ERP在企业采购管理中的应用

    卢文涛

    摘 要：随着时代的发展，信息技术开始进入人们的视野，国内诸多企业开始考虑传统采购方式与科学技术的新结合。ERP系统作为企业采购管理和信息技术结合的标志登上历史舞台，统筹了企业、客户、和供应商三者的实际需求，为企业降低生产成本，扩大经营效益发挥了重要作用。ERP系统以其独有的管理思想，进一步优化资源配置，并成为现代企业进行运行管理的主要方式。本文就ERP系统与采购管理集成，ERP采购管理系统设计与应用效益，以及企业应用准备工作进行了分析探讨。

    关键词：ERP系统；企业采购；运行管理

    一、ERP系统与采购管理的集成

    ERP是建立在全局角度去考虑企业事务的一项系统，它把企业运行的整个流程当做一个整体，是相对于整个业务流程而言的，并将对企业内部的管理拓展到外部，在企业整条运行链上进行集成管理。企业内部的集成是ERP系统与各个子系统之间的集成，可以直观的了解到物流、资金以及其余信息的实时状况，方便采购人员更好的工作。另外，企业进行系统集成时必然会接触到产业供应链前端信息，通过技术和信息的集成来保持稳定的货源，从而进一步提升企业进行采购管理的工作质量。企业ERP系统与采购管理集成思想主要包含如下两个层次：

    1.企业内部集成。ERP系统有效的把企业内部各部门统一为一个整体，其中，企业的采购管理处于初始位置，各部门信息的及时共享对于更好的完成采购任务有重要作用。ERP注重对在职人员传统工作方式和流程的二次创造，涉及的范围越深越广，产生的效果就越强烈，企业的经营效益也会变得更好。不断改进企业采购方式，进一步融合信息技术与工序流程，不断发挥ERP集成功效，将直接提升企业采购效果和质量， 实现资源最优配置。ERP系统依靠计算机核心技术，整个集成效果的展示和运用都是建立在数据的形式上。因此，对于集成数据采集的准确性就显得十分重要，一个完善健全的数据收集制度，科学合理的数据决策依据，与企业经营效益的高低密不可分。

    2.企业外部集成。ERP系统在企业供应链上的有效集成，是企业整合社会资源的结果，通过认真分析社会竞争态势，比对供应商发货时间和速度优劣来实现企业资源重组优化。很大程度上改善了传统企业采购时资金，物流，信息运转较慢的状况，去除了中间不必要的繁杂环节，降低了企业采购成本，并在一定程度上提升了企业面对突发状况的应变能力。ERP供应链系统通过现代信息技术，很好的把企业和供应商家联系起来，让企业在残酷的市场竞争中求得发展。加快工作效率，形成了不错的社会效应和企业效应。

    总的来说，ERP在企业内部的集成有利于企业各个部门信息之间及时互通，以提高采购总体质量；ERP在企业外部的集成有利于企业和供应商之间保持较稳定的合作关系，以提升企业采购效率，落实信息技术与采购管理的结合的集成思想。

    二、ERP采购管理系统设计

    企业采购是一项非常重要且极为繁杂的工作，诸多企业经常因为上下琐事而影响了企业正常工作，比如说对应用材料的具体采购数量、价格区间、供货速度和时间并未经过耐心准备，也没有去分析供应商和市场，牢固的客户和供应商关系自然无从谈起。但是，ERP 系统的应用推广为整个企业部门运行更添了新意，系统化了企业运行管理机制。其中，建立在ERP基础上的采购管理系统可以按照如下顺序进行：

    1.设立供应商。供应商的选取是企业经营需要首先考虑的因素。ERP系统首先要对各个级别的供应商设立不同类别的供应档案，细化供应商供货方式、时间、具体价位、种类等等，供应商的确认资料必须经过仔细核对，甚至实地考察确认。系统运行订单命令时，首先应进行供应商账务资料读取过程，读取完成后进行订单确认命令。供应商的账务信用资料是系统进行采购管理的一项根本资料。

