信息化时代高校档案管理的风险分析及对策探究
雷虹+黄河
摘 要：在信息化时代背景下开展高校档案管理工作，校领导应该积极引进新型档案管理技术，提升档案管理的安全性。应用计算机工具进行档案管理，技术人员应该做好资料的收集与准确性的鉴别工作。在档案管理活动中，使用新型的软件系统，采用新维度进行档案资料录入，满足学生成长和发展的需要。本文从信息化时代高校档案管理的风险展开讨论，提出几点有利于档案管理工作高效开展的可行性建议。
关键字：信息化时代；高校档案；材料管理；风险控制
1 信息化时代高校档案管理活动中存在的风险分析
当前高校档案管理工作中存在一些不足之处，导致档案材料信息管理质量不够高。档案资料收集方式比较落后，采用小功率的扫描仪进行档案材料的读取，导致纸质、胶片类档案材料信息化转换效率比较低。
工作人员对于档案材料和图表数据真实性审核不够严格，导致原始档案材料信息录入失真。学校方面对于网络安全防护系统开发建设力度不够，对于软件开发缺少必要的资金投入，在软件功能板块开发中没有立足于本校实情开展功能适应性建设，外购的档案管理系统不能满足本校档案管理活动的需要。在高校档案管理活动中，学校方面没有建立严密的档案管理操作流程，木马防火墙版本比较落后，导致档案材料档案系统被攻击的风险比较大。高校档案文件库硬盘较小，储存大量文件信息时，造成WEB服务器负担较重运行速度较慢。学校方面档案风险管控理念比较落后，没有建立现代档案信息安全保护系统，导致高校档案管理体系漏洞百出。没有建立专人负责的档案安全管理制度，导致病毒查杀工作未能按时进行，忽视了对信息数据的修复，导致档案数据信息出现缺失问题。对档案检索功能板块设计不够合理，数据排序方式不够合理，导致工作人员在查询档案时耗时过多。一些高校采用开放式的档案室管理制度，导致一些不明身份的人员随意进入档案室，对文件信息的安全性造成威胁。
2 信息化时代高校档案管理的风险防控及对策探究
（一）采用高效的档案材料管理技术，完善档案录存体制
在信息化时代高校档案管理活动中，积极开展档案风险控制工作，显著提升高校档案管理的整体质量。
在高校档案管理活动中，教师应该做好资料收集工作，采用扫描机设备对纸质档案材料进行影印，采用电子化的档案管理方式，对高校档案进行分类管理。在档案材料的管理活动中，技术人员应该按照不同的维度，对不同类别的材料内容进行分层次处理。按照不同的专业和年级的类别，进行高校档案的分类化整理。在档案管理活动中，工作人员应该认真对资料的真伪性进行鉴别，并且按照一定的统计方法，对材料信息中数据的准确性进行核对。在档案材料收集和整理活动中，工作人员应该按照不同院系的资料数据建档，并且按照一定的信息数据编辑方法进行编目的整理工作。应用新型的信息化档案材料管理技术，对高校档案材料管理模块进行优化，体现信息化管理模式下档案材料查询、调取的便捷性。在档案材料数字化建设活动中，校领导应该积极采购信息化核心设备。使用高速扫描仪和微缩胶片扫描技术，对档案室内的传统纸质材料进行再次扫描和录存。
（二）建立高素质档案管理队伍，做好信息防泄漏处理
加强档案数据信息的防泄漏管理，定期组织对档案管理人员进行集中培训。主要培训档案信息库日常性安全操作技巧，并且使用最新型的档案密保管理方式，对档案信息库安全性进行加密。
在对档案管理人员进行技能培训的过程中，校领导人应该注重中层管理干部培养，对于软件管理技术骨干人员进行能力拓展建设。安排责任心较强、业务能力突出的工作人员前往名优企业或者高校科研档案管理部门学习经验。在新型的档案材料管理软件设计开发活动中，注重档案管理功能化开发。优化档案检索工具，按照互联网数据排序的方法，对档案信息化建设流程进行优化。使用按学号对应性查询档案材料的方式，提高档案查询与调取借阅的方便性。为了防止高校档案材料数据的丢失，采用备份管理的方式，对高校档案信息进行整理。采用电子文件归档和电子文件管理的标准化处理方式，积极应用电子签名服务器管理技术和电子文件中心管理系统。
（三）建立科学的档案信息化管理模式，对档案库进行安全升级
学校方面应该建立互联网环境下的现代档案信息管理模式，对高校档案数据中的病毒进行定期查杀，并且安排专人负责每周的档案系统检查与维护工作，及时对高校档案系统中的漏洞进行修复。在档案信息安全保障方面，加强网络安全系统的升级防护。
