“跨学科、跨领域、跨机构”科研项目电子文件归档探析

    吴春明

    

    摘要：本文在分析跨学科、跨领域、跨机构科研项目电子文件归档存在问题和原因的基础上，提出电子文件归档的策略，为新形势下“三跨”科研项目电子文件归档提供具有可操作性的归档措施。

    关键词：科研项目电子文件归档

    随着科研活动日益社会化、信息化，科研项目呈现出向跨学科、跨领域、跨机构（简称“三跨”）的趋势发展。与传统科研项目档案相比，“三跨”科研项目档案具有含金量大、产生的源头多、时间跨度长、空间跨度大、涉及的人员复杂、及时归档和同步利用的矛盾格外突出等特点。做好相关电子文件归档，是保障项目档案完整性的需要，是解决归档与同步利用及资源共享矛盾的需要，也是今后产研转化的需要。传统科研档案归档时间、归档流程和归档方法已难以满足实际需求，需要我们探索新的归档方法和流程。

    一、“三跨”科研项目电子文件归档存在的问题

    “三跨”科研项目电子文件归档包括对原生电子文件（内容、相关元数据）和再生电子文件（包括数字化纸质文件）的归档。与传统科研组织形式的科研项目比，“三跨”科研项目具有周期长、参与机构多、地域分散、学科和领域跨度广等特点，其电子文件归档存在以下三个问题：

    （一）项目电子文件保管分散

    “三跨”科研项目涉及的学科、机构、领域、人员多，这些不同源头而又围绕同一项科研活动产生的档案构成了“三跨”科研项目的全部档案。对中国科学院“三跨”项目进行调研发现：20个项目涉及20个依托单位、57个参加单位、12个地区和43个学科[1]。同时，从项目的申请、立项、科研过程、项目结束到奖项申请，涉及的人员多，包括项目（课题）负责人和参加人、专家咨询人员、项目管理人员和财务管理人员等，导致项目电子文件源头多，保管分散，如项目申请文件、立项文件、合同文件、阶段验收文件、结题验收文件等项目管理性文件保存在项目主管部门、依托单位和各参加单位的管理部门；设计文件、实验记录、技术报告等科研过程文件则保存在各参加单位项目组中；关键技术配方、工艺参数等则保存在不同参加单位的科研人员手中。

    （二）项目电子文件归档率低、完整性差

    完整性包括两个层面的含义：一是项目形成的电子文件和其他形式的相关文件（非电子文件）数量齐全；二是每一份电子文件的内容与元数据信息完整。“三跨”科研项目的电子文件归档率普遍很低、完整性差，处于严重的流失状态。有的仅仅打印成纸质文件进行归档，但其中大量电子文件根本无法以纸质文件的形式脱机保存；有的根本没有进行电子文件归档，任其散失在各处；有些项目虽然移交了电子数据，但相关的元数据并没有一并归档。在对中国科学院20个“三跨”科研项目的调研表明电子文件的归档率普遍偏低。“三跨”项目周期较长，一般需要3-5年，其产生的科研项目电子文件分散保存于各参加机构的不同人员的个人计算机和其他科研设备中，很容易造成电子文件的散失。同时，有的科研人员认为这是自己的研究成果，不愿意交出相关档案；还有的认为科研结果的相关档案上交即可，相关过程档案不用归档等；有的仍然以纸质文件归档的方式对电子文件进行归档。造成的结果是：有的科研项目只有立项批文，没有立项合同；有的科研课题只有申请材料，而没有成果鉴定材料；有的缺少技术配方、工艺参数、关键数据等核心文件；有的缺少科研过程中产生的实验数据、测试技术等过程性文件；有的仅仅把电子文件的内容归档，而缺少相关的反映文件背景的元数据。科研项目电子文件这种归档状况使科研档案的完整性大打折扣，也对当前和今后的利用、产研转化及长期保存带来不利影响。

    （三）项目电子文件可读性差

    电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础。电子文件类型和格式的多样性、对软硬件及运行环境的依赖，给保障其可读性带来了挑战。“三跨”科研项目电子文件种类复杂、格式多样，既有文本文件、数据文件，也有图形文件、图像文件、影像文件、声音（或音频）文件、程序（命令）文件，还有多媒体文件、超文本文件、超媒体文件等，而每一种类型均具有许多格式，有的甚至多达几十种、近百种，个人或机构独自定义的个性化格式也很常见。每种格式的电子文件特点和元数据都不一致。有的多种格式并存归档，有的直接转化成纸质文件进行归档，有的仅仅归档电子文件内容而没归档相关的元数据等，这些都导致项目电子文件可读性极差。

