关于做好文献信息采访工作的几点思考
摘 要：文献信息采访工作对于文献信息资源建设，乃至图书馆的全部工作都具有重要的作用。要做好此项工作，必须做到采访要有计划性，进行充分地调研，尽力保证所采文献信息的新颖性，并采用现场采访和书目采访相结合的采访方式。
关键词：文献信息；采访；计划性；新颖性；方式
20世纪中期以来，世界范围内的科技革命日新月异，知识总量翻番，知识更新周期缩短，人类社会已经进入知识经济和信息时代，带来了文献信息的爆炸式增长：新的文献类型不断涌现，数量也极为庞大，导致图书馆的服务和功能发生一系列变化，纸质文献信息的霸主地位受到了极大挑战。尽管如此，图书馆利用文献信息为读者服务的这一基本特征没有改变，这是图书馆服务与其他服务的最根本的区别。
在图书馆工作中，文献信息采访工作具有相当重要的位置，她为图书馆工作奠定了物质基础；是整个图书馆工作，尤其是文献信息资源建设工作的第一个环节，直接关系到分类、编目、流通、保藏、文献信息开发利用等环节的进程和质量，因此必须给予高度重视。
文献信息采访工作同其他工作一样，有着自己的特点和规律。根据笔者的体会，做好文献信息采访工作，必须遵循图书馆的方针和任务，贯彻文献信息采访的基本原则，最大限度地满足读者的阅读需要。如何实现这一目标任务？笔者以为，应做到以下几点。
1 采访工作要有计划性
为了避免采访工作的盲目性和随意性，使采访工作组织更有效，让采访人员有所遵循，并便于对采访人员进行控制，使采访工作具有连续性和稳定性，逐步形成馆藏特色，采访工作要有计划性。制订采访计划，首先要确定采访目标，包括文献信息资源建设的特色目标，采访图书的金额、类型、数量、品质。二是要制订采访的方法步骤，就整个文献信息资源建设来说，每次采访都是实现总目标的一部分，即每采访一次、每采集一件文献信息都是向这一目标的迈进和靠近；就每次采访而言，确定本次采访的重点，制订采访目录，完成采集器的数据处理。确定采访地点或优秀书商，并进行现场或书目采访。还要确定采访任务完成的具体时间和质量控制标准。
2 进行充分调研
采访工作开始之前，要经过充分调研。首先，要调研本馆的性质和任务。由于各个图书馆的读者对象不同，必然具有不同的特点和性质。比如，综合性院校图书馆和纯工科或纯文科院校图书馆的性质和特点不同，综合院校图书馆和师范院校图书馆的性质和特点也不一样，在向工科转型的师范院校图书馆的性质和特点同传统的师范院图书馆也不尽相同：既有师范院校的需要，又要考虑工科专业对文献信息的需要。
其次，要对本馆馆藏进行调研，包括本馆所藏文献信息的特点、优劣，学科结构和专业结构上缺藏情况，文献信息的配套成龍情况，即大型丛书、多卷书是否完整等。这就要求采访人员，经常深入馆藏，研究馆藏，对于缺藏的重要文献信息要作好记录并加以整理。
再次，要进行读者需求的调研，尤其是知名专家、教授的阅读倾向和阅读需求，知道读者学习、教学、科研最需要的文献信息是什么，文献信息类型是什么等，学术研究的深浅，使采访的文献信息更有会对性，更为读者所喜爱和阅读。
3 要保证采访文献信息内容的新颖性
当今世界科学技术以惊人的速度向前发展，科学知识量也以同样的速度突飞猛进，大量新理论、新知识、新观点、新技术不断涌现，同时也导致大量的知识老化、被更新和被淘汰。20世纪四十年代国外有关的研究表明，五年内知识老化25%，十年内知识老化50%，而现在，知识新陈代谢更快、周期更短。作为记录人类科学知识的文献信息不仅数量繁多，而且类型复杂，半衰期更短。所以作为一个教学科研人员需要学习新技术、新知识，汲取新的知识营养。为此，图书馆必须保证采访文献信息内容的新颖性。 首先，要采访新近出版的文献信息，一般来说，出版时间越久远，文献信息，尤其是自然科学方面的文献信息内容老化的可能性就越大，当然，社会科学方面的文献信息，尤其是工具书老化的速度会慢一些。所以，最好采访新近一、二年内出版的文献信息。其次，除了出版时间，更重要的是要审查文献信息的内容，看其理论观点、数据参数、引述的论点论据等是否为学术界的最新观点，是否反映了最新研究成果。
