浅析单位电子文件归档管理
高顺英
摘 要：单位现行文件档案管理还是原始的纸质归卷管理办法。随着电子文件的大量产生，电子文件归档管理和利用就提上日程。本文就单位电子归档文件管理进行浅析，提高电子文档开发利用率。
1 单位现行档案管理特点
我单位属于1985年成立的正县级事业单位，现行的文件归档仍以纸质文件为主，按照国家档案局的《归档文件整理规则》和《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》归档文件。2011年，实行文档一体化管理系统后重新整理所有文档，纳入电子文档目录管理。现档案室储存有自单位成立以来的各类文书档案、项目档案、图书资料等纸质文件计2000余卷（册）。单位现行档案管理仍以纸质文件为主、电子存储目录为辅的同步查阅、开发和利用的阶段。
2 单位电子文档的起源
随着计算机的普及和数字信息的快速发展，单位无纸化办公系统盛行，越来越多的文件不再需要纸质化处理仅需数码形式存储，这就产生了电子文件。电子文件通过数字设备处理、形成并可在通信网络上传送，最终存储于磁带、磁盘、光盘等载体中，依赖计算机等数字设备即可阅读、处理、存查和应用。电子文件不再需要打印成纸质文件就直接保存，改变了以前档案一体化管理系统里的需打印纸质文件存档、电脑存卷内文件目录的状态。电子文件如何归档？归档后如何管理？如何利用？又如何鉴定销毁？这是我单位档案管理面临的一个新问题。按新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》，结合单位实际情况，本文就单位电子文件的归档管理相关问题进行初步的探索，以此指导单位电子文件归档工作，并推进单位文档管理从自动化初级阶段向信息化管理过程迈进。
3 电子文件的特点
电子文件产生后，归档文件范围就扩大了，包括纸质文件，也包括不需打印而直接保存的具有文件价值的电子文件。电子文件应同时具备文件的基本特征和数字信息的电子特点。
（一）文件的基本特征
1.要求由法定作者制发；
2.具有法定的权威性和现行效用；
3.具有规范的体式和特定的处理程序；
4.具有查询、开发、利用的凭证作用。
（二）“电子”信息特点
“电子”文件即“数字”文件，由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，具有文件的所有属性，又具有电子特点，是有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
4 电子文件的产生过程
1.草稿性电子文件：电子文件是形成纸质文件过程的产物，即电脑上出稿子经文件形成过程签发打印后形成。
2.辅助性电子文件：纸质文件为正本，电子文件为副本。
3.电子文件：电子文件为正本，纸质文件为副本。
4.无纸化阶段：纯电子文件阶段。
5 电子文件的归档
现行单位档案一体化管理系统以目录题名内容为主按件存储查阅，如果题名内容不规范、不完整，档案管理人员很难精准检索到需要查找的文件，一定程度上影响了档案查询利用的效率。电子文件的归档更是如此，存档方式五花八门，归档如果不规范，管理人员很难快速检索到所需文件，这就要求电子文件归档必须规范操作。本文参照《电子文件归档与管理规范》要求，浅析单位电文件的归档方法，提高电子文档的归档利用率。
（一）整理
1.仍以件为单位整理。
2.同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构（问题）或保管期限-年度-机构（问题）等分类方案进行分类。
3.按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
4.参照国家档案相关标准著录电子文件，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和文件的其他应在标识，包括责任者、操作者、背景信息、元数据等。
5.将著录结果制成机读目录和纸质目录。
（二）归档
现行，一般采用以下2种归档方法：
1.逻辑归档。将有价值的电子文件不改变原存储方式和位置直接存储在计算机里，通过网络移交给单位档案室或档案管理部门。
2.物理归档。将电子文件分类集中下载到可脱机保存的载体上，向档案室或档案部门移交。
（三）保管
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
1.归档载体应作防写处理。避免擦；划、触摸记录涂层。
2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
3.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4.环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。
5.归档电子文件应定期读取、检查、登记。按照国家相关要求和标准，档案管理部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
6.对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
7.对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原載体同时保留时间不少于4年。
8.归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
（四）利用
文件归档的目的和价值即是开发和利用。电子文件的归档亦为了更好的开发和利用，为单位职能活动提供决策服务。因归档电子文件存储的特殊性，在开发利用时应按相关程序经审批后使用拷贝件，对原件存储不产生任何损坏、影响为前提。开发、利用时需遵守一般归档文件的相关规定。
1.利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
2.利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
（五）鉴定销毁
1.归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
2.属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
参考文献
[1]DA/T18档案著录规则
[2]DA/T22归档文件整理规则
[3]《电子文件的归档与管理规范》（GB/T18894—2002）