    二、“三跨”科研项目电子文件归档存在问题原因分析

    “三跨”科研项目电子文件归档存在以上问题有其特有的原因，具体来说包括以下三个方面：

    （一）缺乏针对“三跨”科研项目的顶层设计和电子文件归档管理通用软件

    “三跨”科研项目由于涉及的单位多，相关单位各有自己的电子文件系统，科研过程中还用到专用的设备，产生的电子文件在各自的系统中流转，相关的运行环境、依赖的软件、文件的格式各不相同。相关项目在项目之初对电子文件的归档制度、归档时间、归档流程、归档方法和电子文件归档管理通用软件等的顶层设计考虑不足，甚至没有考虑，往往项目结束了，相关的电子文件还分散在不同的系统，甚至存储于个人电脑中。对于涉及数个甚至数十个单位、研究周期长的“三跨”科研项目来说，一旦没做好顶层设计，就无法做好相关电子文件的归档工作。

    （二）缺乏针对“三跨”科研项目具体可操作的归档流程和过程监管

    “三跨”科研项目电子文件的归档流程应该实现从文件设计、生成、流转到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理。这一流程应该跟“三跨”科研项目流程相符，能够实现实时归档、定期归档和同步利用，保证每一阶段、每个环节的电子文件都及时归档，这样既保障电子文件的相关特性，又能满足项目人员频繁利用和共享资源的需求；同时，这一流程应该操作简便，能让相关人员很容易掌握相关技能并实施归档。《电子文件归档与管理规范》（中华人民共和国国家标准GB/ T18894-2002）和国家档案局发布的《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）对电子文件归档有一定的描述，但没有具体针对“三跨”科研项目这样电子文件情况复杂的具体可操作的归档流程和过程管理。目前有的电子文件归档流程更多的是针对比较规范的文书电子文件，无法满足“三跨”科研项目的需求。没有相应的流程，无法对电子文件进行全程管理，无法把握好相关环节，很容易造成电子文件的失控，使得电子文件的真实性、完整性、有效性得不到保障，甚至造成电子文件的散失。

    （三）缺乏对“三跨”科研项目电子文件归档的制度保证

    “三跨”科研项目各参与机构和人员在任务设定时更多的是针对项目研究，重视项目成果，而在档案职责方面设定很少，只是作为一个附加的职责，没有把归档工作列入岗位职责，档案工作做得好与坏对工作业绩、职务晋升和项目奖项申请没影响，这很容易造成相关人员对归档工作不够重视，甚至根本不重视；同时，这是一个因特定任务临时组建的团队，并不隶属于某一个单位，项目完成，团队即解散，对相关人员的约束力不够；另外，各单位虽有针对本单位相关的科研项目归档制度，但是缺乏针对“三跨”科研项目的制度保证，奖励（惩处）力度不够。除了制度方面，相关人员档案意识薄弱。很多人是兼职档案员，缺乏系统的档案专业知识，对“三跨”科研项目档案的价值及其对国家科学发展所起的作用没有足够的认识；一些科研人员认为这是自己研究出来的，应该是属于自己的财产，应该保护其产权；还有一些科研人员出于同行竞争评职称、评奖等利益驱动的需要，怕上交后泄露核心材料，不愿意把相关档案移交给科研管理部门或档案馆，就算因为规定而不得不移交，也仅仅移交非关键材料，而把原始核心材料留在自己手里。