    2.制定采购单。ERP生成的材料采购单要考虑到采购数量、运输方式、周期和库存等等，需要进行系统自动生成，必要时进行人为干预操作。比如有的材料需要提前几个月下单，就可能会发生与实际生产进度不符情况，此类材料的购进需要经过各个部门负责人之间的综合考虑而定，最后可人为对采购数量和时间进行适当修改。

    3.删选供应商。次系统程序设定的主要目的确立最后某采购材料的实际供应商。企业采购人员需要根据系统提供的资料进行删选，仔细比对供应商供货的时间、地点、运输方式、价位、数量、技术含量等等，对用到的各个材料的供应商进行删选，最终确认稳定的专项供货商。对于新兴的供货商资源必须进行实名认证和实际调查，检测合格后才能列入供选行列。

    4.款项意见下发。采购订单确认后，系统会自动生产符合企业生产规律的款项计划，并对其进行后期维护。企业财务根据实际生成情况进行数据分析，下达款项意见给企业采购部门。

    5.订单下发。综合考虑采购提前期、数量、运输方式等影响因素后，在物料合并的前提下读出企业采购单，经过工作人员仔细核对后进行订单打印输出，供应商获取。当然，也可充分利用网络的便捷发布求购信息，对于额外增设的特殊订单可直接与供应商获得联系。

    6.及时反馈订单生产信息。相关采购工作人员需要对下发供应商的订单进行跟踪督促，对于供应商实时生产的状况和困难要及时了解和给予支持。做好采购和产品交工的工作，对质量状况和生产周期做好及时的记录和反馈，以免发生意外

    7.查收货物。工作人员仔细核对下发供应商订单的详细信息，对上交的产品进行一一核对，并及时纳入企业收货单。当然，也可以通过ERP系统集成的统筹优势，由货物管理员对供应商供货进行验收，对于某些供货商提前或延期交货的状况，要根据企业实际工作流程进行控制。

    8.采购单核算。货物查收完毕后，财务部门和采购部门进行业务交涉，根据企业采购清单对相应的供货商进行费用结算准备工作，并及时上报项目采购成本。

    9、采购单结账。采购单经过企业部门收货验收及核算之后进行结账环节。系统可根据不同流程采用分期结账方式，必要时系统也可进行强制性结账。

    10.系统后期防护。ERP系统中含有多个子系统，子系统的维护工作对于企业正常运转有着重要作用。其中，采购子系统中包含了企业采购原料的供货商，采购人员，采购周期等基础性信息，应对这些数据进行及时防护。

    三、ERP采购子系统应用效益

    ERP采购子系统的应用对于企业提高管理能力有着重要影响，主要表现有：

    1.采购速度加快。比如，在催促供货商时间上由原来施工前的百分之五十降为现在的百分之十二，大大减少了平常清点库存的工作。

    2.流程效益增大。比如，系统集成化的采购清单可以直观的看到企业各部门运转的实际情况，可以便捷的完货物验收和录入工作，改变了原先数据查询的复杂度，增加了一定的流程效益。

    3.处理信息的速度加快。各部门公共信息的共享，省去了不少中转流程，文件的直观性加快了企业采购信息的运转速度。

    4.企业管理水准提升。采购部门运转的速度加快，空出来的时间有利于企业管理部门对员工进行基础培训工作，有更多的精力和经验去挖掘更优质的供应商，提高了业务员自身素质，改善了企业基础管理工作。

    5.采购人员素质改变。相关统计数据表明，ERP系统的推广实施使得业务采购人员在谋求降低采购采购成本的时间花费上，由原来的百分之二十八上升为现在的百分之三十六，降低了约百分之五左右的采购成本，这种调查数据间接表明ERP系统的应用导致采购人员素质的改变。

