烟草商业企业内部控制优化研究

    路欣

    摘要：近年来全国卷烟消费形势发生明显变化，全国及地方性控烟法规陆续出台，卷烟消费变化更加明显，对卷烟销量、结构带来双重影响。烟草行业需要通过不断优化烟草企业的内部控制体系，内部形成更加优化的驱动机制。文章在对烟草行业内部控制进行优化研究的基础上，结合COSO控制框架，从改善支撑环境、加强风险管理、促进信息沟通、提高监督能力四个方面进行分析总结。

    关键词：烟草公司；内部控制；风险管理；责任追究

    作为国有独资经营的烟草行业，近年来随着“卷烟上水平”总体规划的全面实施和有效推进，经济运行质量明显提高，整体发展取得改革新突破。但仍面临着很多压力，如完善体制、控烟压力、构建和谐、国际竞争等。行业发展新的阶段不断面临新的矛盾和问题，同时一些企业存在对内控工作和规范工作重视不够，基础管理不够扎实的问题，造成违规行为时有发生。现有的内部控制体系适用性不强、执行力度弱，行业的管理跟不上行业改革发展步伐，这些问题阻碍了烟草行业的持续健康发展。面对行业发展新形势下的新矛盾，对烟草企业的内部控制进行有效研究和优化，解决制约行业发展瓶颈，增强行业可持续发展已经成为烟草企业发展的一项急于完成的紧迫任务。

    一、烟草行业内部控制存在的问题

    从总体上来说，我国烟草企业的内部控制建设工作还处于起步阶段。烟草企业的内部控制机制需要着力优化，以使内部控制的效果有效发挥。

    （一）内控环境方面存在的问题

    企业内部控制的环境是企业各要素控制能否发挥其作用的基础性因素。烟草企业有其特殊的控制环境，重点包括：一是企业文化。烟草企业的企业文化有以下特点：企业文化服务于企业的使命与战略；企业领导人的价值观和管理风格对企业文化的形成影响较大；企业员工对企业文化缺乏深入的理解。二是烟草企业的治理结构不健全主要体现在企业内部机构职责分工不够清晰，权责配比不紧密，相应的激励约束不到位，内部治理通道不顺畅。三是组织结构设置不合理，内部制衡力量较弱，公司的事务决策权力比较集中；决策链和信息链链条较长，决策效率降低；执行控制权责不清，缺乏明确的责任界定，未做到全員参与，执行动力不足。四是员工普遍存在浮躁的心理，有的部门流程不规范、不清晰、不简洁，工作作风和工作效率有待提高。

    （二）风险评估方面存在的问题

    目前，全国烟草在风险评估方面存在的问题，一是风险管理意识缺失。风险管理意识薄弱，行业上下缺乏风险意识，没有开展对内部控制有效性的评价工作，凭脑袋决策、凭直觉决策、凭经验决策普遍存在，企业内部控制制度不能及时完善。领导和职工对市场风险不分析、不研究、不评估，自持钱多盲目投资。二是风险评估的组织机构缺失。烟草行业没有设立专门的风险评估机构，也没有配备具有风险管理专业知识和工作经验的专职风险管理人员。三是风险防范预警系统欠缺。对烟叶生产经营、专卖执法管理、物流配送环节、重大购销业务、资产管理、人力资源管理等方面缺少必要的风险评估、预测机制机制，导致行业高风险事件不断发生，企业蒙受重大经济损失，行业资源配置的效率也比较低。

    （三）信息沟通方面存在的问题

    内部控制体系是一套非常复杂的系统，需要网络、计算机、信息系统等的支持，但目前烟草企业在实施内部控制的管理工具和管理手段上，与一些国际上内部控制先进的企业相比在管理工具和管理手段等方面还有很大差距。一是缺乏整体规划。信息化建设没有完整统一的规划，行业片面看重各专业管理实用的信息体系建设，整体的信息架构管理体系还没成型，各业务环节不能有效衔接，存在“信息孤岛”现象，各部门之间信息相互传导利用率低，传递不及时。二是信息失真。一些考核指标人为编制虚假，上级部门检查流于形式，导致信息准确性差，利用价值低。