4 要采取以现场采访为主，书目采访为辅的采访方式
书目采访具有书目信息量大、选择范围广，信息资源稳定、系统性强，采访成本低廉、查生准确快捷等优点，但也有很多缺陷，如一些书目提供的信息欠真实和准确，文献信息到馆率低、到馆周期长等等。根据书目数据采访的文献信息，文献信息到馆率普遍在70%以下；根据图书馆有关业务规定 ，85%的文献信息应在45天内到馆，从实际情况看，由于受各种因素的影响，有些预订的文献信息很难在规定时间内到馆，有的甚至是遥遥无期。比较而言，现场采访最为可取。现场采访好处很多，主要有：一是能保证文献信息的质量。采访人员不仅能看到文献信息的名称、作者、出版单位等简单的书目信息，而且直接接触文献信息，既可以掌握她的书目数据、全部内容、章节结构、学术观点、学术倾向、学术品位、作者及出版单位信誉资质等，又能看到装帧格调、校对水平、印刷质量，甚至使用的介质等级等，因此，能较好地把握所采文献信息全部信息，从而避免单凭文献名称等简单书目数据采访，避免以偏概全、瞎子摸象，避免采进陈旧过时、质量低劣、有政治或学术错误、印刷装帧粗制滥造的文献信息，以致于降低馆藏文献信息的质量，给读者的阅读带来这样或那样的不良影响。 二是现场采访往往能获得到左右逢源、触类旁通的效果。比如，能在众多同名、同类或相邻类别的文献信息中取舍比较，大大拓宽选择文献信息的范围和视野，优中选优，从中找到最符合本馆需要的文献信息，书目采访很难有这样的效果出现。 如果找不到想要采访的某件文献信息，可以甄别比较，从文献信息中找到可以替代的文献信息。三是采访周期短。现场采访是采访人员在新华书店或文献市场采访，文献信息集中，往往一两个工作日就能完成几万件甚至十几万件文献信息的采访任务。四是文献信息到馆周期短。每当完成一批文献信息的采访任务后，文献信息供应商经过配货和书目数据加工后，很快就能到馆、与读者见面。
当然现场采访也有一些不足。一是查重质量不高，容易造成重购。一方面，由于现场采购一般是利用采集器通过书商提供的 ISBN号文献信息来查重 ，有些文献信息由于ISBN 号不准确，或者一号多书，这时查重就会不准确。另一方面，利用文献采集器查重有时间差的局限性。通过采集器对本馆的书目数据进行查重后，才把需要购买的书目信息提供给供应商，然后再由供应商根据本馆采集器采入文献信息的订单组织货源、发货，而这期间其他文献的采购工作也在同时进行，这样，对于在这个时间范围问内已购买的文献无法提供查重数据，导致重购的结果。二是采访广度不够，容易出现漏购现象。由于现场采集时间紧，馆藏信息难以使用或来不及使用，对一些大型丛书或多卷书等成龙配套的系列文献，最容易漏订。另外，因为图书馆文献采购具有品种多、册数少、单册价格低，采购数量大，又要求进行分编加工等特点，特别是一些学术性、专业性比较强的图书，由于利润低等原因，供应商往往不愿意提供货源，这样就会容易造成漏购现象。
所以，必须采取以现场采访为主，书目采访为辅的采访方式，从效益、效率、成本、質量等几方面去考虑，在采访经费有限的情况下，采访工作必须遵循美国著名图书馆学家杜威先生提出的“ 三最”原则，即用最小的成本为最多的读者提供最好的图书。
5 信息灵通
一个好的采访人员，要像新闻记录那样，眼观六路耳听八方，要有灵敏的文献信息嗅觉和分析判断、去伪存真的鉴别能力，善于捕捉和掌握新文献信息的消息，掌握文献信息出版的脉络和气候，掌握有关部门和读者的科研动态，掌握教材编印出版的动态，以及国内外文献信息出版、发行新动向。利用各种机会搜集、了解出版信息。如文献信息展览会、新闻发布会、推介会等，广开文献信息之源。采取各种途径，邮购或外出购买，千方百计地搜集、访求、交换和购买。利用各种媒介和手段搜集文献信息出版信息，除了传统的电视、报纸、杂志等媒介外，还应重视互联网、手机、微博、微信、公众号和客户端等新兴媒介。
参考文献
[1] 张丽萍.高校图书馆采访方式与质量控制[J].榆林学院学报，2008，18（6）：95— 6.
[2] 陈学清.中文图书采访决策模式的选择性分析[J].图书馆论坛. 2010 （ 4 ）：14.