使用通用型的防火墙软件，并且采用VPN网关入侵数据检验技术，提升档案管理系统结构的稳定性。采用数字签名技术，结合档案管理密保系统的动态验证码方式，防止档案数据库被非法入侵。在档案数据储存结构检查方面，使用光盘载体检测仪器，定期对高校档案库中的核心文件进行扫描，确保档案信息文件载体没有病毒附着。及时地对受损文件夹进行修复，采用专项信息修复工具及软件，对信息化档案材料管理系统构架进行安全升级，有效抵御档案信息病毒入侵风险。在WEB服务器上为信息化时代高校管理活动提供技术支持，提升电子文件中心管理系统的安全性，安装新型的防火墙，防范网络上的木马病毒入侵。定期对文件管理中心系统进行病毒查杀，确保数据库服务器运行正常。
3 结束语
在信息技術时代信息量高速增长的背景下，推动高效档案适应性的数字化管理模式改革，切实提高档案信息管理人员的工作效率。采用专业的信息化档案材料管理和转化设备，对档案材料的纸质、声像、胶片档案进行格式转化和再处理。做好高校学生档案的电子文件归档工作，升级档案的存储硬盘，严格管理外来优盘的插入，防止不明来源的文件病毒通过移动硬盘插拔的方式传播。高度重视档案文件的数字化管理建设，建立与互联网应用环境特征相适应的管理体系。
参考文献
[1] 沈静.高校档案管理信息化的优势及安全风险评估研究[J].四川教育学院学报，2011，27（14）：110-14.
[2] 田涛.信息化对西部高校档案管理工作的挑战与机遇[J].青海大学学报（自然科学版），2014，32（13）：189-191.
[3] 李建春.拓展地方高校档案资源的信息化服务领域探析[J].山西档案，2014，（10）：172-174.
[4] 郝惠君.高校档案管理现代化、信息化、网络化刍议[J].兰台世界，2008，（16）：141-142.
[5] 杨凤莲.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].办公室业务，2016，（13）：140-40，42.
摘 要：在信息化时代背景下开展高校档案管理工作，校领导应该积极引进新型档案管理技术，提升档案管理的安全性。应用计算机工具进行档案管理，技术人员应该做好资料的收集与准确性的鉴别工作。在档案管理活动中，使用新型的软件系统，采用新维度进行档案资料录入，满足学生成长和发展的需要。本文从信息化时代高校档案管理的风险展开讨论，提出几点有利于档案管理工作高效开展的可行性建议。
关键字：信息化时代；高校档案；材料管理；风险控制
1 信息化时代高校档案管理活动中存在的风险分析
当前高校档案管理工作中存在一些不足之处，导致档案材料信息管理质量不够高。档案资料收集方式比较落后，采用小功率的扫描仪进行档案材料的读取，导致纸质、胶片类档案材料信息化转换效率比较低。
工作人员对于档案材料和图表数据真实性审核不够严格，导致原始档案材料信息录入失真。学校方面对于网络安全防护系统开发建设力度不够，对于软件开发缺少必要的资金投入，在软件功能板块开发中没有立足于本校实情开展功能适应性建设，外购的档案管理系统不能满足本校档案管理活动的需要。在高校档案管理活动中，学校方面没有建立严密的档案管理操作流程，木马防火墙版本比较落后，导致档案材料档案系统被攻击的风险比较大。高校档案文件库硬盘较小，储存大量文件信息时，造成WEB服务器负担较重运行速度较慢。学校方面档案风险管控理念比较落后，没有建立现代档案信息安全保护系统，导致高校档案管理体系漏洞百出。没有建立专人负责的档案安全管理制度，导致病毒查杀工作未能按时进行，忽视了对信息数据的修复，导致档案数据信息出现缺失问题。对档案检索功能板块设计不够合理，数据排序方式不够合理，导致工作人员在查询档案时耗时过多。一些高校采用开放式的档案室管理制度，导致一些不明身份的人员随意进入档案室，对文件信息的安全性造成威胁。
2 信息化时代高校档案管理的风险防控及对策探究
（一）采用高效的档案材料管理技术，完善档案录存体制
在信息化时代高校档案管理活动中，积极开展档案风险控制工作，显著提升高校档案管理的整体质量。