    （四）监督检查方面存在的问题

    没有行为的控制，就没有行为的规范，没有行为的规范，就没有行为的长期效果。管理监控过程就是确保制度规定行为和动作的执行，实现预期效果的过程。

    1.内控部门职责不清。烟草行业各单位一般均设有专卖内部监督、整顿规范、纪检监察、审计、法规等多个部门，部门之间存在职能交叉、缺乏沟通的问题，难以形成监管合力，监督检查、评价认定、考核奖惩缺乏统一的标准。

    2.违规经营屡禁不止。超计划种植烟叶、卷烟营销体外循环、虚假销售、调剂计划等问题长期存在，专卖内管部门不作为问题突出。对内部监管部门提出的问题整改重视程度尚待加强。存在边查边改，虽改仍犯的问题，监管信息往往也得不到落实和运用。

    二、烟草行业内部控制问题成因分析

    1.政企不分的体制是烟草企业内部控制缺陷的症结所在。计划色彩浓厚，烟草行业监管职能与经营职能并行，行政管理和企业经营同体的垄断体制，无形中引导行业按计划时期的行政方式去运营企业，造成权责不明，企业产权主体缺位，虽然烟草行业由中国烟草总公司代表国家行使出资人的管理职能，但只是形式上的，出资者监管虚位问题的存在，制约了烟草行业的发展。

    2.职工思想意识不高致使内部控制环境不易形成。烟草企业作为国有企业，实行垄断经营、垂直管理的体制，这几年，行业经济效益有了大幅提高，个别领导疏于企业经营管理和内部控制氛围的营造，员工普遍有“端铁饭碗”的思想，进取心不强，积极性不高，执行力不强，形成貌似“一团和气”的氛围，造成业务流程不能及时梳理，制度不能及时的完善。

    3.制度建设滞后无法适应发展的新形势。从烟草行业建立起的20余年中，具有计划经济特点的烟草行业主要依赖国家有关规章制度的管理，具有浓厚的行政管理色彩。制度建设相对落后，行业效率低下、经营舞弊较多、不规范的事项屡禁不止。

    4.责任不明造成监管控制不严格。未建立有效的责任追究制度，未明确领导干部应承担相应的直接责任、主管责任和领导责任。各监管部门职责交叉，权责不明确。

    5.人力资源管理受制于行业体制。员工录用未与市场接轨，未实现企业人才的公开市场化，与企业需求不能良好接轨，企业缺少人才发展规划，造成部分干部职工素质低下，专业人员断档断层。考核不够深入具体，流于形式，无法充分发挥激励员工优化队伍的作用。

    三、优化内容

    根据我国烟草企业的实际情况，参考COSO内部控制框架和COSO企业风险管理框架的研究结果，烟草企业内部控制建设应当主要从以下四个方面入手。

    （一）改善支撑环境

    加强公司的内控意识，切实提高对内部控制的重视水平。领导对公司的内部控制制度的制定、执行、修改和完善具有重要的影响作用，对公司内部控制制度的执行起到带头的作用。在工作中，对公司重大项目和事物的决策用科学的方法进行思考，避免仅仅用类似的工作经验和简单的对现阶段市场经济进行感性的判断，可以避免公司在业务运行中可能存在的风险。强化企业文化建设，营造和谐氛围。加强公司企业文化建设，不仅能够增强全公司的凝聚力和工作的热情，而且还能增强全体员工对企业共有的认同感，通过宣传、教育和培训的方式，把企业的价值观、精神、宗旨等进行规范化、制度化，能够使全体员工形成共同价值观，更清楚的认识到自己工作的价值和意义，进而为实现公司的总体目标贡献自己的力量。明确岗位职责，完善人力资源制度。根据岗位说明书明确职责和岗位人员需求，构建岗位责任体系。做到“凡是有人做，行为者充分授权，人人承担责任”。