作者简介
赵元章（960-），河南省宁陵县人，研究馆员，主要从事文献信息资源建设和图书馆管理研究。
关键词：文献信息；采访；计划性；新颖性；方式
20世纪中期以来，世界范围内的科技革命日新月异，知识总量翻番，知识更新周期缩短，人类社会已经进入知识经济和信息时代，带来了文献信息的爆炸式增长：新的文献类型不断涌现，数量也极为庞大，导致图书馆的服务和功能发生一系列变化，纸质文献信息的霸主地位受到了极大挑战。尽管如此，图书馆利用文献信息为读者服务的这一基本特征没有改变，这是图书馆服务与其他服务的最根本的区别。
在图书馆工作中，文献信息采访工作具有相当重要的位置，她为图书馆工作奠定了物质基础；是整个图书馆工作，尤其是文献信息资源建设工作的第一个环节，直接关系到分类、编目、流通、保藏、文献信息开发利用等环节的进程和质量，因此必须给予高度重视。
文献信息采访工作同其他工作一样，有着自己的特点和规律。根据笔者的体会，做好文献信息采访工作，必须遵循图书馆的方针和任务，贯彻文献信息采访的基本原则，最大限度地满足读者的阅读需要。如何实现这一目标任务？笔者以为，应做到以下几点。
1 采访工作要有计划性
为了避免采访工作的盲目性和随意性，使采访工作组织更有效，让采访人员有所遵循，并便于对采访人员进行控制，使采访工作具有连续性和稳定性，逐步形成馆藏特色，采访工作要有计划性。制订采访计划，首先要确定采访目标，包括文献信息资源建设的特色目标，采访图书的金额、类型、数量、品质。二是要制订采访的方法步骤，就整个文献信息资源建设来说，每次采访都是实现总目标的一部分，即每采访一次、每采集一件文献信息都是向这一目标的迈进和靠近；就每次采访而言，确定本次采访的重点，制订采访目录，完成采集器的数据处理。确定采访地点或优秀书商，并进行现场或书目采访。还要确定采访任务完成的具体时间和质量控制标准。
2 进行充分调研
采访工作开始之前，要经过充分调研。首先，要调研本馆的性质和任务。由于各个图书馆的读者对象不同，必然具有不同的特点和性质。比如，综合性院校图书馆和纯工科或纯文科院校图书馆的性质和特点不同，综合院校图书馆和师范院校图书馆的性质和特点也不一样，在向工科转型的师范院校图书馆的性质和特点同传统的师范院图书馆也不尽相同：既有师范院校的需要，又要考虑工科专业对文献信息的需要。
其次，要对本馆馆藏进行调研，包括本馆所藏文献信息的特点、优劣，学科结构和专业结构上缺藏情况，文献信息的配套成龍情况，即大型丛书、多卷书是否完整等。这就要求采访人员，经常深入馆藏，研究馆藏，对于缺藏的重要文献信息要作好记录并加以整理。
再次，要进行读者需求的调研，尤其是知名专家、教授的阅读倾向和阅读需求，知道读者学习、教学、科研最需要的文献信息是什么，文献信息类型是什么等，学术研究的深浅，使采访的文献信息更有会对性，更为读者所喜爱和阅读。
3 要保证采访文献信息内容的新颖性
当今世界科学技术以惊人的速度向前发展，科学知识量也以同样的速度突飞猛进，大量新理论、新知识、新观点、新技术不断涌现，同时也导致大量的知识老化、被更新和被淘汰。20世纪四十年代国外有关的研究表明，五年内知识老化25%，十年内知识老化50%，而现在，知识新陈代谢更快、周期更短。作为记录人类科学知识的文献信息不仅数量繁多，而且类型复杂，半衰期更短。所以作为一个教学科研人员需要学习新技术、新知识，汲取新的知识营养。为此，图书馆必须保证采访文献信息内容的新颖性。 首先，要采访新近出版的文献信息，一般来说，出版时间越久远，文献信息，尤其是自然科学方面的文献信息内容老化的可能性就越大，当然，社会科学方面的文献信息，尤其是工具书老化的速度会慢一些。所以，最好采访新近一、二年内出版的文献信息。其次，除了出版时间，更重要的是要审查文献信息的内容，看其理论观点、数据参数、引述的论点论据等是否为学术界的最新观点，是否反映了最新研究成果。
4 要采取以现场采访为主，书目采访为辅的采访方式