摘 要：单位现行文件档案管理还是原始的纸质归卷管理办法。随着电子文件的大量产生，电子文件归档管理和利用就提上日程。本文就单位电子归档文件管理进行浅析，提高电子文档开发利用率。
1 单位现行档案管理特点
我单位属于1985年成立的正县级事业单位，现行的文件归档仍以纸质文件为主，按照国家档案局的《归档文件整理规则》和《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》归档文件。2011年，实行文档一体化管理系统后重新整理所有文档，纳入电子文档目录管理。现档案室储存有自单位成立以来的各类文书档案、项目档案、图书资料等纸质文件计2000余卷（册）。单位现行档案管理仍以纸质文件为主、电子存储目录为辅的同步查阅、开发和利用的阶段。
2 单位电子文档的起源
随着计算机的普及和数字信息的快速发展，单位无纸化办公系统盛行，越来越多的文件不再需要纸质化处理仅需数码形式存储，这就产生了电子文件。电子文件通过数字设备处理、形成并可在通信网络上传送，最终存储于磁带、磁盘、光盘等载体中，依赖计算机等数字设备即可阅读、处理、存查和应用。电子文件不再需要打印成纸质文件就直接保存，改变了以前档案一体化管理系统里的需打印纸质文件存档、电脑存卷内文件目录的状态。电子文件如何归档？归档后如何管理？如何利用？又如何鉴定销毁？这是我单位档案管理面临的一个新问题。按新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》，结合单位实际情况，本文就单位电子文件的归档管理相关问题进行初步的探索，以此指导单位电子文件归档工作，并推进单位文档管理从自动化初级阶段向信息化管理过程迈进。
3 电子文件的特点
电子文件产生后，归档文件范围就扩大了，包括纸质文件，也包括不需打印而直接保存的具有文件价值的电子文件。电子文件应同时具备文件的基本特征和数字信息的电子特点。
（一）文件的基本特征
1.要求由法定作者制发；
2.具有法定的权威性和现行效用；
3.具有规范的体式和特定的处理程序；
4.具有查询、开发、利用的凭证作用。
（二）“电子”信息特点
“电子”文件即“数字”文件，由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，具有文件的所有属性，又具有电子特点，是有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
4 电子文件的产生过程
1.草稿性电子文件：电子文件是形成纸质文件过程的产物，即电脑上出稿子经文件形成过程签发打印后形成。
2.辅助性电子文件：纸质文件为正本，电子文件为副本。
3.电子文件：电子文件为正本，纸质文件为副本。
4.无纸化阶段：纯电子文件阶段。
5 电子文件的归档
现行单位档案一体化管理系统以目录题名内容为主按件存储查阅，如果题名内容不规范、不完整，档案管理人员很难精准检索到需要查找的文件，一定程度上影响了档案查询利用的效率。电子文件的归档更是如此，存档方式五花八门，归档如果不规范，管理人员很难快速检索到所需文件，这就要求电子文件归档必须规范操作。本文参照《电子文件归档与管理规范》要求，浅析单位电文件的归档方法，提高电子文档的归档利用率。
（一）整理
1.仍以件为单位整理。
2.同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构（问题）或保管期限-年度-机构（问题）等分类方案进行分类。
3.按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
4.参照国家档案相关标准著录电子文件，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和文件的其他应在标识，包括责任者、操作者、背景信息、元数据等。
5.将著录结果制成机读目录和纸质目录。
（二）归档
现行，一般采用以下2种归档方法：
1.逻辑归档。将有价值的电子文件不改变原存储方式和位置直接存储在计算机里，通过网络移交给单位档案室或档案管理部门。
2.物理归档。将电子文件分类集中下载到可脱机保存的载体上，向档案室或档案部门移交。
（三）保管
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
1.归档载体应作防写处理。避免擦；划、触摸记录涂层。
2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
3.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4.环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%。
5.归档电子文件应定期读取、检查、登记。按照国家相关要求和标准，档案管理部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
6.对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
7.对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原載体同时保留时间不少于4年。
8.归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
（四）利用
文件归档的目的和价值即是开发和利用。电子文件的归档亦为了更好的开发和利用，为单位职能活动提供决策服务。因归档电子文件存储的特殊性，在开发利用时应按相关程序经审批后使用拷贝件，对原件存储不产生任何损坏、影响为前提。开发、利用时需遵守一般归档文件的相关规定。
1.利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
2.利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
（五）鉴定销毁
1.归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
2.属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
参考文献
[1]DA/T18档案著录规则
[2]DA/T22归档文件整理规则
[3]《电子文件的归档与管理规范》（GB/T18894—2002）
