信息化时代行政事业单位内部控制建设分析

    肖东云

    摘 要：内部控制必须贯穿于整个组织的运营的全过程中，只有打破信息孤岛，开展事前、事中、事后全过程、全方位的内部控制，才能够充分发挥出内部控制的功效，作为以提供社会公共服务为目标的社会服务组织，行政事业都采取的内部控制，是确保单位运营合乎法律法规，国有资产安全完整的重要措施，嵌入信息技术化的内部控制，更可以有效发挥内部控制的实效性、科学性，基于以上背景，本文针对信息化时代下的行政事业单位内控建设进行深入分析。

    关键词：行政事业单位? 信息化? 内部控制

    在新时期下，社会经济飞速发展，内部控制也需要随着时代的步伐不断的完善和改进，逐渐走向信息化，多元化的发展路线。信息化时代给行政事业单位的内部控制带来了更大难度和压力，所以必须将信息化充分嵌入到单位内部控制建设中，进一步提升单位内控的科学性、实效性，才能确保单位在经营过程中紧跟时代步伐，让行政事业单位实现健康、可持续发展。

    一、内控信息化背景概述

    2012年，国务院、财政部出台《行政事业单位内部控制规范（试行）》（以下简称“规范”），并于2014年1月1日开始正式在我国行政事业单位施行，《规范》第18条明确提出：行政事业单位在运行过程中，要充分使用现代信息化手段，进一步提升单位内部控制的及时性、有效性以及科学性。自此，我国行政事业单位进入了新的内控时期，当前，在各行政事业单位不断强化自身管理水平的背景下，内控制度、机制在不同的程度上有所体现，但是仍有一大部分行政事业单位在开展内部控制管理期间缺少信息化工具和手段的支撑，虽然基于内部控制使得这些行政事业单位的管理水平都进一步得到提升，但未实现国家对行政事业单位提出的发展要求，建设信息化内控，不仅控制水平落后于其他单位，同时单位无法有效满足全社会的信息化发展脚步，面对市场日益复杂、竞争激烈的外部环境，行政事业单位的财务管理、资产管理等各个环节都将面对更大的压力，在数据无法衔接、管理环节互相脱节、信息孤岛现象严重的内控环境下，未采用信息化手段的行政事业单位，必将在未来的发展中面临更多的风险。

    二、未采取信息化手段行政事业单位内部控制建设现状

    经过调查，目前大量未采取信息化手段开展内部控制的行政事业单位在内部控制建设过程中存在如下问题：首先是固定资产使用效率十分低下，很多行政事业单位都存在重购置、轻管理的现象，甚至有一部分单位忽略了固定资产明细管理，并且对于单位经费在收支，核算方面都未能实现精细化管理;二是信息孤岛问题严重，虽然很多行政事业单位都严格建立了内部控制制度，但是在执行阶段，各部门各自为政，内部信息缺少沟通，不利于内部控制的整体化管理;三是目前未采用信息化手段的行政事业单位，其内部控制都呈现出严重的滞后性，无法同时实施跟踪管理，多数事项都是在事后开展内部控制，降低了内部控制的效率。

    三、行政事业单位信息化时代内部控制建设策略

    （一）构建信息化内部控制平台

    在行政事业单位开展内控阶段，要积极将内控部控制体系、机制结合现代信息化技术，建立内部控制管理平台，利用信息化技术手段来控制单位所开展经济活动的关键点、风险点，让内部控制在行政事业单位内部实现常态化、程序化，利用信息化系统的“只认程序、不认人情”特点，有效规避单位经营阶段、开展内控阶段的道德风险以及“人情管理模式”形成“固化管理”的趋势，基于内控信息化平台建立风险预警规则、内控规则、业务数据三位一体共享管理机制，为行政事业单位开展的内部控制建设提供基础性的应用支撑，真正有效落实内控制度。

    （二）构建风险管控与业务管控平台

    行政事业单位在结合内部控制建设与信息化技术期间，应该构建风险管控和业务管控平台，在应对风险管控方面，单位应利用信息化采取业务检测、指标监控、访问监控的管理手段，实施单位运营阶段的业务数据传递，行政事业单位管理者可以基于信息化内部控制平台，对业务流程、控制节点进行全方位的实时监控，同时，行政事业单位应基于信息化内部控制平台，构建完善的部门监控策略，以动态的形式对各部门，各业务环节开展监控，并充分基于管理职责、管理权限设置职能预警机制，为单位管理者提供多样化的预警模式，以便于让行政事业单位的管理者能够实时了解风险监控的状态以及单位运营阶段存在的风险隐患，采取信息化全程跟踪处理模式，有效降低风险对单位运营带来的影响，提升各类风险的防控能力。在业务管理层面，行政事业单位需要基于信息化内部控制平台，相继建设采购管理、预算管理、合同、资产管理、项目管理等一系列与内部控制相对应的功能模块，将预算管理作为主线，以资金管理为核心，形成常态化、动态化的内控管理机制。

    （三）建设内部监督评价系统与数据交换平台

    基于信息化内部控制平台，行政事业单位在开展内部控制期间应当建立内控监督评价系统，实现对單位各个部门、各业务环节的导航式、可视化的内部评价KPI监督，在系统中预制内部控制评价监督指标，以行政事业单位内部控制需求制定指标内容，并基于信息化自动分析指标的特性，智能化形成分类数据，并自动提取关键信息，生成数据报表和图形，让单位管理者可以清晰了解单位开展内部控制的实际效果，并可以将其作为内部控制制度建设的主要依据。与此同时，良好的数据交换可以有效打破信息孤岛现象，行政事业单位在开展内部控制信息化建设阶段，由于部门间的信息化嵌入时间有所差异，并且基础应用有所不同，软件系统不统一，容易促进信息孤岛现象的发展，会很大程度阻碍内部控制管理的执行以及监管的效果，行政事业单位应积极建立单位信息化数据交换平台，在平台上建设统一财务数据中线，进一步提升数据利用率，在建设数据交换平台期间，可依托当下市面上先进的数据管理引擎（软件），例如一些政府部门就基于‘久其财务数据引擎，建立了数据交换共享平台，利用取数和透视引擎，建立主管部门以下级事业单位、政府相关部门的数据传输纽带，进一步整合了业务数据和财务数据，为行政事业单位以及上级政府部门提供了高质量的数据分析结果和快速的数据流通环境，使重大决策有了更好的依据。

    （四）依托信息化手段让财务报表更透明

    定期查看财务报表，是行政事业单位管理者明确单位财务状况的重要手段，行政事业单位的每一份财务报表，都必严格遵循相关法律法规进行编制，为了有效规避人工操作造成的财务报表差错，行政事业单位应该充分运用信息化技术来生成财务报表，不仅可以节省时间，更加节省了人力，降低了财务报表生成的复杂程度，让管理者更加容易地了解到单位的财务状况，确保行政事业单位的财务报表透明化，还可以有效杜绝财务报表暗箱操作问题，大大增加财务报表的真实性。

    四、结束语

    本文针对行政事业单位的信息化内部控制建设做出深入分析，在研究未采用信息化手段的行政事业单位内控建设存在问题的基础上，提出了构建信息化内控平台度，构建风险管控与业务管控平台、建设内部监督评价系统与数据交换平台，并依托信息化手段让财务报表透明的一系列信息化手段策略，进一步提升单位内部控制的效率，不断提高管理水平。

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