书目采访具有书目信息量大、选择范围广，信息资源稳定、系统性强，采访成本低廉、查生准确快捷等优点，但也有很多缺陷，如一些书目提供的信息欠真实和准确，文献信息到馆率低、到馆周期长等等。根据书目数据采访的文献信息，文献信息到馆率普遍在70%以下；根据图书馆有关业务规定 ，85%的文献信息应在45天内到馆，从实际情况看，由于受各种因素的影响，有些预订的文献信息很难在规定时间内到馆，有的甚至是遥遥无期。比较而言，现场采访最为可取。现场采访好处很多，主要有：一是能保证文献信息的质量。采访人员不仅能看到文献信息的名称、作者、出版单位等简单的书目信息，而且直接接触文献信息，既可以掌握她的书目数据、全部内容、章节结构、学术观点、学术倾向、学术品位、作者及出版单位信誉资质等，又能看到装帧格调、校对水平、印刷质量，甚至使用的介质等级等，因此，能较好地把握所采文献信息全部信息，从而避免单凭文献名称等简单书目数据采访，避免以偏概全、瞎子摸象，避免采进陈旧过时、质量低劣、有政治或学术错误、印刷装帧粗制滥造的文献信息，以致于降低馆藏文献信息的质量，给读者的阅读带来这样或那样的不良影响。 二是现场采访往往能获得到左右逢源、触类旁通的效果。比如，能在众多同名、同类或相邻类别的文献信息中取舍比较，大大拓宽选择文献信息的范围和视野，优中选优，从中找到最符合本馆需要的文献信息，书目采访很难有这样的效果出现。 如果找不到想要采访的某件文献信息，可以甄别比较，从文献信息中找到可以替代的文献信息。三是采访周期短。现场采访是采访人员在新华书店或文献市场采访，文献信息集中，往往一两个工作日就能完成几万件甚至十几万件文献信息的采访任务。四是文献信息到馆周期短。每当完成一批文献信息的采访任务后，文献信息供应商经过配货和书目数据加工后，很快就能到馆、与读者见面。
当然现场采访也有一些不足。一是查重质量不高，容易造成重购。一方面，由于现场采购一般是利用采集器通过书商提供的 ISBN号文献信息来查重 ，有些文献信息由于ISBN 号不准确，或者一号多书，这时查重就会不准确。另一方面，利用文献采集器查重有时间差的局限性。通过采集器对本馆的书目数据进行查重后，才把需要购买的书目信息提供给供应商，然后再由供应商根据本馆采集器采入文献信息的订单组织货源、发货，而这期间其他文献的采购工作也在同时进行，这样，对于在这个时间范围问内已购买的文献无法提供查重数据，导致重购的结果。二是采访广度不够，容易出现漏购现象。由于现场采集时间紧，馆藏信息难以使用或来不及使用，对一些大型丛书或多卷书等成龙配套的系列文献，最容易漏订。另外，因为图书馆文献采购具有品种多、册数少、单册价格低，采购数量大，又要求进行分编加工等特点，特别是一些学术性、专业性比较强的图书，由于利润低等原因，供应商往往不愿意提供货源，这样就会容易造成漏购现象。
所以，必须采取以现场采访为主，书目采访为辅的采访方式，从效益、效率、成本、質量等几方面去考虑，在采访经费有限的情况下，采访工作必须遵循美国著名图书馆学家杜威先生提出的“ 三最”原则，即用最小的成本为最多的读者提供最好的图书。
5 信息灵通
一个好的采访人员，要像新闻记录那样，眼观六路耳听八方，要有灵敏的文献信息嗅觉和分析判断、去伪存真的鉴别能力，善于捕捉和掌握新文献信息的消息，掌握文献信息出版的脉络和气候，掌握有关部门和读者的科研动态，掌握教材编印出版的动态，以及国内外文献信息出版、发行新动向。利用各种机会搜集、了解出版信息。如文献信息展览会、新闻发布会、推介会等，广开文献信息之源。采取各种途径，邮购或外出购买，千方百计地搜集、访求、交换和购买。利用各种媒介和手段搜集文献信息出版信息，除了传统的电视、报纸、杂志等媒介外，还应重视互联网、手机、微博、微信、公众号和客户端等新兴媒介。
参考文献
[1] 张丽萍.高校图书馆采访方式与质量控制[J].榆林学院学报，2008，18（6）：95— 6.
[2] 陈学清.中文图书采访决策模式的选择性分析[J].图书馆论坛. 2010 （ 4 ）：14.
作者简介
赵元章（960-），河南省宁陵县人，研究馆员，主要从事文献信息资源建设和图书馆管理研究。
