技工院校档案管理存在的问题及对策

    丁枚

    随着时代的发展进步，教育改革也在不断深入，技工院校的档案管理工作也越来越受到人们的关注。技工院校档案管理是当前教育事业的一个重要的组成部分，也是技工院校培养人才、服务社会的直接记录。伴随着现代科技的快速发展，信息量在不断增长，人们的思想观念也在发生改变， 网络信息技术被广泛应用于社会各个领域，信息的处理量也越来越大。而当前技工院校的档案管理工作还不够规范，档案管理所需的基础设施建设还相对滞后。因此，技工院校的档案管理工作应抓住机遇，加大档案人才队伍建设，加强组织领导，使档案管理工作更好地服务于学校的发展。

    一、档案管理工作存在的问题

    随着我国教育体制不断深化改革，技工院校的档案管理工作也需要适应时代发展的要求。技工院校档案是指在以往的办学活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。它伴随着学院的建立、发展而日渐积累和丰富，真实记载了学校教育发展事业的奋斗历程，全面反映了学校最基本的职能活动，是学校宝贵的精神和文化财富，对学校回顾历史、指导工作、规划未来具有重要的意义。因此档案管理工作如何做好，需要引起各级领导的重视。而对于技工类高职院校档案管理工作来说，基本上还在延续原来的管理模式，种种原因造成档案管理缺乏创新，无法保证对档案进行系统、安全的管理，加上信息系统和管理软件要定期维护、升级，需要消耗一定的时间和人力，这些问题导致技工院校档案管理工作滞后且难以取得大的发展。

    （一）档案工作人员整体综合素质不适应、缺乏专业性

    很多技工院校的档案管理工作，都是由学院根据需要安排的其他工作人员，缺乏必要的专业知识和专业素质，加上领导对档案工作的重视程度有限，导致档案管理工作成为学校无人问津的一个部门。而当前档案管理工作已经不是简单的档案保管，档案工作人员需要与时俱进，具备专业的档案管理工作技能和较高的综合素质，并掌握一定的计算机应用技术。我国的网络信息技术在不断提高，应用范围不断扩大，档案实现信息化管理已经势在必行，大量的学院档案需要计算机录入，形成电子文档，以便于使用者随时调取。但是目前档案管理工作人员很多都不具备专业的管理技能，严重影响了档案管理工作的发展进步。学院的档案管理工作面对全校师生，其管理工作必然涉及到网络信息技术的专业应用。档案信息化建设离不开技术人才的支持，所以现有的档案管理人员无法满足新形势下档案管理的要求。

    （二）档案工作人员缺乏服务意识

    很多技工院校的档案管理工作可以說是无人问津，校领导重视程度不够，档案管理工作人员业务知识缺乏，加上档案管理模式落后，信息更新不及时。认为档案管理工作仅仅是保存学校的历史资料和学生教师的档案，如果需要查找档案也是你要查什么我就给你找什么，这时就有可能出现资料不全、信息缺失等问题，因而影响了档案资料的使用效率和作用，也暴露出档案管理者缺乏档案服务和利用意识。满足利用者的需求也就更无从谈起了。

    （三）现行的档案管理模式滞后

    针对现代办公条件下电子文件和电子档案的大量产生，实现档案一体化管理模式是极其必要的。从我国技工院校档案管理工作的发展情况来说，管理模式还普遍原始落后，档案人员的查全率、查准率还不高，且存在查找时间长、手工检索慢等问题。“手写归档”的现象也仍然存在，这都严重降低了档案管理工作效率和档案使用率。档案信息系统建设不完善，管理软件落后或不统一，即使利用电脑对信息进行归档，也可能存在信息不完善的问题，从而不能满足教师和学生的需求。同时，原有的档案管理制度不创新，也不能适应当前信息化的发展。

    二、提升档案管理工作质量和水平的对策

    学院档案管理工作要适应发展的需要，不仅要提高管理层次，更要从思想上加大重视力度，提高档案服务意识，完善档案管理制度，从多方面着手促进档案管理的进步。要切实做好技工院校档案管理工作，应该从以下三个方面加以改进。

    （一）完善和创新档案管理工作机制

    档案工作是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作。是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。加强学校档案管理工作，无论是在总结教育工作经验，探索、掌握教育工作规律方面，还是维护教育、科研和管理人员合法权益方面，都具有不可估量的作用。尤其在技工职业教育竞争愈演愈烈的今天，档案工作在扩大学校影响力和知名度、争创教育品牌，促进学院和谐发展等方面具有不可忽视的作用。而目前，我国很多技工院校的档案管理工作并不是一个独立的部门，而是隶属于学校的行政部门或者办公室业务部门，抑或是党政办公室的分支，主要工作是贯彻落实学校的具体要求，而非针对档案管理工作制定计划。这种管理模式已经不适应学校现代化管理的要求，也影响到技工院校档案管理工作的进一步发展。因此技工院校要进一步加强和完善学院的科学管理体制，从本院实际出发，摸索经验，对档案管理工作进行改革创新，使档案管理工作相对独立，同时赋予档案管理工作一定的自主管理权，激励和激发工作人员的创造活力，不断满足师生对档案的利用需求。

    （二）转变思想观念，提高业务素质

    学院领导要对档案部门给予更多的重视，在人员配置上克服盲目性和随意性，优化人员结构。档案工作人员要改变过去墨守成规的保守思想，转变重保管、轻利用的观念。要充分认识到提高自身素质的紧迫性，不断学习先进的管理知识，不断更新自身的业务知识，改变传统落后的管理思想和管理方式，树立超前意识、创新意识，做到政治上合格、思想上成熟、业务上精通，力争使自己成为一个一专多能的复合型档案管理人才。也只有提高档案人员的素质，建立一支高素质、与时俱进的复合型多层次的档案队伍，才能实现档案工作可持续发展。

    （三）创新管理手段，促进档案管理工作规范化、标准化

    当今世界，网络信息技术日新月异，已全面融入社会生产生活。档案管理工作的发展趋势也必然是网络化、信息化、数据化，和传统的档案工作相比，它使得档案工作的质量更高，效率也有了显著的提升。因此，科技信息技术的融入，是技工院校档案管理工作的重点。学校应该加快推进建立档案数据库工作，以提高档案的检索准确度和速度。加大档案工作宣传力度，提高档案管理意识，同时，学校要针对自身的发展情况，增加对档案管理人力物力的投入，配备档案专管人员，做到机构健全，人员落实，每年档案工作订目标、有计划，职责明确，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，科学利用有目标。建立有效的激励机制，创新管理手段和管理制度，整合档案资源，规范档案管理，不断提高档案管理水平和综合服务能力。及时做好档案管理系统的升级工作，实现档案管理系统与办公自动化系统的有效连接，全面提高档案管理的信息化水平，以更好的满足学校日益增长的服务需求。

    从档案形成部门的源头开始抓起，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，且具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。加强档案管理工作力度，明确档案工作职责，建立科学有效的管理制度，使技工院校档案管理建设纳入规范化、制度化、科学化的轨道。

    （作者单位：济南市技师学院）