的奖励条件越来越具有吸引力，能够鼓动志愿者付出更多的时间和精力。
（四）比赛组织人性化
美国档案志愿服务的人性化还表现在积极举办网络赛事，通过在“Citizen Archivists”模块下设“Enter a Contest”（参与比赛）子栏目，鼓励公民以创新和有趣的方式利用档案，无论公民的身份是否为档案志愿者均能参赛，并通过参与比赛无形中成为公民档案工作者的一份子，从而拓宽了公民档案工作者的外延。
截至目前，美国国家档案馆已经举办过“记录您的环境学生多媒体大赛”“我在国家档案馆的发现”“历史从这里开始”等多项网络比赛，由此激发了公民“档案就在身边”的意识。以“历史从这里开始”为例，该项目号召公民手持历史照片故地重游，在新环境中重新拍摄，通过对比反映出该地区的历史变迁。[11]美国国家档案馆开展的这些网络比赛形式灵活，活动参与率高，内容贴近现实，不仅取得了良好的活动效果，而且吸引了更多公民成为档案志愿者团队的一份子。另外，档案馆还将优秀作品制作成精美的照片集和视频，通过Flicker、YouTube等网络平台传播，不仅成为鲜活的档案志愿者招募广告，更是宣传档案馆形象的好方法。
二、推进我国档案志愿服务发展的若干建议
（一）积极转变观念
我国档案工作管理体制长久以来呈封闭状态，使得档案馆工作人员对档案志愿服务感到十分陌生，其观念的落后是限制我国档案志愿服务发展的重要瓶颈之一。档案馆工作人员容易对档案志愿服务产生不良心态，如事务繁多无暇引进、惧怕泄密不敢引进、管理困难拒绝引进等。
我国档案馆工作人员要努力摆脱“多一事不如少一事”的观念，深刻认识档案志愿服务是我国档案事业发展的客观要求，从而及时对志愿者的付出予以肯定。只有营造轻松和谐的志愿服务氛围，才能展示出档案馆的友好姿态，从而吸引更多志愿者走进档案馆、留在档案馆，实现“快乐志愿”。
（二）拓宽招募渠道
我国档案志愿者招募长期存在宣传不到位的现象，也是制约我国档案志愿者团队组建的主要原因。由此引发供求双方之间的矛盾，即档案馆招募不到理想的志愿者，而有意向的公众不了解成为志愿者的途径，双方需求无法对接，从而造成人力资源的浪费。
我国档案部门应把握档案志愿者招募工作的主动性，从多渠道拓宽志愿者招募途径，如口头宣传、定点宣传、媒体宣传等。在分析目标受众的信息获取渠道和阅读习惯的基础之上，选择合适的渠道发布志愿者招募信息，同时要摒弃生硬、官方的语言习惯，还可制作通俗易懂的《指南》《手册》等作为宣传资料，以利于推动志愿者团队的组建。
（三）重视激励措施
激励措施的施行是保障档案志愿者队伍稳定的重要举措。不同的档案志愿者参与志愿服务的出发点不同，从而会衍生出不同层面的需求，如社交需求、技能提升需求、自我实现需求等等。这就使得档案馆工作人员在志愿者进馆服务前，要尽可能地了解志愿者的实际需求，从而有针对性地给予激励，这是档案馆以人为本的重要体现。本馆的档案志愿服务可根据实际情况，实施等级化的激励制度：如对服务时数少的志愿者采取基本的激励手段，对表现突出的志愿者，在基本激励手段之外可增加颁发优秀志愿者奖状、提供参与专题培训的机会、获赠纪念品等激励形式，实现物质与精神相结合的全方位激励。
（四）尝试开展网络档案志愿服务
与国外档案志愿服务高度网络化相比，我国档案志愿服务的网络化几乎处于空白状态，因此其发展空间很大。档案志愿服务引入网络形式，将赋予志愿者更高的自由度和灵活性，弥补部分志愿者无法提供固定时间来馆服务的不足，这是档案馆开展志愿服务人性化的体现。
现阶段，我国档案资源网络化和网络志愿服务平台建设尚不够成熟，很难实现像美国档案志愿服务那样高程度的网络化。因此，笔者建议可先从基础性的网络工作推进，如协助建设网站、管理网络公众平台、文字编辑校对等可操作性较高的项目，进而逐步推进我国档案志愿服务的网络化进程。
三、结语
美国档案志愿服务的管理者重视对志愿者的考量，以人性化为出发点，通过给予志愿者充分的尊重，提供给志愿者多种成长与发展的机会，从而实现档案馆与志愿者共同发展的双赢战略。我国档案志愿服务需要强化以人为本的管理策略，为社会公众参与志愿服务积极提供便利，吸引越来越多的公众投身到档案志愿服务的队伍中来。
注释及参考文献：
[1]冯怡，陈丽.美国国家档案馆志愿者服务项目的借鉴与启示[J].兰台世界，2015（14）：1.
[2]黄霄羽.外国档案事业史[M].北京：中国人民大学出版社，2011：263.
[3]王艳红.人本管理在图书馆管理中的应用[J].中国管理信息化，2016（12）：192.
[4]National Archives.[EB/OL].[2016- 8- 7].http：// www.archives.gov/.
[5] Judy Luis-Watson， Rebecca Martin，Lee Ann Potter. Volun？ teer Programs in Archives. [EB/OL].[2016- 8-7].http：//files.archivists. org/pubs/free/Resources_for_Volunteers-Final-V3.pdf.
[6]NATIONAL ARCHIVES AT BOSTON.volun？ teer- brochure.[EB/OL].[2016- 8- 9].https：//www.ar？ chives.gov/boston/volunteers/volunteer-brochure.pdf.
[7]Ford Museum.VOLUNTEER SERVICE APPLI？ CATION FORM.[EB/OL].[2016- 8- 15].https：//www. fordlibrarymuseum.gov/museum/fordvolunteerform.pdf.
[8]Meredith Stewart.May 18th Citizen Archivist Program.[EB/OL].[2016- 9- 17].https：//narations.blogs.archives.gov/ 2011/05/11/may-18th-citizen-archivist-program/.
[9]National Archives.Citizen Archiviset Dashboard.[EB/OL].[2016-9-20].https：//www.archives.gov/citizenarchivist/.
[10] Jimmycarterlibrary.ARCHIVES AID VOLUN？ TEER JOB DESCRIPTION.[EB/OL].[2016-9-21].http：//www.jimmycarterlibrary.gov/getinvolved/ar？ chives_aid_volunteer.pdf.
[11]NationalArchives.EnteraContest.[EB/OL].[2016-9-16].http：// www.archives.gov/citizen-archivist/contest/#historyhere.