在高校档案管理活动中，教师应该做好资料收集工作，采用扫描机设备对纸质档案材料进行影印，采用电子化的档案管理方式，对高校档案进行分类管理。在档案材料的管理活动中，技术人员应该按照不同的维度，对不同类别的材料内容进行分层次处理。按照不同的专业和年级的类别，进行高校档案的分类化整理。在档案管理活动中，工作人员应该认真对资料的真伪性进行鉴别，并且按照一定的统计方法，对材料信息中数据的准确性进行核对。在档案材料收集和整理活动中，工作人员应该按照不同院系的资料数据建档，并且按照一定的信息数据编辑方法进行编目的整理工作。应用新型的信息化档案材料管理技术，对高校档案材料管理模块进行优化，体现信息化管理模式下档案材料查询、调取的便捷性。在档案材料数字化建设活动中，校领导应该积极采购信息化核心设备。使用高速扫描仪和微缩胶片扫描技术，对档案室内的传统纸质材料进行再次扫描和录存。
（二）建立高素质档案管理队伍，做好信息防泄漏处理
加强档案数据信息的防泄漏管理，定期组织对档案管理人员进行集中培训。主要培训档案信息库日常性安全操作技巧，并且使用最新型的档案密保管理方式，对档案信息库安全性进行加密。
在对档案管理人员进行技能培训的过程中，校领导人应该注重中层管理干部培养，对于软件管理技术骨干人员进行能力拓展建设。安排责任心较强、业务能力突出的工作人员前往名优企业或者高校科研档案管理部门学习经验。在新型的档案材料管理软件设计开发活动中，注重档案管理功能化开发。优化档案检索工具，按照互联网数据排序的方法，对档案信息化建设流程进行优化。使用按学号对应性查询档案材料的方式，提高档案查询与调取借阅的方便性。为了防止高校档案材料数据的丢失，采用备份管理的方式，对高校档案信息进行整理。采用电子文件归档和电子文件管理的标准化处理方式，积极应用电子签名服务器管理技术和电子文件中心管理系统。
（三）建立科学的档案信息化管理模式，对档案库进行安全升级
学校方面应该建立互联网环境下的现代档案信息管理模式，对高校档案数据中的病毒进行定期查杀，并且安排专人负责每周的档案系统检查与维护工作，及时对高校档案系统中的漏洞进行修复。在档案信息安全保障方面，加强网络安全系统的升级防护。
使用通用型的防火墙软件，并且采用VPN网关入侵数据检验技术，提升档案管理系统结构的稳定性。采用数字签名技术，结合档案管理密保系统的动态验证码方式，防止档案数据库被非法入侵。在档案数据储存结构检查方面，使用光盘载体检测仪器，定期对高校档案库中的核心文件进行扫描，确保档案信息文件载体没有病毒附着。及时地对受损文件夹进行修复，采用专项信息修复工具及软件，对信息化档案材料管理系统构架进行安全升级，有效抵御档案信息病毒入侵风险。在WEB服务器上为信息化时代高校管理活动提供技术支持，提升电子文件中心管理系统的安全性，安装新型的防火墙，防范网络上的木马病毒入侵。定期对文件管理中心系统进行病毒查杀，确保数据库服务器运行正常。
3 结束语
在信息技術时代信息量高速增长的背景下，推动高效档案适应性的数字化管理模式改革，切实提高档案信息管理人员的工作效率。采用专业的信息化档案材料管理和转化设备，对档案材料的纸质、声像、胶片档案进行格式转化和再处理。做好高校学生档案的电子文件归档工作，升级档案的存储硬盘，严格管理外来优盘的插入，防止不明来源的文件病毒通过移动硬盘插拔的方式传播。高度重视档案文件的数字化管理建设，建立与互联网应用环境特征相适应的管理体系。
参考文献
[1] 沈静.高校档案管理信息化的优势及安全风险评估研究[J].四川教育学院学报，2011，27（14）：110-14.
[2] 田涛.信息化对西部高校档案管理工作的挑战与机遇[J].青海大学学报（自然科学版），2014，32（13）：189-191.
[3] 李建春.拓展地方高校档案资源的信息化服务领域探析[J].山西档案，2014，（10）：172-174.
[4] 郝惠君.高校档案管理现代化、信息化、网络化刍议[J].兰台世界，2008，（16）：141-142.
[5] 杨凤莲.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].办公室业务，2016，（13）：140-40，42.