    （二）强化风险管理

    結合烟草商业经营的特点，分析并识别烟叶生产经营、专卖执法、物流配送、物资采购、工程投资、资产管理六个大方面业务流程中的风险点，强化风险管理。1.面对诸多类别风险事项和因素，公司应明确有关责任部门定期或不定期进行认真详细的风险分析，针对各风险控制点，制定风险评估和防范措施，对风险事项的类别、成因、影响程度和发生概率进行评估，各风险控制点均设置有风险防范应对紧急预案。明确具体部门和人员，确保不同层次的管理者均参与风险管理工作。2.建立健全突发事件应急机制。加强风险应急演练，确保能及时对风险预测，把风险努力控制在萌芽状态，避免或减少风险带来的损失。3.重视公关危机发生的可能性。公关危机做为一种外部公众对企业产生信任危机的非常态公共关系状态，要求企业要在极短时间内做出关键决策和紧急回应，以维护公司形象。要制定富有弹性的处理计划，贯彻有效的执行力，灵活处理，事后及时总结经验教训。在这个过程中，要特别注意积极沟通协商，良好的协调沟通可以在第一时间告知公众真实信息，收集公众评估影响，进而做出快速有效的应对决策，遏制事态的发展，缩减损失。

    （三）促进信息沟通

    充分利用现有的条件，与有关软件公司合作，开发建立适合行业需要的信息化的信息传递、沟通、反馈的信息管理系统，借助现代化信息手段，强化烟草内部控制机制的运行。一是完善信息库资源。横向以系统、设备，纵向以项目、采购，全面梳理信息化工作职责分工，理顺工作关系，划分管理区域、管理权限、管理职责，实现主体明确、权责一致、落实到人。二是加强数据平台建设。统筹各系统的联系布局，开发各系统数据转换接口，消除信息孤岛，强化各部门信息的融合和共享。三是实现多任务集成。信息平台统一用户、单点登陆和待办集成。将多业务系统的待办任务集中在一个位置展示，并可以通过单点登陆进入业务系统进行处理。用户均用CA证书进行身份验证，增强用户登陆系统的安全性。四是完成运维管理系统建设。建立融合制度、流程、人员、技术、信息资源于一体的IT运维管理系统，实现对基础设施、IT服务的综合管理与监控，对出现的各种故障和问题做到快速响应和及时解决，确保信息系统正常、稳定、高效运行，实现“集中运维、集中监控、集中管理”，逐步实现IT运维管理的可视化和智能化。

    （四）提高监督能力

    1.缩短流程，适当授权。监督与授权是矛盾的两个方面，过度监督或监督缺位都会使授权的效果弱化。而没有监督的授权将会导致权力的异化，使企业的决策者在应用权力决策的过程中出现偏差。所以完善的监督体系是高授权的必要前提。

    2.协调各监督职责。明确内部专卖监督、整顿规范、内部审计、纪检监察、巡视办各自的监督对象和工作职责，构建“五位一体”的专业监督体系，实现全面监管和自我提升改进。

    3.围绕中心工作开展审计监督。督促落实整改，充分发挥内部审计“免疫系统”功能、在行业内部监管格局中的关键作用，当好反腐倡廉工作的尖兵和利剑。伤其十指不如断其一指。内部审计部门要调整思路，通过减少审计项目，集中审计力量将问题查深、查透、查实，并做到逐一整改落实，防止遗漏重大问题。

    参考文献：

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    [2]潘秀丽.企业内部控制研究[M].中国财政经济出版社，2005.

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    [4]李忠余，王慧. 企业内部控制评价初探[J].中国内部审计，2014（02）.

    （作者单位：中国烟草总公司山东省公司）