    三、做好“三跨”科研项目电子文件归档的措施

    针对“三跨”科研项目电子文件存在的问题和原因，笔者认为做好相关归档工作有以下措施：

    （一）顶层设计，标准先行

    做好顶端设计可以使“三跨”科研项目电子文件归档工作标准化，并利于日后数据的对接和交换。第一，相关系统设计、归档制度和办法及相关元数据标准应以国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）和《科学技术研究档案管理暂行规定》（1987-3-20日）及《电子文件元数据标准》等通用标准为基础。第二，应结合“三跨”科研项目的特点和依托单位的实际情况，确定归档范围、归档方式、归档时间、归档要求、归档流程等。第三，应充分利用依托单位现有的OA系统设计相应的电子文件归档管理通用系统（模块），这样能够节约系统开发时间成本和费用，更重要的是能够更好地对在OA系统中产生的“三跨”科研项目电子文件进行归档。这一系统（模块）应该能满足对“三跨”科研项目中产生的一些常见的电子文件（包括元数据）进行归档；而对一些特殊格式的文件，则应该能转化为通用型电子文件在系统中进行归档；无法转换的则将文件与软件一同打包保存。第四，在进行设计时，应兼顾跟档案馆电子文件接收系统的对接。如中国科学院的“三跨”项目，可以依托现有的ARP系统，根据项目的特点，对系统进行改造，使之能够满足对项目电子文件内容及元数据的归档，并将电子文件预归档等流程环节嵌入进去；同时，考虑跟中国科学院档案馆接收进馆相关系统的对接，避免系统依据标准不一致，日后无法接收进馆。

    （二）将过程管理嵌入到项目流程中

    随着项目的展开，电子文件不断在各业务流程中生成，且逐渐增多，应将过程管理嵌入到项目流程（项目立项-项目研究-中期检查-项目结题-奖项申报-产研转化）中。首先，应充分利用“集中统一管理制度”、“三纳入、四同步”制度，将过程管理纳入项目流程的各个环节，依靠行政干预，做到有章可循。其次，依据“档案部门对建档工作的监督、指导、审查制度”、“课题负责人归档责任制”加大指导力度，明确项目主管部门、依托单位、各参加单位的归档职责，严格标准，规范管理，确保项目档案工作与项目进程同步，确保文件材料的质量，确保档案的完整、安全保管和有效利用。第三，依照“归档分工制度”，建立“档案馆人员-档案室人员-项目兼职档案员”工作链，相关人员在项目实施过程中各司其职、紧密协作并及时沟通，把控好项目中的每一环节，将发现的问题反馈至相应环节的责任人。

    （三）采用逻辑归档和物理归档相结合的归档方式，建立归档流程

    “三跨”科研项目由于周期长、产生电子文件的源头多，等到项目完成后再进行归档容易导致项目档案不完整和相关电子文件的元数据缺失，可以采用逻辑归档和物理归档相结合的归档方式，建立适合于“三跨”科研项目的归档流程（见图1归档流程图）。所谓逻辑归档，是指将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。[2]在“三跨”科研项目开展过程中，电子文件一经生成定稿即进行逻辑归档。逻辑归档也是一个预归档的过程，能够解决归档与利用的矛盾。所谓物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。[3]物理归档时档案部门不强求原机构删除机构系统内已经移交的电子文件，其归档方式与传统的纸质档案归档类似，其优点是减轻电子文件形成机构的文件管理负担，电子文件的安全和利用得到加强。逻辑归档和物理归档相结合的归档方式既有利于保持电子文件的完整性和真实性，又可以保持电子文件的长期可读性，也方便项目相关人员对档案信息的频繁查考利用和资源共享，解决了归档与利用之间的矛盾。

    （四）加强宣传、增强相关人员的档案意识

    档案部门要不断进行宣传，增强相关人员的档案意识，从“要我归档”变成“我要归档”，积极主动的做好科研项目材料的积累和归档工作。首先，要强调“三跨”项目投资金额巨大，相关档案含金量高，关系到国家科技发展的历史记录和日后的产研转化；其次，要强调电子文件及时归档的重要性，是信息时代资源共享的重要基础；第三，宣传科研项目档案是国家科技资源储备的一种重要形式，是自己作为科研人员进行科研活动产生的成果，属于国家所有，而不是个人所有；第四，归档能更好地保护知识产权，而不是使知识产权受到侵犯。

    综上所述，对“三跨”科研项目档案情况的调研结果为我们敲响了“三跨”科研项目电子文件归档的警钟。信息技术日新月异，人们对信息利用服务的要求也越来越高。无论从“三跨”科研项目的大投入、档案的高含金量，还是从资源共享利用和今后的产研转化来看，做好相关电子文件的归档工作都迫在眉睫。如果不抓住时机，尽快建立健全“三跨”科研项目电子文件的管理体系，改进归档流程、归档方法，提高归档效率和归档质量，那么，对我国科研历史的记录和国家科技的强大将造成无法弥补的重大损失。

    注释：

    ①中国科学院院政研会行政管理分会档案工作研究组对创新三期重大项目档案情况调研结果

    作者单位：中国科学院档案馆