    市场经济迫使企业不断实现自我突破，激烈的市场竞争要求企业不断统筹优化自身资源，ERP应势而生，并经过十几个年头的淬炼，功能不断丰富和完善，成为企业管理不可缺少的一部分。随着企业涉足领域的增加，人们对ERP系统的要求也显著增高，ERP系统的局限性也逐渐凸显出来。电子商务和计算机技术的不断更新，要求ERP系统实现新的突破，与其它系统之间相互融合以实现自身功能拓展，更好满足企业需求是其未来毋庸置疑的发展方向。

    四、为ERP系统应用做好四个准备

    1.思想工作要准备好。企业里面主要决策层领导要有大局意识，应充分认识到ERP系统的实施是一项宏大的工程，对企业整条产业链的产入产出、施工周期、投资成本、远近目标等都要有一个清醒的认识，注重ERP系统测试阶段与实际应用阶段的不同，以及新旧系统过渡过程所带来的麻烦。系统维护和安全工作要注重岗位人员经验的宝贵，对于不可抗拒的非技术因素要尽量避免。因此，RP系统的正式实施不仅要有快很准的干劲，也要做好系统转化工作所带来的思想变化。

    2.技术工作要准备好。不仅要对全体员工进行全方位的素质培训，也要成立专家小组对企业下达的任务进行及时指定完成，以完成对各项信息的重新组合。对于网络规划等基础性工作，要及时处理，也应考虑成立属于企业自己的网管中心，进一步增强系统安全和企业管理。

    3.资金工作要准备好。ERP系统在企业中的推广与建设是一项改造工作，而不仅仅是一项先进技术的引进与使用。上市企业应及时把资金使用情况上报董事会，以便在实际实施过程中避免挪用企业流动资金。相关负责人应准备包括硬件资金、培训资金、场地资金、软件资金、顾问资金等多方面在内的资金

    4.物资工作要准备好。ERP的主要办公场所应根据实际生产布局，节约光缆光纤等昂贵价物的使用，对于场地和管线要系统安排，整体考虑，对于原先旧设备要进行适当处理，有价值的要继续使用，以便降低企业生产成本。

    综上所述，企业管理层对于外在环境应该有一个清晰的认识和判断，动态环境中的统一认识将有助于企业获取更大的企业效益。因此，外在环境变化的动态大小与企业经营战略和变化幅度呈负相关，外在环境的敌意性变化与企业经营战略和变化幅度呈正相关。企业不同阶段经营战略的制定与外在环境的匹配程度将直接影响到企业效益，有关调查数据表明，不断调整战略适应性将会提升企业的经营效益。从经营结构来说，为了始终保持企业内外较高的匹配系数，企业必须根据实际调查数据，制定合理的经营措施，动态战略匹配外在环境有利于企业优化资源配置，减轻外在恶劣环境对原先制定目标实现可能性的冲击。因此，企业内外适应度与绩效是直接挂钩的，并呈现正相关关系。

    五、结语

    ERP系统的应用一定要根据企业自身情况而定，企业应制定自身不同阶段的不同目标，在资金来源有保障的情况下，一般控制在三年以下，实际应用的时间也应控制在两年以下，第三年应该进行调整或者尝试运行。不断观察运行细则是否达到原先预定的目标，寻找差距并整合意见交由高层处理改善。ERP系统正式应用后的后期维护费用是相对较高的，企业领导应充分考虑到这笔开销，非必须情况则无需聘请专家团队，应尝试成立企业研究组，各部门信息之间相互交流和改进，对出现的小问题自行解决。另外，系统数据的安全和意外情况下数据恢复的情况应该引起企业部门的足够重视，因此，必须要有完善的责任追究机制和技术防护措施来保证系统的正常运转。上世纪九十年代提出ERP应用，但是，这项系统能否完美契合以后的发展，还需要进一步的观察和实践。随着科学技术的进步，人们对于世界的认知也时刻发生着变化，但是，ERP方向肯定是作为企业未来管理的基础方向存在。

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